Dlaczego pracownicy obawiają się wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?

Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zapada najczęściej na poziomie zarządu lub właścicieli firmy. Pracownicy dowiadują się o niej później, zazwyczaj już po wyborze systemu i rozpoczęciu konfiguracji. To naturalna kolejność rzeczy, ale oznacza, że osoby, które będą korzystać z EOD na co dzień, przez długi czas mają więcej pytań niż odpowiedzi. A brak odpowiedzi sprzyja obawom. Z naszych doświadczeń wynika, że opór pracowników wobec wdrożenia ma konkretne źródła. Z perspektywy zarządzania zmianą jest to naturalny etap wdrażania nowego systemu, pod warunkiem że firma odpowiednio przygotuje pracowników do nadchodzącej zmiany.

Dlaczego zmiana wywołuje niepewność u pracowników?

Kiedy firma ogłasza wdrożenie nowego systemu, rzadko pierwszą reakcją pracowników jest entuzjazm. Zazwyczaj pojawiają się pytania, których często nie zadają wprost. Czy poradzę sobie z obsługą systemu? Czy będę pracował wolniej niż do tej pory? Czy ktoś będzie oceniał to, jak szybko zatwierdzam dokumenty?

Te pytania są racjonalne. Pracownik, który od lat działa według określonego schematu, musi nagle nauczyć się nowego narzędzia, musi spełnić nowe oczekiwania. Nawet jeśli obecny proces jest uciążliwy, jest przynajmniej znany.

Niepewność jest szczególnie duża wtedy, gdy pracownicy nie rozumieją, dlaczego firma w ogóle zdecydowała się na zmianę. Jeśli nikt im tego nie wyjaśni, sami zaczną szukać odpowiedzi. I nie zawsze znajdą właściwe.

Obawy nie zawsze wynikają z niechęci do zmian

W rozmowach z użytkownikami przed wdrożeniem i po nim rzadko słyszę, że ktoś jest przeciwny elektronicznemu obiegowi dokumentów co do zasady. Znacznie częściej okazuje się, że obawy mają konkretne źródło.

Część osób miała wcześniej kontakt z systemem, który był zbyt skomplikowany w obsłudze albo źle dopasowany do sposobu pracy firmy. Zapamiętały wdrożenie jako projekt, który zamiast ułatwić pracę, ją utrudnił. Kolejna zmiana budzi skojarzenie z tamtym doświadczeniem.

Inni boją się, że nie będą mieli czasu na naukę nowego narzędzia. Bieżące obowiązki nie znikają w czasie wdrożenia, a dodatkowe szkolenia i zmiany w procesie wymagają czasu, którego często i tak brakuje.

Część obaw wynika też z braku szkoleń przy poprzednich wdrożeniach. Pracownicy, którzy musieli sami dochodzić do tego, jak działa system, nierzadko nigdy nie opanowali go w pełni i pracowali z nim ze świadomością, że robią coś nie do końca dobrze.

Najczęstsze obawy pracowników przed elektronicznym obiegiem dokumentów

Po rozmowach z użytkownikami na różnych etapach wdrożeń wróciło kilka obaw, które pojawiają się regularnie, niezależnie od branży i wielkości firmy.

“Będzie więcej klikania” – to jedno z najczęstszych pierwszych skojarzeń. Pracownicy wyobrażają sobie, że zamiast jednego podpisu na papierze będą musieli przejść przez kilka ekranów, zalogować się do systemu i kliknąć w kilka przycisków. Często okazuje się, że mają rację co do formy, ale mylą się co do czasu – dobrze zaprojektowany obieg jest szybszy niż papierowy odpowiednik, ale wymaga przestawienia się na inny rytm pracy.

“System będzie mnie kontrolował” – obawa przed tym, że przełożeni będą widzieć, ile czasu zajmuje pracownikowi zatwierdzenie faktury, jest powszechna szczególnie wśród osób, które do tej pory pracowały bez takiego wglądu. To uzasadniona obserwacja. System rzeczywiście rejestruje czas pracy z dokumentem. Pytanie, czy jest to kontrola, czy narzędzie do identyfikowania wąskich gardeł, zależy w dużej mierze od tego, jak firma komunikuje cel monitorowania.

“Wszystko będzie trwało dłużej” – przynajmniej na początku ta obawa czasem się potwierdza. Nowe narzędzie wymaga czasu na przyswojenie. Firmy, które to komunikują wprost i dają pracownikom przestrzeń na adaptację, przechodzą przez ten etap sprawniej niż te, które oczekują natychmiastowej efektywności.

“Będę musiał nauczyć się czegoś nowego” – to obawa, która rzadko jest wypowiadana wprost, bo mało kto chce przyznać, że nowe technologie go stresują. Pojawia się za to w postaci sceptycyzmu wobec systemu lub pytań o to, czy naprawdę jest to konieczne.

Jak zmniejszyć opór pracowników przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów?

Dobrze zaplanowane zarządzanie zmianą pozwala znacząco ograniczyć obawy pracowników przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów. Cztery elementy mają tu największe znaczenie: wyjaśnienie pracownikom celu i powodów zmiany, zaangażowanie ich w projektowanie procesu, szkolenia dopasowane do ról i wsparcie w pierwszych tygodniach pracy z systemem.

Większość opisanych wcześniej obaw można ograniczyć jeszcze przed uruchomieniem systemu, jeśli odpowiednio przygotuje się pracowników do zmiany. To, w jaki sposób podejść do każdego z tych elementów w praktyce, opisałem w artykule: “Jak przygotować pracowników do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?”

Polecane artykuły

FAQ: elektroniczny obieg dokumentów po wdrożeniu

Czy opór pracowników przed wdrożeniem EOD jest normalny?

Tak. Każda zmiana sposobu pracy wywołuje pewien opór, szczególnie gdy pracownicy nie rozumieją jej celu albo mieli wcześniej negatywne doświadczenia z wdrożeniami innych systemów. Opór nie oznacza, że wdrożenie jest złym pomysłem — oznacza, że wymaga odpowiedniego przygotowania.

Czy pracownicy starsi lub mniej obeznani z technologią częściej odrzucają nowe systemy?

Z naszych doświadczeń wynika, że wiek czy poziom kompetencji cyfrowych może być czynnikiem odrzucenia. Ważniejsze jest jednak to, czy pracownik rozumie cel zmiany, czy czuje się do niej przygotowany i czy ma do kogo się zwrócić z pytaniem. Osoby mniej techniczne, które dostały odpowiednie wsparcie, adaptują się sprawnie. Osoby biegłe w obsłudze komputera, ale niemające pojęcia, po co w ogóle jest ten system, często są bardziej sceptyczni.

Co zrobić, gdy pracownik otwarcie mówi, że nie chce korzystać z systemu?

Warto zacząć od rozmowy, a nie od egzekwowania zasad. Otwarta niechęć najczęściej ma konkretne źródło: wcześniejsze złe doświadczenie, brak informacji albo poczucie, że jego opinia nie była brana pod uwagę przy projektowaniu procesu. Diagnoza przyczyny jest ważniejsza niż szybkie wymuszenie korzystania z systemu.

Czy informowanie pracowników o wdrożeniu z dużym wyprzedzeniem pomaga czy szkodzi?

Zależy od tego, co i jak się komunikuje. Sama informacja “za trzy miesiące wdrażamy nowy system” bez żadnego kontekstu często zwiększa niepewność zamiast ją zmniejszać. Komunikacja powinna być stopniowana: najpierw cel i powody zmiany, później szczegóły dotyczące konkretnych ról, na końcu szkolenia i wsparcie techniczne.

Czy pracownicy, którzy uczestniczyli w projektowaniu obiegu, rzadziej go odrzucają?

Tak, i jest to jeden z najczęstszych wniosków z naszych wdrożeń. Pracownik, który miał wpływ na kształt procesu, utożsamia się z nim i ma poczucie, że system odpowiada jego realnym potrzebom. Nawet jeśli jego konkretna propozycja nie została wdrożona, sam fakt bycia zapytanym zmienia nastawienie do zmiany.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.