Ile kosztuje wdrożenie obiegu dokumentów w SaldeoSMART? Kompletny cennik i wycena

Zanim firma wdroży obieg dokumentów, chce znać koszt. W SaldeoSMART nie ma jednej ceny, bo wdrożenie zależy od konstrukcji procesów w organizacji. Kluczowe są trzy rzeczy: sposób przepływu dokumentów, liczba niezależnych ścieżek oraz poziom szczegółowości danych, które system ma obsłużyć. To one decydują o finalnej wycenie.

Cennik wdrożenia SaldeoSMART – aktualne ceny

Budżetowanie jako element systemu

Niezależnie od wykorzystywanego narzędzia skuteczne budżetowanie wymaga szczegółowego zaplanowania kosztów związanych z realizacją inwestycji. W praktyce jednak samo przygotowanie budżetu nie jest wystarczające, jeśli nie jest on powiązany z bieżącym procesem ponoszenia i ewidencji kosztów.

W wielu firmach budżet funkcjonuje jako dokument planistyczny, który nie ma bezpośredniego przełożenia na decyzje podejmowane w trakcie realizacji projektu. W efekcie koszty są ponoszone niezależnie od przyjętych założeń, a odchylenia identyfikowane są dopiero na etapie ich analizy, często zbyt późno, aby skutecznie zareagować.

Aby budżet pełnił funkcję narzędzia kontrolnego, jego struktura powinna być bezpośrednio powiązana ze sposobem opisu i ewidencji kosztów. Oznacza to, że każdy wydatek powinien być przypisany do tych samych wymiarów, które zostały wykorzystane na etapie planowania, takich jak projekt, etap czy kategoria kosztu. Tylko wtedy możliwe jest bieżące porównywanie planu z wykonaniem oraz szybkie identyfikowanie źródeł odchyleń.

Istotnym elementem systemu jest również uwzględnienie momentu podejmowania decyzji kosztowych. Skuteczne budżetowanie nie ogranicza się wyłącznie do rejestrowania faktur, lecz obejmuje także proces ich weryfikacji i akceptacji przed poniesieniem wydatku. Pozwala to ograniczyć ryzyko powstawania nieplanowanych kosztów oraz zwiększa kontrolę nad realizacją budżetu.

Takie podejście najsprawniej realizuje się przy wsparciu systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który porządkuje zarówno ewidencję, jak i proces akceptacji kosztów. które porządkują proces ewidencji i akceptacji kosztów. Narzędzia takie jak SaldeoSMART umożliwiają powiązanie opisu faktur ze strukturą budżetu oraz usprawniają kontrolę realizacji kosztów w trakcie trwania inwestycji.

Co realnie wpływa na koszt wdrożenia?

Koszt nie wynika z samego systemu, tylko z tego, jak firma działa operacyjnie.

Największy wpływ mają trzy elementy:

1. Pierwszy to analiza, która porządkuje sposób pracy i definiuje logikę całego obiegu. To moment, w którym ustala się, jak dokumenty będą przechodziły przez organizację.
2. Drugi to schematy obiegu, czyli faktyczne ścieżki dokumentów. Każdy schemat to osobny model decyzyjny. Im bardziej różnią się procesy w firmie, tym więcej schematów jest potrzebnych. Pierwszy zawsze jest najbardziej złożony, bo buduje całą strukturę ról i uprawnień. Kolejne korzystają już z tej logiki, dlatego są tańsze.
3. Trzeci element to typy dokumentów, które określają kategorie przetwarzanych dokumentów w ramach jednego schematu. Dzięki temu jeden proces może obsłużyć kilka rodzajów dokumentów bez tworzenia nowych ścieżek.

Analiza przedwdrożeniowa – koszt i rola

Pierwszym etapem jest warsztat wdrożeniowy. Trwa około 6 godzin i obejmuje analizę obecnych procesów oraz sposobu obiegu dokumentów w firmie.

Na tej podstawie powstaje raport, który definiuje finalną strukturę systemu i pozwala przygotować dokładną wycenę.
Koszt analizy: 2 500 zł netto.

To etap, który ustala nie tylko konfigurację, ale też optymalizację procesu, często upraszczając istniejące ścieżki.

Schemat obiegu i wpływ na cenę

Schemat to podstawowa jednostka procesu w systemie. Określa, jak dokument przechodzi przez organizację od momentu wejścia do systemu do jego zakończenia.

Jeden schemat wystarcza, gdy proces akceptacji jest spójny dla różnych dokumentów. Kolejny pojawia się wtedy, gdy organizacja ma różne ścieżki decyzyjne, na przykład osobne obiegi dla kosztów operacyjnych i dokumentów poufnych.

Pierwszy schemat jest najbardziej pracochłonny, bo tworzy całą architekturę systemu: role, uprawnienia i logikę przepływu dokumentów. Każdy następny bazuje na tej strukturze, dlatego jest prostszy i tańszy.

W ramach jednego schematu można skonfigurować do 3 typów dokumentów bez dodatkowych kosztów.

Typ dokumentu i struktura kosztów

Typ dokumentu określa kategorię przetwarzanych danych w systemie, na przykład faktura kosztowa, umowa lub zamówienie.
Dzięki temu jeden schemat może obsługiwać różne rodzaje dokumentów bez tworzenia nowych procesów.
Każdy schemat obejmuje do 3 typów dokumentów w cenie. Każdy kolejny typ to koszt 200 zł netto.

Wymiary i załączniki

Wymiary to dodatkowe dane opisujące dokument, takie jak projekt, numer umowy czy kategoria kosztu. Mogą być obowiązkowe, opcjonalne lub ukryte, w zależności od potrzeb firmy.
Nie wpływają na cenę wdrożenia.
Załączniki, takie jak protokoły czy zestawienia, są częścią dokumentu i nie generują dodatkowych kosztów, jeśli nie są osobno procesowane.

Jak pakietowane są elementy wdrożenia?

Wdrożenie jest rozliczane w modelu modułowym.
W ramach jednego schematu otrzymujesz do 3 typów dokumentów w cenie. Dopiero po ich przekroczeniu pojawia się dodatkowa opłata za każdy kolejny typ.
Koszt rośnie więc tylko wtedy, gdy rośnie realna złożoność procesów.

Ile naprawdę kosztuje wdrożenie? Przykład wyceny

Koszt wdrożenia zależy bezpośrednio od struktury procesów w firmie. Jedna spójna ścieżka to niski koszt wejścia. Rozbudowane organizacje z wieloma obiegami generują wyższe koszty, bo wymagają większej liczby schematów i bardziej złożonej konfiguracji. System skaluje się przede wszystkim wraz z procesem a nie z liczbą dokumentów.

Aby pokazać, jak teoria przekłada się na praktykę, przeanalizujmy wdrożenie dla firmy usługowej posiadającej trzy oddziały (np. Kraków, Warszawa, Poznań).

Wyzwania klienta:

• Faktury z KSeF wymagają akceptacji kierownika jednostki, dyrektora operacyjnego i księgowości.
• Dokumenty powyżej 10 tys. zł muszą trafić dodatkowo do zarządu.
• Faktury z kontraktów B2B oraz koszty zarządu mają być poufne (dostęp tylko dla dyrekcji i księgowości).
• System ma obsługiwać również obieg umów.

Zastosowane rozwiązanie: Zdecydowaliśmy się na dwa oddzielne schematy obiegu, aby zapewnić bezpieczeństwo danych i przejrzystość procesu:

Schemat 1: Obieg Operacyjny (faktury jednostek)

• Typy dokumentów: 3 typy dla kosztów prowadzenia jednostek oraz 3 dodatkowe typy dla faktur towarowych (łącznie 6 typów).
• Etapy: Sekretariat -> Kierownik (przypisany do typu) -> Dyrektor -> Zarząd (warunek kwotowy > 10 tys. zł) -> Księgowość.
• Dodatkowo: etapy „Do wyjaśnienia” oraz „Kosz” (na dokumenty odrzucone).

Schemat 2: Obieg Poufny (kontrakty i umowy)

• Typy dokumentów: 2 typy (faktury o ograniczonej widoczności oraz umowy).
• Etapy: Dyrektor -> Zarząd -> Księgowość.

Finalna wycena wdrożenia:

Wdrożenie SaldeoSMART to przejście z pracy manualnej na procesową. Nie kupujesz „pudełka” z programem, ale szytą na miarę architekturę, która rośnie wraz z Twoją firmą. Płacisz za realne zużycie i realnie skonfigurowane procesy, które eliminują wąskie gardła w Twojej administracji.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy muszę płacić dodatkowo za szkolenie?

Nie. Szkolenie jest elementem wdrożenia obiegu. Odbywa się zdalnie lub stacjonarnie. Podzielone jest na części. Każda grupa otrzymuje instrukcje pozwalające na samodzielną pracę.

Czy opłata za analizę (2 500 zł) jest zwracana, jeśli zdecyduję się na wdrożenie?

Opłata za analizę jest kosztem samodzielnego etapu prac, którego efektem jest Raport Analityczny. Jest to dokumentacja procesowa Twojej firmy, która zostaje u Ciebie niezależnie od finalnej decyzji. Dzięki niej wycena wdrożenia jest precyzyjna i gwarantuje, że „nie doliczymy” niczego w trakcie prac — dlatego analiza jest płatna i stanowi osobną część kosztorysu.

Skoro pobieranie faktur z KSeF jest darmowe, to dlaczego pobieracie 1 kredyt za dokument?

To ważne rozróżnienie. Pobranie pliku z serwerów rządowych (KSeF) nie kosztuje kredytu. Jednak 1 kredyt pobierany jest za pracę algorytmów AI, które analizują treść faktury, przypisują jej odpowiedni typ, uzupełniają wymiary i przygotowują dokument do dekretacji księgowej. Płacisz więc nie za „plik”, ale za automatyzację jego opisania, co eliminuje ręczną pracę człowieka.

Ile trwa wdrożenie?

Wdrożenie zazwyczaj trwa ok 6 tygodni. Po spotkaniu analitycznym potrzebujemy ok 2-3 tygodni na przygotowanie raportu. Po zatwierdzeniu raportu ok 2-3 tygodni na konfigurację obiegu.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.