Elektroniczny Obieg Dokumentów dla Firm
Zyskaj pełną kontrolę nad dokumentami w swojej firmie. Automatyzuj, przyspieszaj i centralizuj procesy dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów SaldeoSMART – nowoczesnemu rozwiązaniu do elektronicznego obiegu dokumentów dla małych i średnich firm.
Dla kogo jest Elektroniczny Obieg Dokumentów SaldeoSMART?
Elektroniczny Obieg Dokumentów to system stworzony
z myślą o:
- Małych i średnich firmach, które chcą uporządkować
i zautomatyzować obieg dokumentów. - Firmach, które chcą skrócić czas akceptacji faktur, umów
i innych dokumentów. - Przedsiębiorstwach działających hybrydowo lub zdalnie, które potrzebują bezpiecznego dostępu do dokumentów
z dowolnego miejsca. - Organizacjach, które chcą ograniczyć błędy, zminimalizować ryzyko zgubienia dokumentów i zwiększyć efektywność pracy zespołu.
- Firmach współpracujących z księgowością zewnętrzną.
Czy moja firma potrzebuje Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
Wyzwania, które rozwiązuje
elektroniczny obieg dokumentów
Rozproszenie dokumentów i trudności w ich odnalezieniu
Opóźnienia w akceptacji faktur i dokumentów, skutkujące przekroczeniem terminów płatności
Brak bieżącej kontroli nad kosztami i wydatkami firmy
Ręczne przepisywanie danych do systemów księgowych
Utrudniona praca zdalna i brak centralnego repozytorium dokumentów
Czasochłonne przygotowywanie raportów i przelewów
Jak rozwiązać te problemy w Twojej firmie?
Dlaczego Elektroniczny Obieg Dokumentów w SaldeoSMART? Kluczowe korzyści
i przewagi konkurencyjne
Szybka i tania centralizacja dokumentów
Wdrożenie nawet w 4 tygodnie – już od 5000 zł. Szybciej i taniej niż większość konkurencyjnych rozwiązań.
OCR i integracja z ponad 40 systemami księgowymi
Automatyczne odczytywanie danych z faktur i przesyłanie ich do Twojego systemu księgowego – bez ręcznego przepisywania.
Dostęp mobilny – aplikacja na iOS i Android
Zarządzaj dokumentami i akceptuj je z dowolnego miejsca, 24/7.
Jasny, scentralizowany schemat akceptacji
Standaryzacja procesów, eliminacja opóźnień i łatwa identyfikacja wąskich gardeł.
Usprawnienie czynności administracyjnych
Automatyczne generowanie przelewów i raportów – oszczędność czasu i eliminacja błędów.
Analiza przedwdrożeniowa i audyt procesów
Mapujemy Twoje procesy, angażujemy kluczowych pracowników i projektujemy idealny workflow.
Bieżąca analiza kosztów w czasie rzeczywistym
Automatyczne raporty z podziałem na działy, projekty, MPK, możliwość tworzenia i rozliczania budżetów
w oparciu o faktury kosztowe – podejmuj decyzje na podstawie aktualnych danych.
Praca w chmurze – pełna mobilność i bezpieczeństwo
Nie potrzebujesz własnych serwerów – wszystkie dane są bezpieczne i dostępne online.
Integracja z Krajowym Systemm e-Faktur (KSeF)
Pełna zgodność z nowoczesnymi wymaganiami prawnymi i księgowymi.
Zyskaj, wdrażając Elektroniczny Obieg Dokumentów
Sprawdź, ile kosztuje wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
| Nazwa | Cena netto |
|---|---|
| Analiza przedwdrożeniowa obszaru obiegu dokumentów (warsztat ok. 6h) | 2 500 zł |
| Konfiguracja pierwszego schematu obiegu dokumentów (do 3 typów dokumentów) | 3 000 zł |
| Konfiguracja drugiego i każdego kolejnego schematu obiegu dokumentów (do 3 typów dokumentów każdy) | 1 800 zł |
| Każdy dodatkowy typ dokumentu w ramach schematu obiegu dokumentów | 200 zł |
| Szkolenie z obsługi systemu (6h) | 1 000 zł |
Oferta obowiązuje od 19.05.2026 r.
Dowiedz się, ile kosztuje EOD dla Twojej firmy!
Zobacz, jak działa elektroniczny obieg dokumentów i ile to kosztuje
Przykładowy schemat przedstawia uproszczony przepływ dokumentów w firmie, zrealizowany z pomocą Elektronicznego Obiegu Dokumentów SaldeoSMART. Oto jak krok po kroku wygląda ten proces:
1. Dokumenty wejściowe
Cały proces zaczyna się od wpłynięcia dokumentów do firmy (np. faktur kosztowych, umów, wniosków), które mogą trafić w formie skanu, zdjęcia lub elektronicznego pliku. Następuje ich rejestracja w systemie.
2. Sekretariat / Rejestracja
Sekretariat lub wyznaczona osoba rejestruje dokumenty w elektronicznym systemie obiegu. System umożliwia automatyczne rozpoznawanie danych (OCR) i przypisanie dokumentu do odpowiedniego procesu.
3. Kierownicy
Dokument przekazywany jest do odpowiedzialnego kierownika lub działu. Kierownik sprawdza poprawność dokumentu, nadaje wstępną akceptację lub kieruje do wyjaśnienia w razie niejasności (np. brak podpisów, niezgodności danych).
4. Dyrektor
Po akceptacji przez kierownika dokument przechodzi do kolejnego szczebla — zwykle dyrektora, który podejmuje finalną decyzję o zatwierdzeniu w obrębie swojego działu lub projektu. Na tym etapie ponownie można skierować dokument do wyjaśnień, jeśli pojawią się jakiekolwiek wątpliwości.
5. Prezes / Zarząd
W przypadku ważniejszych lub kosztowniejszych dokumentów, trafiają one do zatwierdzenia do prezesa lub zarządu firmy. To gwarantuje pełną kontrolę nad wydatkami i formalnościami. Tu również istnieje możliwość zwrotu dokumentu „do wyjaśnienia” na wcześniejszych etapach.
6. Księgowość
Dokument po pełnej akceptacji trafia do księgowości, gdzie następuje jego automatyczne zaksięgowanie, płatność lub archiwizacja. Jeśli pojawią się jakiekolwiek nieprawidłowości na tym etapie, dokument może zostać przekazany do wyjaśnienia i później ponownie trafić do odpowiedniego działu/kierownika.
Szacunkowy koszt wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów SaldeoSMART:
Wdrożenie obiegu faktur kosztowych dla małej lub średniej firmy to już od 6500 zł netto (wszystko w cenie – analiza procesów, konfiguracja, szkolenie, wsparcie przez 30 dni po starcie). Poznaj dokładną wycenę dla Twojej firmy!
Dowiedz się, za ile możesz mieć EOD w swojej firmie
Dlaczego warto współpracować z BEST-IT?
- Doświadczenie ze współpracy z ponad 200 biurami rachunkowymi i firmami.
- Dedykowany opiekun wdrożenia – od analizy po wsparcie po starcie systemu.
- Gwarancja szybkiej obsługi zgłoszeń – odpowiedź tego samego lub następnego dnia.
- Sprawdzone procedury wdrożeniowe – minimalizujemy Twój czas i zaangażowanie.
- Wdrażamy najlepsze praktyki z różnych branż – korzystasz z doświadczenia innych firm.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Jak wygląda proces wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
Proces obejmuje analizę przedwdrożeniową (audyt obecnego obiegu), przygotowanie raportu i zaprojektowanie workflow, wdrożenie systemu obiegu dokumentów, szkolenie pracowników i wsparcie powdrożeniowe. Całość trwa zazwyczaj 3-4 tygodnie.
Czy analiza obiegu dokumentów jest potrzebna?
Tak – to kluczowy etap, który pozwala dostosować system do realnych potrzeb Twojej firmy, wyeliminować zbędne czynności i zaangażować kluczowych pracowników w proces zmian.
Jakie dokumenty można obiegować?
Elektroniczny Obieg Dokumentów SaldeoSMART obsługuje faktury kosztowe i sprzedażowe, umowy, zamówienia, wnioski, raporty, i wiele innych – wszystko w jednym miejscu.
Ile kosztuje wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
Ceny wdrożenia zaczynają się już od 6500 zł netto – to ułamek kosztów w porównaniu do rozwiązań konkurencyjnych. Ostateczna cena zależy od zakresu wdrożenia i liczby użytkowników.
Ile trwa wdrożenie EOD?
Standardowe wdrożenie trwa 3-4 tygodnie od momentu podpisania umowy i przeprowadzenia audytu.
Masz więcej pytań? Skontaktuj się z naszym ekspertem.
Zyskaj przewagę!
Wypróbuj EOD SaldeoSMART w swojej firmie
Zadzwoń 798 795 319
lub
Wypełnij formularz, a nasz ekspert skontaktuje się z Tobą w ciągu 24h.
Otrzymasz:
- Bezpłatną konsultację i analizę potrzeb Twojej firmy
- Prezentację systemu, w którym będziesz pracował
- Wstępną wycenę wdrożenia
Co się wydarzy po zostawieniu danych?
Skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24 godzin, aby umówić krótką rozmowę wstępną. Na jej podstawie przygotujemy indywidualną prezentację systemu i odpowiemy na wszystkie pytania dotyczące wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie. Nie wysyłamy spamu – cenimy Twój czas i prywatność.
Umów się na rozmowę
Kompleksowy elektroniczny obieg dokumentów dla rozwoju Twojej firmy
Elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART to rozwiązanie stworzone dla małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą uporządkować pracę z dokumentami i przejść na w pełni elektroniczny obieg dokumentów. System centralizuje faktury, umowy, wnioski oraz pozostałą dokumentację, zapewniając szybki dostęp, pełną przejrzystość oraz eliminację problemów związanych z rozproszeniem informacji. Dzięki temu firmy mogą pracować szybciej, unikać opóźnień w akceptacji i zyskać kontrolę nad kosztami oraz procesami administracyjnymi.
Efektywna automatyzacja i pełna kontrola nad procesami
Elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART rozwiązuje najczęstsze wyzwania związane z dokumentami: ręczne przepisywanie danych, przekroczone terminy płatności, trudności z odnalezieniem dokumentów czy brak bieżących informacji o kosztach. System wykorzystuje OCR, strukturyzowane schematy akceptacji oraz integracje z ponad 40 systemami finansowo-księgowymi, co pozwala usprawnić pracę działów administracyjnych, kierowników oraz księgowości. Firmy zyskują możliwość monitorowania wydatków w czasie rzeczywistym i unikają błędów związanych z manualną obsługą dokumentów.
EOD dopasowany do pracy hybrydowej i zdalnej
Elektroniczny obieg dokumentów w SaldeoSMART jest zaprojektowany dla organizacji, które funkcjonują w wielu lokalizacjach lub pracują zdalnie. Centralne repozytorium dokumentów, jednolite ścieżki akceptacji oraz mobilny dostęp sprawiają, że każdy etap procesu przebiega sprawnie, niezależnie od miejsca pracy użytkownika. To szczególnie ważne dla firm, które oczekują stałego dostępu do aktualnych danych oraz chcą unikać przestojów w komunikacji między działami.
Przejrzysty proces wdrożenia i przewidywalne koszty
Wdrożenie systemu Elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART obejmuje analizę obecnych procesów, przygotowanie workflow, konfigurację modułów oraz szkolenie pracowników. Na koszt wpływa m.in. liczba użytkowników, poziomy dostępu, zakres automatyzowanych procesów oraz integracje z systemami księgowymi. Cały proces wdrożeniowy trwa zwykle kilka tygodni, co pozwala szybko przejść z obiegu papierowego na cyfrowy.
Doświadczenie, wsparcie i sprawdzone procedury
BEST-IT ma doświadczenie zdobyte podczas setek wdrożeń w firmach i biurach rachunkowych, oferując dedykowanego opiekuna oraz szybkie wsparcie po uruchomieniu systemu. Jasne procedury wdrożeniowe, stała opieka i znajomość dobrych praktyk z wielu branż sprawiają, że przejście na elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczne, przewidywalne i minimalizuje zaangażowanie po stronie firmy.
EOD SaldeoSMART – stabilne i nowoczesne rozwiązanie do Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Dzięki centralizacji dokumentów, możliwości pracy w chmurze, integracjom, OCR oraz pełnej kontroli nad procesami Elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART pozwala firmom podnieść efektywność i uporządkować kluczowe obszary administracyjno-finansowe. To narzędzie, które wspiera rozwój firmy i ułatwia podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne dane, przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka błędów i opóźnień.