Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej lub przeczytaj poniższy artykuł:
Artykuł będzie w przyszłości aktualizowany i tutaj pojawią się linki do aktualizacji.
Czym jest KSEF?
KSEF – Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Jest systemem, pozwalającym na m.in. na wystawianie, przechowywanie i udostępnianie
faktur w sposób ustrukturyzowany dzięki indywidualnemu kontu w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSEF podatnik będzie mógł wystawić e-fakturę. Odbiorca może fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez skutków prawnych) https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home. Faktura wysłana do KSeF która otrzymała numer KSeF jest traktowana na równi z fakturą papierową czy fakturą elektroniczną. W stosunku do praktyki rynkowej największą różnicą jest fakt że takiego dokumentu nie można „podmienić”. Oznacza to że w przypadku popełnionego błędu podczas fakturowania jedynym sposobem jego naprawy jest korekta.
Uprawnienia – kto i jak można uzyskać dostęp do KSEF
Zanim omówimy kwestie wysyłki i odbiór dokumentów z KSEF należy zacząć od nadania uprawnień – kto może i jak można uzyskać dostęp? Przy Jednoosobowej Działalności Gospodarczej sprawa jest jasna – właściciel ma „naturalne” prawo i może się logować do systemu przy wykorzystaniu Profilu Zaufanego lub Podpisu Kwalifikowanego na swoje imię i nazwisko. Pozostałe podmioty które mają jakąś formę reprezentacji np. spółka z o.o. z zarządem, nie otrzymują tego uprawnienia – musi zostać ono nadane przez druk urzędowy ZAW-FA. Dopiero po jego złożeniu odpowiednie osoby fizyczne uzyskają dostęp do wskazanego podmiotu. O pieczęci kwalifikowanej nie wspominam ponieważ nie jest zbyt powszechna. Jak już możemy się zalogować do systemu to w sekcji uprawnień możemy przydzielić uprawnienia kolejnym osobą/firmą np. swojemu biuru rachunkowemu. Jest też dostęp anonimowy do poszczególnych dokumentów ale wymaga dość dużej ilości szczegóły co świadczy że gdzieś je wcześniej uzyskaliśmy. Wymagane jest: numer KSeF, numer nadany przez sprzedawcę, NIP, nazwa nabywcy oraz kwota brutto dokumentu. Może być to przydatne gdzie kilka faktur została wystawionych tylko i wyłączenie przez KSeF.
Jak wygląda wysyłka dokumentów do KSEF z programu do wystawiania faktur?
Aby wysłać dokumenty do KSEF, potrzeby będzie token. Wygenerować go możemy poprzez wejście na stronę https://ksef.mf.gov.pl/ po zalogowaniu się, należy wybrać sekcje „Tokeny” następnie klikamy podstronę „Generuj token„.
Nadajemy opis dla siebie np. nazwa biura rachunkowego któremu udostępnimy token oraz wskazujemy odpowiednie uprawnienia (Dostęp do faktur – aby można było pobrać faktury – obowiązkowo, wystawianie faktur – zaznaczamy aby można było wystawiać/wysyłać wystawione faktury – obligatoryjnie, pozostałe uprawnienia nie są zalecane). Następnie klikamy przycisk „Generuj„. WAŻNE – token pojawi się tutaj tylko 1 raz bez możliwości jego ponownego podejrzenia!
W następnym kroku przekazujemy w bezpieczny sposób token naszemu biuru rachunkowemu. SaldeoSMART dba o bezpieczeństwo powierzanych przez ciebie danych, przekazując w ten sposób token możemy uniknąć sytuacji w której token wpadnie w niepowołane ręce i niewłaściwa osoba zacznie wystawiać w naszym imieniu faktury i wyłudzać pieniądze.
Zobacz w jaki sposób możesz bezpiecznie przekazać token przez szyfrowaną platformę SaldeoSMART:
Aby móc to zrobić wystarczy zalogować się na swoje konto administratora na stronie saldeo.brainshare.pl, wybrać w prawym górnym rogu ikonę ustawień, następnie wybrać podkategorię „Ustawienia KSeF”. Uprzednio wygenerowany token wklejamy do SaldeoSMART do ustawień dla KSEF.
- W przypadku wystawiania faktur sprzedaży w SaldeoSMART podajemy token w polu „Token KSeF dla użytkowników firmy”.
- Aby biuro rachunkowe mogło pobierać wystawione faktury i pozostałe dokumenty kosztowe należy wpisać token w polu „Token KSeF dla biura rachunkowego”
Nie masz konta SaldeoSMART od swojego biura? Zapytaj się czy mogą Ci udostępnić.
Chcesz mieć własne konto w SaldeoSMART dla swojej księgowości? Zamów tutaj lub Skontaktuj się tutaj.
Pamiętaj aby nadać uprawnienia użytkownikom!
Wchodzimy w listę użytkowników na platformie SaldeoSMART, klikamy edycję poszczególnego użytkownika i zaznaczamy „prawo do KSeF”
Sprawdź jak w SaldeoSMART działa wysyłanie i pobieranie dokumentów do oraz z KSEF:
Wystawiamy fakturę w SaldeoSMART jako firma i na dole jest opcja wysyłki do KSeF. W przypadku błędów system pokaże co należy uzupełnić np. brak wskazania podstawy do zwolnienia VAT. (Ważne jest że po wysłaniu dokumentu i nadaniu numer KSeF dokument z SaldoeSMART przestaje być edytowalny i nie można go usunąć).
Ważne jest że w trakcie wysyłki i po otrzymaniu informacji o prawidłowym zweryfikowanie dokumentu i nadaniu numer KSeF dokument z SaldoeSMART przestaje być edytowalny i nie można go usunąć.
W trakcie wysyłki mamy ikonę zegara:
A po prawidłowym wysłaniu informacje o nadanym numerze KSeF:
I w KSeF mamy ten dokument: