Po webinarze dodatkowe materiały

W dobie cyfryzacji, kiedy technologia przenika niemal każdy aspekt naszego życia, a sztuczna inteligencja zaczyna być obecna na każdym kroku, zarządzanie dokumentami również przechodzi rewolucję, choć zdecydowanie wolniej niż wiele inne aspektów zarządzania firmą. Elektroniczny obieg dokumentów - bo tak zwie się ta rewolucja - staje się coraz bardziej popularny w firmach na całym świecie. Ale czym właściwie jest elektroniczny obieg dokumentów i dlaczego warto go wdrożyć? Przyjrzyjmy się temu bliżej, porównując go z tradycyjnym obiegiem, zwanym jako papierowo-segregatorowym. Co to jest Elektroniczny Obieg Dokumentów? Elektroniczny obieg dokumentów to system zarządzania dokumentami w firmie za pomocą specjalistycznego oprogramowania, stoi on w opozycji do zarządzania dokumentami poprzez sekretariat, segregatory i tysiące kroków. Elektroniczny obieg umożliwia szybki przepływ informacji, automatyzację procesów oraz bezpieczne przechowywanie i archiwizację dokumentów. Dzięki niemu,...

Czym jest ZAW-FA? Jest to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Składają je podatnicy i podmioty nadające lub odbierające osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Składa się je do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Można je złożyć na dwa sposoby: elektronicznie – poprzez pieczeń kwalifikowaną, papierowo – do właściwego urzędu skarbowego. Czym jest KSEF? KSEF - Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Jest systemem, pozwalającym na m.in. na wystawianie, przechowywanie i udostępnianiefaktur w sposób ustrukturyzowany dzięki indywidualnemu kontu w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSEF podatnik będzie mógł wystawić e-fakturę. Odbiorca może fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez...

Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej lub przeczytaj poniższy artykuł:Artykuł będzie w przyszłości aktualizowany i tutaj pojawią się linki do aktualizacji. Czym jest KSEF? KSEF - Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Jest systemem, pozwalającym na m.in. na wystawianie, przechowywanie i udostępnianiefaktur w sposób ustrukturyzowany dzięki indywidualnemu kontu w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSEF podatnik będzie mógł wystawić e-fakturę. Odbiorca może fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez skutków prawnych) https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home. Faktura wysłana do KSeF która otrzymała numer KSeF jest traktowana na równi z fakturą papierową czy fakturą elektroniczną. W stosunku do praktyki rynkowej największą różnicą jest fakt że takiego dokumentu nie można...

Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej lub przeczytaj poniższy artykuł:Artykuł będzie w przyszłości aktualizowany i tutaj pojawią się linki do aktualizacji. Czym jest KSEF?KSEF - Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Za jego pomocą można wystawić fakturę w sposób strukturyzowany i odbiorca może tak fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez skutków prawnych) https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home Faktura wysłana do KSeF która otrzymała numer KSeF jest traktowana na równi z fakturą papierową czy fakturą elektroniczną. W stosunku do praktyki rynkowej to największą różnicą jest że takiego dokumentu nie można „podmienić” a więc albo wstrzymujemy się z wystawieniem faktury do ostatniego momentu albo będziemy więcej korygować 🙂 Uprawnienia – kto i jak można uzyskać dostęp do KSEFZanim omówimy kwestie wysyłki i...

W biurze rachunkowym archiwizacja dokumentów jest jednym z najważniejszych procesów, ponieważ wiele dokumentów finansowych musi być przechowywanych przez wiele lat. Jednakże, tradycyjna archiwizacja papierowa może być bardzo kosztowna i może wiązać się z pewnymi zagrożeniami dla dokumentów. Oto kilka zagrożeń, które można napotkać w przypadku archiwizacji dokumentów papierowych: Zagrożenia archiwizacji dokumentów papierowych Uszkodzenia fizyczne: dokumenty papierowe są podatne na uszkodzenia fizyczne, takie jak zalanie, pożar, wilgoć lub temperatura (faktury z drukarek termicznych tzw. paragonowe). W przypadku takiego uszkodzenia, dokumenty mogą zostać utracone na zawsze. Utrata dokumentów: w przypadku tradycyjnej archiwizacji papierowej istnieje ryzyko utraty dokumentów, ponieważ mogą być one umieszczane w różnych miejscach i nie zawsze łatwo je znaleźć np. zagubić się w transporcie między domem pracownika a biurem, Brak prywatności: dokumenty papierowe są trudne do zabezpieczenia...

Czas to pieniądz mówi stare przysłowie. Doskonale o tym wiedzą biura rachunkowe, których większość prac spiętrza się w krótkim okresie pomiędzy otrzymaniem dokumentów od klienta a 20 dniem każdego miesiąca, kiedy trzeba wysłać pierwsze deklaracje. Karuzela związana z ciągłą zmianą przepisów i oczekiwania klientów, że biuro rachunkowe znajdzie odpowiedzi na wszystkie pytania i wątpliwości wymaga większego skupienia się na pracy merytorycznej. Wygospodarowanie większej ilości czasu na nią wymaga zredukowania do minimum czynności automatycznych i powtarzalnych. Aby osiągnąć ten cel wielu księgowych zaczęło używać do tego oprogramowania OCR. Skanowanie dokumentów stało się codziennością w wielu biurach rachunkowych, gdyż znacznie ograniczyło czas potrzebny na wprowadzania dokumentów do programu księgowego. Wielu klientów SaldeoSMART zauważyło, że proces ten można jeszcze skrócić dzięki elektronicznej wymianie dokumentów z klientami. Ale jak to zrobić? Moi klienci nigdy się na to nie...

Podczas prowadzenia rozmów dotyczących wprowadzenia SaldeoSMART spotkałem się z sytuacją, kiedy właściciel biura rachunkowego dostrzegał duże korzyści płynące z automatyzacji procesu wprowadzania faktur do programu księgowego, jednak spotykał się z dużym oporem pracowników. Efektem takiej sytuacji była rezygnacja z wprowadzania zmian lub niepełne wykorzystanie możliwości jakie daje program. Początkowe obawy i niechęć pracowników można jednak przełamać. Pracownicy boją się zmian Bez wątpienia możemy powiedzieć, że większość ludzi nie lubi zmian. Wolą pracować w otoczeniu znanym, korzystać ze sprawdzonych rozwiązań nawet jeśli są nieefektywne. Wprowadzenie innowacji zawsze budzi niechęć i powoduje stres. Ile razy słyszeliśmy narzekania na dotychczas używane programy lub metody pracy? Kiedy jednak pojawia się propozycja wprowadzenia zmiany mającej ją ułatwić okazuje się nagle, że „to co było do tej pory jest dobre”. Zaczyna pojawiać się opór. Jego bezpośrednie powody można najczęściej...