Kto powinien akceptować faktury w firmie?

Wiele firm rozpoczynających pracę z elektronicznym obiegiem dokumentów skupia się na pytaniu, jak szybko przekazywać faktury pomiędzy pracownikami. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że ważniejsze jest inne pytanie: kto powinien podejmować decyzje dotyczące wydatków.

Nie istnieje jeden uniwersalny model akceptacji faktur. Proces powinien odzwierciedlać strukturę organizacyjną firmy, zakres odpowiedzialności poszczególnych osób oraz sposób zarządzania budżetami. Inaczej będzie wyglądał obieg dokumentów w agencji marketingowej, inaczej w firmie budowlanej, a jeszcze inaczej w grupie spółek.

Dobrze zaprojektowany workflow nie polega na dodawaniu kolejnych poziomów akceptacji. Jego celem jest skierowanie dokumentu do osób, które faktycznie powinny podjąć decyzję dotyczącą danego kosztu. W tym artykule pokażę, jak najczęściej budowane są ścieżki akceptacji faktur i jakie błędy pojawiają się podczas projektowania EOD.

Ścieżka akceptacji faktury kosztowej – od czego zacząć projektowanie?

Nie ma jednego modelu odpowiedniego dla wszystkich organizacji.

Ścieżka akceptacji powinna wynikać z czterech rzeczy: struktury firmy, podziału odpowiedzialności, sposobu zarządzania budżetami oraz rodzaju kosztów. W praktyce oznacza to, że każda faktura powinna trafić do właściciela kosztu, czyli osoby odpowiedzialnej za dany wydatek lub budżet. To właśnie właściciel kosztu powinien być punktem wyjścia do projektowania ścieżki akceptacji. Dobrze zaprojektowany obieg dokumentów wynika z organizacji firmy, a nie możliwości systemu.

To zdanie wydaje się oczywiste, ale nie zawsze ma zastosowanie. Firma wdrażając Elektroniczny Obieg Dokumentów często próbuje odwzorować dotychczasowy obieg mailowy lub papierowy. Problem polega na tym, że taki proces często powstał jako odpowiedź na ograniczenia papierowego lub mailowego obiegu dokumentów, który nie zawsze odzwierciedla rzeczywistą strukturę odpowiedzialności w organizacji.

Skutkiem tego jest workflow, który technicznie działa, ale nie odpowiada rzeczywistej odpowiedzialności za wydatki. Często jest zbyt skomplikowany.

Dekretacja i start workflow: kto inicjuje obieg dokumentu?

Rolę tę często pełni sekretariat, asystentka zarządu albo wyznaczony pracownik księgowości. Ich zadaniem jest przypisanie dokumentu do odpowiedniej ścieżki oraz uruchomienie właściwego workflow.

To szczególnie ważne w przypadku dokumentów o ograniczonym dostępie, na przykład dotyczących zarządu lub kontraktów B2B. Osoba na tym etapie nie musi znać szczegółów merytorycznych dokumentu. Musi wiedzieć, do jakiej kategorii dokument należy i jaką ścieżkę uruchomić. To jest praca klasyfikacyjna, nie decyzyjna, i dlatego dobrze sprawdza się na poziomie sekretariatu czy administracji, bez angażowania osób merytorycznych na samym wstępie. Jeśli jest taka możliwość można zastosować automatyczne przypisanie dokumentu np. po numerze NIP wystawcy.

Czy akceptacja kosztów przez przełożonego jest zawsze konieczna?

W praktyce wiele firm oczekuje, że kierownik zaakceptuje wszystkie wydatki swojego działu. Nie jest to błąd. Jeżeli kierownik odpowiada za budżet działu, staje się jednocześnie właścicielem kosztów powstających w tym obszarze. Z tego powodu jego udział w akceptacji faktur nie wynika z funkcji kierowniczej, lecz z odpowiedzialności za wydatki.

Warto jednak sprawdzić, czy są faktury, których kierownik nie musi akceptować osobiście, na przykład wydatki powtarzalne, które już wcześniej zaakceptował w cyklu miesięcznym. Czasem da się pominąć etap kierowniczy dla takich dokumentów i ustalić dodatkowe warunki przejścia na kolejny etap, na przykład warunek kwotowy.

Ten model jest często stosowany w przypadku zarządu. Zarząd nie akceptuje faktur wszystkich działów, ale często chce widzieć wszystkie faktury powyżej określonej kwoty, niezależnie od tego, którego działu dotyczą. To nie jest pełna akceptacja merytoryczna, lecz wgląd kontrolny na poziomie finansowym.

Jeden uniwersalny workflow w systemie EOD – dlaczego to błąd?

Na początku wdrożenia wiele firm tworzy jeden uniwersalny workflow, przez który przechodzą wszystkie faktury, niezależnie od ich rodzaju.

Z czasem okazuje się, że część dokumentów przechodzi przez zbyt wiele osób, workflow staje się rozbudowany i zawiera dużo warunków oraz wyjątków, a sam proces zaczyna się wydłużać. To jeden z najczęstszych powodów, dla których firmy później wracają do swojego obiegu dokumentów i zmieniają jego konfigurację.

Pojedyncza, uniwersalna ścieżka wydaje się prostsza na etapie projektowania. W praktyce kończy się tym, że próbuje obsłużyć zbyt wiele różnych sytuacji jednocześnie, więc rozrasta się o coraz więcej warunków. Sprawdza się ona w niewielkich firmach o bardzo prostej strukturze.

Zazwyczaj różne rodzaje kosztów wymagają różnych ścieżek akceptacji. Przykładowo marketing, zakupy administracyjne, projekty inwestycyjne i koszty zarządu mogą wymagać nie tylko innych osób ale innych ścieżek ze względu na strukturę organizacyjną. Z naszej praktyki wynika, że faktury zarządu lub administracji mają dużo krótszą ścieżkę akceptacji niż faktury konkretnych działów.

Schemat obiegu dokumentów – przykładowe ścieżki akceptacji

W praktyce często spotykamy organizacje, które stosują różne ścieżki akceptacji dla różnych rodzajów kosztów. Wynika to z odmiennych zakresów odpowiedzialności, poziomu poufności dokumentów oraz sposobu zarządzania budżetami. W każdej z poniższych ścieżek kluczową rolę pełni właściciel kosztu. To on najlepiej wie, czy zakup był potrzebny, czy został zrealizowany oraz czy wydatek powinien obciążyć dany budżet lub projekt. Poniżej kilka uproszczonych przykładów.

Każda z tych ścieżek ma inną liczbę etapów i inny skład osób, bo każda odpowiada na inny rodzaj ryzyka decyzyjnego. Faktura zarządu wymaga dyskrecji i krótkiej ścieżki z ograniczonym dostępem. Faktura projektowa wymaga więcej etapów, bo zwykle wiąże się z większymi kwotami i kontrolą budżetu inwestycji.

Podsumowanie: jak wdrożyć skuteczny elektroniczny obieg faktur?

Dobrze działający workflow powinien odzwierciedlać strukturę organizacyjną, kierować dokument do właściciela kosztu, ograniczać liczbę zbędnych akceptacji i zapewniać pełną historię decyzji.

Celem nie jest maksymalna liczba kontroli, ale sprawne podejmowanie decyzji. Im więcej osób musi zaakceptować dokument, który nie wymaga ich faktycznej wiedzy merytorycznej, tym dłużej trwa proces i tym mniej wartości wnosi każda kolejna akceptacja. Dobra ścieżka nie jest tą z największą liczbą etapów. Jest tą, w której każdy etap ma jasny powód istnienia.

Polecane artykuły

Akceptacja faktur w EOD – FAQ (Najczęściej zadawane pytania)

Czy mała firma potrzebuje różnych ścieżek?

Potrzeba rozróżnienia ścieżek wynika z liczby osób odpowiedzialnych za różne kategorie wydatków, nie z wielkości firmy. Jeśli w małej firmie jedna osoba odpowiada za wszystkie zakupy, wystarczy jedna, prosta ścieżka.

Co zrobić, jeśli kierownik systematycznie akceptuje faktury bez weryfikacji merytorycznej?

To sygnał, że dany etap akceptacji nie wnosi już realnej kontroli i warto sprawdzić, czy nie powinien zostać uproszczony albo zastąpiony warunkiem automatycznym. Akceptacja, która zawsze kończy się tym samym wynikiem bez analizy, jest krokiem formalnym, nie decyzyjnym.

Co zrobić aby nikt nie widział faktur zarządu?

W tym celu można zastosować automatyczne przypisanie dokumentu np. po numerze NIP kontrahenta. Wtedy można zaprojektować obieg w taki sposób aby faktura trafiała od razu do członka zarządu ominie wtedy także etap wejściowy w postaci Sekretariatu czy Administracji.

Co zrobić, gdy faktura trafi do niewłaściwej ścieżki akceptacji?

Zazwyczaj nie należy zmieniać ścieżki akceptacji w trakcie obiegu dokumentu. Byłoby to obejście ustalonej logiki procesu i mogłoby utrudnić późniejszą analizę przebiegu workflow. Jeżeli faktura została błędnie przypisana, lepszym rozwiązaniem jest cofnięcie jej do osoby odpowiedzialnej za klasyfikację dokumentów i ponowne uruchomienie właściwej ścieżki akceptacji. Dzięki temu proces pozostaje spójny i zgodny z przyjętymi zasadami obiegu dokumentów.

Jak ustalić, ile osób powinno mieć dostęp do jednego typu dokumentów?

Dobrym punktem wyjścia jest pytanie, kto faktycznie potrzebuje danych z dokumentu do swojej pracy, nie kto teoretycznie mógłby ich potrzebować. Nadmiernie szeroki dostęp nie zwiększa bezpieczeństwa ani kontroli, tylko rozprasza odpowiedzialność, bo trudniej wskazać, kto powinien zareagować, gdy dokument wymaga wyjaśnienia.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.