Cena elektronicznego obiegu dokumentów – mit drożyzny czy realna inwestycja?

Jedno z najczęściej zadawanych pytań przez przedsiębiorców rozważających cyfryzację to: „Ile kosztuje elektroniczny obieg dokumentów?”. Wokół tej kwestii narosło wiele mitów, zwłaszcza przekonanie, że jest to rozwiązanie dostępne tylko dla dużych korporacji i wiąże się z gigantycznymi wydatkami. W tym artykule obalimy te mity, pokażemy realne czynniki wpływające na cenę elektronicznego obiegu dokumentów i udowodnimy, że elektroniczny obieg to inwestycja dostępna również dla sektora MŚP, która szybko się zwraca.

Od czego zależy cena elektronicznego obiegu dokumentów?

Cena cyfrowego obiegu dokumentów nie jest stała i zależy od kilku kluczowych czynników:

• Liczba użytkowników i dokumentów: Podstawowym czynnikiem wpływającym na koszt jest liczba licencji użytkowników oraz wolumen przetwarzanych dokumentów. Większe firmy z większą liczbą pracowników i dokumentów będą potrzebować bardziej rozbudowanego planu.

• Funkcjonalności systemu: Różne systemy oferują różny zakres funkcji. Podstawowy obieg faktur będzie tańszy niż zaawansowane rozwiązanie z pełnym OCR, integracjami, mobilnością, kontrolą wersji i rozbudowanym raportowaniem. Im więcej specjalistycznych modułów, tym wyższa cena.

• Integracje i dodatkowe moduły: Koszt może wzrosnąć w zależności od liczby i złożoności integracji z innymi systemami (np. ERP, CRM, programy księgowe, KSeF). Dodatkowe moduły, takie jak zaawansowane raportowanie czy zarządzanie projektami, również wpływają na cenę.

• Model rozliczenia (abonament, jednorazowa opłata):

  • SaaS (Software as a Service) / Abonament: Najpopularniejszy model, gdzie płacisz miesięczną opłatę za korzystanie z systemu w chmurze. Zazwyczaj obejmuje on licencje, aktualizacje i wsparcie. Ten model jest oferowany przez BEST-OBIEG, zapewniający niskie koszty początkowe. Dzięki niemu masz zawsze aktualny system, który ma po prostu działać.

  • Licencja jednorazowa (On-premise): Kupujesz licencję raz i instalujesz system na własnych serwerach. Wymaga to jednak dodatkowych kosztów na infrastrukturę IT i jej utrzymanie. Wymagana jest też niezbędna wiedza techniczna aby odpowiednio zadbać o ciągłość działania serwerów.

• Opłata za wdrożenie: Większość dostawców pobiera jednorazową opłatę za analizę, konfigurację i szkolenia. Jest to kluczowy element, który w BEST-IT został zoptymalizowany pod kątem szybkości i efektywności.

Przykładowe modele cenowe na rynku

Ukryte koszty i oszczędności dzięki EOD

Analizując, ile kosztuje obieg dokumentów w wersji elektronicznej, nie można pominąć “ukrytych” kosztów tradycyjnego, papierowego obiegu, które elektroniczny obieg dokumentów eliminuje, generując realne oszczędności:

• Koszty pracy: Czas poświęcony na ręczne wprowadzanie danych, szukanie dokumentów, kopiowanie, sortowanie. To godziny, a nawet dni pracy, które można poświęcić na bardziej strategiczne zadania.
• Koszty błędów: Pomyłki przy ręcznym wprowadzaniu danych, zagubione dokumenty, opóźnienia w płatnościach – to wszystko może prowadzić do kar finansowych, utraty rabatów czy spadku reputacji firmy.
• Koszty papieru i materiałów biurowych: Wydatki na papier, drukarki, tonery, teczki, segregatory – choć pojedynczo niewielkie, w skali roku sumują się do znaczących kwot.
• Koszty powierzchni biurowej i archiwizacji: Wynajem przestrzeni na fizyczne archiwum, szafy, regały – to realny koszt, który można przeznaczyć na inne cele.

Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje te wydatki, generując oszczędności, które często przewyższają początkowy koszt inwestycji w system.

Jak wycenić wdrożenie w Twojej firmie?

Zastanawiasz się, ile kosztuje elektroniczny obieg dokumentów i jak zaplanować budżet na to przedsięwzięcie? Poniżej przedstawiamy różne metody, które pomogą Ci oszacować koszty wdrożenia obiegu i późniejszej obsługi w Twojej firmie.

1. Kalkulatory online

Szukając szybkiego i orientacyjnego oszacowania kosztów, warto skorzystać z kalkulatorów online. Są one doskonałym narzędziem do wstępnego rozeznania. 

2. Darmowa konsultacja

Jeśli potrzebujesz bardziej spersonalizowanego podejścia, ale nie chcesz jeszcze inwestować w szczegółową analizę, skorzystaj z darmowej konsultacji. Podczas takiej rozmowy ze specjalistą będziesz mógł wstępnie omówić specyfikę swojej firmy. Wspólnie z ekspertem sprawdzicie, jak elektroniczny obieg dokumentów mógłby wyglądać w Twojej organizacji i jaki jest szacunkowy koszt jego wdrożenia. To świetna okazja, aby zadać nurtujące pytania i rozwiać pierwsze wątpliwości.

3. Audyt/płatna analiza

Dla firm, które potrzebują precyzyjnej wyceny i kompleksowego planu, najlepszym rozwiązaniem jest audyt lub płatna analiza. W ramach tej usługi nasi specjaliści przeprowadzają szczegółowy audyt Twojej firmy pod kątem obecnego obiegu dokumentów. Na podstawie zebranych danych tworzą spersonalizowane procesy i schematy, które będą podstawą dla przyszłego systemu. Dopiero po takiej dogłębnej analizie, możliwe jest dokonanie wyceny zarówno konfiguracji, wdrożenia, jak i bieżącej obsługi elektronicznego obiegu dokumentów, co daje pełną kontrolę nad budżetem.

Case study – przykładowe wdrożenie obiegu i jego koszt

Wyobraź sobie firmę zatrudniającą 20 osób, która miesięcznie przetwarza około 500 faktur kosztowych. Przed wdrożeniem EOD, proces akceptacji faktury trwał średnio 10-20 dni roboczych, a czasami faktury ginęły lub były opóźnione, co generowało straty.

• Koszt wdrożenia BEST-OBIEG: Od 5 000 zł netto (jednorazowo) + miesięczna opłata abonamentowa już od 679 zł netto (zależna od liczby użytkowników).

• Oszczędności po wdrożeniu:

  • Skrócenie czasu akceptacji faktur do 3-4 dni.

  • Zwiększenie efektywności działu księgowości i administracji nawet o 50% (mniej ręcznego wprowadzania danych, szukania).

  • Eliminacja kosztów druku, papieru i archiwizacji.

  • Brak kar za opóźnienia w płatnościach.

W tym przypadku, inwestycja w BEST-OBIEG zwraca się w ciągu kilku miesięcy, a następnie generuje stałe oszczędności i zwiększa kontrolę nad finansami.

Kiedy inwestycja w elektroniczny obieg dokumentów się zwraca?

Inwestycja w Elektroniczny Obieg Dokumentów zwraca się bardzo szybko, często już w ciągu kilku miesięcy, dzięki realnym oszczędnościom czasu, pieniędzy i zwiększonej efektywności. Nie pozwól, aby mity o wysokich kosztach powstrzymały Twoją firmę przed cyfrową transformacją.

Chcesz poznać dokładną wycenę dla Twojej firmy? Odwiedź naszą stronę lub skontaktuj się z nami, aby umówić się na bezpłatną konsultację. Razem ustalimy, ile kosztuje obieg dokumentów dopasowany do Twoich potrzeb i jak szybko zacznie się zwracać!