Małe i średnie firmy kierowane przez właściciela, nieposiadające osobnego działu księgowego, często traktują zarządzanie dokumentacją jako element poboczny działalności. Najważniejsze są – co naturalne – działania operacyjne i to one w pierwszej kolejności podlegają optymalizacji. Warto jednak przyjrzeć się procesom zachodzącym na zapleczu, gdyż realnie wpływają one na efektywność firmy. Dobrze zaprojektowane sprawiają, że organizacja jest sprawniejsza i bardziej elastyczna.
Poniżej pokazuję, jak za pomocą SaldeoSMART można w prosty sposób zarządzać fakturami i procesami wokół nich oraz jakie realne korzyści przyniesie to małej i średniej firmie.
Chcesz dowiedzieć się, jak zautomatyzować obieg faktur w swojej firmie? Umów się na krótką rozmowę z naszym ekspertem.
Wszystkie faktury w jednym miejscu – od KSeF po skrzynkę mailową
Jednym z najczęstszych problemów w małych firmach jest rozproszenie dokumentów. Faktury trafiają różnymi kanałami: z systemu KSeF, mailem, w formie papierowej lub z paneli zewnętrznych aplikacji. Do tego dochodzą dokumenty kosztowe takie jak faktury uproszczone czy paragony za autostradę.
SaldeoSMART pozwala zebrać wszystkie dokumenty w jednym miejscu:
- Faktury z KSeF – pobierane automatycznie, co zapewnia niemal natychmiastowy dostęp do dokumentów
- Faktury papierowe – wystarczy zeskanować lub zrobić zdjęcie i przesłać z aplikacji mobilnej; rozwiązanie szczególnie przydatne gdy pracownik przebywa poza biurem
- Faktury mailowe – można skonfigurować dedykowany adres e-mail, na który trafiają dokumenty od kontrahentów
- Pozostałe dokumenty kosztowe – faktury uproszczone, paragony, rachunki za usługi
Dzięki jednemu Panelowi wszystkie dokumenty trafiają w jedno miejsce i można na nich szybko wykonywać kolejne operacje.
Opisywanie i kategoryzowanie dokumentów kosztowych
Skuteczne zarządzanie fakturami kosztowymi wymaga możliwości ich dokładnego opisu. W systemie dostępne jest pole komentarza, w którym można zapisać dowolną notatkę uzasadniającą lub kategoryzującą koszt.
W aplikacji można wprowadzić dowolną liczbę wymiarów analitycznych przypisanych do dokumentu. Mogą to być:
- Dane dotyczące MPK (miejsc powstawania kosztów)
- Przypisanie do linii budżetowej
- Projekt lub kontrakt
- Dział lub pracownik odpowiedzialny za wydatek
Dane te służą zarówno do analizy po zaksięgowaniu, jak i do rozliczeń wewnętrznych niewidocznych na kontach księgowych – takich jak wydatki poszczególnych pracowników czy koszty krótkoterminowych projektów.
Dowiedz się, jak zmniejszyć liczbę korekt faktur w swojej firmie:
Elektroniczny obieg dokumentów – zatwierdzanie faktur w MŚP
Jeśli firma potrzebuje formalnego procesu akceptacji, SaldeoSMART umożliwia stworzenie dedykowanego elektronicznego obiegu dokumentów odzwierciedlającego ścieżkę zatwierdzania faktur.
System pozwala na:
- Podział widoczności dokumentów – odpowiedzialni pracownicy widzą wyłącznie przypisane do nich faktury
- Ochronę dokumentów szczególnie wrażliwych, takich jak faktury B2B, wydatki zarządu czy dokumenty dotyczące niejawnych kontraktów – pozostają widoczne wyłącznie dla osoby zarządzającej
- Śledzenie statusu każdego dokumentu na każdym etapie procesu
Więcej o projektowaniu obiegu dokumentów: Automatyzacja obiegu dokumentów w firmie
Wystawianie faktur sprzedażowych szybko i zgodnie z wymogami KSeF
Zarządzanie dokumentami kosztowymi to jedna strona procesu. Równie ważne jest wystawianie faktur sprzedażowych. SaldeoSMART zapewnia narzędzie kompatybilne z KSeF, które pozwala na wysyłanie dokumentów w ustawowym terminie.
Kluczowe funkcje:
- Intuicyjne wystawianie – fakturę można wystawić i wysłać do KSeF w kilku krokach
- Elastyczny harmonogram wysyłki – nie trzeba wysyłać od razu; można zapisać dokument i wysłać go wraz z innymi np. na koniec dnia
- Oznaczanie statusu – faktury wysłane do KSeF są automatycznie oznaczane na liście dokumentów
- Tryb szkicu – pozwala przesłać projekt faktury do akceptacji przez kontrahenta; po uzyskaniu potwierdzenia dokument jest wystawiany, co eliminuje konieczność wystawiania korekt
- Faktury cykliczne – system automatycznie generuje powtarzające się dokumenty
Rozrachunki i integracja z bankiem
Gdy w systemie znajdują się faktury sprzedażowe i kosztowe, naturalne jest ich automatyczne rozliczanie z transakcjami bankowymi.
SaldeoSMART oferuje dwa podejścia:
- Import wyciągu bankowego – wyciąg w formacie PDF lub CSV można wczytać do systemu i automatycznie powiązać transakcje z dokumentami
- Bezpośrednia integracja z bankiem – system automatycznie zaciąga transakcje, zapewniając bieżący wgląd w status płatności
Dzięki temu w każdej chwili wiadomo, które faktury zostały opłacone, a które jeszcze czekają na uregulowanie.
Dowiedz się więcej
Jeżeli chcesz rozwiązać problem wieloetapowych akceptacji faktur, zapytaj o SaldeoSMART!
Automatyczne generowanie przelewów i zarządzanie płatnościami
SaldeoSMART wyświetla bieżące informacje o terminach płatności, dzięki czemu firma nie przeoczy żadnego zobowiązania. Nieuregulowane płatności mogą negatywnie wpłynąć na wiarygodność u partnerów handlowych lub spowodować wstrzymanie dostaw i świadczenia usług. Wystarczy zaznaczyć faktury i wygenerować paczkę przelewów w formacie Elixir, którą można zaimportować do banku. Cały proces zajmuje kilka minut i eliminuje ryzyko pomyłki w numerach kont czy kwotach.
Windykacja należności – miękka egzekucja w jednym systemie
SaldeoSMART pozwala szybko przeprowadzić miękką windykację należności bez konieczności angażowania zewnętrznych narzędzi. Na liście faktur sprzedażowych widoczny jest status każdego dokumentu – czy został opłacony, czy nadal oczekuje na płatność.
W przypadku zaległości system umożliwia:
- Automatyczne wysłanie przypomnienia o zapłacie
- W kolejnym kroku – wysłanie wezwania do zapłaty
Wszystko bez ręcznego redagowania wiadomości i szukania kontaktów do kontrahentów.
Raportowanie i budżetowanie na podstawie danych z faktur
Szeroki opis dokumentów kosztowych przekłada się bezpośrednio na możliwości analityczne. W SaldeoSMART można:
- Wybierać dowolne parametry opisane na fakturach i generować na ich podstawie zestawienia
- Eksportować dane do pliku Excel i pracować na nich w dowolny sposób
- Tworzyć budżety projektowe podzielone na linie kosztowe na podstawie wymiarów przypisanych do faktur
- Śledzić realizację budżetu na bieżąco – bez oczekiwania na zamknięcie miesiąca
Przekroczenia budżetów są natychmiast widoczne, co pozwala na szybką reakcję zanim sytuacja wymknie się spod kontroli.
SaldeoSMART jako centrum zarządzania fakturami w MŚP
SaldeoSMART to narzędzie, które pozwala małej i średniej firmie w prosty sposób zarządzać najważniejszymi procesami związanymi z obsługą faktur – zarówno kosztowych, jak i sprzedażowych.
Dzięki niemu można:
- Zebrać wszystkie dokumenty w jednym miejscu – z KSeF, maila, skanów i aplikacji
- Opisywać i kategoryzować koszty – z dowolnymi wymiarami analitycznymi
- Zatwierdzać faktury – przez elektroniczny obieg dokumentów z kontrolą widoczności
- Wystawiać faktury – intuicyjnie, z trybem szkicu i cyklicznym generowaniem
- Kontrolować płatności – z integracją bankową i automatycznymi przelewami
- Windykować należności – automatycznymi przypomnieniami i wezwaniami
- Budżetować i raportować – na podstawie danych z faktur w czasie rzeczywistym
Małe i średnie firmy, które porządkują swoje procesy dokumentacyjne, zyskują nie tylko oszczędność czasu, ale też realną przewagę operacyjną: większą kontrolę nad finansami, szybsze decyzje i mniej błędów wynikających z rozproszonej dokumentac
Polecane artykuły
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy SaldeoSMART integruje się z KSeF?
ak. SaldeoSMART automatycznie pobiera faktury z KSeF, co zapewnia niemal natychmiastowy dostęp do wszystkich dokumentów bez konieczności ręcznego pobierania. System obsługuje też faktury spoza KSeF – papierowe, mailowe i uproszczone.
Czy małe firmy bez działu księgowego mogą samodzielnie obsłużyć SaldeoSMART?
Tak. System jest zaprojektowany z myślą o prostej, intuicyjnej obsłudze. Właściciel lub pracownik bez specjalistycznej wiedzy księgowej może samodzielnie wystawiać faktury, opisywać koszty, kontrolować płatności i generować przelewy. Bardziej zaawansowane funkcje (jak elektroniczny obieg) wdraża się stopniowo, w miarę potrzeb.
Jak działa automatyczne generowanie przelewów w SaldeoSMART?
Wystarczy zaznaczyć faktury, które mają zostać opłacone, a system wygeneruje paczkę przelewów w formacie Elixir 0. Plik można zaczytać bezpośrednio w aplikacji bankowej bez ręcznego wpisywania danych. To eliminuje ryzyko pomyłki w numerach kont, kwotach oraz numerze KSeF.
Czy można budżetować projekty bezpośrednio w SaldeoSMART?
Tak. Dzięki możliwości opisywania dokumentów wymiarami (MPK, projekt, dział, pracownik) można tworzyć budżety projektowe podzielone na linie kosztowe i śledzić ich realizację na bieżąco – bez czekania na zamknięcie miesiąca księgowego. Przekroczenia są widoczne natychmiast.
Jak SaldeoSMART pomaga w windykacji należności?
Na liście faktur sprzedażowych widoczny jest status każdego dokumentu. W przypadku zaległości system umożliwia automatyczne wysłanie przypomnienia o zapłacie, a w kolejnym kroku – wezwania do zapłaty. Wszystko bez ręcznego redagowania wiadomości i wyszukiwania danych kontrahentów.
Czy SaldeoSMART zastępuje program księgowy?
Nie. SaldeoSMART to narzędzie do zarządzania obiegiem dokumentów i automatyzacji procesów fakturowych, które współpracuje z programami księgowymi. Uzupełnia je o funkcje dostępne dla właścicieli i pracowników firmy, takie jak opisywanie kosztów, akceptacja faktur czy windykacja należności – bez konieczności dostępu do systemu księgowego biura.
Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami
Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy jak SaldeoSMART może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.
Adam Kazanecki – Doradca Kluczowych Klientów
Od trzech lat wspieram firmy i biura rachunkowe we wdrażaniu zmian związanych
z wykorzystaniem SaldeoSMART. Pomagam nie tylko dobrać odpowiednie narzędzia, lecz także doradzam, jak przeprojektować procesy i model pracy,
aby realnie usprawnić działanie organizacji. W latach 2013–2022 pełniłem funkcję managera w sieci handlowej, gdzie uczestniczyłem w projektach związanych
z wdrażaniem nowych usług i procesów biznesowych. Mam także sześcioletnie doświadczenie w zarządzaniu sklepami internetowymi.
Dowiedz się, jak SaldeoSMART może pomóc w usprawnieniu pracy w Twojej firmie
wypełnij formularz, a nasz ekspert skontaktuje się z Tobą w ciągu 24h.
Co się wydarzy po zostawieniu danych?
Konsultant podczas krótkiej 15-20 minutowej rozmowy:
- odpowie na pojawiające się pytania
- przedstawi możliwości wsparcia, jakie oferujemy
- zaproponuje termin dłuższego spotkania, jeżeli będzie takie potrzebne
Nie wysyłamy spamu – cenimy Twój czas i prywatność.
Umów się na rozmowę
