W dobie cyfryzacji, kiedy technologia przenika niemal każdy aspekt naszego życia, a sztuczna inteligencja zaczyna być obecna na każdym kroku, zarządzanie dokumentami również przechodzi rewolucję, choć zdecydowanie wolniej niż wiele inne aspektów zarządzania firmą. Elektroniczny obieg dokumentów – bo tak zwie się ta rewolucja – staje się coraz bardziej popularny w firmach na całym świecie. Ale czym właściwie jest elektroniczny obieg dokumentów i dlaczego warto go wdrożyć? Przyjrzyjmy się temu bliżej, porównując go z tradycyjnym obiegiem, zwanym jako papierowo-segregatorowym.
Co to jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów to system zarządzania dokumentami w firmie za pomocą specjalistycznego oprogramowania, stoi on w opozycji do zarządzania dokumentami poprzez sekretariat, segregatory i tysiące kroków. Elektroniczny obieg umożliwia szybki przepływ informacji, automatyzację procesów oraz bezpieczne przechowywanie i archiwizację dokumentów. Dzięki niemu, dokumenty mogą być tworzone, przetwarzane i przesyłane w formie elektronicznej, co eliminuje potrzebę fizycznego przemieszczania papierowych dokumentów.
Dlaczego lubimy papierowe dokumenty?
Papierowe dokumenty są fizyczne, co dla niektórych osób może być bardziej intuicyjne i łatwiejsze do zarządzania. Nie oszukujmy się kto z nas nie łapie się jeszcze na robieniu notatek na kawałku papieru czy drugiej stronie faktury? Trudno nam zrezygnować z tego fizycznego obcowania z dokumentami. I często traktujemy to co jest na papierze jako “wyryte w kamieniu”, niezmienne. Dodatkowo taki dokument jako byt fizyczny nie wymaga zaawansowanego sprzętu ani oprogramowania, co może być korzystne dla mniejszych firm lub osób mniej zaznajomionych z technologią. A przynajmniej w naszej głowie jest korzystniejsze. Bo zawsze tak było to po co zmieniać, prawda? Jednak życie pędzi i pewnych zmian nie zatrzymamy dlatego dobrze być przygotowanym na stawienie im czoła.
Dlaczego powinniśmy przestać lubić papierowe dokumenty?
Przetwarzanie i przesyłanie papierowych dokumentów jest znacznie wolniejsze. Wymaga fizycznego przemieszczania dokumentów pomiędzy działami, co może i pozwoli nam wyrobić dzienny limit kroków ale niestety opóźnia procesy decyzyjne. Drukowanie, przechowywanie i archiwizacja papierowych dokumentów generuje dodatkowe koszty. Papier, tusz, przestrzeń magazynowa – to wszystko kosztuje. No i nie oszukujmy się, trochę żal tych wszystkich drzew.. Ale najgorsze dopiero przed nami. Papierowe dokumenty łatwo zgubić lub zniszczyć. Co może wiązać się z przegapieniem terminu płatności lub terminu podatkowego. Skutkiem może być wizyta smutnych pań i panów z urzędu skarbowego…
Jak nie papier to co? Elektroniczny obieg dokumentów!
Jak już zdecydujemy że, papierowe dokumenty powinny odejść w przeszłość, to jesteśmy gotowi by porozmawiać o obiegu elektronicznym. Elektroniczne dokumenty mogą być przesyłane i przetwarzane błyskawicznie. Automatyzacja procesów pozwala na natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji. A to tylko początek jego zalet. Redukcja kosztów związanych z drukowaniem, przechowywaniem i archiwizacją dokumentów wprost łączy się z ekologią Mniej zużywanego papieru to mniejsze obciążenie dla środowiska. Przejście na elektroniczny obieg może być krokiem w stronę bardziej zrównoważonego rozwoju. Ale najważniejsze zostawiliśmy sobie na koniec: Elektroniczne dokumenty mogą być zabezpieczone hasłami, szyfrowaniem i innymi metodami ochrony danych. Systemy do elektronicznego obiegu często oferują śledzenie zmian i dostępów, co zwiększa kontrolę nad dokumentacją.
A czy Elektroniczny Obieg Dokumentów ma wady?
Ale nie ma róży bez kolców więc i tutaj musimy zwrócić uwagę na parę bolączek. Początkowe koszty zakupu i wdrożenia systemu do elektronicznego obiegu dokumentów mogą być wysokie. Mogą ale nie muszą! Znajdziemy na rynku rozwiązania dedykowane których ceny rozpoczynają się od 6 cyfrowej liczby ale również rozwiązania do mniejszych biznesów których koszt wdrożenia można określić jako niski. Kwestią której pominąć nie sposób jest zależność od technologii: W przypadku awarii systemu, dostęp do dokumentów może być utrudniony. Konieczne jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń i kopii zapasowych. Stare dobre papiery by nam tego nie zrobiły… Jak tylko znajdę klucz do archiwum to każdy dokument mogę sprawdzić w zaledwie kilka godzin!
Przyszłość Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Przyszłość elektronicznego obiegu dokumentów wygląda obiecująco. Właściwie elektroniczny obieg to przyszłość bo wraz z wejściem Ksef’u większość dokumentów między firmami będzie wystawia w formie cyfrowej. A wraz z rozwojem technologii, takich jak sztuczna inteligencja i blockchain, systemy elektronicznego obiegu dokumentów będą stawały się coraz bardziej zaawansowane i bezpieczne. Automatyzacja procesów dokumentacyjnych pozwoli na jeszcze większą efektywność i oszczędność czasu, a także na lepszą ochronę danych. Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów ma swoje zalety, ale w dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, elektroniczne rozwiązania stają się coraz bardziej niezbędne. To już czas dać odejść papierowym dokumentom i niech nasze faktury trafiają do Chmury