6 sygnałów, że serwer w biurze rachunkowym lub firmie wymaga zmiany

Decyzji o wymianie serwera najczęściej nie podejmuje się wtedy, gdy całkowicie przestaje działać, tylko w momencie, kiedy praca na nim staje się uciążliwa. Pierwsze symptomy pojawiają się zwykle dużo wcześniej: powolne ładowanie aplikacji, zamulanie, długie generowanie raportów. Duża awaria całkowicie blokująca pracę zdarza się rzadziej, jednak kiedy już wystąpi, może rodzić poważne konsekwencje.

Poniżej opisuję sześć sygnałów, które w praktyce najczęściej poprzedzają decyzję o wymianie serwera lub zmianie sposobu jego utrzymania. Pojawienie się któregoś z nich nie oznacza od razu, że konieczna jest wymiana, ale może być sygnałem, na który warto zwrócić uwagę. Warto wiedzieć, na jakie aspekty patrzeć, aby decyzję o wymianie podjąć spokojnie, a nie w momencie, kiedy pojawi się poważna awaria, na przykład w połowie okresu rozliczeniowego. Warto je także przeanalizować w kontekście efektywności pracy zespołu, który z powodu niewydolnego urządzenia traci czas.

1. Program księgowy działa zauważalnie wolniej

To najczęściej zgłaszany objaw i jednocześnie najbardziej mylący, bo spowolnienie nie zawsze oznacza problem z serwerem. Zanim zapadnie decyzja o wymianie sprzętu, warto ustalić, po której stronie leży przyczyna, ponieważ dokładanie pamięci czy mocy obliczeniowej nie zawsze cokolwiek zmienia.

Kiedy przyczyną bywa serwer i jego zasoby

• spowolnienie narasta wraz z liczbą osób zalogowanych jednocześnie, na przykład program działa sprawnie o siódmej rano, a o dziesiątej, kiedy logują się kolejni pracownicy, zauważalnie zwalnia,

• serwer pracuje na dysku w starej technologii HDD, a nie na SSD lub NVMe,

• pamięć operacyjna jest wykorzystana niemal w całości,

• na dysku systemowym pozostało mniej niż 20% wolnego miejsca (zaleca się, aby było około 50%).

Kiedy przyczyna leży gdzie indziej

• baza danych nie była od dawna reorganizowana, a jej statystyki są nieaktualne (przebudowa indeksów, konserwacja),

• program korzysta z bezpłatnej wersji SQL Server Express, która ma ograniczenia niezależne od parametrów serwera, między innymi limit wielkości pojedynczej bazy oraz limit pamięci wykorzystywanej przez silnik bazy. Program może więc działać wolno nawet na stosunkowo wydajnym serwerze, jeśli ograniczeniem jest sama wersja silnika bazy danych,

• pliki bazy danych są skanowane w czasie rzeczywistym przez program antywirusowy,

• zespół pracuje przez wi-fi, przez co rosną opóźnienia w komunikacji między stacją roboczą a serwerem, co spowalnia każdą operację i bywa źródłem błędów,

• program księgowy obciąża również stanowisko pracy, a komputer użytkownika jest niewydolny,

• spowolnienie dotyczy jednej konkretnej operacji, a reszta pracy przebiega normalnie.

W praktyce przyczyny często się nakładają. Dlatego przy powtarzającym się spowolnieniu warto zacząć od sprawdzenia obciążenia serwera w momencie wykonywania problematycznej operacji, a nie od zakupu nowego sprzętu.

Warto przy tym pamiętać, że serwer dobiera się do potrzeb z konkretnego momentu, w praktyce z zapasem rzędu 50 procent. Jeśli od jego zakupu przybyło pracowników, doszły nowe programy, integracje albo obsługa większej liczby klientów, pierwotne założenia mogły się już zdezaktualizować. Sygnałem, że sprzęt osiągnął swój limit, bywa sytuacja, w której dołożenie jednego stanowiska wymaga poważnej ingerencji w serwer. Dołożenie kości pamięci RAM czy dysku może nie rozwiązać problemu.

2. System operacyjny serwera traci lub stracił wsparcie producenta

Bardzo często jest to sygnał, który łatwo przeoczyć. Serwer działa normalnie i nic nie sugeruje problemu. W praktyce zdarzało nam się współpracować z klientami, którzy odkrywali ten problem dopiero wtedy, gdy przestarzały system i powiązana z nim wersja bazy danych uniemożliwiły zainstalowanie nowego oprogramowania.

Po okresie wsparcia producent przestaje wydawać poprawki bezpieczeństwa, czyli aktualizacje łatające błędy wykryte w systemie. W praktyce oznacza to, że:

• Błędy wykryte po tej dacie nie są już objęte standardowymi poprawkami bezpieczeństwa producenta. Informacje o nich są publikowane w ogólnodostępnych bazach, więc wiedza o tym, gdzie jest luka, jest jawna i nie ma sposobu jej zamknięcia.

• Rośnie ryzyko ataku ransomware. Automatyczne narzędzia skanują internet w poszukiwaniu serwerów ze starymi wersjami systemu w celu przeprowadzenia ataku, który w takim przypadku jest dużo łatwiejszy. Skutkiem bywa zaszyfrowanie baz danych i dokumentów wraz z kopiami zapasowymi podłączonymi do tego samego serwera.

• Trudniej wykazać należytą staranność przy ochronie danych. RODO wymaga stosowania odpowiednich środków technicznych do zabezpieczenia danych osobowych. Brak wsparcia producenta może utrudnić wykazanie, że zastosowane środki techniczne są adekwatne do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.

Warto pamiętać o dwóch datach. 12 stycznia 2027 roku kończy się rozszerzone wsparcie dla Windows Server 2016. Windows Server 2012 i 2012 R2 straciły wsparcie w październiku 2023 roku, a ostatni rok płatnych aktualizacji bezpieczeństwa dla tych wersji kończy się w październiku 2026.

Jeśli serwer pracuje na powyższych lub starszych wersjach, należy zaplanować działania pozwalające rozwiązać ten problem. Nie oznacza to jednak automatycznie konieczności zakupu nowego sprzętu. Koniec wsparcia dotyczy systemu, a nie serwera. W zależności od sytuacji możliwe są trzy drogi:

• aktualizacja systemu na obecnym sprzęcie, jeśli serwer nadal jest wydajny, a producent programu księgowego wspiera nowszą wersję Windows Server,

• wymiana sprzętu razem z systemem, co bywa rozsądniejsze, gdy serwer i tak zbliża się do końca swojego cyklu życia i nie opłaca się kupować licencji dla maszyny przeznaczonej wkrótce do wymiany,

• przeniesienie środowiska w inne miejsce, na przykład na serwer w chmurze, gdzie system operacyjny i jego aktualizacje leżą po stronie dostawcy.

Przy pierwszym wariancie warto wcześniej sprawdzić dwie rzeczy: czy używany program księgowy jest officially wspierany na nowszej wersji systemu oraz czy wersja SQL Server nadal otrzymuje aktualizacje. Zdarza się, że aktualizacja systemu wymusza również zmianę wersji bazy danych, co zmienia rachunek kosztów.

3. Kopia zapasowa istnieje, ale nikt jej nie weryfikuje

Częstym przypadkiem, z którym się spotykamy, jest tworzenie kopii zapasowych, których nikt nie sprawdza. Wynika to z faktu, że nie były do niczego potrzebne, bo dane nie musiały być odzyskiwane. W practical spotkaliśmy się z kilkoma wariantami tego problemu:

• backup wykonuje się automatycznie, ale nikt nie weryfikuje, czy faktycznie kończy się powodzeniem,

• kopia trafia na dysk zewnętrzny podpięty do tego samego serwera, więc awaria sprzętu albo szyfrowanie przez ransomware obejmie również ją,

• kopię robi ręcznie konkretna osoba, co oznacza, że w czasie jej urlopu lub choroby backup po prostu nie powstaje,

• nikt nie potrafi odpowiedzieć na pytanie, ile danych realnie stracimy, jeśli awaria zdarzy się teraz.

Aby sprawdzić, jak wygląda to w przypadku naszej firmy, warto zadać sobie dwa proste pytania: kiedy ostatnio ktoś odtworzył dane z kopii, żeby sprawdzić, czy to działa, oraz jak długo trwałoby przywrócenie pracy zespołu po poważnej awarii. Brak odpowiedzi na którekolwiek z nich jest sam w sobie sygnałem ostrzegawczym.

Warto przy tym rozróżnić dwie sytuacje, bo czas przywrócenia pracy jest w nich zupełnie inny. Odtworzenie pojedynczej bazy po jej uszkodzeniu trwa zwykle krótko. Odtworzenie całego serwera po awarii dysku oznacza przywracanie wszystkich baz i danych, a to zajmuje znacznie więcej czasu.

4. Praca zdalna w biurze opiera się na rozwiązaniach tymczasowych

Często w firmach i biurach rachunkowych obowiązuje praca zdalna. Nie zawsze jednak środowisko jest do tego przystosowane. Zdarza się, że aby łączyć się z biurem, musi zostać włączony jeden komputer lub część prac wykonywanych jest bez bezpośredniego połączenia.

Poniżej cztery rozwiązania, które w praktyce spotyka się najczęściej, wraz z oceną tego, jak sprawdzają się w codziennej pracy.

Zdalny pulpit do komputera stojącego w biurze

Pracownik łączy się przez program do zdalnego dostępu z własnym komputerem, który ktoś musi zostawić włączony. Działa to dobrze przy jednej lub dwóch osobach i sporadycznym dostępie. Przy stałej pracy zdalnej pojawiają się jednak ograniczenia: wystarczy, że ktoś wyłączy komputer albo zniknie zasilanie, a dostęp przepada. Stacja robocza nie jest też projektowana do pracy ciągłej, więc awarie zdarzają się częściej niż na sprzęcie serwerowym.

Połączenie VPN i praca na bazie przez sieć

Rozwiązanie to jest poprawne od strony bezpieczeństwa, ale często rozczarowuje swoją wydajnością. Programy księgowe przesyłają między stacją a bazą danych dużo drobnych zapytań i są wrażliwe na opóźnienia łącza. W efekcie operacje, które w biurze trwają sekundy, przez VPN potrafią trwać wielokrotnie dłużej. Sprawdza się przy dostępie do plików i lekkich zadaniach, znacznie gorzej przy intensywnej pracy na bazie danych.

Kopiowanie danych na nośnik lub do chmury plikowej

Najbardziej ryzykowny z popularnych wariantów. Praca na kopii oznacza konieczność późniejszego scalania zmian, a przy dwóch osobach pracujących równolegle łatwo o utratę części pracy. Osobnym problemem jest synchronizacja plików przez usługi typu dysk w chmurze, które nie są przeznaczone do pracy na otwartych bazach danych i mogą doprowadzić do ich uszkodzenia. Dochodzi do tego kwestia danych osobowych na nośnikach zewnętrznych, które łatwo zgubić.

Udostępnienie pulpitu zdalnego bezpośrednio do internetu

Rozwiązanie wygodne i szybkie we wdrożeniu, dlatego bywa stosowane jako rozwiązanie tymczasowe, które potem zostaje na lata. Jest przy tym bardzo niebezpieczne. Daje możliwość łatwego wejścia do sieci firmowej przy atakach ransomware, ponieważ automatyczne narzędzia poszukują w internecie takich otwartych połączeń. Jeśli dostęp działa w ten sposób, warto potraktować to jako pilny temat, niezależnie od pozostałych sygnałów.

Co zwykle rozwiązuje problem pracy zdalnej?

Wspólnym problemem opisanych wyżej rozwiązań jest to, że nie zapewniają pracownikom wygodnego dostępu do jednego, centralnego środowiska pracy. Przy intensywnej pracy zdalnej może to prowadzić do spadku wydajności, problemów z dostępem albo konieczności stosowania dodatkowych obejść.

Rozwiązaniem jest środowisko, w którym wszyscy pracownicy korzystają z jednej, centralnej instalacji programu, a baza danych pozostaje na serwerze. Pracownik łączy się z nim zdalnie, a na jego komputer trafiają przede wszystkim obraz sesji i informacje potrzebne do jej obsługi, zamiast całej bazy danych. Takie rozwiązanie jest przy tym oszczędne dla łącza internetowego, a komunikacja między programem księgowym a bazą danych jest szybka, ponieważ oba działają na tej samej masynie. Taki serwer terminalowy może znajdować się w biurze albo w centrum danych dostawcy jako serwer w chmurze. W obu przypadkach pracownicy mogą korzystać z tego samego środowiska niezależnie od miejsca, w którym pracują.

5. Awarie powtarzają się, a jedynym rozwiązaniem jest „restart serwera”

Pojedyncza awaria może zdarzyć się wszędzie, niezależnie od zastosowanego rozwiązania. Niepokojące jest to, gdy objawy wracają co kilka tygodni lub dni, nikt nie zna ich przyczyny, a rozwiązuje się je przez restart serwera. Często zespół przyzwyczaja się do takiej sytuacji i traktuje ją jako normalność. Koszt takiej sytuacji nie jest widoczny na pierwszy rzut oka i pogłębia się w czasie.

Typowe przyczyny powtarzalnych awarii serwera

Objaw zwykle podpowiada, gdzie szukać:

• zużywający się dysk: spowolnienia, zawieszenia przy zapisie, błędy podczas zapisywania dokumentów lub, co gorsza błędy przy otwieraniu plików, wydłużony czas uruchamiania systemu,

• za mało pamięci operacyjnej: system zaczyna korzystać z pliku wymiany, program przestaje odpowiadać przy większej liczbie zalogowanych osób, wydłuża się czas odpowiedzi, aż do błędów systemu,

• przegrzewanie się sprzętu: samoczynne restarty, częstsze latem lub po dłuższej pracy pod obciążeniem, zwykle w efekcie zapylenia albo zużytego wentylatora lub wysuszonej pasty termoprzewodzącej na procesorze,

• problemy z zasilaniem: nagłe wyłączenia serwera, brak zasilania awaryjnego albo zużyte baterie w posiadanym urządzeniu podtrzymującym, błędy zapisu danych,

• błędy pamięci lub płyty głównej: losowe restarty i zawieszenia bez wyraźnego związku z wykonywaną pracą,

• brak miejsca na dysku systemowym: aktualizacje przestają się instalować, programy zamykają się bez komunikatu, a system przestaje się uruchamiać albo wymaga częstych restartów,

• zaniedbana baza danych: błędy przy zapisie konkretnych dokumentów, podczas gdy reszta systemu działa poprawnie.

Kolejną przyczyną jest brak monitoringu. Jeśli nikt nie obserwuje stanu dysków, temperatury i obciążenia serwera, problem powoli narasta, a zauważony zostaje dopiero w momencie poważniejszej awarii.

Dlaczego sytuacja pogarsza się sama?

Awarie sprzętu układają się zwykle w krzywą przypominającą literę U. Na początku zdarzają się usterki fabryczne, które szybko się usuwa, potem następuje okres stabilnej pracy, a wraz ze zużyciem sprzęt zaczyna psuć się coraz częściej. Jeśli serwer ma kilka lat, a awarie wracają, oznacza to zwykle, że wszedł już w tę ostatnią fazę.

W tej fazie odstępy między kolejnymi zdarzeniami stopniowo się skracają. Awaria, która na początku zdarzała się raz na kilka miesięcy, po pewnym czasie potrafi wracać co tydzień, a nawet codziennie.

Restart serwera usuwa objaw i pozwala wrócić do pracy, ale nie zatrzymuje procesu, który za nim stoi. Przyczyna postępuje dalej, tylko nikt jej nie widzi, bo za każdym razem udaje się jakoś doraźnie zaradzić.

Równolegle zmienia się sposób pracy zespołu. Bezpośrednio idzie za tym spadek produktywności. Przerwy w pracy wynikające z restartu zdarzają się coraz częściej. Użytkownicy unikają dłuższych operacji i przekładają bardziej obciążające zadania na godziny, gdy system działa lepiej lub gdy zalogowanych jest mniej osób.

6. Wiedza o infrastrukturze i serwerze znajduje się w głowie jednej osoby

Pojedyncza awaria może zdarzyć się wszędzie, niezależnie od zastosowanego rozwiązania. Niepokojące jest to, gdy objawy wracają co kilka tygodni lub dni, nikt nie zna ich przyczyny, a rozwiązuje się je przez restart serwera. Często zespół przyzwyczaja się do takiej sytuacji i traktuje ją jako normalność. Koszt takiej sytuacji nie jest widoczny na pierwszy rzut oka i pogłębia się w czasie.

Typowe przyczyny powtarzalnych awarii

Objaw zwykle podpowiada, gdzie szukać:

• zużywający się dysk: spowolnienia, zawieszenia przy zapisie, błędy podczas zapisywania dokumentów lub, co gorsza błędy przy otwieraniu plików, wydłużony czas uruchamiania systemu,

• za mało pamięci operacyjnej: system zaczyna korzystać z pliku wymiany, program przestaje odpowiadać przy większej liczbie zalogowanych osób, wydłuża się czas odpowiedzi, aż do błędów systemu,

• przegrzewanie się sprzętu: samoczynne restarty, częstsze latem lub po dłuższej pracy pod obciążeniem, zwykle w efekcie zapylenia albo zużytego wentylatora lub wysuszonej pasty termoprzewodzącej na procesorze,

• problemy z zasilaniem: nagłe wyłączenia serwera, brak zasilania awaryjnego albo zużyte baterie w posiadanym urządzeniu podtrzymującym, błędy zapisu danych,

• błędy pamięci lub płyty głównej: losowe restarty i zawieszenia bez wyraźnego związku z wykonywaną pracą,

• brak miejsca na dysku systemowym: aktualizacje przestają się instalować, programy zamykają się bez komunikatu, a system przestaje się uruchamiać albo wymaga częstych restartów,

• zaniedbana baza danych: błędy przy zapisie konkretnych dokumentów, podczas gdy reszta systemu działa poprawnie.

Kolejną przyczyną jest brak monitoringu. Jeśli nikt nie obserwuje stanu dysków, temperatury i obciążenia serwera, problem powoli narasta, a zauważony zostaje dopiero w momencie poważniejszej awarii.

Dlaczego sytuacja pogarsza się sama

Awarie sprzętu układają się zwykle w krzywą przypominającą literę U. Na początku zdarzają się usterki fabryczne, które szybko się usuwa, potem następuje okres stabilnej pracy, a wraz ze zużyciem sprzęt zaczyna psuć się coraz częściej. Jeśli serwer ma kilka lat, a awarie wracają, oznacza to zwykle, że wszedł już w tę ostatnią fazę.

W tej fazie odstępy między kolejnymi zdarzeniami stopniowo się skracają. Awaria, która na początku zdarzała się raz na kilka miesięcy, po pewnym czasie potrafi wracać co tydzień, a nawet codziennie.

Restart serwera usuwa objaw i pozwala wrócić do pracy, ale nie zatrzymuje procesu, który za nim stoi. Przyczyna postępuje dalej, tylko nikt jej nie widzi, bo za każdym razem udaje się jakoś doraźnie zaradzić.

Równolegle zmienia się sposób pracy zespołu. Bezpośrednio idzie za tym spadek produktywności. Przerwy w pracy wynikające z restartu zdarzają się coraz częściej. Użytkownicy unikają dłuższych operacji i przekładają bardziej obciążające zadania na godziny, gdy system działa lepiej lub gdy zalogowanych jest mniej osób.

Podsumowanie

Pojedynczy sygnał zwykle nie wymaga natychmiastowej decyzji. Warto natomiast potraktować poważnie sytuację, w której występuje kilka z nich naraz, a szczególnie gdy łączą się dwa typy problemów: techniczny (wiek sprzętu, brak wsparcia systemu, powtarzalne awarie) oraz organizacyjny (jedna osoba wie wszystko, backupu nikt nie sprawdza, praca zdalna działa na obejściach).

Pomocne bywa proste ćwiczenie. Wyobraź sobie, że serwer przestaje działać dziś o czternastej, w środku okresu rozliczeniowego. Ile godzin zajmie przywrócenie pracy? Kto się tym zajmie? Ile danych zostanie utraconych? Jeśli odpowiedzi nie są znane albo są niepokojące, zmiana nie musi być pilna technicznie, ale warto zacząć o niej myśleć zawczasu.

Jeśli zaobserwowane sygnały wskazują na konieczność zmiany, warto zastanowić się nad jej kierunkiem. Można wymienić serwer na nowy, wymienić część podzespołów i utrzymać obecny, co czasem wiąże się również z inwestycją w lepszą obsługę, albo przenieść środowisko do chmury. Każdy z tych wariantów ma inne konsekwencje kosztowe i organizacyjne, a wybór zależy od sposobu pracy zespołu, liczby użytkowników i tego, jak firma liczy całkowity koszt utrzymania infrastruktury.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co ile lat powinno się wymieniać serwer w firmie?

Nie ma jednej reguły, ale w praktyce sprzęt serwerowy planuje się zwykle na okres od czterech do pięciu lat, po którym rośnie ryzyko awarii i koszt utrzymania. W rzeczywistości serwery pracują często dłużej, natomiast po dziesięciu latach wydłużanie tego okresu trudno już uzasadnić. Ważniejszy od samego wieku bywa jednak cykl życia systemu operacyjnego oraz to, czy serwer nadal odpowiada potrzebom zespołu.

Czy wolne działanie programu księgowego zawsze oznacza konieczność wymiany serwera?

Nie. Przyczyną bywa również sama baza danych, jej rozmiar, brak reorganizacji czy konfiguracja programu. Często problem leży w stacji roboczej lub w komunikacji między nią a serwerem. Dlatego przed decyzją o wymianie sprzętu warto ustalić, przy jakich konkretnie operacjach pojawia się spowolnienie i czy dotyczy ono wszystkich użytkowników.

Czy można bezpiecznie używać systemu operacyjnego serwera po zakończeniu wsparcia producenta?

Technicznie tak, system nie przestaje działać z dnia na dzień. Przestaje jednak otrzymywać poprawki bezpieczeństwa, więc błędy wykryte po tej dacie pozostają w nim nienaprawione, a informacje o nich są publicznie dostępne. Przy środowisku przetwarzającym dane finansowe i kadrowe zwiększa to ryzyko ataku i utrudnia wykazanie, że dane są odpowiednio zabezpieczone.

Czy koniec wsparcia dla systemu Windows Server oznacza konieczność zakupu nowego serwera?

Jedynym wiarygodnym sposobem jest próba odtworzenia danych z kopii i sprawdzenie, czy przywrócone środowisko działa poprawnie. Warto ustalić stały cykl takich testów, na przykład raz w miesiącu odtwarzać próbnie trzy losowo wybrane bazy.

Jak najskuteczniej sprawdzić, czy kopia zapasowa (backup) działa prawidłowo?

Tyle, ile potrzebuje na przygotowanie. Jeśli firma przechodzi restrukturyzację, lepiej ją najpierw zakończyć. Jeśli procesy są nieuporządkowane, warto je najpierw opisać. Jeśli budżet jest niewystarczający, lepiej zaplanować inwestycję na kolejny okres. Nie ma sensu wdrażać systemu na siłę, bo źle przeprowadzone wdrożenie generuje koszty i frustrację.

Czy zmiana lub migracja serwera wiąże się z przerwą w pracy biura?

Najczęściej tak, ale zazwyczaj jest to do jednego dnia roboczego. Zwykle wymaga zaplanowanego okna serwisowego. Skala przerwy zależy od ilości danych i złożoności środowiska, dlatego termin ustala się z wyprzedzeniem, biorąc pod uwagę kalendarz rozliczeń.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.