Czym jest ZAW-FA?
Jest to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Składają je podatnicy i podmioty nadające lub odbierające osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Składa się je do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Można je złożyć na dwa sposoby:
- elektronicznie – poprzez pieczeń kwalifikowaną,
- papierowo – do właściwego urzędu skarbowego.
Czym jest KSEF?
KSEF – Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Jest systemem, pozwalającym na m.in. na wystawianie, przechowywanie i udostępnianie
faktur w sposób ustrukturyzowany dzięki indywidualnemu kontu w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSEF podatnik będzie mógł wystawić e-fakturę. Odbiorca może fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez skutków prawnych). https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home Faktura wysłana do KSeF która otrzymała numer KSeF jest traktowana na równi z fakturą papierową czy fakturą elektroniczną. W stosunku do praktyki rynkowej największą różnicą jest fakt że takiego dokumentu nie można „podmienić”. Oznacza to że w przypadku popełnionego błędu podczas fakturowania jedynym sposobem jego naprawy jest korekta.
Nad częścią “A” należy podać dane podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia w KSeF.
Np. właściciel firmy jednoosobowej kiedy nadaje uprawnienia dla swojego biura lub spółka zoo która nadaje je dla członków zarządu. Odpowiednio nadaje uprawnienia właściciel JDG lub Spółka zoo.
UWAGA! Pozycję 4 uzupełnia się jedynie w momencie gdy podatnik składa więcej niż jeden formularz ZAW-FA. Nadający uprawnienia wypełnia tylko białe pola, szare pola nie są wypełniane przez nadającego uprawnienia.
Część A:
Należy wybrać:
- Właściwy urząd skarbowy – kliknij i wyszukaj swój urząd
- Cel złożenia formularza (nadanie lub odebranie uprawnień, zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika).
Sugerujmy wybrać: nadanie uprawnień chyba że wprowadzamy zmiany to odpowiednio wybrać co chcemy zrobić .
Część B:
Należy podać dane osoby/podmiotu nadającej uprawnienia do korzystania z KSeF (rodzaj podmiotu, nazwa lub imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe).
- Podmiot niebędący osobą fizyczną – np. Spółka Z Ograniczoną Odpowiedzialnością np. spółka chce nadać uprawnienia członkowi zarządu,
- Organ egzekucyjny,
- Osoba fizyczna – jeśli jest to osoba prowadząca Jednoosobową Działalność Gospodarczą.
Część C:
W następnym kroku trzeba uzupełnić dane podmiotu/osoby której uprawnienia mamy zamiar nadać. Należy wybrać rodzaj identyfikatora w zależności od sytuacji (zobacz przykłady poniżej) jest to NIP lub PESEL, nazwa podmiotu lub imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe.
Odpowiednio księgowej lub członka zarządu w zależności od tego komu chcemy przekazać uprawnienia.
Należy wybrać rodzaj identyfikatora 2. PESEL i wpisać PESEL, imię, nazwisko, adres i dane kontaktowe.
Jeśli osoba posiada NIP/PESEL nie uzupełniamy punktów: 24, 25, 26, 27.
W przypadku braku identyfikatora trzeba zawrzeć dodatkowe informacje: data urodzenia, rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz jego numer, seria i kraj. Najczęściej jest to wybierana opcja w momencie gdy jest mowa o obcokrajowcu.
Część D:
Wypełnia się w przypadku gdy:
- w polu nr 6 zaznaczono „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika”. W takim przypadku nie wypełnia się części – w wypadku gdy nie zgłaszamy bezpośrednio osoby np. Jan Kowalski, zgłaszamy natomiast konkretny podpis kwalifikowany. Uwaga! przy zmianie podpisu druk trzeba będzie złożyć ponownie!
- w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień” oraz osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C, nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL oraz/lub posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL – najczęściej ta opcja jest wybierana w przypadku gdy mowa jest o obcokrajowcu nieposiadającym PESELu i/lub NIPu.
W przypadku zaznaczenia „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika” każdą zmianę kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy zgłaszać odpowiednio w trybie nadania uprawnień lub zgłoszenia danych unikalnych kwalifikowanego podpisu elektronicznego podatnika.
Część E:
Następnie trzeba złożyć podpis podatnika, podmiotu lub osoby reprezentującej, która nadaje lub odbiera uprawnienie w KSeF.
Przykład odpowiedniego wypełnienia:
- Dane właściciela Jednoosobowej Działalności Gospodarczej w przypadku JDG
- Dane członka zarządu w przypadku Spółki Z Ograniczoną Odpowiedzialnością
Dowiedz się więcej czytając artykuł:
Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej: