W biurze rachunkowym archiwizacja dokumentów jest jednym z najważniejszych procesów, ponieważ wiele dokumentów finansowych musi być przechowywanych przez wiele lat. Jednakże, tradycyjna archiwizacja papierowa może być bardzo kosztowna i może wiązać się z pewnymi zagrożeniami dla dokumentów. Oto kilka zagrożeń, które można napotkać w przypadku archiwizacji dokumentów papierowych:
Zagrożenia archiwizacji dokumentów papierowych
- Uszkodzenia fizyczne: dokumenty papierowe są podatne na uszkodzenia fizyczne, takie jak zalanie, pożar, wilgoć lub temperatura (faktury z drukarek termicznych tzw. paragonowe). W przypadku takiego uszkodzenia, dokumenty mogą zostać utracone na zawsze.
- Utrata dokumentów: w przypadku tradycyjnej archiwizacji papierowej istnieje ryzyko utraty dokumentów, ponieważ mogą być one umieszczane w różnych miejscach i nie zawsze łatwo je znaleźć np. zagubić się w transporcie między domem pracownika a biurem,
- Brak prywatności: dokumenty papierowe są trudne do zabezpieczenia przed osobami niepowołanymi. Można je łatwo skopiować lub ukraść, co może prowadzić do poważnych problemów z prywatnością i bezpieczeństwem danych.
- Koszt fizycznego miejsca: w każdym biurze rachunkowym wszystkie wolne ściany służą za szafy na segregatory i bardzo często każdy wolny cm2 podłóg również 😉 co niesie to za sobą wprost koszty miejsca potrzebnego do wynajęcia powierzchni biurowej aby wszystkie dokumenty pomieścić jak i koszty pośrednie związane z przenoszeniem, układaniem czy opisywaniem segregatorów.
- Czas: przy dokumentach fizycznych oprócz potrzeby ich wprowadzenia do programu księgowego to kolejną najbardziej pracochłonną czynnością jest ich opisywanie, dekretowanie, układanie zgodnie z nadaną numeracją i na odpowiedniej półce (jeśli jest jeszcze na niej miejsce 😉
Jednym z sposobów na zminimalizowanie tych zagrożeń jest cyfryzacja dokumentów. Cyfrowe przechowywanie dokumentów w biurze rachunkowym może przynieść wiele korzyści, w tym:
Korzyści cyfrowej archiwizacji
- Ochrona przed zagrożeniami fizycznymi: cyfrowe przechowywanie dokumentów oznacza, że nie musisz się martwić o uszkodzenia fizyczne, takie jak pożar, zalanie czy uszkodzenie w wyniku warunków pogodowych.
- Łatwiejsze wyszukiwanie: cyfrowe dokumenty można łatwo przechowywać i wyszukiwać w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie nimi.
- Większa prywatność i bezpieczeństwo: cyfrowe dokumenty są łatwiejsze do zabezpieczenia przed osobami niepowołanymi, dzięki temu, że mogą być zaszyfrowane i zabezpieczone hasłem lub dostępne tylko dla określonych użytkowników.
- Oszczędność fizycznej przestrzeni: możemy zmieścić magazyn segregatorów w jednej szafie z dyskami gdzie dziś 1TB kosztuje ok. 120zł i pozwala przechowywać ok. 2 000 000 (słownie: 2 miliony) stron dokumentów gdzie aby zebrać tyle dokumentów potrzebowalibyśmy 50m2 biura i 80 regałów segregatorów.
- Czas: nie marnujemy czasu na przekładaniu dokumentów z miejsca na miejsce, ponieważ wszystkie znajdują się w centralnym repozytorium. Oszczędność dla nas jako księgowych ale i dla klientów. Automaty odczytujące dane, księgujące i importujące powodują iż proces jest skrócony do weryfikacji merytorycznej z uproszczeniem czynności manualnych. Klient generuje przelewy do banku i zamiast spędzać na tym kilka godzin w tygodniu może to zrobić w mniej niż 30 minut!
Przykład koszt archiwizacji klienta przez 5 lat, dla 200 dokumentów miesięcznie: (rozwiń daną sekcje aby zobaczyć przykładowe wyliczenia)
Koszt tradycyjnej archiwizacji kiedy drukujemy dokumenty
Jak wyżej koszt segregatora (10zł) z 400 kartkami (druk 0,2zł/kartkę), po 10 segregatorów na 5 półkach, przy 2 regałach na 1m2 powierzchni biurowej za 80zł/m. Reasumując na każdy 1m2 średni koszt archiwizacji to 2 regały x 2000zł + 100 segregatorów x 10zł + 12mc*7lat*80zł/m2 powierzchni biurowej + 0,2 zł druk * 40 000 kartek = 19 720zł/ 40 000 kartek = 0,493 zł/kartkę. Pomijamy koszt pracy ułożenia tych dokumentów.
Tradycyjnie archiwizujemy, wszystkie dokumenty drukujemy – 200*12mc*7lat*0,49zł/kartkę = 8 282zł – na 1 klienta i 100% odpowiedzialności!
Koszt tradycyjnej archiwizacji kiedy klient przynosi dokumenty
Tradycyjnie segregator (10zł) + ok 400 kartek to koszt (400 x 0,2zł= 80zł) daje nam 90zł kosztu. Regał na którym mieści się 10 segregatorów x 5 półki 2000zł. Przyjmując że zostawiamy trochę miejsca na dojście do regału to na 1m2 będą 2 takie regały. Średnia cena m2 powierzchni biurowej to 80zł/m2. Reasumując na każdy 1m2 średni koszt archiwizacji to 2 regały x 2000zł + 100 segregatorów x 10zł + 12mc*7lat*80zł/m2 powierzchni biurowej = 11 720zł/ 40 000 kartek = 0,293 zł/kartkę. Pomijamy koszt pracy ułożenia tych dokumentów.
Tradycyjnie archiwizujemy, klient przynosi wszystkie dokumenty i nic nie drukujemy – 200*12mc*7lat*0,29zł/kartkę = 4 872zł – na 1 klienta i 100% odpowiedzialności!
Archiwizujemy na serwerze plików typu NAS w biurze
Dziś 1TB dysk kosztuje ok. 120zł i pozwala przechowywać ok. 2 000 000 (słownie: 2 miliony) stron dokumentów co daje koszt 0,00006zł/stronę. Gotowe serwery plików NAS dla 5 dysków (redundancja w RAID6) to wydatek 3700zł + 5x200zł dysk (lepszy) co daje nam koszt 4700zł jednorazowo i 0,0008 zł/stronę z pojemnością 6 milionów kartek. Archiwizujemy na serwerze plików typu NAS w biurze (jednorazowy zakup amortyzujemy w cenie kartki na 100 klientów) – 200*12mc*7lat*0,0006zł/stronę + amortyzacja (4700/100)->47zł = 57,08zł – na 1 klienta i 100% odpowiedzialności!
Świetne rozwiązanie jako 2 kopia danych zgodnie z zasadą 3-2-1 (3 kopie danych, w 2 geograficznie różnych miejscach w tym 1 w chmurze).
Korzystamy z archiwizacji w chmurze w SaldeoSMART
Spoglądając na rozwiązania chmurowe to ten koszt wynosi poniżej 0,5zł/stronę ale w takim wypadku zrzucamy całą odpowiedzialność za dane na dostawcę rozwiązania chmurowego. W SaldeoSMART gdzie oprócz utrzymania dokumentów mamy wiele innych funkcji w tym OCR, obiegi dokumentów i współpraca z KSEF gdzie w ramach Asystenta Księgowego na 1000 dokumentów dla małego biura koszt pakietu wynosi 419zł netto/mc co daje cenę za stronę na poziomie 0,419zł (przy większych ilościach może zejść do 0,3zł lub nawet 0,2zł za stronę) – 200*12mc*7lat*0,419zł/stronę = 7039,2zł na 1 klienta i cała odpowiedzialność jest na dostawcy chmury! On dba o codzienne kopie, bezpieczeństwo, ciągłość działania z sztabem informatyków.
Wnioski
Cyfryzacja dokumentów w biurze rachunkowym może pomóc w minimalizacji zagrożeń związanych z tradycyjną archiwizacją papierową, takich jak uszkodzenia fizyczne, utrata dokumentów i brak prywatności. Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej przynosi wiele korzyści, w tym łatwiejsze wyszukiwanie, większą prywatność i bezpieczeństwo. Kluczowe są też koszty archiwizacji które można zminimalizować czy skorzystać z dodatkowych usprawnień jakie niesie automatyzacja i możliwość współdzielenie dostępu do dokumentów z klientem przy archiwizacji w chmurze SaldeoSMART.
Zobacz najnowsze wpisy na naszym blogu:
