KSeF – kompendium wiedzy
i modele współpracy
z klientami
Sprawdź, jak przygotować swoje biuro na KSeF bez chaosu i stresu. Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem Best-IT i zobacz, jak SaldeoSMART automatyzuje obieg faktur dla Twoich klientów.
KSeF – obowiązek, który może stać się Twoim atutem
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to temat, który budzi emocje w całej branży księgowej. Jedni widzą w nim rewolucję, inni chaos, a jeszcze inni — szansę, by poukładać współpracę z klientami od nowa.
Nie ma wątpliwości: każda firma w Polsce będzie musiała korzystać z KSeF. Pytanie nie brzmi „czy?”, ale „jak to zrobić mądrze, bez stresu i strat czasu?”
Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie kompendium wiedzy o KSeF, oparte na praktyce współpracy z biurami rachunkowymi, pytaniach z webinaru Best-IT i doświadczeniach tysięcy użytkowników SaldeoSMART.
Znajdziesz tu odpowiedzi na najczęstsze pytania, przykłady modeli pracy z klientami i konkretne rozwiązania, które pozwolą Ci wykorzystać KSeF, zamiast się go obawiać.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to temat, który budzi emocje w całej branży księgowej. Jedni widzą w nim rewolucję, inni chaos, a jeszcze inni — szansę, by poukładać współpracę z klientami od nowa.
Nie ma wątpliwości: każda firma w Polsce będzie musiała korzystać z KSeF. Pytanie nie brzmi „czy?”, ale „jak to zrobić mądrze, bez stresu i strat czasu?”
Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie kompendium wiedzy o KSeF, oparte na praktyce współpracy z biurami rachunkowymi, pytaniach z webinaru Best-IT i doświadczeniach tysięcy użytkowników SaldeoSMART.
Znajdziesz tu odpowiedzi na najczęstsze pytania, przykłady modeli pracy z klientami i konkretne rozwiązania, które pozwolą Ci wykorzystać KSeF, zamiast się go obawiać.
Dowiedz się więcej od naszego eksperta
Co to jest KSeF i jak działa w praktyce?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system Ministerstwa Finansów, przez który będą wystawiane, odbierane i przechowywane faktury ustrukturyzowane.
Każda faktura po wysłaniu do KSeF otrzyma swój unikalny numer, a jej data wpływu do systemu będzie jednocześnie momentem uznania jej za doręczoną.
Z punktu widzenia firm i biur rachunkowych oznacza to:
- faktury sprzedaży i zakupu trafiają bezpośrednio do KSeF,
- wszystkie dokumenty są w jednym miejscu
- konieczność posługiwania się tokenami lub certyfikatami, by uzyskać dostęp,
- brak możliwości modyfikacji faktur po przesłaniu – konieczne będzie wystawienie korekty dla każdego modyfikowanego dokumentu
Dla biur rachunkowych to ogromna zmiana, bo dotyczy zarówno organizacji pracy, jak i relacji z klientem.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Nie czekaj, aż KSeF stanie się problemem. Porozmawiaj z naszym ekspertem i dowiedz się, jak usprawnić przepływ dokumentów
w Twoim biurze już dziś.
Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów:
- od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych firm z wyjątkiem tych „wykluczonych cyfrowo”,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla firm przy przychodach poniżej 10 tys. PLN/mc (B2B), a w przypadku przekroczenia faktura, która przekracza limit jest pierwszą, którą trzeba wysłać do KSeF,
- od 1 stycznia 2027 r. będą nakładane kary za brak faktur w KSeF lub błędne przesyłanie dokumentów,
- obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r.
Brzmi jak odległy termin?
W rzeczywistości to ostatni moment, by spokojnie przygotować swoje biuro rachunkowe i klientów.
Co zmieni się w praktyce pracy biura rachunkowego?
Na pierwszy rzut oka: tylko sposób przesyłania faktur.
W rzeczywistości: wszystko.
Od momentu uruchomienia KSeF:
- faktury sprzedaży będą wystawiane bezpośrednio w systemie lub przez zintegrowane oprogramowanie,
- biuro rachunkowe nie otrzyma już faktury „mailem”, tylko będzie ją musiało pobrać z KSeF,
- każda prawidłowa faktura będzie miała numer KSeF i status,
- obowiązki podzielą się między biuro a klienta — ale to od biura klienci będą oczekiwali, żeby wytłumaczyć, jak to działa.
Nie da się więc wdrożyć KSeF „na skróty”. Trzeba zrozumieć przepływ dokumentów, ustalić role
i wdrożyć system, który pozwoli to wszystko obsłużyć.
Dlaczego sama aplikacja ministerialna nie wystarczy?
System KSeF w wersji rządowej umożliwia podstawowe operacje:
- wystawienie faktury,
- przesłanie faktury
- pobranie faktury.
Czego brakuje w aplikacji ministerialnej?
- obiegu dokumentów,
- akceptacji i opisu faktur,
- historii akceptacji,
- możliwości pracy zespołowej.
Dlatego biura rachunkowe coraz częściej korzystają z rozwiązań zewnętrznych, które integrują się z KSeF i rozszerzają jego funkcje jak SaldeoSMART czy elektroniczny obieg dokumentów.
To nie jest „kolejny koszt”, tylko inwestycja w spokój i kontrolę.
Dzięki integracji możesz:
✔ wysyłać i pobierać faktury z KSeF bez logowania do systemu MF,
✔ pozwolić klientom zatwierdzać dokumenty i dodawać opisy,
✔ filtrować faktury po dowolnych polach,
✔ mieć jeden panel pracy dla całego biura.
Poznaj SaldeoSMART – system, który robi to, czego aplikacja MF nie potrafi. Umów spotkanie i zobacz na żywo, jak wygląda praca z KSeF w praktyce.
Modele współpracy biura rachunkowego
z klientami w dobie KSeF
Każde biuro rachunkowe ma swoją specyfikę. Jedni obsługują setki mikrofirm, inni kilka dużych spółek z własnymi działami księgowymi.
Dlatego nie ma jednego sposobu na pracę z KSeF.
Z doświadczeń BEST-IT i SaldeoSMART wynika, że sprawdzają się trzy główne modele współpracy, które można elastycznie dopasować do rodzaju klientów.
Model 1: Pełna obsługa – biuro odpowiada za cały proces
Dla kogo:
✔ rolnicy ryczałtowi
✔ mikroprzedsiębiorcy
✔ osoby wykluczone cyfrowo
Na czym polega:
Biuro rachunkowe przejmuje pełną kontrolę nad procesem fakturowania – od wystawienia po zaksięgowanie.
Klient (z pomocą biura) nadaje biuru odpowiednie uprawnienia (token, certyfikat lub dostęp przez ZAW-FA), a biuro:
➜ wystawia faktury w imieniu klienta,
➜ wysyła je do KSeF,
➜ pobiera faktury zakupowe z KSeF,
➜ opisuje i przypisuje dokumenty,
➜ przygotowuje raporty i rozliczenia.
To model, który przenosi maksymalną odpowiedzialność na biuro rachunkowe, ale też największe obciążenie po stronie biura.
Sprawdza się w relacjach z klientami, którzy oczekują pełnej opieki, a w zamian akceptują wyższą opłatę za kompleksową usługę świadczoną przez biuro.
Model 2: Hybrydowy – współdzielenie odpowiedzialności
To najpopularniejszy model wśród biur rachunkowych korzystających z SaldeoSMART.
Klient i biuro współpracują w jednym środowisku, ale każdy ma jasno określone zadania.
Warianty współpracy:
Model A: Biuro pobiera dokumenty kosztowe, wysyła faktury sprzedażowy i księguje
| Biuro rachunkowe | Klient |
| Pobieranie wszystkich faktur z KSeF | |
| Wystawianie faktur sprzedaży | |
| Wysyłka faktur sprzedaży | |
| Akceptacja wszystkich dokumentów | |
| Pełne księgowanie i rozliczenia |
Model B: Biuro wysyła faktury w imieniu klienta i księguje dokumenty
| Biuro rachunkowe | Klient |
| Pobieranie wszystkich faktur z KSeF | |
| Wystawianie faktur sprzedaży | |
| Wysyłka faktur sprzedaży | |
| Akceptacja wszystkich dokumentów | |
| Pełne księgowanie i rozliczenia |
Model C: Biuro tylko księguje i prowadzi rozliczenia dokumentów
| Biuro rachunkowe | Klient |
| Pobieranie wszystkich faktur z KSeF | |
| Wystawianie faktur sprzedaży | |
| Wysyłka faktur sprzedaży | |
| Akceptacja wszystkich dokumentów | |
| Pełne księgowanie i rozliczenia |
✔ wystawia faktury w imieniu klienta,
✔ wysyła je do KSeF,
✔ pobiera faktury zakupowe z KSeF,
✔ opisuje i przypisuje dokumenty,
Te modele pozwalają określić podział obowiązków między klientem a biurem rachunkowym. Każda firma może potrzebować innego poziomu wsparcia, większego lub mniejszego. Dzięki temu obie strony dokładnie wiedzą, za co odpowiadają: biuro upraszcza i automatyzuje procesy, a klient otrzymuje profesjonalną pomoc w zakresie, którego faktycznie potrzebuje.
Zamiast odpowiadać na maile z fakturami, księgowi pracują na uporządkowanym, wspólnym panelu.
Model 3: Samodzielna obsługa klienta – biuro jako doradca
W takim przypadku biuro rachunkowe pełni rolę partnera integracyjnego i kontrolnego.
Klient sam:
- wystawia faktury w KSeF,
- pobiera dokumenty zakupowe,
- weryfikuje merytorycznie i akceptuje dokumenty, generuje paczki przelewów do banku,
Zadaniem biura jest:
✔ nadzór nad poprawnością danych,
✔ kontrola terminów i zgodności z przepisami,
✔ konsultacje i wsparcie merytoryczne.
To model, który wymaga dobrego systemu wymiany danych, ale zapewnia największą niezależność klienta.
Który model pasuje do Twojego biura? Porozmawiaj z ekspertem i dobierzemy rozwiązanie dopasowane do Twojej struktury i potrzeb klientów.
KSeF w praktyce – jak zorganizować współpracę
z pomocą SaldeoSMART
SaldeoSMART to jedno z najczęściej wybieranych narzędzi do pracy z KSeF w biurach rachunkowych.
Nie jest to „kolejny program księgowy”, lecz kompleksowy system obiegu dokumentów, który integruje się zarówno z KSeF, jak i programem księgowym i automatyzuje cały proces.
Co możesz zrobić dzięki SaldeoSMART?
✔ Wystawiać i wysyłać faktury do KSeF bez logowania do systemu ministerialnego,
✔ Pobierać faktury zakupowe z KSeF wprost do panelu,
✔ Zatwierdzać i opisywać dokumenty w jednym miejscu,
✔ Sortować i filtrować faktury po kontrahencie, dacie, rejestrze, numerze czy statusie,
✔ Zarządzać dostępami i uprawnieniami użytkowników klientów i biura,
✔ Współpracować z zespołem w czasie rzeczywistym,
✔ Udostępniać klientom panel akceptacji i podglądu dokumentów.
Wszystko to bez konieczności korzystania z aplikacji ministerialnej, która jest ograniczona funkcjonalnie.
Zobacz krok po kroku, jak SaldeoSMART upraszcza pracę z KSeF.
Przykładowy proces w SaldeoSMART
krok po kroku
Klient nadaje biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF (token lub certyfikat). Wygenerowany token lub certyfikat wprowadza do aplikacji SaldeoSMART.
Alternatywnie Biuro wprowadza dane w SaldeoSMART po uzyskaniu uprawnień w aplikacji ministerialnej i łączy konto klienta z KSeF.
Klient wystawia fakturę (lub biuro robi to w jego imieniu) i otrzymuje swój numer KSeF.
Faktury są ręcznie lub automatycznie pobierane z KSeF przez klienta/biuro lub system SaldeoSMART oraz odpowiednie osoby otrzymują powiadomienia o nowym dokumencie.
Klient lub biuro może dodać opis, przypisać dział, projekt, MPK i zatwierdzić dokument.
Faktury zaakceptowane i opisane trafiają bezpośrednio do księgowości – gotowe do importu do programu księgowego i zaksięgowania.
Cały proces jest w pełni transparentny, a jednocześnie zgodny z wymogami KSeF.
Dowiedz się, jak wdrożyć SaldeoSMART w swoim biurze
Korzyści dla biura rachunkowego
Dzięki integracji KSeF z SaldeoSMART i wsparciu Best-IT zyskujesz:
-
mniej maili, telefonów i ręcznego przepisywania/przeklejania dokumentów,
-
wyższy poziom automatyzacji i efektywności,
-
większe bezpieczeństwo danych,
-
lepszą komunikację z klientami,
-
nową usługę, za którą możesz pobierać opłatę – obsługa KSeF.
KSeF to nie tylko obowiązek – to szansa na rozwój
Wielu księgowych postrzega KSeF jako dodatkowe obciążenie.
Tymczasem biura, które przygotują się wcześniej, zyskają przewagę konkurencyjną.
Dzięki wsparciu Best-IT możesz:
✔ stworzyć jasny proces pracy z klientami,
✔ wdrożyć SaldeoSMART w modelu dopasowanym do Twojej struktury i Twoich klientów,
✔ przeszkolić zespół i klientów,
✔ zbudować ofertę usług wokół obsługi KSeF (np. akceptacja, obieg dokumentów, opis faktur).
Wykorzystaj szansę, jaką daje wejście KSeF już teraz! Porozmawiaj z naszym ekspertem, jak możesz zamienić obowiązek KSeF w okazję biznesową.
Dlaczego warto współpracować z BEST-IT?
- Doświadczenie ze współpracy z ponad 200 biurami rachunkowymi i firmami.
- Dedykowany opiekun wdrożenia – od analizy po wsparcie po starcie systemu.
- Gwarancja szybkiej obsługi zgłoszeń – odpowiedź tego samego lub następnego dnia.
- Sprawdzone procedury wdrożeniowe – minimalizujemy Twój czas i zaangażowanie.
- Wdrażamy najlepsze praktyki z różnych branż – korzystasz z doświadczenia innych firm.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Czy właściciel JDG też może umocować biuro rachunkowe?
Tak. Właściciel JDG może nadać uprawnienia biuru rachunkowemu w KSeF – zarówno osobie fizycznej, jak i podmiotowi. Może też wygenerować token lub certyfikat i przekazać go biuru, np. wprowadzając go w aplikacji SaldeoSMART udostępnionej przez biuro.
Jeżeli biuro rachunkowe jest prowadzone jako spółka prawa handlowego, to ZAW-FA jest wystawiany na biuro rachunkowe?
Nie, ponieważ druk ZAW-FA wskazuje osobę, a nie podmiot. W takim przypadku należy wpisać osobę z biura rachunkowego – imię i nazwisko. Alternatywnie klient biura może zalogować się do KSeF i nadać tam uprawnienia – dla podmiotu biura rachunkowego lub konkretnej osoby. Może też zamiast tego wygenerować token, który biuro wykorzysta do pobierania danych z KSeF.
Na kogo można wydać certyfikat?
Certyfikat może zostać wydany osobie fizycznej (identyfikowanej po NIP lub PESEL, jeśli posiada uprawnienia w KSeF), a także spółce lub innej firmie posiadającej NIP, niebędącej osobą fizyczną.
Czy klient może tylko zatwierdzić, czy też opisać fakturę, np. jakich kosztów lub działów dotyczy?
W aplikacji ministerialnej KSeF nie ma możliwości zatwierdzania ani opisywania dokumentów. W SaldeoSMART klient biura może natomiast zatwierdzić dokument i dodać komentarz z jego opisem.
Czy klient, który ma już konto w SaldeoSMART, ma automatycznie dostęp do KSeF, czy biuro musi nadać mu takie uprawnienia?
Do obsługi KSeF klient musi dodać token lub certyfikat w zakładce KSeF w aplikacji SaldeoSMART. Użytkownik administracyjny ma pełen dostęp, natomiast pozostali użytkownicy muszą mieć nadane odpowiednie uprawnienia do pobierania i/lub wysyłania faktur z/do KSeF.
Czy jako biuro rachunkowe TYLKO POBIERAJĄCE faktury już zatwierdzone przez klienta, też muszę mieć dostęp?
Tak – aby korzystać z KSeF w SaldeoSMART, niezbędny jest token lub certyfikat umożliwiający komunikację z systemem KSeF. Jeśli klient wgra do SaldeoSMART token wygenerowany przez siebie, biuro nie musi mieć osobnych uprawnień nadanych w systemie ministerialnym.
Jakie dokładnie są to koszty użytkownia SaldeoSMART?
Koszty użytkowania SaldeoSMART ponosi podmiot, który zakupi licencję. Jeśli licencję kupuje biuro rachunkowe, to ono opłaca wybrany pakiet. Biuro może jednak pobierać opłaty od swoich klientów za korzystanie z panelu, w którym klient wystawia faktury do KSeF, generuje przelewy lub obsługuje dokumenty zakupowe z KSeF.
Czyli klient może zatwierdzić dokumenty w SaldeoSMART bez koniecznościu wchdzenia do KSeF?
Dokładnie tak. Klient zatwierdza dokumenty w SaldeoSMART, bez potrzeby logowania się do KSeF. W systemie ministerialnym nie ma opcji zatwierdzania dokumentów.
Przygotuj biuro do KSeF bez stresu
Skontaktuj się z nami
Zadzwoń 798 795 319
lub
Wypełnij formularz, a nasz ekspert skontaktuje się z Tobą w ciągu 24h.
Nasz ekspert zapewni Ci:
- Bezpłatną konsultację i analizę potrzeb Twojej firmy
- Pomoc w doborze modelu współpracy z klientami
- Prezentację systemu, w którym będziesz pracował
- Wstępną wycenę wdrożenia
Co się wydarzy po zostawieniu danych?
Skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24 godzin, aby umówić krótką rozmowę wstępną. Na jej podstawie przygotujemy indywidualną prezentację systemu i odpowiemy na wszystkie pytania dotyczące wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie. Nie wysyłamy spamu – cenimy Twój czas i prywatność.
Umów się na rozmowę
