Wprowadzenie nowego narzędzia w firmie to nie tylko wybór rozwiązania – to strategiczna decyzja, która wpływa na codzienną pracę i efektywność zespołu. Po podjęciu decyzji o korzystaniu z SaldeoSMART kluczowe staje się wybranie odpowiedniego partnera wdrożeniowego, który nie tylko przeszkoli z obsługi systemu, ale także zapewni wsparcie w każdym etapie użytkowania. Dzięki temu proces wdrożenia staje się płynny i przewidywalny, minimalizując ryzyko zakłóceń w działaniu firmy oraz pozwalając szybko czerpać korzyści z automatyzacji dokumentów i procesów księgowych.
W Best-IT proces wdrożenia SaldeoSMART składa się z 5 przemyślanych etapów: od analizy potrzeb, przez integrację i szkolenie, aż po 30 dni dedykowanego wsparcia. Poniżej przedstawiamy szczegółowo, jak przebiega każdy z tych kroków i co możesz oczekiwać na każdym etapie współpracy.
Chcesz dowiedzieć się, jak zautomatyzować obieg faktur w swojej firmie? Umów się na krótką rozmowę z naszym ekspertem.
Krok 1: Określenie zakresu korzystania i dobór pakietu
Proces wdrożenia rozpoczyna się już w momencie zakupu systemu. Podczas wstępnej konsultacji nasz specjalista dokładnie analizuje potrzeby Państwa firmy, aby dopasować odpowiedni pakiet abonamentowy, taki, który pozwoli w pełni wykorzystać możliwości SaldeoSMART. W tym etapie omawiane są także kluczowe funkcje systemu, które będą miały największy wpływ na codzienną pracę oraz sposób integracji z istniejącymi procesami w firmie. Na podstawie tych ustaleń przedstawiamy spersonalizowaną propozycję wdrożenia poszczególnych modułów. Rekomendujemy ścieżkę rozwoju, tak aby system mógł rosnąć wraz z potrzebami Państwa zespołu. Następnie ustalamy termin właściwego wdrożenia.
Krok 2: Integracja Saldeosmart z programem księgowym
W umówionym dniu nasz specjalista rozpoczyna proces integracji SaldeoSMART z Państwa programem księgowym. Kluczowy jest dostęp do serwera, na którym zainstalowany jest program, aby zapewnić bezproblemową wymianę danych. Zakres integracji zależy od rodzaju używanego oprogramowania – w przypadku systemów umożliwiających automatyczną synchronizację konieczne jest zainstalowanie odpowiednich narzędzi wspierających płynny przepływ dokumentów i danych. Natomiast w programach, w których wymiana odbywa się drogą plikową, konieczne będzie ręczne przesyłanie danych.
Gdy wszystkie elementy zostaną prawidłowo skonfigurowane, przechodzimy do kolejnego etapu – szkolenia, które pozwala zespołowi w pełni wykorzystać funkcjonalności SaldeoSMART.
Krok 3: Szkolenie dopasowane do potrzeb zespołu
Świadomi jesteśmy, że poziom zaawansowania technicznego użytkowników bywa różny, dlatego tempo i zakres szkolenia zawsze dostosowujemy do indywidualnych potrzeb oraz sposobu przyswajania wiedzy przez klienta. Zazwyczaj stosujemy dwa główne modele szkolenia.
W pierwszym modelu, już pierwszego dnia przechodzimy przez wszystkie dostępne moduły systemu, przekazując kompleksową wiedzę niezbędną do samodzielnej pracy. Użytkownicy otrzymują dostęp do materiałów w helpdesku i na stronie pomocy, co pozwala im następnego dnia rozpocząć pracę w pełni samodzielnie.
W drugim modelu skupiamy się najpierw na kluczowych funkcjach potrzebnych do realizacji podstawowych zadań. Pozostałe zagadnienia i moduły wprowadzamy stopniowo, w późniejszym terminie, w zależności od specyfiki pracy biura i dodatkowych potrzeb. Takie podejście pozwala przyswoić wiedzę w wygodnym tempie, minimalizując ryzyko przeładowania informacjami.
Najważniejsze na tym etapie jest dobranie odpowiedniego tempa szkolenia tak, aby każdy pracownik poczuł się pewnie w korzystaniu z SaldeoSMART i mógł od razu wdrożyć nowe procesy w codziennej pracy.
Krok 4: 30 dni dedykowanego wsparcia SaldeoSMART
Z naszego doświadczenia wiemy, że najwięcej pytań pojawia się w pierwszym miesiącu pracy z systemem. To naturalny moment weryfikacji wiedzy zdobytej podczas szkolenia, ponieważ w tym czasie dokumenty przechodzą przez pełny cykl rozliczeniowy – od otrzymania ich od klienta lub pobrania z KSeF, aż po zaksięgowanie w programie księgowym. Dopiero w praktyce widać, czy wszystkie elementy zostały prawidłowo skonfigurowane i czy przyjęty model pracy rzeczywiście odpowiada potrzebom zespołu.
To również etap, w którym często pojawiają się nowe pomysły na usprawnienia i dodatkową automatyzację procesów. Codzienna praca z systemem inspiruje do wprowadzania zmian, które nie zawsze były oczywiste na etapie planowania wdrożenia.
Bezproblemowe wdrożenie SaldeoSMART
Jeżeli chcesz wdrożyć SaldeoSMART skutecznie i z odpowiednim wsparciem, to napisz do nas.
Dlatego w ramach standardowego procesu oferujemy 30-dniowy okres wsparcia. W tym czasie nasi klienci mogą swobodnie konsultować pojawiające się pytania, doprecyzować ustawienia systemu i uzupełnić wiedzę bez obaw o dodatkowe koszty. Naszym celem jest nie tylko poprawne uruchomienie SaldeoSMART, ale przede wszystkim pełne wykorzystanie jego możliwości, tak aby realnie zautomatyzować pracę, zwiększyć efektywność i odzyskać czas na zadania o większej wartości biznesowej.
Po zakończeniu tego etapu klient jest przygotowany do samodzielnej, świadomej pracy z systemem oraz dalszego rozwoju wykorzystania jego funkcji.
Krok 5: Wsparcie powdrożeniowe i opieka długoterminowa
Zakończenie wdrożenia nie oznacza końca współpracy. Doskonale rozumiemy, jak istotna jest ciągłość pracy systemu oraz szybka reakcja w przypadku nieprzewidzianych sytuacji. Choć na niektóre usterki techniczne czy zmiany po stronie oprogramowania zewnętrznego nie mamy bezpośredniego wpływu, pozostajemy do dyspozycji naszych klientów i pomagamy w ich sprawnym rozwiązaniu.
Wraz z rozwojem firmy zmieniają się procesy, liczba dokumentów oraz potrzeby zespołu. Naturalne jest więc, że narzędzia, na których Państwo pracują, również wymagają dostosowania. Wspieramy klientów w dalszej optymalizacji pracy z SaldeoSMART, rozbudowie konfiguracji oraz wdrażaniu dodatkowych funkcjonalności.
Pomoc zdalna po zakończeniu okresu wdrożeniowego dostępna jest w dwóch modelach rozliczeniowych:
- Abonamentowym – od 200 zł netto miesięcznie (wsparcie mailowe i telefoniczne),
- Godzinowym – 149 zł netto za godzinę pracy (poniedziałek–piątek, 8:00–16:00).
Rozliczenie godzinowe odbywa się w sposób przejrzysty i uczciwy – naliczamy opłatę za każde rozpoczęte 15 minut pracy. Przykładowo, 25 minut wsparcia to 0,5 godziny × 149 zł netto. Klienci płacą wyłącznie za rzeczywiście wykonaną pracę.
Naszym celem jest długofalowa współpraca i realne wsparcie w rozwoju – tak, aby SaldeoSMART pozostawał narzędziem, które nadąża za tempem zmian w Państwa firmie.
Podsumowanie
Skuteczne wdrożenie SaldeoSMART to proces, który wykracza poza samą konfigurację systemu. To przemyślana analiza potrzeb, właściwie przeprowadzona integracja, dopasowane szkolenie oraz realne wsparcie w pierwszym miesiącu pracy i na dalszych etapach rozwoju firmy.
W Best-IT stawiamy na partnerskie podejście. Nie ograniczamy się do technicznego uruchomienia narzędzia, naszym celem jest takie wdrożenie, które przełoży się na realną automatyzację procesów, oszczędność czasu i większą kontrolę nad obiegiem dokumentów.
Dobrze przeprowadzony proces oznacza, że zespół pracuje pewnie, system wspiera codzienne zadania, a firma może skupić się na swoim rozwoju. To właśnie efekt, do którego dążymy przy każdym wdrożeniu.
Polecane artykuły
Najczęściej zadawane pytania (Q&A)
Jak przygotować się do wdrożenia SaldeoSMART?
Przed rozpoczęciem prac warto zapewnić dostęp do serwera, na którym zainstalowany jest program księgowy, oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za udział w szkoleniu. Dobrą praktyką jest także krótkie podsumowanie obecnych procesów obiegu dokumentów, co pozwala szybciej dopasować konfigurację systemu do realnych potrzeb firmy.
Czy integracja z każdym programem księgowym wygląda tak samo?
Nie. Sposób integracji zależy od możliwości konkretnego oprogramowania księgowego. Część systemów umożliwia automatyczną synchronizację danych po instalacji odpowiednich narzędzi, inne wymagają wymiany plikowej. Zakres prac zawsze omawiamy przed rozpoczęciem wdrożenia.
Czy szkolenie jest dostosowane do poziomu użytkowników?
Tak. Tempo i zakres szkolenia dopasowujemy do doświadczenia zespołu. Możliwe jest zarówno kompleksowe szkolenie obejmujące wszystkie moduły jednego dnia, jak i model etapowy, w którym najpierw wdrażane są kluczowe funkcje, a pozostałe w późniejszym terminie.
Co obejmuje 30-dniowy okres wsparcia?
W pierwszym miesiącu użytkowania systemu zapewniamy dodatkowe konsultacje i pomoc w doprecyzowaniu konfiguracji. To czas na zadawanie pytań, utrwalenie wiedzy ze szkolenia oraz wprowadzenie ewentualnych usprawnień w procesach pracy.
Jak wygląda wsparcie po zakończeniu wdrożenia?
Po okresie wdrożeniowym oferujemy dwa modele wsparcia:
Abonament: 200 zł netto/msc (wsparcie mailowe i telefoniczne)
Godzinowy: 149 zł netto/h (pon-pt, 8:00-16:00)
Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami
Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy jak SaldeoSMART może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.
Adam Kazanecki – Doradca Kluczowych Klientów
Od trzech lat wspieram firmy i biura rachunkowe we wdrażaniu zmian związanych
z wykorzystaniem SaldeoSMART. Pomagam nie tylko dobrać odpowiednie narzędzia, lecz także doradzam, jak przeprojektować procesy i model pracy,
aby realnie usprawnić działanie organizacji. W latach 2013–2022 pełniłem funkcję managera w sieci handlowej, gdzie uczestniczyłem w projektach związanych
z wdrażaniem nowych usług i procesów biznesowych. Mam także sześcioletnie doświadczenie w zarządzaniu sklepami internetowymi.
Dowiedz się, jak SaldeoSMART może pomóc w usprawnieniu pracy w Twojej firmie
wypełnij formularz, a nasz ekspert skontaktuje się z Tobą w ciągu 24h.
Co się wydarzy po zostawieniu danych?
Konsultant podczas krótkiej 15-20 minutowej rozmowy:
- odpowie na pojawiające się pytania
- przedstawi możliwości wsparcia, jakie oferujemy
- zaproponuje termin dłuższego spotkania, jeżeli będzie takie potrzebne
Nie wysyłamy spamu – cenimy Twój czas i prywatność.
Umów się na rozmowę
