Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów często traktowane jest jako zakończenie projektu. W praktyce właśnie wtedy zaczyna się etap, który decyduje o powodzeniu całego przedsięwzięcia. To od sposobu korzystania z systemu przez użytkowników, monitorowania procesu i reagowania na pojawiające się problemy zależy, czy EOD rzeczywiście usprawni pracę organizacji.
W tym artykule pokazuję, na co warto zwrócić uwagę po zakończeniu wdrożenia, aby utrzymać efekty projektu i rozwijać system wraz z organizacją.
Dowiedz się, czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie EOD.
Wdrożenie EOD to dopiero początek zmiany sposobu pracy
System może działać technicznie bezbłędnie i mimo to nie przynosić oczekiwanych korzyści. Uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów to dopiero pierwszy krok. Organizacja musi nauczyć się z niego korzystać, a nowe narzędzie nie zmienia automatycznie wieloletnich przyzwyczajeń pracowników.
W pierwszych tygodniach po wdrożeniu często obserwujemy powrót do starych metod działania. Akceptacje są ustalane przez telefon, decyzje zapadają podczas rozmów na korytarzu, a dokumenty bywają dodatkowo przepisywane do arkuszy Excel lub prowadzone są dodatkowe notatki poza systemem. Sam dokument znajduje się już w elektronicznym obiegu, ale część procesu nadal realizowana jest w sposób, który funkcjonował przed wdrożeniem.
Jest to naturalny etap adaptacji do nowych narzędzi. Problem pojawia się wtedy, gdy taki stan utrzymuje się przez wiele miesięcy. W takiej sytuacji elektroniczny obieg dokumentów zaczyna funkcjonować równolegle do rzeczywistego procesu zamiast go zastępować. Pracownicy wykonują część działań w systemie tylko dlatego, że wymagają tego procedury, a rzeczywista wymiana informacji odbywa się innymi kanałami.
Z naszych doświadczeń wynika, że największym wyzwaniem po wdrożeniu nie jest obsługa samego systemu, ale zmiana codziennych nawyków użytkowników. Dotyczy to szczególnie osób, które nie pracują z dokumentami przez cały dzień i korzystają z systemu jedynie okazjonalnie, na przykład do akceptacji kosztów czy zatwierdzania faktur.
Dlatego pierwsze miesiące po wdrożeniu warto traktować jako etap utrwalania nowych sposobów pracy. Regularne wsparcie użytkowników, szybkie reagowanie na problemy i monitorowanie rzeczywistego wykorzystania systemu pozwalają sprawić, że elektroniczny obieg dokumentów stanie się naturalnym elementem codziennej pracy, a nie dodatkowym obowiązkiem.
Jak szkolić użytkowników elektronicznego obiegu dokumentów?
To jeden z najważniejszych elementów udanego wdrożenia. Szkolenie użytkowników EOD nie powinno być ogólne i jednakowe dla całej firmy. Nie każdy użytkownik potrzebuje tej samej wiedzy, a próba przeszkolenia wszystkich z wszystkiego najczęściej kończy się tym, że nikt nie zapamiętuje tego, co rzeczywiście potrzebne w jego codziennej pracy.
Najlepiej szkolić według ról:
- Szkolenie księgowości – obsługa obiegu oraz integracji z systemem księgowym, księgowanie i generowanie przelewów, prowadzenie rozrachunków i integracja z bankiem
- Szkolenie osób akceptujących dokumenty – opis merytoryczny, wymiarowanie kosztów, zasady akceptacji na swoim etapie.
- Szkolenie kierowników i managerów – kontrola budżetów, podgląd statusu dokumentów, akceptacja na wyższym poziomie.
- Szkolenie administratorów i osób wspierających proces – konfiguracja, zarządzanie uprawnieniami, wsparcie innych użytkowników.
Warto też pamiętać o onboardingu nowych pracowników. System EOD wdrożony rok temu jest dla nowej osoby w firmie czymś zupełnie nieznanym. Bez wprowadzenia do tematu nowy pracownik szybko nauczy się pracować po swojemu i zacznie korzystać z pomocą Excela i maila.
Jak rozpoznać, że pracownicy omijają system EOD?
Pierwszym sygnałem, że proces wymaga uwagi, jest pojawienie się rozwiązań zastępczych obok systemu. Najczęściej widzimy:
- dodatkowe arkusze Excel “do własnego użytku”,
- akceptacje przesyłane mailem,
- prywatne notatki o statusie dokumentów,
- pytania o status dokumentu, mimo że informacja jest dostępna w systemie.
Każdy z tych sygnałów osobno może wynikać z konkretnej sytuacji. Jeśli powtarzają się regularnie, oznaczają, że omijanie systemu stało się dla użytkowników łatwiejsze niż korzystanie z niego. Czasem wynika to z braku wiedzy, czasem z tego, że dany etap procesu jest źle zaprojektowany. Niezależnie od przyczyny, im szybciej zostanie to zauważone, tym łatwiej wrócić do pracy w systemie.
Jak mierzyć efekty wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?
Subiektywne wrażenie, że “system działa lepiej”, nie wystarcza. Aby ocenić, czy EOD rzeczywiście przyspiesza pracę, warto na bieżąco monitorować konkretne wskaźniki obiegu dokumentów.
| Wskaźnik | Co pokazuje |
|---|---|
| Średni czas akceptacji dokumentów | Czy proces przyspiesza, czy się wydłuża w czasie |
| Liczba dokumentów oczekujących na decyzję | Gdzie aktualnie gromadzi się największe obciążenie |
| Dokumenty po terminie płatności | Czy proces nadąża z terminowością zobowiązań |
| Liczba dokumentów wracających do poprawy | Czy opis i klasyfikacja dokumentów są wystarczająco precyzyjne |
Te dane pokazują nie tylko, czy proces jest sprawny, ale też gdzie konkretnie powstają opóźnienia. Z naszych wdrożeń wynika, że firmy, które zaczynają śledzić te wskaźniki już w pierwszych miesiącach pracy z systemem, dużo szybciej wychwytują miejsca wymagające poprawy niż te, które wracają do tematu dopiero po roku.
Dlaczego warto regularnie zbierać opinie użytkowników systemu EOD?
To temat, który rzadko pojawia się w artykułach o wdrożeniach, a w praktyce ma duże znaczenie. Użytkownicy systemu często zauważają problemy wcześniej niż administratorzy czy dział IT, po prostu dlatego, że pracują z dokumentami codziennie.
Warto zbierać takie sugestie regularnie, a nie tylko wtedy, gdy ktoś zgłosi problem z własnej inicjatywy. Nie każda uwaga wymaga zmiany procesu. Część zgłaszanych problemów wynika ze sposobu korzystania z systemu, a nie z samego systemu. Rozwiązuje się ją dodatkowym wyjaśnieniem, nie zmianą konfiguracji. Regularny kontakt z użytkownikami pozwala odróżnić jedno od drugiego, zanim drobna niedogodność stanie się powodem do omijania systemu.
Wdróż Elektroniczny Obieg Dokumentów
i zapanuj nad fakturami w firmie.
Zamów konsultację z naszym ekspertem.
Kiedy rozwijać elektroniczny obieg dokumentów po wdrożeniu?
Wdrożony elektroniczny obieg dokumentów powinien rozwijać się razem z organizacją. Proces, który dobrze sprawdzał się dwa lata temu, nie zawsze będzie odpowiadał obecnym potrzebom firmy. Rozwój przedsiębiorstwa, zmiany organizacyjne czy nowe obowiązki pracowników sprawiają, że system również wymaga dostosowania.
Najczęściej dotyczy to sytuacji takich jak:
- powstanie nowego oddziału,
- dołączenie nowej spółki do grupy,
- utworzenie nowego działu,
- nowe obowiązki przypisane istniejącym pracownikom,
- nowe wymagania prawne, na przykład związane z KSeF.
Nie każda zmiana organizacyjna oznacza konieczność przebudowy ścieżek akceptacji. Jeżeli jednak wpływa na sposób obiegu dokumentów, warto zweryfikować, czy obecny workflow nadal odpowiada rzeczywistemu procesowi.
Więcej na ten temat opisaliśmy w artykule „Kiedy warto zmienić ścieżkę akceptacji w elektronicznym obiegu dokumentów?”
Kto powinien odpowiadać za elektroniczny obieg dokumentów po wdrożeniu?
Jednym z najczęstszych powodów stopniowego spadku efektywności elektronicznego obiegu dokumentów nie jest sam system, ale brak osoby odpowiedzialnej za jego codzienne funkcjonowanie. Po zakończeniu wdrożenia projekt zostaje formalnie zamknięty, jednak pytania użytkowników, potrzeby zmian i problemy z procesem nie znikają. Jeżeli nikt nie czuje się za nie odpowiedzialny, drobne niedogodności z czasem zaczynają wpływać na całą organizację. Dlatego warto wyznaczyć osobę, która będzie odpowiadała za funkcjonowanie elektronicznego obiegu dokumentów po zakończeniu wdrożenia. Nie musi to być nowe stanowisko ani administrator systemu. Najważniejsze jest to, aby odpowiedzialność za rozwój procesu była jasno przypisana.
Do jej zadań może należeć:
- monitorowanie wskaźników,
- wsparcie użytkowników w codziennej pracy,
- organizację szkoleń, w tym dla nowych pracowników,
- wychwytywanie problemów i wąskich gardeł,
- kontakt z dostawcą rozwiązania,
- inicjowanie usprawnień.
W wielu firmach funkcję tę pełni osoba z księgowości, administracji lub pracownik, który uczestniczył we wdrożeniu po stronie organizacji. Ważne jest, aby ktoś stale obserwował działanie procesu, reagował na pojawiające się problemy i dbał o rozwój systemu wraz z organizacją.
Dzięki temu organizacja nie reaguje dopiero wtedy, gdy pojawiają się opóźnienia lub użytkownicy zaczynają omijać system. Problemy są wychwytywane wcześniej, zanim zaczną wpływać na codzienną pracę.
Podsumowanie: jak utrzymać efekty wdrożenia EOD?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów nie kończy projektu, lecz rozpoczyna etap codziennej pracy z nowym sposobem organizacji procesów. To właśnie w pierwszych miesiącach po uruchomieniu systemu decyduje się, czy organizacja wykorzysta jego możliwości, czy wróci do wcześniejszych przyzwyczajeń.
Dlatego warto regularnie szkolić użytkowników, monitorować działanie procesu, analizować zgłaszane problemy i rozwijać system wraz ze zmianami zachodzącymi w firmie. Równie ważne jest jasne przypisanie odpowiedzialności za funkcjonowanie elektronicznego obiegu dokumentów po zakończeniu wdrożenia. Dzięki temu problemy są wykrywane na wczesnym etapie, a system przez kolejne lata pozostaje realnym wsparciem dla organizacji, a nie tylko kolejnym wdrożonym narzędziem.
Polecane artykuły
FAQ: elektroniczny obieg dokumentów po wdrożeniu
Jak długo trwa wdrożenie nowych nawyków pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów?
W praktyce pierwsze 2-3 miesiące po wdrożeniu są kluczowe dla wykształcenia nowych nawyków. To czas, w którym firma powinna szczególnie uważnie obserwować, czy użytkownicy faktycznie korzystają z systemu, czy szukają sposobów na jego obejście.
Czy osoba odpowiedzialna za elektroniczny obieg dokumentów musi być administratorem systemu?
Nie zawsze. Osoba odpowiedzialna za proces powinna rozumieć, jak dokumenty faktycznie przechodzą przez system, ale uprawnienia techniczne do zmiany konfiguracji to odrębna sprawa. W wielu firmach te dwie funkcje są rozdzielone, w innych łączy je jedna osoba, najczęściej z księgowości lub administracji.
Co zrobić, gdy pracownicy omijają elektroniczny obieg dokumentów?
Warto najpierw sprawdzić, czy problem dotyczy konkretnego etapu procesu, czy ogólnego przyzwyczajenia. Jeśli powrót do starych metod dotyczy jednego typu dokumentów lub jednej grupy użytkowników, często oznacza to, że dany fragment obiegu jest niewygodny w praktyce, nie że pracownicy nie chcą się zmieniać.
Czy warto organizować szkolenia przypominające po kilku miesiącach korzystania z EOD?
Tak. Część funkcji, z których użytkownicy nie korzystają na początku, staje się potrzebna później, gdy pojawiają się bardziej złożone przypadki. Krótkie szkolenie przypominające po 2-3 miesiącach pracy z systemem często wychwytuje błędy, które na starcie wdrożenia nie były jeszcze widoczne.
Czy małe firmy też potrzebują osoby odpowiedzialnej za obieg dokumentów?
Tak, choć skala obowiązków jest mniejsza. W małych firmach tę funkcję często przejmuje właściciel albo osoba prowadząca księgowość, jako jeden z elementów szerszych obowiązków, nie osobne stanowisko.
Jak często analizować działanie elektronicznego obiegu dokumentów po wdrożeniu?
W pierwszych miesiącach warto analizować działanie systemu co najmniej raz w miesiącu. Pozwala to szybko wychwycić opóźnienia, problemy użytkowników oraz etapy procesu wymagające korekty. Po ustabilizowaniu pracy organizacji przeglądy mogą być rzadsze, ale nie powinny całkowicie zniknąć.
Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami
Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.
Adam Kazanecki – Doradca Kluczowych Klientów
Od trzech lat wspieram firmy i biura rachunkowe we wdrażaniu zmian związanych
z wykorzystaniem SaldeoSMART. Pomagam nie tylko dobrać odpowiednie narzędzia, lecz także doradzam, jak przeprojektować procesy i model pracy,
aby realnie usprawnić działanie organizacji. W latach 2013–2022 pełniłem funkcję managera w sieci handlowej, gdzie uczestniczyłem w projektach związanych
z wdrażaniem nowych usług i procesów biznesowych. Mam także sześcioletnie doświadczenie w zarządzaniu sklepami internetowymi.
Dowiedz się, jak EOD może pomóc
w usprawnieniu pracy w Twojej firmie
wypełnij formularz, a nasz ekspert skontaktuje się z Tobą w ciągu 24h.
Co się wydarzy po zostawieniu danych?
Konsultant podczas krótkiej 15-20 minutowej rozmowy:
- odpowie na pojawiające się pytania
- przedstawi możliwości wsparcia, jakie oferujemy
- zaproponuje termin dłuższego spotkania, jeżeli będzie takie potrzebne
Nie wysyłamy spamu – cenimy Twój czas i prywatność.
Umów się na rozmowę
