Opis faktury kosztowej. Jakie informacje warto zbierać?

Większość firm traktuje opis faktury kosztowej jako element niezbędny do zatwierdzenia wydatku i jego prawidłowego zaksięgowania. Tymczasem informacje uzupełniane na etapie akceptacji mogą wspierać znacznie więcej procesów. Mogą pomagać w bieżącej kontroli budżetów, raportowaniu kosztów czy rozliczaniu projektów. Z naszych doświadczeń wynika, że dobrze zaprojektowany opis dokumentu pozwala wyeliminować wiele dodatkowych arkuszy Excel i wspomóc bieżące raportowanie.

Dlaczego warto dobrze zaprojektować opis faktury kosztowej?

W wielu firmach opis nie jest ustrukturyzowany. Każda osoba opisuje dokument według własnych przyzwyczajeń. Jedni wpisują krótkie hasła, inni rozbudowane komentarze, a część pomija informacje, które dla kolejnych osób w procesie są istotne. Część firm porządkuje ten proces, stosując papierowe pieczątki opisowe lub gotowe szablony. Rozwiązanie to ujednolica sposób opisywania dokumentów, ale ze względu na swoją formę ogranicza liczbę informacji, które można zebrać. Najwięcej możliwości opisywania faktur daje elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala w sposób elastyczny zebrać dokładnie takie informacje, które będą później wykorzystywane

Dobrze zaprojektowany opis faktury kosztowej nie służy wyłącznie księgowości. To zestaw informacji, z którego korzystają również osoby akceptujące wydatki, controlling, kierownicy projektów czy dział finansowy. Im lepiej zostanie zaprojektowany na początku, tym mniej dodatkowej pracy pojawi się później.

W praktyce często spotykamy się z sytuacją, w której te same informacje są wpisywane kilka razy. Najpierw podczas akceptacji faktury, później do arkusza Excel prowadzonego przez kierownika, następnie do zestawienia przygotowywanego przez controlling lub dział finansowy.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala uporządkować ten proces. Opis faktury można dostosować do sposobu działania firmy i zbierać tylko te informacje, które rzeczywiście będą później wykorzystywane. Dzięki temu dane wprowadzane raz mogą wspierać księgowanie, kontrolę budżetów, raportowanie kosztów czy rozliczanie projektów, bez konieczności ponownego przepisywania ich do innych rejestrów.

Jakie informacje najczęściej umieszczane są w opisie faktury kosztowej?

Nie istnieje jeden uniwersalny zestaw informacji, który sprawdzi się w każdej firmie. Zakres opisu faktury kosztowej powinien wynikać z tego, do czego później będą wykorzystywane dane z dokumentu.

Z naszych doświadczeń wynika jednak, że pewne elementy pojawiają się w większości wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów. Poniżej przedstawiam informacje, które najczęściej uwzględniane są w opisie faktury kosztowej oraz przykłady ich praktycznego wykorzystania.

Powyższe zestawienie nie wyczerpuje wszystkich możliwości opisu dokumentów. To specyfika firmy decyduje o tym, co umieszczamy w opisach. Innych danych potrzebuje firma transportowa, innych handlowa a jeszcze innych produkcyjna. W opisach pojawiają się także informacje potrzebne do raportów środowiskowych czy rozliczania prowizji lub premii pracowników.

Osobną kwestią jest to, czy część potrzebnych danych nie jest już dostępna w innych systemach. Czasem informacja, którą chcemy zbierać w opisie faktury, istnieje w innym systemie w bardziej szczegółowej formie. Dodawanie jej do opisu faktury tylko po to, żeby była w jednym miejscu, nie zawsze ma sens.

W analizie przedwdrożeniowej nie zaczynamy od projektowania formularza. Najpierw sprawdzamy, jakie dane są rzeczywiście wykorzystywane i skąd teraz pochodzą. Dopiero na tej podstawie decydujemy, co warto zbierać w obiegu, a co lepiej pobierać z innych źródeł. Więcej o tym, jak przebiega ten proces, opisałem w artykule o analizie przedwdrożeniowej EOD.

Jakich błędów unikać przy projektowaniu opisu faktury kosztowej?

Podczas projektowania opisu faktur zwłaszcza w kontekście obiegu dokumentów warto zwrócić uwagę na to, aby odbywał się on w sposób możliwie sprawny i szybki i nie spowalniał całego procesu. Najczęściej pojawiającymi się błędami, które wpływają na efektywność są:

• nieobowiązkowe pola – powodują, iż dane przestają być wiarygodne
• dowolność opisu – dane są nieustrukturyzowane i trudno je później wykorzystać, księgowość ma problem z zaklasyfikowaniem wydatku musi później dopytywać
• zbyt wiele pól do wypełnienia przez jedną osobę – spowalnia proces obiegu na jednym kroku akceptacji
• zbyt wiele danych widocznych na fakturze na każdym etapie akceptacji – spowalnia proces opisywania, pojawia się ryzyko jawności danych wrażliwych

Dobrze zaprojektowany opis faktury to mniej pracy w przyszłości

Opis faktury kosztowej projektuje się raz, ale korzysta z niego przez lata. Źle zaprojektowany formularz, z polami, których nikt nie potrzebuje, albo bez pól, których brakuje w raportach, generuje dodatkową pracę w każdym miesiącu. Kierownicy prowadzą własne arkusze, controlling przepisuje dane z dokumentów, księgowość dopytuje o szczegóły, które powinny być uzupełniane na etapie akceptacji.

Dobrze zaprojektowany opis zbiera te informacje raz, tam gdzie i tak ktoś z dokumentem pracuje, i udostępnia je wszystkim, którzy będą ich potrzebować później. Im więcej działów zostanie zapytanych o swoje potrzeby przed wdrożeniem, tym mniej dodatkowych rejestrów i arkuszy pozostanie w użyciu po uruchomieniu systemu.

Polecane artykuły

FAQ: elektroniczny obieg dokumentów po wdrożeniu

Czy różne osoby mogą uzupełniać różne pola opisu na kolejnych etapach akceptacji?

Tak. W elektronicznym obiegu dokumentów formularz opisu można podzielić między etapy. Sekretariat uzupełnia dane formalne, kierownik działu opisuje merytorykę wydatku, a księgowość dodaje dane niezbędne do dekretacji. Każda osoba widzi tylko te pola, które są potrzebne na jej etapie, i tylko te, do których ma uprawnienia.

Czy opis faktury kosztowej można zmieniać po jej zaakceptowaniu?

To zależy od przyjętych zasad oraz możliwości systemu. W większości firm po zakończeniu procesu akceptacji możliwość edycji opisu jest ograniczana, aby zachować spójność danych i pełną historię zmian. Jeśli konieczna jest korekta, warto zapewnić możliwość jej wykonania w kontrolowany sposób.

Jak często warto przeglądać pola wykorzystywane w opisie faktury?

Nie ma potrzeby robić tego regularnie co kilka miesięcy. Warto natomiast przeanalizować opis dokumentów zawsze wtedy, gdy zmieniają się procesy w firmie, pojawiają się nowe wymagania raportowe lub użytkownicy zaczynają prowadzić dodatkowe arkusze z informacjami, których brakuje w systemie.

Ile pól w opisie faktury to już za dużo?

Nie ma jednej odpowiedzi, ale dobrą miarą jest czas. Jeśli wypełnienie opisu na jednym etapie zajmuje więcej niż 2-3 minuty, formularz prawdopodobnie zawiera za dużo pól przypisanych do jednej osoby. Warto wtedy sprawdzić, czy część z nich nie może być uzupełniana na innym etapie, przez inną osobę, albo czy część pól nie jest zbędna.

Co się dzieje, gdy pracownik wpisuje dowolny tekst w polu, które powinno być uzupełniane według schematu?

Dane przestają być porównywalne i trudno je później wykorzystać w raportach. Jeden pracownik wpisuje “transport”, drugi “usługi transportowe”, trzeci “kurierzy”. Dla człowieka to ta sama kategoria, dla systemu trzy różne wartości. Dlatego pola, z których mają powstawać raporty lub zestawienia, powinny być słownikowe, a nie tekstowe.

Czy informacje z opisu faktury można automatycznie przenosić do programu księgowego?

Tak, jeśli system EOD jest zintegrowany z programem księgowym. Dane uzupełniane podczas akceptacji, kategoria kosztu, MPK, projekt, mogą trafiać do programu księgowego razem z dokumentem, bez konieczności ponownego wpisywania ich przez księgowość. To jeden z głównych argumentów za dobrze zaprojektowanym opisem, bo im więcej danych jest uzupełnianych na etapie akceptacji, tym mniej pracy pozostaje po stronie księgowości.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.