Jednym z często pojawiających się problemów po wprowadzeniu KSeF jest rosnąca liczba wystawianych korekt do faktur sprzedaży. Wynika to z konieczności wysłania do systemu faktury w dniu wystawienia oraz braku możliwości edytowania jej po wysłaniu do KSeF. Część drobnych błędów, które pojawiały się do tej pory, można było uzgodnić za pomocą noty korygującej. W chwili obecnej takiej możliwości już nie ma. Każdy błąd musi być wyjaśniony korektą faktury. Aby uniknąć nadmiernego generowania dokumentów i korygowania ich, warto zastosować dokument pośredni w postaci szkicu faktury. Poniżej przedstawię, jakie korzyści płyną z zastosowania szkicu faktury przed wystawieniem finalnego dokumentu sprzedaży.
Rozwiąż problemy powstałe po wejściu KSeF z SaldeoSMART
Czym jest szkic faktury?
Szkic faktury jest dokumentem roboczym dostępnym w programach i modułach do wystawiania faktur, także w SaldeoSMART, który wprowadzamy przed ostatecznym wystawieniem faktury i wysłaniem jej do KSeF. Pozwala na edycję pozycji, danych i informacji dodatkowych oraz sprawdzenie dokumentu przez wystawcę i odbiorcę przed finalnym zatwierdzeniem.
Najczęstsze błędy na fakturach i jak ich unikać
Do najczęściej pojawiających się błędów na fakturach należą:
- błędne dane nabywcy
- zła cena i rabat
- nieprawidłowa ilość towaru lub błędny zakres usługi
- brak wymaganych dodatkowych informacji na fakturze
Jeśli zastosujemy szkic faktury, będziemy mogli przekazać go do zweryfikowania drugiej osobie, która będzie w stanie wyłapać błędy pojawiające się na dokumencie i nanieść poprawki przed wysłaniem go do KSeF.
Uzgadnianie danych z kontrahentem
Częstym powodem korekt jest różnica między fakturą a wcześniejszymi ustaleniami. Na fakturach wysyłanych do KSeF nie można umieścić wszystkich informacji potrzebnych do weryfikacji zgodności z ustaleniami, takich jak na przykład uzgodniony poziom rabatu. Szkic faktury pozwala na wysłanie dokumentu do kontrahenta ze wszystkimi potrzebnymi danymi, dzięki czemu będzie on mógł go zweryfikować i zatwierdzić. Kiedy otrzymamy zgodę, wystawiamy fakturę i wysyłamy do KSeF — może to nastąpić kolejnego dnia.
Praca na otwartym dokumencie
Częstą praktyką jest również praca na otwartym dokumencie – na przykład wtedy, gdy pozycje dla danego klienta sumuje się w ciągu miesiąca, a fakturę wystawia się na jego końcu. Na podstawie ilości zakupionych towarów lub usług przydziela się wówczas rabat. Po zamknięciu dokumentu można go wysłać ze wszystkimi potrzebnymi danymi do klienta w celu zatwierdzenia, a następnie przesłać do KSeF.
Szkic faktury w SaldeoSMART
W SaldeoSMART w module wystawiania faktur istnieje możliwość tworzenia szkiców faktur. Funkcja ta może być elementem dobrze zaprojektowanego procesu zarządzania fakturami sprzedażowymi w firmie.
Przykładowy przebieg takiego procesu może wyglądać następująco:
- najpierw przygotowujemy szkic faktury,
- szkic wysyłamy do kontrahenta w celu weryfikacji danych i potwierdzenia zgodności z ustaleniami,
- po otrzymaniu akceptacji wystawiamy fakturę i wysyłamy ją do Krajowego Systemu e-Faktur,
- następnie możemy wykorzystać moduł rozrachunków do weryfikacji płatności — gdy pojawi się przelew, system automatycznie rozliczy fakturę,
- po kontroli płatności można wyfiltrować faktury nieopłacone w terminie i wysłać zbiorcze przypomnienie o zapłacie lub ostateczne wezwanie do zapłaty.
Dzięki takiemu podejściu szkic faktury staje się nie tylko etapem kontroli poprawności dokumentu, ale również częścią uporządkowanego procesu obsługi sprzedaży i płatności.
Korzystaj bezproblemowo
z KSeF
w SaldeoSMART
Jeżeli chcesz wdrożyć SaldeoSMART skutecznie i z odpowiednim wsparciem, to napisz do nas.
Podsumowanie
Większość korekt nie wynika z trudnych problemów księgowych, tylko z drobnych błędów danych. Wprowadzenie szkicu faktury jako etapu przed wystawieniem dokumentu sprzedaży pozwala ograniczyć liczbę korekt, które w KSeF muszą być wystawiane w przypadku każdego błędu. Szkic daje możliwość weryfikacji danych przez drugą osobę, uzgodnienia szczegółów z kontrahentem oraz pracy na dokumencie roboczym przed jego ostatecznym zatwierdzeniem. Dzięki temu zmniejsza się liczba pomyłek, poprawia jakość danych na fakturach i ogranicza dodatkową pracę administracyjną związaną z wystawianiem korekt.
Polecane artykuły
Najczęściej zadawane pytania (Q&A)
Czym jest szkic faktury i do czego służy?
Szkic faktury to dokument roboczy tworzony w systemie fakturowania przed wystawieniem ostatecznej faktury. Umożliwia edycję danych, sprawdzenie poprawności informacji oraz weryfikację dokumentu przed jego wysłaniem do KSeF.
Dlaczego w KSeF liczba korekt faktur może rosnąć?
Po wysłaniu faktury do KSeF nie można jej edytować. Każdy błąd, nawet drobny, wymaga wystawienia faktury korygującej, dlatego ważne jest wcześniejsze sprawdzenie dokumentu.
Jak szkic faktury pomaga ograniczyć liczbę błędów?
Pozwala sprawdzić dane nabywcy, ceny, rabaty czy zakres usług przed wystawieniem dokumentu. Dzięki temu większość pomyłek można poprawić jeszcze przed wysłaniem faktury do systemu.
W jakich sytuacjach szczególnie przydaje się szkic faktury?
Najczęściej wtedy, gdy faktura jest przygotowywana przez kilka osób, gdy trzeba uzgodnić dane z kontrahentem lub gdy dokument powstaje w trakcie miesiąca i jest uzupełniany przed jego zakończeniem.
Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami
Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy jak SaldeoSMART może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.
Adam Kazanecki – Doradca Kluczowych Klientów
Od trzech lat wspieram firmy i biura rachunkowe we wdrażaniu zmian związanych
z wykorzystaniem SaldeoSMART. Pomagam nie tylko dobrać odpowiednie narzędzia, lecz także doradzam, jak przeprojektować procesy i model pracy,
aby realnie usprawnić działanie organizacji. W latach 2013–2022 pełniłem funkcję managera w sieci handlowej, gdzie uczestniczyłem w projektach związanych
z wdrażaniem nowych usług i procesów biznesowych. Mam także sześcioletnie doświadczenie w zarządzaniu sklepami internetowymi.
Dowiedz się, jak SaldeoSMART może pomóc w usprawnieniu pracy w Twojej firmie
wypełnij formularz, a nasz ekspert skontaktuje się z Tobą w ciągu 24h.
Co się wydarzy po zostawieniu danych?
Konsultant podczas krótkiej 15-20 minutowej rozmowy:
- odpowie na pojawiające się pytania
- przedstawi możliwości wsparcia, jakie oferujemy
- zaproponuje termin dłuższego spotkania, jeżeli będzie takie potrzebne
Nie wysyłamy spamu – cenimy Twój czas i prywatność.
Umów się na rozmowę
