Dzisiaj chciałbym pokazać, na przykładzie konkretnych danych, jakie korzyści może dać wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Jak wiemy elektroniczny obieg to systematyczne zarządzanie dokumentacją w formie cyfrowej,a proces ten zyskuje coraz większe znaczenie w biznesie i administracji publicznej. Rozwiązanie to zastępuje tradycyjne, papierowe procesy obiegu dokumentów, przynosząc znaczne oszczędności, poprawiając produktywność oraz zwiększając bezpieczeństwo. Tego typu ogólne informację jest bardzo łatwo znaleźć, ale ja chciałbym dzisiaj odejść od utartych schematów i pokazać kilka konkretnych danych i statystyk.
Redukcja kosztów administracyjnych
Jedną z głównych zalet wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest znacząca redukcja kosztów. Według raportu AIIM (Association for Information and Image Management), organizacje, które wdrożyły systemy elektronicznego obiegu dokumentów, zredukowały swoje koszty związane z dokumentacją nawet o 30%. Oznacza to oszczędności na zakupie papieru, tonerów, drukarek oraz kosztach przechowywania dokumentów. PwC podaje, że przeciętne biuro zużywa około 10 000 arkuszy papieru na pracownika rocznie. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów może zredukować to zużycie nawet o 80%, co przekłada się bezpośrednio na oszczędności finansowe, a także ma pozytywny wpływ na środowisko.
Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów
Z kolei przeprowadzone przez IDC badania wskazują, że pracownicy spędzają średnio 2,5 godziny dziennie na poszukiwaniu dokumentów lub informacji. Oznacza to, że przez ten czas nie zajmują się swoimi obowiązkami Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na skrócenie tego czasu o 30-50%, co przekłada się na oszczędności czasu pracy i wzrost wydajności.Ponadto, według analizy firmy Forrester Consulting na zlecenie DocuSign, wdrożenie cyfrowych procesów obiegowania i zatwierdzania dokumentów pozwala w czasie krótszym nawet o 80% na uzyskanie wszystkich niezbędnych podpisów, przyspieszając realizację kluczowych procesów biznesowych i administracyjnych.
Wpływ na efektywność pracy
Kolejnym elementem nad którym warto się pochylić jest znaczny wzrost efektywności pracy. Elektroniczny obieg dokumentów przyczynia się do jego znacznego wzrostu. Raport Gartnera wskazuje, że firmy wdrażające systemy elektronicznego obiegu odnotowały wzrost produktywności pracowników o 15-20%. Dzięki automatyzacji powtarzalnych czynności, takich jak przekazywanie dokumentów do zatwierdzenia, pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Ponownie sięgając do danych opublikowanych przez AIIM wskazują również, że 46% firm po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów odnotowało poprawę wewnętrznej komunikacji oraz efektywniejszą współpracę między działami, co dodatkowo wzmacnia wydajność operacyjną.
Bezpieczeństwo dokumentów
I znów sięgam do danych dostarczonych przez AIIM, tym razem w raporcie Industry Watch Report. Możemy w nim przeczytać, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej potencjalnie zmniejsza ryzyko utraty danych nawet o 80%. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów oferują zaawansowane opcje backupu, szyfrowania i autoryzacji dostępu, co chroni przed przypadkową utratą dokumentów oraz nieautoryzowanym dostępem.
Studium przypadku: Mała firma produkcyjna i organizacja finansowa
Mała firma produkcyjna wdrożyła system elektronicznego obiegu dokumentów, co przyniosło oszczędności na poziomie 24% kosztów operacyjnych. Zintegrowany system pozwolił na automatyzację zamówień, fakturowania oraz zarządzania dokumentami kadrowymi, co skróciło czas przetwarzania tych dokumentów o 60%. Takie informacje przynosi nam nieocenione AIIM. Z kolei Forrester w swoim raporcie podaje że, duża firma z sektora finansowego wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów, co pozwoliło na redukcję błędów w przetwarzaniu dokumentów o 50% oraz oszczędność 100 000 godzin pracy rocznie. Firma zgłosiła również zwiększenie zadowolenia klientów dzięki szybszemu przetwarzaniu wniosków i umów.
Przyszłość elektronicznego obiegu dokumentów
Zapotrzebowanie na elektroniczne obiegi dynamicznie rośnie. Raport Grand View Research prognozuje, że wartość globalnego rynku elektronicznego obiegu dokumentów wzrośnie z 3,35 mld USD w 2021 roku do 10,5 mld USD w 2030 roku. Wzrost ten napędzany jest coraz większym zapotrzebowaniem na automatyzację, szczególnie w kontekście pracy zdalnej oraz hybrydowej.
Podsumowanie
Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które przynosi wymierne korzyści w postaci oszczędności finansowych, zwiększenia efektywności operacyjnej oraz poprawy bezpieczeństwa danych. Dane z przytoczonych raportów potwierdzają, że firmy, które wdrażają elektroniczny obieg dokumentów, mogą liczyć na znaczące oszczędności, poprawę organizacji pracy oraz szybsze przetwarzanie dokumentów. W dobie cyfryzacji oraz rosnących wymagań związanych z ochroną danych, elektroniczny obieg staje się kluczowym elementem strategii rozwoju nowoczesnych przedsiębiorstw.
Zastanawiasz się jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie? Umów się na bezpłatną konsultację.