Krajowy System e-Faktur wprowadza jeden, centralny sposób obsługi dokumentów finansowych dla całej organizacji. W przypadku firm wielooddziałowych oznacza to jednak znacznie więcej niż zmianę techniczną. Brak podziału na lokalizacje i oddziały w KSeF wymusza nowe podejście do zarządzania fakturami, odpowiedzialnością i dostępem do danych w rozproszonej strukturze organizacyjnej.

KSeF jako system centralny – brak podziału na oddziały i lokalizacje

Kluczowym wyzwaniem dla firm wielooddziałowych jest centralizacja KSeF. System nie rozróżnia oddziałów, filii czy zakładów – wszystkie faktury trafiają do jednego wspólnego “koszyka” przypisanego do numeru NIP firmy. Jedynym wyjątkiem od tej reguły są jednostki budżetowe. W praktyce oznacza to, że:

• Wszystkie faktury zakupowe i sprzedażowe lądują w jednym miejscu, niezależnie od tego, którego oddziału dotyczą
• Brak jest automatycznego rozdzielnika faktur według lokalizacji czy centrów kosztów
• System nie oferuje natywnych mechanizmów filtrowania dokumentów według struktury organizacyjnej firmy

Firmy z wieloma oddziałami będą musiały zbudować dodatkową warstwę organizacyjną nad systemem KSeF. Wyraźnie widoczne jest to w firmach posiadających magazyny. Istnieje konieczność odfiltrowania fv magazynowych od pozostałych. Konieczna w takim przypadku jest osoba bądź system, który podzieli dokumenty już po ściągnięciu ich z KSeF.

Problem z identyfikacją właściciela faktury

Osoba odpowiedzialna za odbieranie faktur z KSeF często nie wie, do którego oddziału należy dany dokument. To realne wyzwanie, które pojawia się codziennie w firmach wielooddziałowych:

Bez odpowiedniego systemu wsparcia, osoba obsługująca KSeF musi ręcznie kontaktować się z poszczególnymi oddziałami, tracąc cenny czas i generując chaos informacyjny.

Zarządzanie uprawnieniami i widocznością firmie wielooddziałowej

Wyzwania z wielopoziomową akceptacją faktur

W wielu firmach wielooddziałowych różne osoby odpowiedzialne są za akceptację faktur. Wymaga to zaprojektowania takiej ścieżki, która zapewni, iż dokument trafi do odpowiedniej osoby decyzyjnej. Przy rozbudowanej strukturze akceptacji istotne będzie też śledzenie na jakim etapie jest dokument aby uniknąć zatorów w procesie. Ważne jest też ustawienie odpowiednich zastępstw na wypadek nieobecności osoby odpowiedzialnej za akceptację. Zagadnienie to jest ważne także w kontekście zarządzania płatnościami. Droga faktury w organizacji powinna być szybka aby uniknąć nieterminowych płatności.

Archiwizacja i wyszukiwanie dokumentów w strukturze rozproszonej

Istotnym zagadnieniem jest dostęp do dokumentów archiwalnych. Często występuje potrzeba sprawdzenia dokumentów już przetworzonych. Osoby odpowiedzialne za akceptacje powinny mieć do nich dostęp. Faktury są także często sprawdzane przez osoby przeprowadzające audyty wewnątrz firmy oraz zewnętrzne organy kontrolne. W tym kontekście istotne jest zastosowanie szybkiego modelu wyszukiwania faktur najlepiej powiązanego z innymi dokumentami.

Elektroniczny obieg dokumentów – rozwiązanie dla firm wielooddziałowych

W firmach wielooddziałowych samo korzystanie z KSeF nie wystarczy do uporządkowania obiegu faktur. Konieczne będzie zastosowanie narzędzia, które przejmie organizację dokumentów po ich pobraniu z systemu centralnego i dostosuje ją do struktury firmy. Taką rolę pełni Elektroniczny Obieg Dokumentów, który umożliwia:

Automatyczne rozdzielanie faktur

• Inteligentne przypisywanie dokumentów do oddziałów na podstawie danych kontrahenta, treści faktury lub wcześniejszych wzorców

Zarządzanie uprawnieniami według struktury organizacyjnej

• Nadawanie dostępu do dokumentów według oddziałów i działów
• Definiowanie ról i uprawnień na różnych poziomach organizacji
• Zapewnienie, że każdy użytkownik widzi tylko te dokumenty, które go dotyczą

Zautomatyzowane workflow akceptacji

• Definiowanie ścieżek akceptacji
• Możliwość ustawiania zastępstw w przypadku nieobecności
• Powiadomienia i przypomnienia o oczekujących akceptacjach
• Śledzenie historii zmian i pełną audytowalność procesu

Integracja z systemami finansowo-księgowymi

• Automatyczne przypisanie do centrów kosztów i projektów
• Eksport danych w formatach wykorzystywanych przez systemy księgowe

Zaawansowane wyszukiwanie i raportowanie

• Szybkie odnajdywanie dokumentów według wielu kryteriów
• Generowanie raportów w podziale na oddziały i centra kosztów
• Monitoring terminów płatności z alertami
• Możliwość śledzenia realizacji budżetu

Podsumowanie

Dostosowanie procedur do KSeF jest wyzwaniem dla wszystkich firm ale szczególnie wyzwania czekają te, które mają wiele oddziałów lub rozbudowaną strukturę. Bez zastosowania odpowiedniego wsparcia w postaci elektronicznego obiegu dokumentów zarządzanie fakturami może stać się czasochłonne i generować wiele błędów. Wdrożenie odpowiedniego systemu EOD pozwoli na uporządkowanie wielu procesów oraz zwiększyć możliwości operacyjne firmy. Dobrze przygotowany i wdrożony system do obsługi dokumentów pozwoli zautomatyzować i przyspieszyć wiele procesów a w efekcie zwiększyć przewagę konkurencyjną firmy. W przypadku firm wielooddziałowych KSeF staje się nie tylko obowiązkiem prawnym, ale punktem wyjścia do uporządkowania obiegu faktur w wielu lokalizacjach.

Polecane artykuły

FAQ – najczęstsze pytania o KSeF w firmach wielooddziałowych

Czy KSeF umożliwia podział faktur na oddziały firmy?

Nie. KSeF działa jako system centralny przypisany do jednego numeru NIP i nie rozróżnia oddziałów ani lokalizacji. Wszystkie faktury trafiają do jednego zbioru dokumentów.

Jak w firmie wielooddziałowej ustalić, do którego oddziału należy faktura z KSeF?

W praktyce wymaga to dodatkowego etapu po pobraniu faktur z KSeF. Najczęściej stosuje się systemy wspierające obieg dokumentów, które pozwalają przypisać fakturę do oddziału na podstawie danych kontrahenta lub dokumenty są przydzielane przez pracownika działu administracji lub księgowości posiadającego uprawnienia w KSeF.

Kto powinien mieć dostęp do wszystkich faktur w firmie wielooddziałowej?

Zazwyczaj pełny dostęp mają osoby odpowiedzialne za centralną obsługę finansów, np. księgowość. Pozostali użytkownicy powinni widzieć tylko dokumenty dotyczące ich oddziału lub zakresu odpowiedzialności.

Jak rozwiązać problem wielopoziomowej akceptacji faktur w wielu lokalizacjach?

Konieczne jest zaprojektowanie jasnego workflow akceptacji, który uwzględnia strukturę organizacyjną firmy, role decyzyjne oraz zastępstwa. Bez takiego procesu łatwo o opóźnienia i nieterminowe płatności.

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest konieczny przy KSeF w firmie wielooddziałowej?

Nie jest formalnie wymagany, ale w praktyce znacząco ułatwia pracę. Rozwiązania takie jak EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) pozwalają uporządkować dokumenty pochodzące z KSeF, zarządzać dostępami i automatyzować procesy w rozproszonej strukturze.

Bądź na bieżąco z KSeF i automatyzacją

Chcesz otrzymywać najnowsze informacje o KSeF i praktyczne porady dotyczące elektronicznego obiegu dokumentów?
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj co miesiąc informacje i porady dotyczące KSeF i obiegu faktur lub umów się na indywidualną konsultację z ekspertem – pomożemy przygotować Twoją firmę do zmian!