Czym jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i dlaczego jego przebieg ma znaczenie?

Decyzja o wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) to milowy krok w cyfrowej transformacji firmy. Jednak sama technologia to nie wszystko – kluczowy jest skuteczny proces jej implementacji. Wiele firm obawia się długotrwałego i skomplikowanego wdrożenia, które mogłoby sparaliżować bieżącą działalność. W BEST-IT zmieniamy to podejście! Nasz proces wdrożenia obiegu dokumentów jest szybki, transparentny i efektywny, pozwalając na uruchomienie systemu BEST-OBIEG nawet w 4 tygodnie. 

Etapy wdrożenia obiegu dokumentów krok po kroku

W BEST-IT dbamy o to, aby proces wdrożenia był dla Ciebie jak najbardziej komfortowy i efektywny. Oto nasze sprawdzone etapy:

1. Analiza przedwdrożeniowa i audyt potrzeb

To kluczowy, wstępny etap. Spotykamy się z kluczowymi osobami w Twojej firmie, aby dokładnie zrozumieć obecne procesy obiegu dokumentów, zidentyfikować ich słabe punkty (np. opóźnienia, zbędne kroki, brak kontroli) oraz Twoje specyficzne potrzeby i oczekiwania. Audyt pozwala nam stworzyć precyzyjny obraz Twojej organizacji i zmapować obecny workflow.

2. Projektowanie idealnego workflow

Na podstawie zebranych informacji, nasi eksperci projektują zoptymalizowany, elektroniczny przepływ pracy (workflow) dla wybranych procesów (np. akceptacji faktur, wniosków urlopowych). Tworzymy jasny, scentralizowany schemat akceptacji, który eliminuje opóźnienia i jasno określa odpowiedzialności. Wspólnie uzgadniamy podział uprawnień i dostępów do dokumentów, dzięki czemu kluczowi uczestnicy obiegu współtworzą system i chętniej z niego korzystają.

3. Raport analityczny – precyzja i jasność

Otrzymujesz szczegółowy raport analityczny, w którym wszystkie ustalenia ustne są przedstawione w formie pisemnej, wraz z grafikami i tabelami. To pozwala na spokojną weryfikację, zgłaszanie ewentualnych zmian i gwarantuje, że obie strony mają spójne zrozumienie projektowanego obiegu dokumentów – podobnie jak projekt architektoniczny wyznacza kształt końcowej konstrukcji.

4. Konfiguracja i personalizacja systemu

Po zaprojektowaniu workflow, przystępujemy do konfiguracji systemu BEST-OBIEG. Dostosowujemy go do Twoich specyficznych potrzeb, w tym:

• Ustawienie schematów akceptacji.
• Integracje z istniejącymi programami (np. z ponad 40 programami księgowymi, systemami ERP, KSeF).
• Konfiguracja funkcji OCR do automatycznego odczytu danych z dokumentów.
• Wprowadzenie dedykowanych pól i kategorii dokumentów.

5. Szkolenie pracowników

Skuteczne wdrożenie to nie tylko instalacja oprogramowania, ale przede wszystkim przygotowanie zespołu. Przeprowadzamy praktyczne szkolenia dla wszystkich użytkowników systemu, zapewniając, że każdy pracownik czuje się pewnie i potrafi efektywnie korzystać z BEST-OBIEG. Zapewniamy również dostęp do materiałów edukacyjnych (w tym kanału na YouTube), co pozwala utrwalić wiedzę. Szkolenie jest praktyczne – każdy uczestnik samodzielnie przetwarza zestaw dokumentów, zdobywając praktyczne umiejętności i natychmiast uzyskując odpowiedzi na kluczowe pytania.

6. Wsparcie po wdrożeniu i optymalizacja procesów

Po uruchomieniu systemu, zapewniamy kompleksowe wsparcie. Otrzymujesz dedykowanego opiekuna odpowiedzialnego za wdrożenie i opiekę powdrożeniową. Dodatkowo, przez pierwsze 30 dni po wdrożeniu masz nielimitowane wsparcie w cenie – bez obaw o dodatkowe koszty przy kontakcie. Wszelkie zgłoszenia są potwierdzane, a pomoc udzielana szybko, zazwyczaj tego samego lub następnego dnia. To pozwala na lepsze poznanie programu i osiągnięcie maksymalnych efektów biznesowych.

Kto powinien być zaangażowany w proces wdrożenia obiegu dokumentów?

Skuteczne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wymaga zaangażowania zarówno dostawcy systemu, jak i kluczowych osób w Twojej organizacji:

Rola kluczowych osób w organizacji

• Zarząd/Właściciel: Wspiera projekt, komunikuje jego znaczenie i zapewnia niezbędne zasoby.
• Kierownicy działów: Aktywnie uczestniczą w analizie i projektowaniu workflow, ponieważ to oni najlepiej znają specyfikę pracy w swoich obszarach.
• Przyszli użytkownicy: Ich opinie są cenne na etapie projektowania, a zaangażowanie w szkolenia kluczowe dla adopcji systemu.

Jak długo trwa wdrożenie EOD?

Przykładowy harmonogram (np. 4 tygodnie)

1. Spotkanie analityczne – 1 dzień
2. Przygotowanie raportu analitycznego – do 5 dni
3. Akceptacja raportu analitycznego i poprawki – 7 dni
4. Konfiguracja obiegu zgodnie z raportem – 14 dni
5. Szkolenie użytkowników – 1 dzień

Dzięki sprawdzonym procedurom audytu i wdrożenia oraz doświadczeniu BEST-IT, jesteśmy w stanie zoptymalizować czas wdrożenia do minimum. Proces, który w innych rozwiązaniach często trwa wiele miesięcy, w przypadku EOD jest realizowany nawet w 4 tygodnie! To sprawia, że proces jest łatwy dla klienta i daje szybki zwrot z inwestycji czasu i pieniędzy. 

Wdrożenie obiegu dokumentów – najczęstsze wyzwania i jak je rozwiązywać

• Zaangażowanie użytkowników: Włączenie pracowników w proces definiowania obiegu powoduje, że czują się jego częścią. Zapewnienie odpowiednich szkoleń i podkreślanie korzyści dla pracowników jest kluczowe w całym procesie.

• Dopasowanie do potrzeb: Dokładna analiza przedwdrożeniowa pozwala uniknąć sytuacji, w której system nie odpowiada na realne problemy firmy. Doświadczeni konsultanci BEST-IT podpowiadają najlepsze praktyki w ustawianiu obiegów na podstawie doświadczeń z innych firm.

• Testy: Rzetelne testowanie systemu przed pełnym uruchomieniem pozwala wykryć i skorygować ewentualne błędy.

Co się zmienia w codziennej pracy po starcie systemu zarządzania dokumentami?

Po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów, codzienna praca staje się:

• Szybsza: Dokumenty są przetwarzane błyskawicznie, bez ręcznych operacji.
• Łatwiejsza: Wszystko jest dostępne cyfrowo, z dowolnego miejsca.
• Bardziej kontrolowana: Masz pełny wgląd w każdy proces i status dokumentu.
• Bezpieczniejsza: Mniej ryzyka zagubienia danych i większa zgodność z przepisami.

Jak dobrze przygotować się do wdrożenia obiegu dokumentów i odnieść sukces

Pamiętaj, że udane wdrożenie obiegu dokumentów to nie tylko zasługa technologii, ale przede wszystkim odpowiedniego przygotowania i partnerstwa z doświadczonym dostawcą. BEST-IT gwarantuje szybki i efektywny proces, minimalizując Twoje obawy i maksymalizując korzyści.

Gotowy, by Twoja firma dołączyła do grona liderów cyfrowej transformacji? Odwiedź naszą stronę lub skontaktuj się z nami, aby umówić się na bezpłatną konsultację – wspólnie zaplanujemy wdrożenie, które przyniesie Twojej firmie realne oszczędności i zwiększoną efektywność!