Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej lub przeczytaj poniższy artykuł:
Artykuł będzie w przyszłości aktualizowany i tutaj pojawią się linki do aktualizacji.
Czym jest KSEF?
KSEF – Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Za jego pomocą można wystawić fakturę w sposób strukturyzowany i odbiorca może tak fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez skutków prawnych) https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home Faktura wysłana do KSeF która otrzymała numer KSeF jest traktowana na równi z fakturą papierową czy fakturą elektroniczną. W stosunku do praktyki rynkowej to największą różnicą jest że takiego dokumentu nie można „podmienić” a więc albo wstrzymujemy się z wystawieniem faktury do ostatniego momentu albo będziemy więcej korygować 🙂
Uprawnienia – kto i jak można uzyskać dostęp do KSEF
Zanim omówimy kwestie wysyłki i odbiór dokumentów z KSEF należy zacząć od nadania uprawnień – kto może i jak można uzyskać dostęp?Przy JDG sprawa jest jasna – właściciel ma „naturalne” prawo i może się logować do systemu przy wykorzystaniu Profilu Zaufanego lub Podpisu Kwalifikowanego na swoje imię i nazwisko.Przy pozostałych podmiotach które mają jakąś formę reprezentacji np. spółka z o.o. z zarządem nie otrzymuje tego uprawnienia – musi zostać ono nadane przez druk urzędowy ZAW-FA. Dopiero po jego złożeniu odpowiednie osoby fizyczne uzyskają dostęp do wskazanego podmiotu. O pieczęci kwalifikowanej nie wspominam ponieważ nie jest zbyt powszechna. Jak już możemy się zalogować do systemu to w sekcji uprawnień możemy przydzielić uprawnienia kolejnym osobą/firmą np. swojemu biurowi rachunkowemu.Jest też dostęp anonimowy do poszczególnych dokumentów ale wymaga dość dużej ilości szczegóły co świadczy że gdzieś je wcześniej uzyskaliśmy. Wymagane jest: numer KSeF, numer nadany przez sprzedawcę, NIP, nazwa nabywcy oraz kwota brutto dokumentu. Może być to przydatne gdzie kilka faktur została wystawionych tylko i wyłączenie przez KSeF.
Jak wygląda wysyłka i odbiór dokumentów z KSEF? (na serwisie testowym ksef-demo.mf.gov.pl)
Zacznijmy od wysyłki. Potrzebujemy tokena który nadajemy z lewej strony w zakładce Tokeny:
Nadajemy opis oraz wskazujemy odpowiednie uprawnienia. Następnie klikamy Generuj. WAŻNE – token pojawi się tutaj tylko 1 raz bez możliwości jego ponownego podejrzenia.
Zapisujemy i wklejamy do SaldeoSMART do ustawień dla KSEF.
Z perspektywy biura rachunkowego:
Z perspektywy firmy:
