Fałszywe faktury to problem, z którym spotyka się wiele firm – od momentu założenia działalności po lata funkcjonowania na rynku. Oszuści stale udoskonalają swoje metody: od prostych faktur za fikcyjne opłaty urzędowe, po wyrafinowane próby podszycia się pod stałych kontrahentów.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od lutego 2026 roku nie wyeliminuje tego zagrożenia, ale zmieni metody działania oszustów. W artykule wyjaśniamy, jak fałszywe faktury mogą trafić do KSeF oraz jak skutecznie się przed nimi bronić.

KSeF jako nowa rzeczywistość dla polskich firm

Od 1 lutego 2026 roku KSeF stał się rzeczywistością dla większości firm. Duże podmioty, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł, muszą wystawiać i przesyłać faktury do systemu, a pozostali – je odbierać. Krajowy System e-Faktur powoli staje się miejscem wymiany dokumentów finansowych.

Czy KSeF wyeliminuje próby wyłudzeń?

Zdecydowanie nie. KSeF nie likwiduje problemu fałszywych faktur – zmienia jedynie metody działania oszustów. Centralizacja dokumentów w jednym systemie stwarza nowe możliwości dla nieuczciwych podmiotów, ale także nowe narzędzia obrony dla przedsiębiorców.

Jak fałszywa faktura może trafić do KSeF?

Fałszywe faktury mogą pojawić się w KSeF na kilka sposobów:

• celowe wysyłanie faktur przez firmy zakładane wyłącznie w celu wyłudzeń, często tzw. „słupy”,
• wyciek danych dostępowych do konta KSeF, w wyniku którego osoba podszywająca się pod uprawnionego użytkownika może wystawiać faktury, wpisując w polach fakultatywnych własny numer rachunku bankowego,
• błędy ludzkie, np. wystawienie faktury na niewłaściwego kontrahenta podczas generowania dokumentu.

Jak bronić się przed wyłudzeniami

Przedsiębiorca nie ma możliwości zablokowania pojawienia się faktury w KSeF, a jej odrzucenie po umieszczeniu w systemie nie jest możliwe. Taka faktura ma formalnie ten sam status co dokument prawidłowy.
Jedynym skutecznym zabezpieczeniem jest odpowiednio zaprojektowany proces weryfikacji.

W praktyce oznacza to:

• wprowadzenie jasnych procedur weryfikacyjnych, każda faktura powinna być sprawdzona przed akceptacją,
• zwracanie szczególnej uwagi na nowych kontrahentów oraz zmiany numerów rachunków bankowych, najlepiej przy wsparciu systemów, które automatycznie wykrywają takie zmiany,
• automatyzację pobierania faktur, KSeF nie posiada systemu powiadomień o nowych dokumentach, dlatego warto korzystać z narzędzi, które cyklicznie pobierają faktury z systemu, co ułatwia szybkie wykrycie podejrzanych dokumentów, przykładowo SaldeoSMART pobiera faktury co godzinę,
• zgłaszanie podejrzanych faktur do odpowiednich organów,
• archiwizowanie dokumentów wraz ze śladem decyzyjnym, aby możliwe było ustalenie, kto zatwierdził fakturę do płatności,
• regularne audyty dostępu do KSeF oraz automatyczne cofanie uprawnień byłym pracownikom.

• faktura pochodzi od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował,
• transakcja wskazana na fakturze faktycznie nie miała miejsca,
• podatnik próbował skontaktować się z wystawcą w celu wyjaśnienia sprawy, jednak kontakt okazał się niemożliwy,
• po weryfikacji danych wystawcy okazuje się, że nie figuruje on w wykazie podatników,
• faktura zawiera oczywiste błędy językowe,
• termin płatności jest bardzo krótki, wcześniej nieuzgodniony i niewynikający z umowy,
• dokument zawiera adresy stron internetowych, np. informacje o rzekomych nadwyżkach lub niedoborach w rozliczeniach, wyjątkowo korzystnych ofertach lub linki do załączników pochodzących z niesprawdzonego źródła.

Nie należy zgłaszać faktur dokumentujących rzeczywiste transakcje, w przypadku których strony pozostają w sporze.
Zgłoszenie wymaga obowiązkowego uzasadnienia i może dotyczyć wyłącznie jednej faktury, nie ma możliwości zgłaszania nadużyć zbiorczo. Po dokonaniu zgłoszenia podatnik otrzymuje informację o jego statusie.

Rozwiązanie tymczasowe

Obecnie funkcjonuje rozwiązanie tymczasowe. Zgłoszenie można złożyć za pośrednictwem Formularza Kontaktowego, wybierając następujące opcje:

• Rola: Podatnik
• Rodzaj zgłoszenia: Techniczne
• Typ zgłoszenia: Prośba o informację
• Aplikacja: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0
• Środowisko: Produkcyjne 2.0
• Podkategoria zgłoszenia: Zgłaszanie nadużyć (SCAM)

Bezpieczeństwo faktur w erze KSeF

KSeF porządkuje obieg faktur, ale nie eliminuje ryzyka nadużyć. Fałszywe dokumenty mogą nadal trafiać do systemu, a ich formalna poprawność nie oznacza, że dokumentują rzeczywistą transakcję. W praktyce oznacza to, że odpowiedzialność za wykrycie nieprawidłowości wciąż spoczywa po stronie przedsiębiorcy.

Skuteczna ochrona przed wyłudzeniami wymaga świadomego procesu weryfikacji, jasnych procedur oraz narzędzi, które wspierają automatyzację, kontrolę zmian i archiwizację decyzji. Im szybciej faktura zostanie pobrana, zweryfikowana i opisana, tym mniejsze ryzyko jej nieuprawnionej akceptacji i płatności.

KSeF zmienia sposób pracy z dokumentami, dlatego warto wykorzystać tę zmianę do uporządkowania procesów, zwiększenia kontroli i ograniczenia ryzyk, zanim pojawią się realne konsekwencje finansowe.

Polecane artykuły

Najczęstsze pytania o fałszywe faktury w KSeF (FAQ)

Czy KSeF chroni przed fałszywymi fakturami?

Nie. KSeF weryfikuje poprawność techniczną i strukturalną faktur, ale nie potwierdza, czy transakcja faktycznie miała miejsce. Fałszywa faktura może być formalnie poprawna i pojawić się w systemie.

Czy można odrzucić fałszywą fakturę w KSeF?

Nie. Po pojawieniu się faktury w KSeF nie ma możliwości jej odrzucenia ani usunięcia. Ma ona taki sam status jak faktura prawidłowa, dlatego kluczowa jest weryfikacja przed akceptacją do płatności.

Jakie faktury powinny wzbudzić szczególną czujność?

Przede wszystkim faktury od nieznanych kontrahentów, z nowym numerem rachunku bankowego, krótkim terminem płatności lub zawierające błędy językowe. Sygnałem ostrzegawczym są także dokumenty, których nie poprzedzała żadna współpraca handlowa.

Kto może zgłosić fakturę scamową w KSeF?

Zgłoszenia może dokonać osoba lub podmiot posiadający uprawnienia dostępu do KSeF. Każde zgłoszenie musi dotyczyć jednej konkretnej faktury i zawierać uzasadnienie.

Jak ograniczyć ryzyko zapłaty fałszywej faktury?

Najskuteczniejsze są jasne procedury weryfikacyjne, automatyczne pobieranie faktur z KSeF, kontrola zmian danych kontrahentów oraz archiwizacja ścieżki decyzyjnej. W praktyce oznacza to wsparcie procesu odpowiednimi narzędziami, a nie ręczne sprawdzanie każdego dokumentu.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojego biura i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy jak SaldeoSMART może pomóc w Twoim biurze. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.