Elektroniczny obieg dokumentów i faktur w firmie produkcyjnej – przykład wdrożenia

Jak uporządkować obieg faktur kosztowych w firmie produkcyjnej, w której dokumenty zatwierdzają kierownicy kilku działów? W tym artykule pokazujemy przykład wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów dla przedsiębiorstwa zatrudniającego ponad 100 osób.

Przed wdrożeniem księgowość ręcznie zbierała podpisy, kontrolowała terminy płatności i przepisywała dane do kilku arkuszy. Zaprojektowany system uporządkował akceptację faktur, skrócił obieg dokumentów proforma i umożliwił generowanie przelewów bezpośrednio z jednego systemu.

Poniżej przedstawiamy problemy klienta, zaprojektowany schemat obiegu faktur, zakres wdrożenia, jego koszt oraz najważniejsze efekty.

Firma produkcyjna przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów

Firma dla której realizowaliśmy projekt należy do branży przetwórstwa spożywczego. Prowadzi zakup towarów, z których później tworzy gotowe produkty, które później dystrybuuje do dalszej sprzedaży. Firma zatrudnia ponad 100 osób. Podzielona jest na trzy piony operacyjne: produkcji, kontroli jakości i logistyki oraz dział księgowo-administracyjny. W procesie zatwierdzania dokumentów uczestniczą jedynie kierownicy pionów. Pozostali pracownicy nie obsługują dokumentów poza wprowadzeniem towaru na magazyn. Firma współpracuje z dostawcami i odbiorcami zagranicznymi

3 problemy z obiegiem faktur kosztowych przed wdrożeniem

Klient zgłosił się do nas z trzema problemami, które blokowały sprawne funkcjonowanie procesu finansowego.

Pierwszym problemem była organizacji uzyskiwania podpisów zatwierdzających wydatek od kierowników. Odpowiedzialną za ten obszar była pracownica księgowości, która osobiście zbierała podpisy od kierowników i przypominał im o terminach oraz weryfikowała opisy faktur. Co wydłużało czas pracy księgowości.

Drugi problem dotyczył kontroli płatności. Firma nie miała przejrzystego wglądu w statusy faktur oczekujących na zapłatę ani w terminy ich realizacji. Faktury proforma, wymagające szybkiej płatności zaliczkowej, przechodziły tę samą długą ścieżkę co faktury kosztowe, co generowało niepotrzebne opóźnienia.

Trzecim problemem było przepisywanie danych z faktur w kilka miejsc. Jeden arkusz służył do kontroli płatności. Był uzupełniany przez pracownika administracji, na jego podstawie wpisywano przelewy do banku. Dyrektor finansowy zatwierdzał przelewy i ponownie odhaczał w arkuszu i wpisywał datę wykonania. Księgowa wpisywała dane do programu księgowego i wskazywała odpowiednie kategorie oraz ponownie już w programie księgowym uzgadniała rozrachunki. Swoje arkusze posiadali też kierownicy pionów.

Cele wdrożenia elektronicznego obiegu faktur

Na podstawie analizy przedwdrożeniowej określiliśmy trzy główne cele projektu:

1. Uporządkowanie procesu opisywania i zbierania akceptacji: ujednolicenie struktury opisu dokumentów oraz kontrola czasu pracy z dokumentami.
2. Skrócenie ścieżki akceptacji dla faktur proforma, które wymagają szybkiej płatności, bez obciążania ich pełnym procesem weryfikacji księgowej.
3. Usprawnienie kontroli płatności: pełny wgląd w statusy faktur oczekujących na realizację oraz możliwość generowania przelewów bezpośrednio z systemu.

Podczas spotkania analitycznego przedstawiliśmy także możliwości szybkiego raportowania danych finansowych oraz zestawień rozliczania z kontrahentami na podstawie danych z faktur oraz zrealizowanych przelewów.

Jak zaprojektowaliśmy elektroniczny obieg faktur w firmie produkcyjnej?

Projekt wymagał zaprojektowania dwóch niezależnych schematów obiegu, dopasowanych do różnych typów dokumentów, oraz precyzyjnego rozpisania uprawnień dla sześciu grup użytkowników.

W systemie skonfigurowaliśmy sześć typów dokumentów: faktury produkcji , faktury logistyki , faktury administracji , faktury kontroli jakości , faktury pozostałe oraz faktury proforma . Podział na typy pozwala kierownikom działów filtrować i przeglądać wyłącznie dokumenty należące do ich obszaru odpowiedzialności.

Obieg faktur kosztowych – 5 etapów akceptacji

Schemat podstawowy obejmuje pięć typów dokumentów i składa się z pięciu etapów.

Dokumenty trafiają najpierw do Sekretariatu, gdzie pracownik weryfikuje poprawność odczytanych danych, przypisuje typ dokumentu, a także zaznacza, czy dany kontrahent rozlicza się w kilku walutach. To ostatnie pole jest wymagane na tym etapie i uruchamia odpowiednie traktowanie dokumentu na dalszych etapach.

Następnie dokument trafia do właściwego Szefa działu – Produkcji, Logistyki, Administracji lub Kontroli Jakości – zależnie od jego charakteru. Na swoim etapie Szef weryfikuje, czy faktura jest zgodna ze zleceniem lub zamówieniem, a następnie uzupełnia opis merytoryczny: kategorię kosztową, opis zdarzenia oraz pozycje VAT. Jeśli faktura nie należy do jego obszaru, może na tym etapie zmienić jej typ dokumentu i przekierować ją do właściwej osoby.

Po opisaniu przez Szefa dokument trafia do Weryfikacji Formalnej, gdzie poprawność wprowadzonych danych sprawdza osoba, która pierwotnie wprowadzała dokument do systemu.

Zatwierdzone dokumenty przechodzą do Księgowości, gdzie następuje weryfikacja księgowa i kategoryzacja. Stąd dokumenty eksportowane są do programu księgowego a następnie trafiają do etapu Płatność, gdzie generowane są przelewy i odnotowywana realizacja zobowiązań.

Obsługa dokumentów wymagających wyjaśnienia

Podobnie jak w innych wdrożeniach, wprowadziliśmy etap Do Wyjaśnienia, który pozwala zatrzymać dokument budzący wątpliwości bez przerywania całej ścieżki. Dokument zatrzymany na tym etapie musi mieć przypisaną osobę odpowiedzialną za wyjaśnienie sprawy, a przejście do tego etapu i z powrotem wymaga każdorazowo komentarza. Na etapie Do Wyjaśnienia dokument pozostaje edytowalny.

Uproszczony obieg faktur proforma

Faktury proforma wymagają szybkiej reakcji, dlatego obsługiwane są osobnym, uproszczonym schematem składającym się z trzech etapów. Ścieżka ta pomija weryfikację formalną i etap księgowy. Po opisaniu dokumentu przez właściwego Szefa trafia on bezpośrednio do etapu Płatność. Dzięki temu zaliczki realizowane są bez opóźnień wynikających z pełnego procesu akceptacji kosztowej.

Uprawnienia użytkowników i dostęp do dokumentów

Widoczność typów dokumentów jest identyczna dla wszystkich grup użytkowników. Każda z nich widzi wszystkie typy. Różnicowanie dostępu do danych odbywa się na poziomie konkretnego użytkownika, a nie grupy. Szefowie działów mogą filtrować dokumenty tak, aby wyświetlały się wyłącznie te wymagające ich akceptacji.

Uprawnienia do edycji pól są natomiast ściśle rozdzielone. Sekretariat uzupełnia dane formalne dokumentu i ma obowiązek oznaczenia kontrahenta dwuwalutowego. Szefowie opisują dokument merytorycznie – kategoria, opis zdarzenia i pozycje VAT są na ich etapie wymagane. Księgowość ma pełen wgląd w dane oraz uprawnienia do eksportu i generowania przelewów, których nie posiadają pozostałe grupy.

Ile kosztuje wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?

Do pełnej wyceny należy doliczyć miesięczny abonament pakietu Ekspert w wysokości 629 zł netto.

To przykład dla konkretnego projektu. Zakres i koszt wdrożenia zależą od liczby procesów, poziomu ich złożoności oraz wymaganych integracji. Szczegółowo opisaliśmy to w artykule: „Jak wyceniamy wdrożenie SaldeoSMART?”

Podsumowanie: elektroniczny obieg dokumentów w firmie produkcyjnej

W firmie produkcyjnej największym kosztem nieefektywnego obiegu dokumentów nie były same opóźnienia w płatnościach, ale czas ludzi poświęcany na czynności, które system może wykonać automatycznie. Asystentka księgowości osobiście zbierała podpisy, przypominała o terminach i weryfikowała opisy. Kilka osób równolegle przepisywało te same dane do własnych arkuszy. Dyrektor finansowy zatwierdzał przelewy bez bieżącego wglądu w dane finansowe.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów przeniosło te czynności do systemu. Każdy kierownik opisuje dokumenty samodzielnie, według jednolitej struktury, a czas poświęcony na tę pracę jest rejestrowany i rozliczany. Faktury proforma docierają do etapu płatności bez zbędnych kroków pośrednich. Przelewy generowane są bezpośrednio z systemu, a ich wykonanie odnotowywane automatycznie. Arkusze kalkulacyjne prowadzone równolegle przez kilka osób przestały być potrzebne.

Polecane artykuły

FAQ: Najczęstsze pytania o elektroniczny obieg faktur w firmie produkcyjnej

Czy w elektronicznym obiegu dokumentów każdy dział powinien mieć własną ścieżkę akceptacji?

Nie zawsze. Wszystko zależy od organizacji firmy i odpowiedzialności za koszty. W przedstawionym projekcie zastosowano odrębne typy dokumentów dla poszczególnych pionów, ponieważ każdy z nich odpowiadał za inne wydatki i własny proces akceptacji.

Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wymaga zmiany organizacji pracy?

Najczęściej tak. Samo uruchomienie systemu nie wystarcza. Równie ważne jest zaprojektowanie procesu, określenie odpowiedzialności użytkowników oraz dopasowanie ścieżek akceptacji do sposobu działania firmy.

Po co w obiegu jest etap Weryfikacji Formalnej, skoro dokument sprawdza ta sama osoba, która go wprowadzała?

Weryfikacja Formalna to świadome potwierdzenie, że dane są kompletne i poprawne przed przekazaniem do księgowości. Zamienia domyślne założenie (“chyba jest dobrze”) na wyraźną akceptację. W praktyce eliminuje sytuacje, w których błąd wychodzi na jaw dopiero na etapie księgowym i wymaga cofania dokumentu.

Czy system automatycznie przypomina kierownikom o dokumentach oczekujących na akceptację?

Tak. System codziennie rano wysyła powiadomienia do użytkowników o dokumentach, które są na ich etapie i wymagający działania. W tej firmie zastąpiło to pracę pracownicy księgowości, która wcześniej osobiście monitowała kierowników o terminy.

Jak towary z faktur trafiają na magazyn?

Firma pracuje w oparciu o dokumenty wz, które są wprowadzane do systemu handlowo-magazynowego, w którym są dalej przetwarzane.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.