Kiedy Excel przestaje wystarczać do zarządzania fakturami w firmie?

Excel jest jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi do zarządzania fakturami w małych i średnich firmach. W wielu organizacjach arkusz kalkulacyjny staje się pierwszym miejscem, w którym powstaje rejestr faktur kosztowych. Pozwala on w prosty sposób zapisać numer dokumentu, kontrahenta, kwotę czy termin płatności, a także szybko sprawdzić podstawowe informacje o kosztach firmy. Działa dobrze, gdy faktur jest niewiele, proces akceptacji jest prosty, a na danych pracuje jedna osoba.

Problem pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna się rozwijać. Liczba faktur rośnie, w procesie pojawia się więcej osób, a dokumenty trafiają do firmy z różnych źródeł, takich jak KSeF, e-mail czy dokumenty papierowe. Wtedy arkusz kalkulacyjny, który miał porządkować informacje, zaczyna generować problemy. Często zdarza się, że kilka osób prowadzi własne arkusze, w których dane przestają być spójne.

Dlaczego firmy zarządzają fakturami w Excelu?

Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego jako narzędzia do pracy z fakturami jest naturalnym wyborem większości firm. Jest to narzędzie powszechnie dostępne i znane większości pracowników niezależnie od doświadczenia zawodowego. Nie wymaga specjalnego wdrożenia. Pozwala w prosty sposób tworzyć listę faktur i odznaczać operacje na nich, takie jak płatności. Pozwala także sparametryzować dane i generować raporty, których potrzebuje firma, oraz daje szybki wgląd do bieżących kosztów. Działa bardzo dobrze, kiedy faktur jest mało, proces akceptacji jest prosty, a na danych pracuje jedna osoba.

Kiedy Excel przestaje wystarczać do zarządzania fakturami? 3 kluczowe momenty

Problemy zaczynają się pojawiać, gdy rośnie:

• liczba faktur – potrzeba wtedy więcej czasu na ich wprowadzenie,
• liczba osób pracujących na dokumentach – wglądu do danych potrzebuje kilka osób z różnymi uprawnieniami,
• liczba źródeł dokumentów – dokumenty trafiają z KSeF, z maili i od pracowników, nie są sukcesywnie wprowadzane i znacznie rośnie ryzyko pojawienia się duplikatów.

Excel nie zarządza dokumentami, jedynie zapisuje informacje o nich. W praktyce oznacza to, że im bardziej rozbudowany staje się proces obsługi faktur, tym więcej czasu firma traci na ręczne działania, które dedykowany system wykonałby automatycznie.

6 sygnałów, że warto zastąpić Excel systemem do zarządzania fakturami

1. Trudno znaleźć fakturę i powiązane dokumenty

Arkusz zawiera dane z faktury, ale nie pozwala na ich weryfikację, gdy zajdzie taka potrzeba. Wtedy trzeba szukać dokumentu gdzie indziej. Najpierw należy ustalić, gdzie się pojawił, a następnie go zweryfikować, co potrafi zająć kilka minut.

2. Faktury wymagają akceptacji przez kilka osób

Gdy struktura firmy się powiększa, pojawia się konieczność zatwierdzenia dokumentu przez kilka osób przed realizacją płatności. Fakturę często musi zweryfikować pracownik merytoryczny, a niekiedy kilku, zanim trafi do akceptacji formalnej. Na końcu dopiero pojawia się osoba realizująca płatność.

3. Faktury wymagają załączników i dodatkowych dokumentów

Często faktura jest ostatnim elementem dokumentującym proces. Aby zweryfikować jej zasadność, potrzebne są dodatkowe dokumenty, takie jak protokoły zdawczo-odbiorcze, potwierdzenia zamówień czy umowy.

4. Błędy w danych i opóźnienia w płatnościach

Bez wdrożonego systemu do akceptacji dokumentów proces zatwierdzania faktur jest długi, co generuje opóźnienia w płatnościach. Dane wprowadzane ręcznie zwiększają ryzyko pomyłek w kwotach, numerach dokumentów czy terminach płatności. Niekiedy wystarczy niewielki błąd, który może opóźnić dostawę, spowodować naliczenie odsetek czy pogorszyć relacje z dostawcą.

5. Excel zaczyna pełnić rolę systemu do zarządzania fakturami

Z czasem arkusz kalkulacyjny zaczyna pełnić kilka ról jednocześnie: jest rejestrem faktur, narzędziem do zarządzania płatnościami, miejscem raportowania kosztów, a nawet systemem do zarządzania statusem akceptacji. Excel nie został zaprojektowany do zarządzania dokumentami i procesami finansowymi. Aby spełnić wszystkie potrzeby, zaczyna mocno się rozrastać. Czasami tylko jedna osoba potrafi się w nim odnaleźć, a dane w równolegle prowadzonych arkuszach przestają być spójne.

6. Część faktur wymaga ograniczonego dostępu i kontroli uprawnień

Istnieje grupa faktur, do których dostęp powinien być ograniczony: najczęściej są to umowy B2B i faktury zarządu. W momencie gdy większość faktur pojawia się w KSeF, konieczne jest znalezienie sposobu na zarządzanie widocznością, gdyż sam system nie posiada takiej funkcji i istnieje ryzyko, że pojawią się one w ogólnie dostępnym obiegu.

Jak system do zarządzania fakturami usprawnia obieg dokumentów w firmie?

Dzięki dedykowanym systemom do zarządzania fakturami możemy wprowadzić kluczowe zmiany, które znacznie usprawnią procesy w firmie i ograniczą wiele pojawiających się ryzyk. Systemem, który pozwoli zrobić to w sposób przejrzysty, jest SaldeoSMART. Dzięki niemu możemy:

• przechowywać i archiwizować wszystkie faktury w jednym miejscu niezależnie od źródła dostarczenia,
• stworzyć elektroniczny obieg dokumentów dostosowany do struktury i potrzeb firmy,
• automatycznie przypisywać dokumenty do osób i kontrolować status dokumentów,
• zintegrować się z programem księgowym i automatycznie przesyłać potrzebne dane bez konieczności przepisywania,
• zintegrować się z bankiem i zarządzać płatnościami,
• generować szybko potrzebne raporty na podstawie danych z faktur oraz ustawionych parametrów,
• prowadzić budżety na podstawie faktur kosztowych.

Kiedy warto zamienić Excel na system do zarządzania fakturami? Podsumowanie

Excel jest narzędziem, które w naturalny sposób pojawia się w firmach na początku pracy z fakturami kosztowymi. Pozwala szybko stworzyć prosty rejestr dokumentów, kontrolować terminy płatności i analizować podstawowe koszty działalności.

Wraz z rozwojem firmy rośnie jednak liczba dokumentów, osób zaangażowanych w proces oraz źródeł ich dostarczania. Wtedy arkusz kalkulacyjny przestaje spełniać swoją rolę. Nie zarządza dokumentami, nie wspiera procesu akceptacji faktur i nie zapewnia kontroli nad statusem płatności.

W takiej sytuacji firmy coraz częściej decydują się na wdrożenie dedykowanego systemu do zarządzania fakturami. Rozwiązania takie jak SaldeoSMART pozwalają uporządkować elektroniczny obieg dokumentów, zautomatyzować wiele czynności oraz zapewnić pełną kontrolę nad kosztami i płatnościami w firmie.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania o zarządzanie fakturami w Excelu (Q&A)

Czy Excel jest dobrym narzędziem do zarządzania fakturami w firmie?

Excel może być dobrym narzędziem do zarządzania fakturami na początkowym etapie działalności firmy. Pozwala stworzyć prosty rejestr dokumentów, kontrolować terminy płatności oraz analizować podstawowe koszty. Wraz ze wzrostem liczby faktur i osób zaangażowanych w ich obsługę arkusz kalkulacyjny zaczyna jednak być niewystarczający. Nie wspiera obiegu dokumentów, procesu akceptacji faktur ani automatyzacji płatności. W takich sytuacjach firmy często wdrażają system do zarządzania fakturami lub elektronicznego obiegu dokumentów, który porządkuje proces i ogranicza ryzyko błędów.

Kiedy firma powinna przestać zarządzać fakturami w Excelu?

Dobrym momentem na zmianę jest sytuacja, gdy liczba faktur rośnie, w procesie pojawia się kilka osób, a dokumenty wymagają akceptacji przed płatnością. Wtedy zarządzanie fakturami w Excelu zaczyna generować błędy i opóźnienia.

Jak uporządkować faktury kosztowe w firmie?

Najprostszym sposobem uporządkowania faktur kosztowych jest zebranie wszystkich dokumentów w jednym systemie lub repozytorium dokumentów. Ważne jest również wprowadzenie jasnej ścieżki akceptacji faktur, przypisywanie odpowiedzialnych osób oraz kontrola terminów płatności. W wielu firmach w tym celu wdraża się systemy do elektronicznego obiegu faktur, które automatyzują te procesy.

Jak usprawnić obieg faktur kosztowych w firmie?

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu do zarządzania dokumentami i elektronicznego obiegu faktur. Dzięki temu dokumenty trafiają w jedno miejsce, można kontrolować ich status oraz automatyzować wiele procesów związanych z księgowością i płatnościami.

Czy system do zarządzania fakturami można zintegrować z księgowością i bankiem?

Tak. Nowoczesne systemy do zarządzania fakturami umożliwiają integrację z programami księgowymi oraz bankowością elektroniczną, dzięki czemu dane nie muszą być przepisywane ręcznie, a płatności można realizować bezpośrednio na podstawie dokumentów.

Jaki system zamiast Excela do zarządzania fakturami?

W firmach, w których liczba dokumentów rośnie, Excel często zastępowany jest systemem do zarządzania fakturami lub elektronicznego obiegu dokumentów. Takie rozwiązania pozwalają przechowywać faktury w jednym miejscu, automatycznie przekazywać je do akceptacji oraz integrować dane z księgowością i bankiem. Dzięki temu firma zyskuje większą kontrolę nad kosztami i ogranicza ryzyko błędów.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy jak SaldeoSMART może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.