Wprowadzenie obowiązkowego KSeF sprawia, że biura rachunkowe coraz częściej udostępniają swoim klientom panel SaldeoSMART. To doskonałe narzędzie do zarządzania dokumentami, jednak zmiana środowiska pracy zawsze rodzi pytania ze strony przedsiębiorców. Aby usprawnić współpracę na linii biuro – klient i zaoszczędzić Twój czas, zebraliśmy w jednym miejscu gotowe odpowiedzi na najpopularniejsze pytania użytkowników.
Panel klienta jest dedykowaną przestrzenią w systemie SaldeoSMART, którą biuro rachunkowe udostępnia swojemu klientowi. Przedsiębiorca może z niej korzystać samodzielnie: dodawać dokumenty, sprawdzać status faktur, akceptować koszty czy weryfikować dane przed wysłaniem do KSeF. Dzięki niemu może zarządzać płatnościami, generować przelewy i raporty finansowe na podstawie danych z faktur. Panel działa niezależnie od głównego środowiska biura, co oznacza, że klient widzi wyłącznie swoje dokumenty i dane.
Usprawnij współpracę swojej księgowości z SaldeoSMART
1. Dlaczego nie mogę wgrać certyfikatu do SaldeoSMART?
Najczęstszą przyczyną jest brak odpowiednich uprawnień. Tylko użytkownik z uprawnieniami administratora po stronie firmy może wczytać certyfikaty do konta Saldeo. Sam certyfikat generujemy w Aplikacji Podatnika KSeF. Podczas wgrywania należy pamiętać o załączeniu pliku certyfikatu (.crt), klucza prywatnego (.key) oraz o podaniu hasła. Ważne: certyfikat musi być przypisany do tego samego numeru NIP, który jest skonfigurowany w SaldeoSMART.
2. Czy muszę nadawać uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego, skoro wczytałem swoje certyfikaty do Saldeo?
Tak, uprawnienia do KSeF powinny zostać nadane także dla biura rachunkowego (chyba że ustalono inaczej). Wgranie certyfikatu po stronie firmy daje możliwość pobierania dokumentów jedynie w obrębie panelu klienta. Księgowi w biurze nie mogą sami pobrać Twoich dokumentów z KSeF bez własnego uwierzytelnienia. Gdy system pobiera faktury, autoryzuje się certyfikatem firmy, kiedy zalogowany jest jej użytkownik, a certyfikatem biura, gdy pracuje na nim księgowy.
3. Gdzie wgrać do SaldeoSMART certyfikaty pracowników firmy?
Do systemu SaldeoSMART nie wgrywa się certyfikatów poszczególnych pracowników. Cała organizacja pracuje na jednym, ogólnym certyfikacie firmy wgranym do systemu. Dostęp i prawo do pobierania dokumentów z KSeF nadaje się konkretnym użytkownikom poprzez systemowe uprawnienia.
4. Dlaczego pracownicy nie mogą pobrać danych z KSeF?
Aby pracownicy mogli samodzielnie pobierać dokumenty z Krajowego Systemu e-Faktur, administrator musi nadać im odpowiednie uprawnienia do KSeF. Zrobisz to w zakładce dotyczącej zarządzania użytkownikami.
5. Czy mogę zmienić oznaczenie faktury pobranej z KSeF z “zatwierdzony” na “odrzucony” i odwrotnie?
Tak, istnieje możliwość zmiany statusu faktury pobranej z KSeF, pod warunkiem, że dany miesiąc księgowy jest nadal otwarty. W momencie, gdy księgowa zamknie miesiąc, edycja oznaczeń zostaje zablokowana.
Proste i skuteczne wdrożenia SaldeoSMART
6. Czy numer KSeF i informacje z pól dodatkowych są widoczne na wizualizacji faktury?
Urzędowy numer KSeF jest widoczny na podglądzie dokumentu w sekcji danych podstawowych. Z kolei pola dodatkowe wyświetlają się pod podsumowaniem faktury. Do faktur sprzedaży można także wprowadzić dodatkowy komentarz, który zostanie wysłany do KSeF. Dodatkowo w danych podstawowych firmy można wpisać numer BDO, który automatycznie pojawi się na generowanym dokumencie.
7. Czy mogę wydrukować fakturę w języku obcym lub dokument dwujęzyczny?
W systemie można wystawiać faktury w języku angielskim lub niemieckim. SaldeoSMART nie obsługuje jednak w tym momencie generowania dokumentów ściśle dwujęzycznych na jednym wydruku.
8. Jak ograniczyć widoczność wybranych faktur z KSeF? Nie chcę, aby dokumenty z danymi wrażliwymi były dostępne dla wszystkich.
Widoczność faktur pobranych z KSeF do SaldeoSMART można ograniczyć poprzez przypisanie im dedykowanych typów dokumentów i zdefiniowanie dla nich uprawnień dostępu. Warto pamiętać, że ta zaawansowana funkcja jest dostępna w pakiecie Ekspert.
9. Czy mogę dodawać do systemu faktury spoza KSeF?
Oczywiście. Faktury nieobjęte KSeF (np. dokumenty od zagranicznych dostawców, paragony za autostrady czy faktury uproszczone) można dodawać tak jak do tej pory za pomocą technologii OCR. Można je wgrać bezpośrednio przez panel dokumentów, aplikację mobilną lub wysłać na dedykowany adres e-mail. Jeśli ta sama faktura trafi do KSeF i zostanie też wczytana przez OCR, system powinien automatycznie wykryć duplikat.
10. Czy poza podstawowym procesem akceptacji faktur z KSeF można stworzyć własny obieg dokumentów?
Tak, istnieje możliwość wdrożenia dedykowanego i zaawansowanego obiegu dokumentów dopasowanego do Twojej firmy. Proces ten zaczyna się od spotkania analitycznego, podczas którego badamy unikalne potrzeby operacyjne przedsiębiorstwa. Na tej podstawie przygotowywana jest indywidualna wycena. Funkcje pełnego obiegu dokumentów są dostępne w pakiecie Ekspert.
Każda firma ma swoją specyfikę, dlatego powyższa lista może nie wyczerpywać wszystkich pytań, które pojawią się w trakcie pracy z systemem. Jednak sama dostępność odpowiedzi to nie wszystko, równie ważne jest odpowiednie przygotowanie klienta jeszcze przed pierwszym logowaniem.
Przygotowanie klienta to klucz do sukcesu
Z naszych wieloletnich obserwacji wynika, że klienci biur rachunkowych, którzy przeszli choćby krótkie indywidualne szkolenie, znacznie chętniej korzystają z SaldeoSMART i rzadziej potrzebują późniejszego wsparcia. Doskonałym nawykiem zmniejszającym liczbę pytań jest również wysyłanie klientom gotowych, prostych instrukcji przed rozpoczęciem pracy z systemem.
Polecane artykuły
Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami
Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy jak SaldeoSMART może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.
Adam Kazanecki – Doradca Kluczowych Klientów
Od trzech lat wspieram firmy i biura rachunkowe we wdrażaniu zmian związanych
z wykorzystaniem SaldeoSMART. Pomagam nie tylko dobrać odpowiednie narzędzia, lecz także doradzam, jak przeprojektować procesy i model pracy,
aby realnie usprawnić działanie organizacji. W latach 2013–2022 pełniłem funkcję managera w sieci handlowej, gdzie uczestniczyłem w projektach związanych
z wdrażaniem nowych usług i procesów biznesowych. Mam także sześcioletnie doświadczenie w zarządzaniu sklepami internetowymi.
Dowiedz się, jak SaldeoSMART może pomóc w usprawnieniu pracy w Twojej firmie
wypełnij formularz, a nasz ekspert skontaktuje się z Tobą w ciągu 24h.
Co się wydarzy po zostawieniu danych?
Konsultant podczas krótkiej 15-20 minutowej rozmowy:
- odpowie na pojawiające się pytania
- przedstawi możliwości wsparcia, jakie oferujemy
- zaproponuje termin dłuższego spotkania, jeżeli będzie takie potrzebne
Nie wysyłamy spamu – cenimy Twój czas i prywatność.
Umów się na rozmowę
