NIECH PRZEPISYWANIEM ZAJMĄ SIĘ MASZYNY

a Ty zajmij się księgowaniem!
Zadzwoń: 61 679 16 00 lub wypełnij formularz

Czas to pieniądz mówi stare przysłowie. Doskonale o tym wiedzą biura rachunkowe, których większość prac spiętrza się w krótkim okresie pomiędzy otrzymaniem dokumentów od klienta a 20 dniem każdego miesiąca, kiedy trzeba wysłać pierwsze deklaracje. Karuzela związana z ciągłą zmianą przepisów i oczekiwania klientów, że biuro rachunkowe znajdzie odpowiedzi na wszystkie pytania i wątpliwości wymaga większego skupienia się na pracy merytorycznej. Wygospodarowanie większej ilości czasu na nią wymaga zredukowania do minimum czynności automatycznych i powtarzalnych. Aby osiągnąć ten cel wielu księgowych zaczęło używać do tego oprogramowania OCR. Skanowanie dokumentów stało się codziennością w wielu biurach rachunkowych, gdyż znacznie ograniczyło czas potrzebny na wprowadzania dokumentów do programu księgowego. Wielu klientów SaldeoSMART zauważyło, że proces ten można jeszcze skrócić dzięki elektronicznej wymianie dokumentów z klientami. Ale jak to zrobić? Moi klienci nigdy się na to nie zgodzą. Jak ich do tego przekonać? To pierwsze pytania i obawy, które pojawiają wraz z pomysłem.

Klient nie rozumie twojej pracy.

Wielokrotnie spotykałem się z księgowymi, którzy bardzo chcieli przestawić się na wymianę cyfrową, ale bardzo szybko ich początkowy zapał gasł.
Dlaczego?
Wiele osób uważa, że klienci biur rachunkowych powinni partycypować w kosztach ponoszonych przez biuro w celu usprawnienia ich pracy, jednak sposób w jaki komunikują to swoim klientom niweczy te plany. Często zdarza się, że księgowy podczas rozmowy z klientem informuje go o planowanych zmianach i pyta wprost czy byłby w stanie w takim wypadku płacić więcej. Najczęściej spotyka się z odmową. Bo dlaczego klient miałby się zgodzić, przecież biuro do tej pory dobrze wykonywało swoją pracę, jest zadowolony z obecnego stanu rzeczy. Klient oddaje dokumenty, otrzymuje rozliczone podatki. Nie interesuje go co jest pomiędzy, ma o tym jedynie mgliste wyobrażenie. A przecież nikt nie chce płacić więcej!

Znajdź nić porozumienia

Właściciele biur rachunkowych, tak jak ich klienci, należą do wspólnej grupy przedsiębiorców, więc tutaj powinieneś szukać porozumienia. Zanim zakomunikujesz klientowi chęć podniesienia ceny zwróć uwagę na dwa aspekty, które będzie w stanie zrozumieć. Jest to na przykład inflacja, która w ostatnim czasie spowodowała znaczny wzrost kosztów prowadzenia działalności. Drugim dobrym tematem jest “Polski Ład”, który wprowadził niemałe zamieszanie w przepisach i ich interpretacji. Klientowi łatwiej będzie zrozumieć twoją perspektywę.

Pokaż korzyści

W następny kroku wyjaśnij klientowi, że wprowadzone zmiany mają służyć także jemu. Dzięki uzyskanemu czasowi jako księgowy będziesz mógł na bieżąco śledzić zmieniające się przepisy i rozliczyć podatki klientowi w taki sposób by oddał Fiskusowi jak najmniejszą część swoich dochodów. Dodatkowo dzięki elektronicznej wymianie oszczędzi czas potrzebny na doręczenia dokumentów. Zyskuje ponadto możliwość dostępu do swoich dokumentów przez 24h na dobę. Może korzystać z elektronicznego archiwum i po umówionym okresie nie płacić dodatkowo za przetrzymywanie dokumentów. Wyposażony zostaje w zaawansowaną wyszukiwarkę, dzięki której może w kilka sekund sprawdzić dowolną fakturę.

Daj klientowi wybór

Większość obsługiwanych przez nas firm, którym udało się wprowadzić elektroniczną wymianę dokumentów nie postawiło swoich klientów przed faktem dokonanym. Zaproponowało rozwiązania alternatywne. Poinformuj klienta, że z powodów, które zakomunikowałeś wcześniej np. wzrost kosztów czy chaos w przepisach, musisz dokonać zmian w dotychczasowej pracy. Nie chcesz podnosić cen, ale musisz wdrożyć pewne rozwiązania. Dajesz klientowi możliwość wyboru: pozostajesz przy aktualnych cenach ale on musi zmienić sposób dostarczania dokumentów lub podnosisz cenę i forma współpracy pozostaje bez zmian.

Czasami warto poprosić

Kilku naszych klientów postanowiło zastosować bardzo prosty a zarazem skuteczny sposób, który znacznie przyspieszył proces wprowadzanej zmiany. Wysłali wiadomość z danymi do logowania do SaldeoSMART i poprosili klientów aby od przyszłego miesiąca wysyłali dokumenty elektronicznie na wskazany adres mailowy. Byli bardzo zaskoczeni jak wiele osób bez żadnego pytania zaczęło przysyłać dokumenty. Najlepsze efekty osiągnęła Pani Aldona z Kalisza do której dokumenty w pierwszym miesiącu wysłało ok 1/3 klientów. Po pewnym czasie pozostałym zaproponowała wybór i w chwili obecnej ok 70% podmiotów, które obsługuje dostarcza jej dokumenty tą drogą.

Ty znasz swoich klientów najlepiej

Każde biuro ma swoją specyfikę pracy i zna swoich klientów najlepiej, dlatego ważne abyś dobrze wyznaczył sobie cel, który chcesz się osiągnąć. Jaką część lub jaką grupę chcesz skutecznie przekonać. Nie zawsze są to wszystkie firmy, z którymi współpracujesz. Wielu naszych klientów wybrało drogę pośrednią. Bardzo często spotykanym modelem jest połączenie dwóch możliwości jakie daje SaldeoSMART: wymiany elektronicznej i skanowania. Duża część biur rachunkowych posiada kilku większych klientów, którzy stanowią znaczną część przychodów biura a jednocześnie generują bardzo dużą liczbę dokumentów i ci obsługiwani są w sposób tradycyjny z pomocą rozwiązania OCR. Klienci mniejsi ze względu na swoją specyfikę i małą liczbę dokumentów chętniej godzą się na cyfrową wymianę. Biura rachunkowe obsługują często dużo takich podmiotów więc finalnie oszczędność czasu z tego tytułu jest znaczna. Osobną grupę klientów stanowią osoby mniej zaawansowane technicznie. Boją się nowych rozwiązań i to, że z nimi sobie nie poradzą. Im trzeba poświęcić trochę więcej czasu i dobrze pokazać prostotę tego rozwiązania. Ciekawy przykład podał nam Pan Andrzej, który zapytał kilkoro swoich klientów, czy robią zdjęcia na wakacjach. Klienci odpowiedzieli, że tak. Następnie powiedział, że mogą zrobić takie samo zdjęcie fakturze i pokazał jak dodać do konta SaldeoSMART. 

Wprowadzanie zmian to proces

Nie wszystkich przekonasz od razu. Musisz wiedzieć od której grupy klientów chcesz zacząć. Pamiętaj, że wiele zależy od tego jaki sposób przekazania swojej decyzji wybrałeś. Podałem Ci w tym wpisie najskuteczniejsze sposoby zastosowane przez naszych klientów, którymi się ze mną podzielili. Nikomu jednak nie udało się osiągnąć spektakularnych wyników od razu. Za każdym razem był to proces. U jednych trwał on 4 miesiące u innych rok, średni czas oscylował jednak około 6 miesięcy. We wszystkich przypadkach proces ten był zaplanowany a właściciele biur rachunkowych zdeterminowani do tego by osiągnąć swój cel. Wiedzieli, że nikt za nich tego nie zrobi. Rezultaty, które osiągnęli zwróciły im się z nawiązką, gdyż znacznie obniżyli koszty swojej pracy i zyskali duże oszczędności czasowe. Za przykład może posłużyć Pani Maria z Poznania, której na początku dostarczało 10% klientów drogą elektroniczną w chwili obecnej jest to 90%. Część czasu, który zyskała przeznacza na obsługę nowych klientów a część na dodatkowe wakacje.

 

Zobacz najnowsze wpisy na naszym blogu:

Po webinarze dodatkowe materiały

Po obejrzeniu Webinariu mogą się pojawić kolejne pytania na które tutaj odpowiem i dam odnośniki do materiałów dodatkowych. 1 stronne instrukcje dla Ciebie i Twojego klienta: Jak wypełnić druk ZAW-FA? Instrukcja TUTAJJak wygenerować token w KSeF? Instrukcja TUTAJ Domyślam się iż z każdą godziną, dniem pojawiają się nowe pytania "czy moje dokumenty się nadają", "jak to będzie działać z moim programem księgowym" czy "jak najlepiej przekonać klientów do dostarczania dokumentów". Jeśli to lub jakieś inne pytanie się pojawi to zapraszam do umówienia się na indywidualną bezpłatna rozmowę wybierając odpowiedni termin poprzez kalendarz dostępny tutaj. w trakcie której możemy przez telefon i/lub zdalne połączenie: przetestować odczyt dokumentów, odpowiednio je opisać projektami, MPK itp, przenieś do programu księgowego na którym pracujesz który będziemy mieli w wersji demonstracyjnej. Z doświadczenia wiem iż pierwszym krokiem do wprowadzenia zmiany sposobu pracy (który był praktykowany...

Wypełnianie ZAW-FA

Czym jest ZAW-FA? Jest to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Składają je podatnicy i podmioty nadające lub odbierające osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Składa się je do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Można je złożyć na dwa sposoby: elektronicznie – poprzez pieczeń kwalifikowaną, papierowo – do właściwego urzędu skarbowego. Czym jest KSEF? KSEF - Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Jest systemem, pozwalającym na m.in. na wystawianie, przechowywanie i udostępnianiefaktur w sposób ustrukturyzowany dzięki indywidualnemu kontu w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSEF podatnik będzie mógł wystawić e-fakturę. Odbiorca może fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez...

KSEF – nowa rzeczywistość dla firm

Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej lub przeczytaj poniższy artykuł:Artykuł będzie w przyszłości aktualizowany i tutaj pojawią się linki do aktualizacji. Czym jest KSEF? KSEF - Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Jest systemem, pozwalającym na m.in. na wystawianie, przechowywanie i udostępnianiefaktur w sposób ustrukturyzowany dzięki indywidualnemu kontu w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSEF podatnik będzie mógł wystawić e-fakturę. Odbiorca może fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez skutków prawnych) https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home. Faktura wysłana do KSeF która otrzymała numer KSeF jest traktowana na równi z fakturą papierową czy fakturą elektroniczną. W stosunku do praktyki rynkowej największą różnicą jest fakt że takiego dokumentu nie można...

KSEF – nowa rzeczywistość z perspektywy biura rachunkowego

Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej lub przeczytaj poniższy artykuł:Artykuł będzie w przyszłości aktualizowany i tutaj pojawią się linki do aktualizacji. Czym jest KSEF?KSEF - Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Za jego pomocą można wystawić fakturę w sposób strukturyzowany i odbiorca może tak fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez skutków prawnych) https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home Faktura wysłana do KSeF która otrzymała numer KSeF jest traktowana na równi z fakturą papierową czy fakturą elektroniczną. W stosunku do praktyki rynkowej to największą różnicą jest że takiego dokumentu nie można „podmienić” a więc albo wstrzymujemy się z wystawieniem faktury do ostatniego momentu albo będziemy więcej korygować 🙂 Uprawnienia – kto i jak można uzyskać dostęp do KSEFZanim omówimy kwestie wysyłki i...

Zagrożenie związane z tradycyjną usługą archiwizacji w biurze rachunkowy

W biurze rachunkowym archiwizacja dokumentów jest jednym z najważniejszych procesów, ponieważ wiele dokumentów finansowych musi być przechowywanych przez wiele lat. Jednakże, tradycyjna archiwizacja papierowa może być bardzo kosztowna i może wiązać się z pewnymi zagrożeniami dla dokumentów. Oto kilka zagrożeń, które można napotkać w przypadku archiwizacji dokumentów papierowych: Zagrożenia archiwizacji dokumentów papierowych Uszkodzenia fizyczne: dokumenty papierowe są podatne na uszkodzenia fizyczne, takie jak zalanie, pożar, wilgoć lub temperatura (faktury z drukarek termicznych tzw. paragonowe). W przypadku takiego uszkodzenia, dokumenty mogą zostać utracone na zawsze. Utrata dokumentów: w przypadku tradycyjnej archiwizacji papierowej istnieje ryzyko utraty dokumentów, ponieważ mogą być one umieszczane w różnych miejscach i nie zawsze łatwo je znaleźć np. zagubić się w transporcie między domem pracownika a biurem, Brak prywatności: dokumenty papierowe są trudne do zabezpieczenia...

SaldeoSMART a opór pracowników

Podczas prowadzenia rozmów dotyczących wprowadzenia SaldeoSMART spotkałem się z sytuacją, kiedy właściciel biura rachunkowego dostrzegał duże korzyści płynące z automatyzacji procesu wprowadzania faktur do programu księgowego, jednak spotykał się z dużym oporem pracowników. Efektem takiej sytuacji była rezygnacja z wprowadzania zmian lub niepełne wykorzystanie możliwości jakie daje program. Początkowe obawy i niechęć pracowników można jednak przełamać. Pracownicy boją się zmian Bez wątpienia możemy powiedzieć, że większość ludzi nie lubi zmian. Wolą pracować w otoczeniu znanym, korzystać ze sprawdzonych rozwiązań nawet jeśli są nieefektywne. Wprowadzenie innowacji zawsze budzi niechęć i powoduje stres. Ile razy słyszeliśmy narzekania na dotychczas używane programy lub metody pracy? Kiedy jednak pojawia się propozycja wprowadzenia zmiany mającej ją ułatwić okazuje się nagle, że „to co było do tej pory jest dobre”. Zaczyna pojawiać się opór. Jego bezpośrednie powody można najczęściej...