NIECH PRZEPISYWANIEM ZAJMĄ SIĘ MASZYNY

a Ty zajmij się księgowaniem!
Zadzwoń: 61 679 16 00 lub wypełnij formularz

W biurze rachunkowym archiwizacja dokumentów jest jednym z najważniejszych procesów, ponieważ wiele dokumentów finansowych musi być przechowywanych przez wiele lat. Jednakże, tradycyjna archiwizacja papierowa może być bardzo kosztowna i może wiązać się z pewnymi zagrożeniami dla dokumentów. Oto kilka zagrożeń, które można napotkać w przypadku archiwizacji dokumentów papierowych:

Zagrożenia archiwizacji dokumentów papierowych

  • Uszkodzenia fizyczne: dokumenty papierowe są podatne na uszkodzenia fizyczne, takie jak zalanie, pożar, wilgoć lub temperatura (faktury z drukarek termicznych tzw. paragonowe). W przypadku takiego uszkodzenia, dokumenty mogą zostać utracone na zawsze.
  • Utrata dokumentów: w przypadku tradycyjnej archiwizacji papierowej istnieje ryzyko utraty dokumentów, ponieważ mogą być one umieszczane w różnych miejscach i nie zawsze łatwo je znaleźć np. zagubić się w transporcie między domem pracownika a biurem,
  • Brak prywatności: dokumenty papierowe są trudne do zabezpieczenia przed osobami niepowołanymi. Można je łatwo skopiować lub ukraść, co może prowadzić do poważnych problemów z prywatnością i bezpieczeństwem danych.
  • Koszt fizycznego miejsca: w każdym biurze rachunkowym wszystkie wolne ściany służą za szafy na segregatory i bardzo często każdy wolny cm2 podłóg również 😉 co niesie to za sobą wprost koszty miejsca potrzebnego do wynajęcia powierzchni biurowej aby wszystkie dokumenty pomieścić jak i koszty pośrednie związane z przenoszeniem, układaniem czy opisywaniem segregatorów.
  • Czas: przy dokumentach fizycznych oprócz potrzeby ich wprowadzenia do programu księgowego to kolejną najbardziej pracochłonną czynnością jest ich opisywanie, dekretowanie, układanie zgodnie z nadaną numeracją i na odpowiedniej półce (jeśli jest jeszcze na niej miejsce 😉

Jednym z sposobów na zminimalizowanie tych zagrożeń jest cyfryzacja dokumentów. Cyfrowe przechowywanie dokumentów w biurze rachunkowym może przynieść wiele korzyści, w tym:

Korzyści cyfrowej archiwizacji

  • Ochrona przed zagrożeniami fizycznymi: cyfrowe przechowywanie dokumentów oznacza, że ​​nie musisz się martwić o uszkodzenia fizyczne, takie jak pożar, zalanie czy uszkodzenie w wyniku warunków pogodowych.
  • Łatwiejsze wyszukiwanie: cyfrowe dokumenty można łatwo przechowywać i wyszukiwać w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie nimi.
  • Większa prywatność i bezpieczeństwo: cyfrowe dokumenty są łatwiejsze do zabezpieczenia przed osobami niepowołanymi, dzięki temu, że mogą być zaszyfrowane i zabezpieczone hasłem lub dostępne tylko dla określonych użytkowników.
  • Oszczędność fizycznej przestrzeni: możemy zmieścić magazyn segregatorów w jednej szafie z dyskami gdzie dziś 1TB kosztuje ok. 120zł i pozwala przechowywać ok. 2 000 000 (słownie: 2 miliony) stron dokumentów gdzie aby zebrać tyle dokumentów potrzebowalibyśmy 50m2 biura i 80 regałów segregatorów.
  • Czas: nie marnujemy czasu na przekładaniu dokumentów z miejsca na miejsce, ponieważ wszystkie znajdują się w centralnym repozytorium. Oszczędność dla nas jako księgowych ale i dla klientów. Automaty odczytujące dane, księgujące i importujące powodują iż proces jest skrócony do weryfikacji merytorycznej z uproszczeniem czynności manualnych. Klient generuje przelewy do banku i zamiast spędzać na tym kilka godzin w tygodniu może to zrobić w mniej niż 30 minut!

Przykład koszt archiwizacji klienta przez 5 lat, dla 200 dokumentów miesięcznie: (rozwiń daną sekcje aby zobaczyć przykładowe wyliczenia)

Koszt tradycyjnej archiwizacji kiedy drukujemy dokumenty

Jak wyżej koszt segregatora (10zł) z 400 kartkami (druk 0,2zł/kartkę), po 10 segregatorów na 5 półkach, przy 2 regałach na 1m2 powierzchni biurowej za 80zł/m. Reasumując na każdy 1m2 średni koszt archiwizacji to 2 regały x 2000zł + 100 segregatorów x 10zł + 12mc*7lat*80zł/m2 powierzchni biurowej + 0,2 zł druk * 40 000 kartek = 19 720zł/ 40 000 kartek = 0,493 zł/kartkę. Pomijamy koszt pracy ułożenia tych dokumentów.

Tradycyjnie archiwizujemy, wszystkie dokumenty drukujemy – 200*12mc*7lat*0,49zł/kartkę = 8 282zł – na 1 klienta i 100% odpowiedzialności!

Koszt tradycyjnej archiwizacji kiedy klient przynosi dokumenty

Tradycyjnie segregator (10zł) + ok 400 kartek to koszt (400 x 0,2zł= 80zł) daje nam 90zł kosztu. Regał na którym mieści się 10 segregatorów x 5 półki 2000zł. Przyjmując że zostawiamy trochę miejsca na dojście do regału to na 1m2 będą 2 takie regały. Średnia cena m2 powierzchni biurowej to 80zł/m2. Reasumując na każdy 1m2 średni koszt archiwizacji to 2 regały x 2000zł + 100 segregatorów x 10zł + 12mc*7lat*80zł/m2 powierzchni biurowej = 11 720zł/ 40 000 kartek = 0,293 zł/kartkę. Pomijamy koszt pracy ułożenia tych dokumentów.

Tradycyjnie archiwizujemy, klient przynosi wszystkie dokumenty i nic nie drukujemy – 200*12mc*7lat*0,29zł/kartkę = 4 872zł – na 1 klienta i 100% odpowiedzialności!

Archiwizujemy na serwerze plików typu NAS w biurze

Dziś 1TB dysk kosztuje ok. 120zł i pozwala przechowywać ok. 2 000 000 (słownie: 2 miliony) stron dokumentów co daje koszt 0,00006zł/stronę. Gotowe serwery plików NAS dla 5 dysków (redundancja w RAID6) to wydatek 3700zł + 5x200zł dysk (lepszy) co daje nam koszt 4700zł jednorazowo i 0,0008 zł/stronę z pojemnością 6 milionów kartek. Archiwizujemy na serwerze plików typu NAS w biurze (jednorazowy zakup amortyzujemy w cenie kartki na 100 klientów) – 200*12mc*7lat*0,0006zł/stronę + amortyzacja (4700/100)->47zł = 57,08zł – na 1 klienta i 100% odpowiedzialności!

Świetne rozwiązanie jako 2 kopia danych zgodnie z zasadą 3-2-1 (3 kopie danych, w 2 geograficznie różnych miejscach w tym 1 w chmurze).

Korzystamy z archiwizacji w chmurze w SaldeoSMART

Spoglądając na rozwiązania chmurowe to ten koszt wynosi poniżej 0,5zł/stronę ale w takim wypadku zrzucamy całą odpowiedzialność za dane na dostawcę rozwiązania chmurowego. W SaldeoSMART gdzie oprócz utrzymania dokumentów mamy wiele innych funkcji w tym OCR, obiegi dokumentów i współpraca z KSEF gdzie w ramach Asystenta Księgowego na 1000 dokumentów dla małego biura koszt pakietu wynosi 419zł netto/mc co daje cenę za stronę na poziomie 0,419zł (przy większych ilościach może zejść do 0,3zł lub nawet 0,2zł za stronę) – 200*12mc*7lat*0,419zł/stronę = 7039,2zł na 1 klienta i cała odpowiedzialność jest na dostawcy chmury! On dba o codzienne kopie, bezpieczeństwo, ciągłość działania z sztabem informatyków.

Wnioski

Cyfryzacja dokumentów w biurze rachunkowym może pomóc w minimalizacji zagrożeń związanych z tradycyjną archiwizacją papierową, takich jak uszkodzenia fizyczne, utrata dokumentów i brak prywatności. Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej przynosi wiele korzyści, w tym łatwiejsze wyszukiwanie, większą prywatność i bezpieczeństwo. Kluczowe są też koszty archiwizacji które można zminimalizować czy skorzystać z dodatkowych usprawnień jakie niesie automatyzacja i możliwość współdzielenie dostępu do dokumentów z klientem przy archiwizacji w chmurze SaldeoSMART.

Zobacz najnowsze wpisy na naszym blogu:

Po webinarze dodatkowe materiały

Po obejrzeniu Webinariu mogą się pojawić kolejne pytania na które tutaj odpowiem i dam odnośniki do materiałów dodatkowych. 1 stronne instrukcje dla Ciebie i Twojego klienta: Jak wypełnić druk ZAW-FA? Instrukcja TUTAJJak wygenerować token w KSeF? Instrukcja TUTAJ Domyślam się iż z każdą godziną, dniem pojawiają się nowe pytania "czy moje dokumenty się nadają", "jak to będzie działać z moim programem księgowym" czy "jak najlepiej przekonać klientów do dostarczania dokumentów". Jeśli to lub jakieś inne pytanie się pojawi to zapraszam do umówienia się na indywidualną bezpłatna rozmowę wybierając odpowiedni termin poprzez kalendarz dostępny tutaj. w trakcie której możemy przez telefon i/lub zdalne połączenie: przetestować odczyt dokumentów, odpowiednio je opisać projektami, MPK itp, przenieś do programu księgowego na którym pracujesz który będziemy mieli w wersji demonstracyjnej. Z doświadczenia wiem iż pierwszym krokiem do wprowadzenia zmiany sposobu pracy (który był praktykowany...

Wypełnianie ZAW-FA

Czym jest ZAW-FA? Jest to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Składają je podatnicy i podmioty nadające lub odbierające osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Składa się je do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Można je złożyć na dwa sposoby: elektronicznie – poprzez pieczeń kwalifikowaną, papierowo – do właściwego urzędu skarbowego. Czym jest KSEF? KSEF - Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Jest systemem, pozwalającym na m.in. na wystawianie, przechowywanie i udostępnianiefaktur w sposób ustrukturyzowany dzięki indywidualnemu kontu w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSEF podatnik będzie mógł wystawić e-fakturę. Odbiorca może fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez...

KSEF – nowa rzeczywistość dla firm

Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej lub przeczytaj poniższy artykuł:Artykuł będzie w przyszłości aktualizowany i tutaj pojawią się linki do aktualizacji. Czym jest KSEF? KSEF - Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Jest systemem, pozwalającym na m.in. na wystawianie, przechowywanie i udostępnianiefaktur w sposób ustrukturyzowany dzięki indywidualnemu kontu w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSEF podatnik będzie mógł wystawić e-fakturę. Odbiorca może fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez skutków prawnych) https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home. Faktura wysłana do KSeF która otrzymała numer KSeF jest traktowana na równi z fakturą papierową czy fakturą elektroniczną. W stosunku do praktyki rynkowej największą różnicą jest fakt że takiego dokumentu nie można...

KSEF – nowa rzeczywistość z perspektywy biura rachunkowego

Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej lub przeczytaj poniższy artykuł:Artykuł będzie w przyszłości aktualizowany i tutaj pojawią się linki do aktualizacji. Czym jest KSEF?KSEF - Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Za jego pomocą można wystawić fakturę w sposób strukturyzowany i odbiorca może tak fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez skutków prawnych) https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home Faktura wysłana do KSeF która otrzymała numer KSeF jest traktowana na równi z fakturą papierową czy fakturą elektroniczną. W stosunku do praktyki rynkowej to największą różnicą jest że takiego dokumentu nie można „podmienić” a więc albo wstrzymujemy się z wystawieniem faktury do ostatniego momentu albo będziemy więcej korygować 🙂 Uprawnienia – kto i jak można uzyskać dostęp do KSEFZanim omówimy kwestie wysyłki i...

Jak wprowadzić elektroniczną wymianę dokumentów

Czas to pieniądz mówi stare przysłowie. Doskonale o tym wiedzą biura rachunkowe, których większość prac spiętrza się w krótkim okresie pomiędzy otrzymaniem dokumentów od klienta a 20 dniem każdego miesiąca, kiedy trzeba wysłać pierwsze deklaracje. Karuzela związana z ciągłą zmianą przepisów i oczekiwania klientów, że biuro rachunkowe znajdzie odpowiedzi na wszystkie pytania i wątpliwości wymaga większego skupienia się na pracy merytorycznej. Wygospodarowanie większej ilości czasu na nią wymaga zredukowania do minimum czynności automatycznych i powtarzalnych. Aby osiągnąć ten cel wielu księgowych zaczęło używać do tego oprogramowania OCR. Skanowanie dokumentów stało się codziennością w wielu biurach rachunkowych, gdyż znacznie ograniczyło czas potrzebny na wprowadzania dokumentów do programu księgowego. Wielu klientów SaldeoSMART zauważyło, że proces ten można jeszcze skrócić dzięki elektronicznej wymianie dokumentów z klientami. Ale jak to zrobić? Moi klienci nigdy się na to nie...

SaldeoSMART a opór pracowników

Podczas prowadzenia rozmów dotyczących wprowadzenia SaldeoSMART spotkałem się z sytuacją, kiedy właściciel biura rachunkowego dostrzegał duże korzyści płynące z automatyzacji procesu wprowadzania faktur do programu księgowego, jednak spotykał się z dużym oporem pracowników. Efektem takiej sytuacji była rezygnacja z wprowadzania zmian lub niepełne wykorzystanie możliwości jakie daje program. Początkowe obawy i niechęć pracowników można jednak przełamać. Pracownicy boją się zmian Bez wątpienia możemy powiedzieć, że większość ludzi nie lubi zmian. Wolą pracować w otoczeniu znanym, korzystać ze sprawdzonych rozwiązań nawet jeśli są nieefektywne. Wprowadzenie innowacji zawsze budzi niechęć i powoduje stres. Ile razy słyszeliśmy narzekania na dotychczas używane programy lub metody pracy? Kiedy jednak pojawia się propozycja wprowadzenia zmiany mającej ją ułatwić okazuje się nagle, że „to co było do tej pory jest dobre”. Zaczyna pojawiać się opór. Jego bezpośrednie powody można najczęściej...