System KSeF nie oferuje natywnych funkcji ograniczania widoczności faktur dla poszczególnych pracowników czy działów. To poważny problem dla firm, które chcą chronić wrażliwe dane finansowe. W artykule przedstawiamy wyzwania związane z dostępem do dokumentów w KSeF oraz skuteczne rozwiązanie tego problemu.

Wyzwania związane z ograniczaniem widoczności dokumentów w KSeF

Coraz częściej wiele firm zadaje sobie pytanie: jak można ograniczyć widoczność dokumentów w KSeF? System ministerialny nie daje takiej możliwości. Poszukujący rozwiązania tego problemu często natrafiają na elektroniczny obieg dokumentów (np. Best Obieg), który staje się zarzewiem do większych zmian w firmie i skutecznie rozwiązuje kwestię ochrony wrażliwych danych finansowych.

Rodzaje uprawnień w KSeF

Największą wadą w kontekście KSeF są ograniczone uprawnienia dostępu w KSeF. Są dostępne trzy poziomy dostępu:

1. Nadawania uprawnień – Osoba z tym poziomem może dodawać lub odbierać dostęp kolejnym użytkownikom. W praktyce oznacza to pełną kontrolę nad tym, kto może korzystać z KSeF w imieniu firmy.
2. Wystawiania faktur – Uprawniony może tworzyć i wysyłać faktury do KSeF. Dostaje więc możliwość obsługi sprzedaży. Nie ma dostępu do faktur kosztowych
3. Dostępu do faktur – Pozwala przeglądać wszystkie faktury wystawione i odebrane przez firmę. System nie ogranicza widoczności do określonych działów lub zadań, co powoduje, że użytkownik otrzymuje pełen dostęp do dokumentów.

Wszystkie te uprawnienia otrzymuje właściciel firmy lub w przypadku podmiotów osoba wyznaczona poprzez wypełnienie i złożenie druku ZAW-FA).

Kto może uzyskać uprawnienia w KSeF?

Faktury B2B w KSeF – jak chronić wrażliwe dane?

W systemie KSeF nie można w żaden sposób grupować faktur, a przez to, kiedy udzielamy dostępu do systemu, nadajemy dostęp również do danych, które są dla nas szczególnie wrażliwe.

Najważniejszymi takimi dokumentami są faktury z umów B2B. Wiele osób pracuje dzisiaj w formie samozatrudnienia i niepożądane jest, aby wiedza o wysokości faktur z tych umów była powszechna w firmie.

Faktury zarządu – dlaczego wymagają szczególnej ochrony?

Kolejną grupą dokumentów, która często wymaga szczególnej ochrony, są faktury zarządu. Koszty generowane przez zarząd są najczęściej wyłączane z ogólnego obiegu faktur kosztowych. Przyczyną tego jest niechęć do ujawniania nie tylko kosztów związanych z działalnością zarządu, ale także usług wykonywanych na jego zlecenie.

Koszty działowe i projektowe – zarządzanie widocznością

Bardzo często ograniczana jest widoczność dokumentów generowanych przez konkretne działy w firmie. Niejawność tych danych jest naturalna i wynika z konieczności:

• Ograniczenia szumu informacyjnego
• Przekazywania informacji tylko do osób zainteresowanych
• Niwelowania niepotrzebnych konfliktów między zespołami
• Ochrony danych kontrahentów i podpisanych z nimi umów

Elektroniczny obieg dokumentów jako rozwiązanie problemów KSeF

Skoro KSeF nie daje narzędzi kontroli dostępu, firmy muszą szukać ich poza systemem. Dla wielu firm potrzeba zarządzania widocznością danych jest najważniejszym czynnikiem powodującym chęć wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, gdyż wprost rozwiązuje ich problem z ograniczaniem dostępu do faktur.

Jak chronić dane wrażliwe przy użyciu EOD?

Konsekwencją wejścia w życie KSeF jest jedno źródło pozyskania wszystkich faktur. Warto, aby uprawnienia do pobierania dokumentów z KSeF były ograniczone do osób, które w swojej pracy faktycznie muszą mieć pełny wgląd w wszystkie faktury, ponieważ pobierający automatycznie widzi cały zestaw dokumentów znajdujących się w systemie.

Naturalnym wyborem są osoby z księgowości lub zaufana osoba w sekretariacie. Będą one mogły wtedy rozdzielić pobrane dokumenty z centralnego rejestru jedynie do osób odpowiedzialnych. Ograniczy to ryzyko wycieku danych wrażliwych.

Obecnie projektując obiegi dokumentów bardzo często księgowość występuje na pierwszym i ostatnim etapie obiegu dokumentów. Zwiększa się przez to odpowiedzialność tego działu o dystrybucję dokumentów i ochronę wrażliwych danych w KSeF.

Podsumowanie

Ograniczanie widoczności dokumentów w KSeF jest niemożliwe w samym systemie ministerialnym. Rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na precyzyjne zarządzanie dostępem do faktur na poziomie działów, projektów czy poszczególnych pracowników. Dzięki temu możliwa jest skuteczna ochrona wrażliwych danych finansowych, takich jak faktury B2B, koszty zarządu czy dokumenty działowe. Elektroniczny obieg dokumentów nie tylko rozwiązuje problem widoczności, lecz także porządkuje proces obiegu faktur w firmie.

Polecane artykuły

FAQ – najczęstsze pytania o widoczność dokumentów w KSeF

Czy da się ukryć wybrane faktury przed pracownikami w samym KSeF?

Nie. KSeF nie ma mechanizmów filtrowania widoczności według działów, projektów czy ról. Każdy uprawniony widzi pełną listę dokumentów.

Jakie uprawnienia można nadać w systemie KSeF?

W KSeF dostępne są trzy poziomy uprawnień: nadawania uprawnień, wystawiania faktur oraz dostępu do faktur. Uprawnienia te nadaje właściciel firmy lub osoba wyznaczona poprzez druk ZAW-FA.

Jak elektroniczny obieg dokumentów pomaga w ochronie danych z KSeF?

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na centralne pobieranie faktur z KSeF przez wybrane osoby (np. księgowość), a następnie dystrybuowanie ich tylko do osób odpowiedzialnych za dane dokumenty. To skutecznie ogranicza ryzyko wycieku wrażliwych informacji finansowych.

Czy KSeF planuje w przyszłości wprowadzić uprawnienia bardziej precyzyjne?

Na dziś brak takich zapowiedzi. Dlatego firmy już teraz budują kontrolę dostępu poza KSeF, w narzędziach do obiegu dokumentów.

Bądź na bieżąco z KSeF i automatyzacją

Chcesz otrzymywać najnowsze informacje o KSeF i praktyczne porady dotyczące elektronicznego obiegu dokumentów?
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj co miesiąc informacje i porady dotyczące KSeF i obiegu faktur lub umów się na indywidualną konsultację z ekspertem – pomożemy przygotować Twoją firmę do zmian!