Obowiązkowe wprowadzenie KSeF spowoduje, że wszystkie faktury będziemy mogli pobrać już w dniu ich wystawienia. Po nadaniu odpowiednich uprawnień i przy sprawnym dostępie do internetu firmy mogą pobierać dokumenty bez opóźnień. Faktury wysyłane i pobierane z KSeF mają jednolitą strukturę logiczną, co pozwala bez problemu wczytywać je do systemów księgowych i operacyjnych. Ta standaryzacja otwiera drogę do automatyzacji procesów związanych z fakturami.
Wyeliminuje to wiele czynności wynikających z konieczności fizycznego przekazywania dokumentów i wielu źródeł ich wpływu do organizacji. KSeF nie udostępnia jednak własnych narzędzi do przetwarzania danych. Do automatyzacji potrzebne są zewnętrzne rozwiązania, na przykład SaldeoSMART.
Chcesz dowiedzieć się, jak SaldeoSMART może pomóc w procedowaniu dokumentów?
KSeF procesy księgowe
Automatyzacja procesów, które można wprowadzić dzięki KSeF zmieni sposób pracy działów księgowych, bo wyeliminuje wiele ręcznych i powtarzalnych czynności. Dane z faktur trafią do systemu w sposób powtarzalny i przewidywalny, co pozwali szybciej zaksięgować dokumenty i uniknąć korekt wynikających z błędów przy przepisywaniu. W efekcie zespół może przesunąć część swojej pracy z wprowadzania danych na ocenę zgodności, analizę kosztów i doradztwo procesowe dla innych działów.
KSeF procesy operacyjne
W procesach operacyjnych automatyzacja, którą można uzyskać dzięki KSeF może poprawić porządek i przyspieszyć codzienną pracę. Dokumenty będą pojawiać się w systemie od razu po wystawieniu, co skróci czas reakcji działów odpowiedzialnych za zakupy, logistykę czy kontrolę budżetu. Zespoły będą mogły szybciej podejmować decyzje, bo będą miały dostęp do aktualnych informacji o zobowiązaniach i statusach akceptacji. Firmy zyskają płynniejszy obieg, mniej przerw w realizacji zadań i większą kontrolę nad kosztami, które wcześniej wymagały żmudnego zbierania danych z wielu źródeł.
Tabela procesów możliwych do automatyzacji
| Obszar | Procesy księgowe | Procesy operacyjne |
|---|---|---|
| Pobieranie faktur | Ręczne przepisywanie danych można zastąpić automatycznym importem dokumentów z KSeF. Faktury trafiają bezpośrednio do programu księgowego bez udziału pracownika. | Jedna osoba może pobrać dokumenty i szybko przekazać je do obiegu wewnętrznego. Nie ma potrzeby fizycznego zbierania faktur z różnych działów. |
| Kategoryzacja faktur | Można zautomatyzować przypisywanie kategorii np. na podstawie kontrahenta lub historii operacji. Opisy automatycznie łączyć z dokumentami. | Osoba odpowiedzialna za dany dokument wybiera kategorię w systemie, bez ręcznego opisu na papierze. Dodatkowe informacje zapisują się automatycznie i stają się dostępne dla księgowości. |
| Archiwizacja dokumentów | Nie ma potrzeby prowadzenia segregatorów. Wszystkie dokumenty znajdują się w centralnym repozytorium. Dokumenty są powiązane z odpowiednimi komentarzami, informacją o płatności oraz wymaganymi załącznikami. Jest to dużym ułatwieniem podczas kontroli skarbowych. | Działy operacyjne mogą szybko odszukać faktury bez angażowania księgowości. Dokumenty łączą się z protokołami, umowami i dodatkowymi załącznikami. |
| Prowadzenie rozrachunków | Płatności można powiązać z fakturami. Zobowiązania i należności rozliczają się automatycznie. | Przelewy można wykonywać szybciej dzięki operacjom zbiorczym. Można przyspieszyć proces windykacji dzięki automatycznym przypomnieniom i podsumowaniom. |
| Obieg dokumentów | Dokumenty szybciej są procesowane w firmie, wcześniej trafiają na „biurko księgowej” | Można planować i delegować zadania na dokumentach. Faktury nie giną i rzadziej dochodzi do przestojów Więcej o obiegu dokumentów w firmie przeczytasz tutaj |
Automatyzacja procesów przy wykorzystaniu danych
z KSeF. Podsumowanie
Najwięcej zyskają firmy obsługujące dużą liczbę faktur, bo tam ręczna praca generuje największe koszty i opóźnienia. Małe organizacje również odczują poprawę. Poprawi się porządek w dokumentach. Zyskają pewność, że wszystkie faktury trafiają do systemu na czas, ograniczą błędy i zwiększą kontrolę nad przepływem informacji.
W praktyce oznacza to mniejsze ryzyko zaległych płatności, mniej telefonów i klarowny obieg, który nie blokuje codziennych działań. Automatyzacja nie usuwa wszystkich wyzwań, ale znacząco obniża liczbę powtarzalnych zadań i miejsc, które wcześniej generowały straty czasu.
Automatyzacja z SaldeoSMART
Sprawdź, jak możesz usprawnić pracę między firmą i biurem rachunkowym.
Checklista: Jak przygotować firmę do automatyzacji procesów w KSeF
- Nadaj odpowiednim osobom uprawnienia do KSeF.
- Sprawdź, czy program księgowy obsługuje integrację.
- Oceń, czy potrzebujesz wdrożyć obieg dokumentów z workflow, aby uporządkować akceptacje i odpowiedzialności. Więcej dowiesz się tutaj.
- Zidentyfikuj procesy, które wymagają przeorganizowania po wprowadzeniu KSeF
- Określ, które czynności da się optymalnie zautomatyzować i jakie reguły powinny obowiązywać w systemie.
- Wybierz narzędzie, które będzie obsługiwało automatyzację i pobieranie dokumentów z KSeF.
- Przygotuj harmonogram wdrożenia wraz z etapami testów, szkoleniami i momentem pełnego uruchomienia.
Potrzebujesz więcej informacji? Umów się na spotkanie z naszym ekspertem.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o procesy KSeF
Czy automatyzacja procesów w KSeF wymaga dodatkowych narzędzi?
Tak, KSeF sam nie oferuje automatyzacji, potrzebne są zewnętrzne systemy, jak SaldeoSMART
Dla jakich firm automatyzacja KSeF będzie najbardziej opłacalna?
Firmy z dużą liczbą faktur, powtarzalnymi procesami, strukturą organizacyjną
Czy małe firmy rzeczywiście skorzystają z automatyzacji KSeF
Tak. Nawet kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie generuje zauważalne oszczędności.
Jak szybko można rozpocząć automatyzację procesów opartych na danych z KSeF
Zazwyczaj wystarczy konfiguracja uprawnień, wybór narzędzia i podstawowe reguły przetwarzania, więc pierwsze etapy można wdrożyć w krótkim czasie.
Czy automatyzacja w KSeF wymaga zmian w strukturze organizacyjnej firmy
Nie zawsze, ale często warto uporządkować odpowiedzialności za akceptacje i obieg, żeby w pełni wykorzystać możliwości systemu.
Jak sprawdzić, czy obecne procesy nadają się do automatyzacji
Warto przeanalizować czynności, które powtarzają się najczęściej i wymagają przepisywania danych lub ręcznego potwierdzania, bo to zwykle najlepsze obszary do automatyzacji.
Bądź na bieżąco z KSeF i automatyzacją
Chcesz otrzymywać najnowsze informacje o KSeF i praktyczne porady dotyczące elektronicznego obiegu dokumentów?
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj co miesiąc informacje i porady dotyczące KSeF i obiegu faktur lub umów się na indywidualną konsultację z ekspertem – pomożemy przygotować Twoją firmę do zmian!
Adam Kazanecki – Doradca Kluczowych Klientów
Od trzech lat wspieram firmy i biura rachunkowe we wdrażaniu zmian związanych
z wykorzystaniem SaldeoSMART. Pomagam nie tylko dobrać odpowiednie narzędzia, lecz także doradzam, jak przeprojektować procesy i model pracy,
aby realnie usprawnić działanie organizacji. W latach 2013–2022 pełniłem funkcję managera w sieci handlowej, gdzie uczestniczyłem w projektach związanych
z wdrażaniem nowych usług i procesów biznesowych. Mam także sześcioletnie doświadczenie w zarządzaniu sklepami internetowymi.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z nami
Zadzwoń 798 795 319
lub
wypełnij formularz, a nasz ekspert skontaktuje się z Tobą w ciągu 24h.
Co się wydarzy po zostawieniu danych?
Konsultant podczas krótkiej 15-20 minutowej rozmowy:
- odpowie na pojawiające się pytania
- przedstawi możliwości wsparcia, jakie oferujemy
- zaproponuje termin dłuższego spotkania, jeżeli będzie takie potrzebne
Nie wysyłamy spamu – cenimy Twój czas i prywatność.
Umów się na rozmowę
