Po webinarze dodatkowe materiały

Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów często wynika z jednego konkretnego problemu. Firma chce ograniczyć widoczność faktur pobieranych z KSeF, przyspieszyć akceptację płatności albo zebrać dokumenty z różnych źródeł w jednym miejscu. To zrozumiałe podejście, ale ryzykowne. Skupienie się na jednym problemie sprawia, że firma pomija szerszy kontekst. Nie bierze pod uwagę tego, jak z systemem będą pracować pracownicy, ile dokumentów faktycznie przechodzi przez organizację czy jak wygląda struktura decyzyjna. Zdarza się, że konkretny problem można rozwiązać w znacznie prostszy sposób, na przykład przez odpowiednią konfigurację uprawnień w istniejącym narzędziu, zmianę procesu przekazywania dokumentów albo wdrożenie tańszego rozwiązania punktowego. Elektroniczny obieg dokumentów może rozwiązać wiele problemów jednocześnie, ale nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem pojedynczego problemu.Dowiedz się, czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie EOD.EOD nie jest rozwiązaniem...

SaldeoSMART to system, który może znacząco usprawnić pracę biura rachunkowego i firm korzystających z dostępu do panelu klienta. W praktyce jednak wiele biur po wdrożeniu korzysta tylko z części dostępnych funkcji. To naturalne, system oferuje szeroki zakres możliwości, a ich pełne wykorzystanie wymaga czasu, doświadczenia i często zewnętrznego wsparcia. Dlatego warto mieć zaufanego partnera, który nie tylko przeprowadzi wdrożenie, ale będzie pierwszym kontaktem, do którego można sięgnąć po pomoc SaldeoSMART, gdy pojawią się nowe potrzeby, problemy z konfiguracją lub nieoczekiwane problemy z działaniem systemu.Dowiedz się, jak możemy pomóc z SaldeoSMART.Dlaczego wdrożenie to fundament dalszej pracy z systemem? Sposób, w jaki SaldeoSMART zostanie skonfigurowany na początku, w dużej mierze determinuje to, jak efektywnie będzie wykorzystywany później. Dobrze przeprowadzone wdrożenie powinno sprawić, że biuro jest w stanie samodzielnie pracować z systemem bez konieczności ciągłego...

Właściciele małych firm często zastanawiają się, czy elektroniczny obieg dokumentów rzeczywiście się opłaca. Pytanie o koszty jest naturalne, ale w praktyce nie ono powinno być najważniejsze. Znacznie ważniejsze jest to, jaki problem firma chce rozwiązać wdrażając go. W niektórych organizacjach zastosowanie EOD przynosi wymierne oszczędności już od pierwszych miesięcy. W innych nie zmienia praktycznie nic. Dlatego przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć na kilka pytań dotyczących sposobu pracy z dokumentami.Dowiedz się, czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie EOD.Nie wielkość firmy decyduje o opłacalności Wielu właścicieli zakłada, że elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem przeznaczonym przede wszystkim dla dużych organizacji. W praktyce liczba pracowników ma znacznie mniejsze znaczenie niż sposób pracy z dokumentami. O tym, czy wdrożenie będzie opłacalne, decyduje przede wszystkim, sposób podejmowania decyzji w firmie oraz odpowiedzialność za wydatki. Kluczowe jest to...

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów najczęściej rozpoczyna się od decyzji zarządu lub właścicieli firmy. Następnie wybierane jest odpowiednie rozwiązanie, projektowane są ścieżki akceptacji i przygotowywana konfiguracja systemu. To niezbędne elementy każdego projektu, ale same w sobie nie gwarantują sukcesu. O powodzeniu projektu w dużej mierze decyduje jednak to, jak do zmiany zostaną przygotowani pracownicy. To oni najlepiej znają praktyczne problemy związane z obiegiem dokumentów i od ich akceptacji zależy, czy nowe rozwiązanie stanie się naturalnym elementem codziennej pracy. Dobrze przygotowani i zaangażowani użytkownicy pomagają zaprojektować lepszy proces, szybciej adaptują się do nowych zasad pracy i znacznie rzadziej wracają do starych przyzwyczajeń. Dlatego przygotowanie pracowników warto rozpocząć jeszcze przed pierwszym szkoleniem, od wyjaśnienia, dlaczego firma w ogóle zdecydowała się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.Dowiedz się, czy Twoja firma...

Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zapada najczęściej na poziomie zarządu lub właścicieli firmy. Pracownicy dowiadują się o niej później, zazwyczaj już po wyborze systemu i rozpoczęciu konfiguracji. To naturalna kolejność rzeczy, ale oznacza, że osoby, które będą korzystać z EOD na co dzień, przez długi czas mają więcej pytań niż odpowiedzi. A brak odpowiedzi sprzyja obawom. Z naszych doświadczeń wynika, że opór pracowników wobec wdrożenia ma konkretne źródła. Z perspektywy zarządzania zmianą jest to naturalny etap wdrażania nowego systemu, pod warunkiem że firma odpowiednio przygotuje pracowników do nadchodzącej zmiany.Dowiedz się, czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie EOD.Dlaczego zmiana wywołuje niepewność u pracowników? Kiedy firma ogłasza wdrożenie nowego systemu, rzadko pierwszą reakcją pracowników jest entuzjazm. Zazwyczaj pojawiają się pytania, których często nie zadają wprost. Czy poradzę sobie z obsługą systemu? Czy będę pracował wolniej niż do tej...

Większość firm traktuje opis faktury kosztowej jako element niezbędny do zatwierdzenia wydatku i jego prawidłowego zaksięgowania. Tymczasem informacje uzupełniane na etapie akceptacji mogą wspierać znacznie więcej procesów. Mogą pomagać w bieżącej kontroli budżetów, raportowaniu kosztów czy rozliczaniu projektów. Z naszych doświadczeń wynika, że dobrze zaprojektowany opis dokumentu pozwala wyeliminować wiele dodatkowych arkuszy Excel i wspomóc bieżące raportowanie.Dowiedz się, czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie EOD.Dlaczego warto dobrze zaprojektować opis faktury kosztowej? W wielu firmach opis nie jest ustrukturyzowany. Każda osoba opisuje dokument według własnych przyzwyczajeń. Jedni wpisują krótkie hasła, inni rozbudowane komentarze, a część pomija informacje, które dla kolejnych osób w procesie są istotne. Część firm porządkuje ten proces, stosując papierowe pieczątki opisowe lub gotowe szablony. Rozwiązanie to ujednolica sposób opisywania dokumentów, ale ze względu na...