Jak wygląda wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów SaldeoSMART w Best-IT? Etapy współpracy krok po kroku

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów nie zaczyna się od uruchomienia systemu ani konfiguracji workflow. To proces, który wymaga uporządkowania sposobu pracy z dokumentami, określenia odpowiedzialności oraz dopasowania rozwiązania do realnych procesów działających w firmie. Dopiero na tej podstawie można zaprojektować obieg, który faktycznie usprawni codzienną pracę, zamiast przenosić obecne problemy do nowego narzędzia.

W tym artykule pokazujemy, jak wygląda proces wdrożenia EOD w naszej firmie, od pierwszej rozmowy i analizy potrzeb, przez projektowanie logiki działania obiegu, aż po konfigurację, testy i uruchomienie systemu w organizacji. Dzięki temu łatwiej ocenisz, czego spodziewać się po współpracy wdrożeniowej i które etapy mają największy wpływ na końcowy efekt projektu.

Jak przygotować firmę do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Zanim rozpoczniemy współpracę, najczęściej odbywa się jedno lub kilka spotkań z naszym konsultantem, którego zadaniem jest zrozumienie potrzeb firmy i sposobu, w jaki obecnie funkcjonują procesy związane z dokumentami. Rozmowa zaczyna się zwykle od określenia głównego powodu wdrożenia systemu obiegu dokumentów. Dla jednych firm będzie to zbyt długi czas akceptacji faktur, dla innych brak kontroli nad dokumentami lub problemy z komunikacją między działami.

Na tym etapie ustalamy również, jakie dokumenty mają zostać objęte obiegiem oraz które procesy można dodatkowo uporządkować lub objąć automatyzacją dzięki wdrożeniu EOD. Omawiamy możliwości systemu SaldeoSMART, pokazujemy dobre praktyki i odpowiadamy na pytania dotyczące organizacji przyszłego procesu.

Prezentacja systemu zawsze odbywa się w kontekście konkretnej firmy i jej rzeczywistych potrzeb. Nie skupiamy się wyłącznie na prezentowaniu funkcji, ale pokazujemy, w jaki sposób mogą zostać wykorzystane w codziennej pracy organizacji.

Już na etapie rozmów przedstawiamy także kolejne kroki wdrożenia, sposób prowadzenia projektu oraz szczegółowe informacje dotyczące wyceny wdrożenia i kosztów użytkowania systemu. Jeśli po analizie i prezentacji firma podejmie decyzję o rozpoczęciu współpracy, przechodzimy do pierwszego etapu wdrożenia.

Analiza przedwdrożeniowa przed wdrożeniem systemu EOD

Pierwszym etapem wdrożenia jest spotkanie analityczne. Jeszcze przed ustaleniem terminu firma otrzymuje od nas szczegółowe wskazówki dotyczące przygotowania do analizy, tak aby spotkanie przebiegło sprawnie i pozwoliło zebrać wszystkie informacje potrzebne do zaprojektowania obiegu dokumentów. To bardzo ważny etap, ponieważ właśnie na jego podstawie budowana jest logika działania całego systemu EOD.

Spotkanie może odbywać się zdalnie lub stacjonarnie, w zależności od potrzeb firmy. Ze strony Best-IT standardowo uczestniczą dwie osoby, co pozwala zapewnić wsparcie zarówno od strony biznesowej, jak i technicznej.

Równie ważne jest odpowiednie przygotowanie zespołu po stronie firmy wdrażającej system obiegu dokumentów. Skład uczestników zależy od wielkości organizacji, liczby działów oraz złożoności procesów. W praktyce najczęściej w spotkaniu uczestniczy od jednej do trzech osób odpowiedzialnych za prowadzenie projektu po stronie klienta. Zazwyczaj są to osoby, które wcześniej zbierają potrzeby od uczestników obiegu, konsultują procesy wewnątrz organizacji i odpowiadają za późniejszą koordynację wdrożenia.

W niektórych organizacjach analiza prowadzona jest w większym gronie, a część decyzji podejmowana jest bezpośrednio podczas warsztatów. Spotykamy się również z modelem, w którym firma wyznacza jedną osobę koordynującą wdrożenie, a same analizy realizowane są osobno dla poszczególnych grup użytkowników uczestniczących w obiegu.

Bardzo ważny jest udział osoby odpowiedzialnej za księgowość lub finanse, szczególnie w przypadku integracji SaldeoSMART z systemem księgowym. To właśnie na tym etapie ustalane są zasady opisu dokumentów oraz zakres danych przekazywanych między systemami.

Podczas spotkania określamy, jakie typy dokumentów mają zostać objęte Elektronicznym Obiegiem Dokumentów oraz jak powinny wyglądać ścieżki akceptacji. Ustalamy, jakie informacje mają być uzupełniane na dokumentach, kto odpowiada za ich opis merytoryczny, kontrolę oraz akceptację na poszczególnych etapach procesu. Definiujemy również poziomy dostępu, widoczność dokumentów oraz dodatkowe warunki sterujące przebiegiem workflow, np. takie jak kwoty dokumentów.

W ciągu 2 do 4 tygodni od zakończenia analizy przygotowywany jest Raport Analityczny zawierający wszystkie ustalenia projektowe. Dokument obejmuje między innymi schematy workflow, strukturę obiegu, macierze uprawnień oraz zasady widoczności dokumentów i danych w systemie. Na podstawie raportu następuje wycena wykonania obiegu.

Konfiguracja systemu elektronicznego obiegu dokumentów i szkolenia

Jeśli po stronie firmy pojawią się uwagi do Raportu Analitycznego lub po analizie zapadnie decyzja o wprowadzeniu dodatkowych zmian, przygotowujemy kolejną wersję dokumentu i przekazujemy ją do ponownej akceptacji. Rozpoczęcie prac konfiguracyjnych możliwe jest dopiero po zatwierdzeniu raportu oraz wyceny wdrożenia.

Warunkiem rozpoczęcia konfiguracji jest również posiadanie aktywnego konta SaldeoSMART. Jeśli firma nie korzysta jeszcze z systemu, pomagamy w jego założeniu i przygotowaniu środowiska do wdrożenia. Po opłaceniu faktury pro forma przystępujemy do realizacji projektu.

Cały proces konfiguracji cyfrowego obiegu dokumentów realizowany jest po naszej stronie. Na tym etapie pracownicy firmy nie uczestniczą bezpośrednio w budowie workflow ani konfiguracji systemu. Na podstawie zaakceptowanego Raportu Analitycznego przygotowujemy strukturę obiegu, role użytkowników, uprawnienia, typy dokumentów oraz wszystkie warunki sterujące przebiegiem procesu.

Po zakończeniu konfiguracji przechodzimy do integracji SaldeoSMART z programem księgowym, jeśli została przewidziana w projekcie. Termin prac ustalany jest wspólnie z działem księgowym tak, aby nie zakłócać bieżącej pracy organizacji. W ramach integracji zapewniamy również szkolenie dla działu księgowości oraz 30-dniowy okres wsparcia powdrożeniowego.

Osobny termin szkoleniowy ustalany jest dla użytkowników systemu. Najczęściej szkolenia prowadzone są z podziałem na role uczestniczące w obiegu dokumentów. Oddzielne szkolenie przeznaczone jest dla administratora systemu po stronie firmy, który odpowiada później za bieżącą koordynację pracy i wsparcie użytkowników wewnątrz organizacji.

W dalszej części szkoleni są pozostali uczestnicy obiegu. Podział według ról pozwala skupić się wyłącznie na tych funkcjach i działaniach, z których dana grupa będzie korzystać w codziennej pracy. Dzięki temu użytkownicy otrzymują konkretną wiedzę potrzebną do sprawnego korzystania z Elektronicznego Obiegu Dokumentów, bez konieczności poznawania całej konfiguracji systemu. W mniejszych organizacjach, na życzenie klienta, szkolenia często realizowane są wspólnie dla wszystkich pracowników.

Po zakończeniu konfiguracji, integracji i szkoleń firma jest przygotowana do rozpoczęcia pracy z systemem EOD.

W praktyce dobrze zaprojektowany obieg dokumentów pozwala skrócić czas akceptacji faktur, ograniczyć liczbę błędów oraz uporządkować komunikację między działami. Firmy szybciej odnajdują dokumenty, mają większą kontrolę nad kosztami i eliminują konieczność ręcznego przekazywania informacji między pracownikami. Szczególnie widoczne jest to w organizacjach wielooddziałowych lub tam, gdzie dokumenty wcześniej krążyły mailowo i papierowo jednocześnie.

Rozwój i optymalizacja obiegu dokumentów po wdrożeniu

Uruchomienie systemu obiegu dokumentów nie kończy współpracy. Po wdrożeniu firma pozostaje pod naszą opieką w ramach wsparcia serwisowego. Pomagamy rozwiązywać bieżące problemy techniczne, odpowiadamy na pytania oraz wspieramy administratorów systemu po stronie organizacji.

W praktyce po kilku miesiącach pracy pojawiają się nowe potrzeby związane z rozwojem obiegu dokumentów. Firmy rozszerzają procesy o kolejne typy dokumentów, dodają nowe działy, zmieniają strukturę akceptacji lub chcą zautomatyzować dodatkowe elementy workflow. Wszystkie takie prace mogą być realizowane w ramach wsparcia powdrożeniowego zgodnie z obowiązującą stawką serwisową lub w przypadku większych zmian na podstawie indywidualnej wyceny projektowej.

Obsługa zgłoszeń odbywa się za pomocą systemu ticketowego, który pozwala zachować pełną historię komunikacji, kontrolować status zgłoszeń oraz sprawnie zarządzać dalszym rozwojem systemu.

Podsumowanie – jak wygląda skuteczne wdrożenie systemu EOD

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów nie polega wyłącznie na konfiguracji systemu. To proces uporządkowania sposobu pracy z dokumentami, odpowiedzialności oraz zasad przepływu informacji w organizacji. Dopiero na tej podstawie można zbudować workflow, który rzeczywiście usprawni codzienną pracę firmy, zamiast jedynie przenieść obecne problemy do nowego narzędzia.

Każdy etap projektu, od pierwszych rozmów i analizy potrzeb, przez przygotowanie Raportu Analitycznego, konfigurację systemu i integracje, aż po szkolenia użytkowników, wpływa na końcowy efekt wdrożenia. Dlatego kluczowe znaczenie ma nie tylko samo uruchomienie systemu obiegu dokumentów, ale przede wszystkim właściwe zaprojektowanie logiki działania procesów oraz dopasowanie ich do struktury organizacji.

W praktyce wiele firm rozpoczyna wdrożenie od jednego procesu, najczęściej obiegu faktur kosztowych, a dopiero później rozszerza system o kolejne obszary. Dzięki temu organizacja może stopniowo rozwijać cyfrowy obieg dokumentów bez konieczności przebudowy całego środowiska pracy.

Dobrze przygotowane wdrożenie pozwala ograniczyć błędy, uporządkować ścieżki akceptacji i przyspieszyć przepływ informacji między działami. W efekcie system EOD staje się realnym wsparciem operacyjnym, które porządkuje procesy i daje firmie możliwość dalszej automatyzacji obiegu dokumentów wraz z rozwojem organizacji.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Ile kosztuje wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Koszt wdrożenia zależy od zakresu projektu, liczby dokumentów oraz stopnia złożoności procesów w firmie. Najczęściej wdrożenia mieszczą się w przedziale 6–11 tys. zł. Szczegółowa wycena przygotowywana jest po analizie przedwdrożeniowej, ponieważ to ona określa finalny zakres konfiguracji, integracji oraz liczby ścieżek akceptacji.

Ile trwa cały proces wdrożenia EOD?

Standardowy proces wdrożenia trwa zazwyczaj od 6 do 8 tygodni. Czas ten obejmuje zarówno analizę i przygotowanie Raportu Analitycznego, jak i konfigurację systemu, integracje oraz szkolenia użytkowników.

Jaki jest zwrot z inwestycji (ROI) w system EOD?

Zwrot z inwestycji zależy od skali organizacji i liczby dokumentów przetwarzanych w firmie, jednak najczęściej wynika z ograniczenia czasu pracy manualnej, redukcji błędów oraz szybszego obiegu informacji między działami. Największe oszczędności firmy zauważają tam, gdzie cyfrowy obieg faktur zastępuje ręczne przekazywanie dokumentów między działami.

Czy firma musi mieć przygotowane procesy przed wdrożeniem?

Nie, ale im lepiej opisane procesy, tym szybsze wdrożenie i mniej zmian w trakcie konfiguracji. Część analizy jest wykonywana wspólnie podczas spotkań wdrożeniowych.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.