Kiedy wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

W każdej rozwijającej się firmie nadchodzi moment, w którym dotychczasowe procesy związane z obiegiem papierowym przestają być wydolne. Pojawiające się problemy zaczynają bezpośrednio uderzać w efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Bariery, które do tej pory wydawały się niedostrzegalne, stają się przyczyną utraconych możliwości biznesowych i realnych strat finansowych, a czas poświęcony na ręczną obsługę pism staje się obciążeniem dla całego zespołu.

Rozwiązaniem tych wyzwań jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD). To nowoczesny system informatyczny służący do kompleksowego zarządzania dokumentacją wewnątrz organizacji w formie cyfrowej. System EOD obejmuje procesy tworzenia, rejestrowania, archiwizacji oraz sprawnego przepływu dokumentów między pracownikami i działami, skutecznie eliminując konieczność korzystania z tradycyjnych nośników papierowych.

Warto jednak pamiętać, że implementacja profesjonalnego oprogramowania wiąże się z nakładami na jego zakup i utrzymanie. Dlatego każda firma powinna przed startem projektu odpowiedzieć na pytanie: czy koszty wdrożenia będą niższe od uzyskanych korzyści biznesowych?

Poniżej przedstawiam kluczowe aspekty codziennej pracy, na które należy zwrócić uwagę, analizując opłacalność wdrożenia EOD w Twojej firmie.

Zarządzanie dokumentami z KSeF

Jednym z bezpośrednich pretekstów do rozważenia zakupu elektronicznego obiegu dokumentów jest konieczność sprawnego zarządzania fakturami z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Przed wejściem w życie obowiązku przesyłania faktur do systemu ministerialnego, dokumenty trafiały do firmy z wielu rozproszonych źródeł. Ostatecznie przejmowała je księgowość lub właściciel firmy, który osobiście pilnował ich prawidłowego opisu oraz terminowości płatności.

Po wprowadzeniu KSeF sytuacja ta uległa radykalnej zmianie, teraz wszystkie faktury ustrukturyzowane trafiają w jedno, centralne miejsce, z którego muszą zostać rozdystrybuowane dalej. W małych zespołach, gdzie liczba dokumentów jest niewielka, a procesy zatwierdzania płatności czy akceptacji kosztów są uproszczone, dodatkowe narzędzie może nie być niezbędne. Jednak w momencie, gdy proces ten zaczyna angażować coraz więcej czasu lub wymaga wielostopniowej weryfikacji, należy przyjrzeć mu się bliżej i rozważyć automatyzację.

Niewydolność procesu akceptacji, kiedy potrzebny jest workflow?

Jeśli dokument w firmie, zanim trafi do archiwum lub zostanie zaksięgowany, wymaga opisu przez więcej niż jedną osobę, jest to właściwy moment, aby zastanowić się nad wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów. Co warto sprawdzić pod tym kątem?

1. Ile czasu pracownicy poświęcają na fizyczne przekazywanie sobie dokumentów?
2. Czy z powodu skomplikowanej ścieżki akceptacji pojawiają się opóźnienia w płatnościach?
3. Czy ze względu na niedotrzymane terminy płatności firma traci rabaty lub musi godzić się na gorsze warunki handlowe?
4. Czy brak pojawienia się dokumentu na danym etapie wstrzymuje lub opóźnia pracę poszczególnych działów?
5. Czy firma posiada kilka ścieżek akceptacji i czy wynikają z tego nieporozumienia?
6. Czy pojawiają się faktury zawierające dane wrażliwe, których wyciek mógłby negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa?

Przykładowy test

Pomiar „Czasu Pustego” Sprawdź w systemie bankowym lub na pieczątce wpływu, kiedy faktura weszła do firmy, a kiedy została ostatecznie zatwierdzona do płatności.

• Wynik krytyczny: Jeśli „czas leżakowania” (moment, w którym faktura czeka na czyjąś akceptację) stanowi więcej niż 80% całkowitego czasu obiegu dokumentu, Twój workflow jest niewydolny.

Lista Kontrolna Ryzyk Poproś osobę odpowiedzialną za płatności, aby przy konkretnej fakturze odpowiedziała na poniższe pytania w formie testu TAK/NIE:

1. Logistyka: Czy aby uzyskać akceptację, musiałeś wstać od biurka, dzwonić lub pisać wiadomość z przypomnieniem? (TAK = strata czasu)
2. Koszty finansowe: Czy gdybyś zapłacił tę fakturę dziś, uzyskałbyś rabat lub skonto, które właśnie przepada? (TAK = realna strata pieniędzy)
3. Blokada operacyjna: Czy brak zatwierdzenia tego dokumentu wstrzymuje zamówienie kolejnej partii towaru lub wykonanie kluczowej usługi? (TAK = paraliż firmy)
4. Bezpieczeństwo: Czy na tej fakturze znajdują się dane, takie jak stawki specjalne lub dane podwykonawców, do których dostęp miały osoby niepowołane podczas jej „wędrówki”? (TAK = ryzyko wycieku)

Wniosek z testu: Jeśli suma odpowiedzi „TAK” wynosi więcej niż 3, wdrożenie workflow zwróci się nie w rok, a w zaledwie kilka miesięcy dzięki samej oszczędności czasu i uniknięciu kar.

Wprowadzenie automatycznego workflow dopasowanego do unikalnych potrzeb i procesów firmy generuje realne oszczędności. Wdrożenie systemu w odpowiednim momencie pozwala organizacji znacząco poprawić efektywność operacyjną oraz przygotować się na nadchodzące wyzwania rynkowe.

1. Ile osób potrzebuje danych z faktur?
2. Czy dane nie są wielokrotnie przepisywane, na przykład poprzez tworzenie kilku arkuszy przy jednoczesnym wprowadzaniu tych samych informacji do programu księgowego?
3. Czy potrzebne są raporty generowane na podstawie danych z bieżącego dnia?
4. Czy potrzebujemy precyzyjnych informacji do sprawdzania wykonania budżetu kosztów?
5. Czy korzystamy z rozbudowanego arkusza, na którym efektywnie potrafi pracować tylko jedna osoba?

Przykładowy test

Zamiast pytać, czy raporty są potrzebne, przeprowadź „test trzech pytań” wśród kluczowych osób w firmie lub zadaj te pytania sobie.

KROK 1: Test „Pytanie o Wynik” Zadaj wybranym osobom jedno z poniższych pytań w dowolny dzień pracy: „Ile dokładnie wydaliśmy w tym miesiącu na [kategoria kosztów, na przykład paliwo, podwykonawców, marketing] do dzisiejszego poranka?”

• Wynik krytyczny: Jeśli odpowiedź brzmi: „Muszę zapytać księgową” lub „Będę wiedział po 20-stym przyszłego miesiąca”, to Twoja firma jedzie samochodem z zasłoniętą przednią szybą, patrząc tylko w lusterko wsteczne.
• Wniosek: EOD z modułem analitycznym (takim jak SaldeoSMART) daje odpowiedź w kilka sekund, ponieważ dane są czytane przez technologię OCR w momencie wpłynięcia faktury.

KROK 2: Pomiar powielania danych Sprawdź ścieżkę jednej faktury pod kątem wielokrotnego przepisywania tych samych informacji:

• Rejestr 1: Czy pracownik wpisuje fakturę do swojego arkusza, żeby pilnować budżetu?
• Rejestr 2: Czy faktura trafia do osobnej tabeli płatności, aby szef wiedział, jakie przelewy należy wykonać?
• Rejestr 3: Czy księgowa przepisuje te same dane do programu finansowo-księgowego?

Zadanie: Policz, ile razy dane z faktury zostały fizycznie przepisane.

1. 1 raz: Sytuacja idealna wskazująca na system zintegrowany.
2. 3 razy lub więcej: Firma traci pieniądze na błędy wynikające z czynnika ludzkiego oraz dublowanie pracy.

KROK 3: Weryfikacja Budżetu (Plan kontra Wykonanie) Sprawdź, jak szybko dowiadujesz się o ewentualnym przekroczeniu budżetu. Jeśli dowiadujesz się o tym dopiero w momencie, gdy na koncie brakuje środków lub gdy księgowa zamknie miesiąc, wdrożenie EOD jest konieczne dla bezpieczeństwa płynności finansowej (cashflow).

W początkowej fazie rozwoju firmy większość informacji oraz pełna kontrola nad procesami i budżetem znajduje się w rękach właściciela. W miarę wzrostu przedsiębiorstwa ilość danych oraz tempo ich wpływania rośnie wraz z organizacją. W pewnym momencie wprowadzenie profesjonalnego narzędzia staje się niezbędne, aby praca z informacjami finansowymi pozostała efektywna.

Uciążliwe szukanie dokumentów – problemy z archiwizacją

Archiwizacja dokumentów od zawsze stanowiła wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw. Wynika to przede wszystkim z ogromnej przestrzeni potrzebnej na ich przechowywanie. Z upływem czasu liczba segregatorów nieustannie rośnie, a dokumentacja, która kiedyś mieściła się na jednej półce, zaczyna zajmować całe regały lub wymaga osobnego pomieszczenia archiwalnego. Niewielkim problemem jest sytuacja, gdy rzadko zaglądamy do starych pism. Gorzej, gdy musimy na bieżąco weryfikować faktury z wcześniejszymi umowami lub załączać do nich protokoły i dokumenty finansowe. Co warto sprawdzić w tym obszarze?

1. Jak duże jest obecne archiwum i w jakim tempie się rozbudowuje?
2. Jak często pracownicy muszą wracać do danych archiwalnych, aby na przykład zweryfikować prawidłowość wystawionych faktur na podstawie umów?
3. Jaka jest ilość dokumentów ściśle ze sobą powiązanych, takich jak faktury z umowami czy protokoły z dokumentacją finansową?
4. Czy w firmie tworzone są kopie dokumentów skutkujące ich podwójną archiwizacją?

Przykładowy test

Wybierz jedną losową fakturę kosztową dotyczącą większej usługi lub zakupu, na przykład fakturę za naprawę maszyny, kampanię marketingową lub dłuższą umowę najmu. Oblicz czas potrzebny na skompletowanie następującego zestawu:

• Oryginał wybranej faktury.
• Umowa lub oferta, na podstawie której dokument został wystawiony.
• Protokół odbioru lub potwierdzenie dostawy, jeśli było wymagane.

WYNIK TESTU:

• Poniżej 3 minut: Masz perfekcyjny porządek. Elektroniczny Obieg Dokumentów będzie dla Ciebie jedynie „bezpiecznikiem” na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak pożar czy zalanie biura.
• Od 3 do 10 minut: Twoje fizyczne archiwum generuje ukryty etat. Jeśli w skali miesiąca wykonujesz taką operację 20 razy, tracisz kilka godzin na samo chodzenie do segregatorów.
• Powyżej 10 minut lub brak kompletu: Masz problem z ciągłością dowodową. W razie kontroli skarbowej lub sporu z dostawcą, firma jest wystawiona na realne ryzyko.

W małej firmie archiwum papierowe to często „martwa wiedza”. Dokument schowany do segregatora przestaje istnieć w bieżącej świadomości zespołu. System EOD zamienia archiwum w inteligentną wyszukiwarkę dla Twojej firmy. Wpisujesz frazę „serwis klimatyzacji” i w sekundę masz przed oczami pełną historię dokumentacji z ostatnich pięciu lat.

Praca zdalna i pracownicy terenowi

Gdy osoby zaangażowane w procesy dokumentowe mają mieć możliwość pracy zdalnej, konieczne jest stworzenie im odpowiednich warunków technicznych. Często firmy decydują się w tym celu na zakup lub wynajem serwera i łączenie się przez VPN z dowolnego miejsca. Jest to rozwiązanie skuteczne zwłaszcza wtedy, gdy potrzebny jest dostęp do rozbudowanych zasobów organizacji. Jednak w sytuacji, gdy kluczowy jest wyłącznie wgląd w dokumentację, system zapewniający elektroniczny obieg dokumentów jest w pełni wystarczający i znacznie bardziej efektywny.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku pracowników terenowych dostarczających dokumentację do biura. W takim scenariuszu system EOD wykazuje się znacznie większą wygodą i funkcjonalnością, szczególnie gdy oferuje dedykowaną aplikację mobilną. Dzięki niej dokumenty stają się natychmiast dostępne dla wszystkich uczestników procesu, bez konieczności czekania na moment, w którym pracownik zyska dostęp do komputera. Co warto sprawdzić w tym obszarze?

1. Czy firma realnie potrzebuje zapewnienia możliwości pracy zdalnej?
2. Do jakich zasobów muszą mieć dostęp osoby wykonujące zadania poza siedzibą firmy?
3. Jakiego rodzaju dokumenty są najczęściej dostarczane przez pracowników terenowych?
4. Jaki jest faktyczny czas dostarczania dokumentacji przez pracowników pracujących poza biurem i czy szybkość tego procesu wpływa na pracę pozostałych osób oraz płynność firmy?

Przykładowy test

Wybierz pracownika, który najczęściej bywa u klientów lub pracuje w terenie, na przykład handlowca, serwisanta lub kierowcę, a następnie prześledź drogę jednego dokumentu (protokołu wykonania usługi lub faktury kosztowej za paliwo bądź nocleg). Zmierz czas od momentu jego wystawienia do chwili, w której dokument fizycznie ląduje na biurku osoby odpowiedzialnej za księgowanie lub wystawienie faktury końcowej.

WYNIK TESTU (Czas dostarczenia):

• Poniżej 1 godziny: Używacie komunikatorów lub skanów, co stanowi pewną formę zastępczą dla systemu EOD, jednak dane wciąż muszą być przepisywane ręcznie.
• Od 1 do 3 dni: Jest to standard biurowy, w którym firma działa z opóźnieniem wpływającym na cashflow oraz późniejsze wystawianie faktur przychodowych.
• Powyżej tygodnia (tak zwane rozliczenie miesięczne): Mamy do czynienia z krytycznym wąskim gardłem. Dokumenty są narażone na zgubienie, zniszczenie lub zapomnienie.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów znacznie przyspiesza procesy w organizacjach opierających się na pracy zdalnej lub terenowej. Kluczowe jest określenie, jak bardzo skrócenie tego czasu wpłynie na efektywność pracy całego zespołu oraz poprawę przepływów pieniężnych w firmie.

Podsumowanie: Czy Twoja firma jest gotowa na cyfrową transformację?

Podsumowując powyższą analizę, decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) nie powinna być podyktowana jedynie modą na cyfryzację, ale realną potrzebą optymalizacji biznesu. W dobie obowiązkowego KSeF i rosnących kosztów pracy, system ten przestaje być luksusem dla największych korporacji, a staje się niezbędnym narzędziem przetrwania dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Gdy Twoje testy wykazały, że dokumenty „leżakują” na biurkach, dane są przepisywane wielokrotnie do różnych arkuszy, a dostęp do archiwalnych umów zajmuje więcej niż kilka minut, to sygnał, że Twoja firma traci potencjał wzrostu. Wdrożenie EOD to inwestycja, która zwraca się poprzez:

1. Uwolnienie czasu pracowników: Odzyskanie godzin marnowanych na logistykę papieru i ręczne wprowadzanie danych.
2. Pełną kontrolę nad finansami: Możliwość zarządzania budżetem w oparciu o dane z dzisiejszego poranka, a nie sprzed miesiąca.
3. Bezpieczeństwo prawne i biznesowe: Skuteczną ochronę danych wrażliwych oraz pewność, że żaden termin płatności czy ważny kontrakt nie zostanie przeoczony.

Dla małej firmy kluczowe jest wybranie rozwiązania skalowalnego, które można wdrażać etapami. Warto zacząć od najbardziej bolesnego obszaru i stopniowo rozszerzać system wraz z rozwojem organizacji. Cyfryzacja obiegu dokumentów to fundament, na którym buduje się nowoczesną, zwinną i odporną na kryzysy firmę.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania o wdrożenia EOD (Q&A)

Jak EOD współpracuje z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?

Systemy EOD, takie jak SaldeoSMART, łączą się bezpośrednio z ministerialnym systemem przez API. Automatycznie pobierają faktury ustrukturyzowane, co eliminuje potrzebę ręcznego logowania się do rządowego portalu i pozwala na natychmiastowe skierowanie dokumentu do właściwej ścieżki akceptacji.

Czy wdrożenie EOD wymaga zakupu drogiego sprzętu lub serwerów?

Większość systemów działa w chmurze. Oznacza to, że firma nie musi inwestować we własną infrastrukturę serwerową. Do obsługi wystarczy standardowy komputer z dostępem do internetu oraz smartfon z aplikacją mobilną do skanowania dokumentów w terenie.

Jak obliczyć, czy wdrożenie EOD faktycznie się opłaci?

Najprostszym sposobem jest zsumowanie godzin, które pracownicy poświęcają na szukanie dokumentów, ich ręczne przepisywanie i fizyczne dostarczanie do akceptacji. Jeśli koszt tych roboczogodzin w skali roku przewyższa koszt abonamentu za system, inwestycja zwraca się natychmiast. Należy również doliczyć oszczędności wynikające z braku kar za nieterminowe płatności oraz mniejszej powierzchni potrzebnej na archiwum papierowe.

Jak system EOD radzi sobie z fakturami, które nie przechodzą przez KSeF?

Mimo cyfryzacji, w firmach wciąż pojawiają się paragony, faktury zagraniczne czy dokumenty od podmiotów zwolnionych z KSeF. Dobry system EOD posiada moduł OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), który pozwala na zeskanowanie papierowego dokumentu lub wgranie pliku PDF. System “odczyta” dane z faktury tak samo, jak zrobiłby to z fakturą ustrukturyzowaną, dzięki czemu wszystkie koszty, niezależnie od źródła, znajdują się w jednym, spójnym zestawieniu.

Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wymaga zatrudnienia informatyka?

Absolutnie nie. Współczesne systemy EOD są oferowane w modelu chmurowym, co oznacza, że cała infrastruktura techniczna, aktualizacje i bezpieczeństwo danych leżą po stronie dostawcy oprogramowania.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.