Elektroniczny obieg dokumentów w firmie budowlanej – przykład wdrożenia

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie z branży budowlanej pokazuje, jak bardzo proces akceptacji faktur zależy od struktury projektowej i odpowiedzialności kierowników za budżet inwestycji. Poniżej przedstawiamy, jak zaprojektowaliśmy obieg faktur kosztowych dla klienta, w którym premie kierowników są bezpośrednio powiązane z wynikiem finansowym prowadzonych projektów.

Firma budowlana z modelem projektowym – opis klienta

Firma, dla której realizowaliśmy wdrożenie, działa w branży budowlanej i świadczy usługi instalacyjne. Jej działalność oparta jest na modelu projektowym, w którym każdy projekt prowadzony jest przez wyznaczonego kierownika odpowiedzialnego za realizację inwestycji oraz wykonanie budżetu. Kierownicy mają dużą samodzielność operacyjną, a ich premie są bezpośrednio powiązane z wynikiem finansowym prowadzonych projektów.

W momencie realizacji projektu firma współpracowała z sześcioma kierownikami, jednak wraz z pozyskiwaniem nowych inwestycji liczba ta systematycznie rosła. Wszyscy kierownicy podlegali Dyrektorowi, natomiast najwyższym szczeblem decyzyjnym pozostawał Prezes. Organizacja była zarządzana centralnie, przy jednoczesnym zachowaniu dużej autonomii osób prowadzących poszczególne projekty.

Firma zatrudnia pracowników zarówno na umowę o pracę, jak i w modelu B2B. Część prac realizują również podwykonawcy. Taka struktura organizacyjna sprawiała, że obieg faktur kosztowych musiał uwzględniać nie tylko proces akceptacji dokumentów, ale również odpowiedni poziom dostępu do danych finansowych.

Problemy z obiegiem faktur w firmie budowlanej przed wdrożeniem

Z naszych doświadczeń wynika, że w firmach budowlanych największym wyzwaniem nie jest samo zatwierdzanie faktur, ale powiązanie procesu ich akceptacji z kontrolą budżetów prowadzonych inwestycji. W tym przypadku było podobnie. Zanim firma zdecydowała się na wdrożenie SaldeoSMART, dokumenty przetwarzane były w obiegu fizycznym. Generowało to szereg utrudnień operacyjnych:

• Dostarczanie dokumentów do kierowników projektów: część faktur trafiała bezpośrednio do kierowników, a część do centrali, skąd skany przesyłane były do osób odpowiedzialnych. Po wejściu KSeF faktury kierowała do odpowiednich osób administracja.
• Obieg papierowy: każda faktura była drukowana i opieczętowana. Na pieczątce znajdowały się pola do wypełnienia, co stanowiło część procesu opisu dokumentów do celów administracyjnych i księgowych.
• Controlling: wszystkie faktury przechodziły przez wewnętrzny controlling, który sprawdzał wykonanie budżetów na projektach oraz budżetu całej firmy.
• Zatwierdzanie przez zarząd: faktury powyżej 2 tys. zł netto musiały zostać zatwierdzone przez Dyrektora lub Prezesa.
• Archiwum papierowe: faktury kosztowe trafiały do segregatorów w księgowości. Porównanie wartości dokonywanych zakupów było uciążliwe i każdorazowo wymagało dodatkowej pracy tego działu.
• Premie: kierownicy byli premiowani za wykonanie budżetu. Część z nich korzystała z zestawień przygotowywanych centralnie, a część prowadziła własne arkusze do kontroli budżetu.

Cele wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie budowlanej

Klient zgłosił się do nas z jasno zdefiniowanymi celami, wynikającymi ze specyfiki pracy projektowej.

1. Jeden punkt wejścia dla faktur: wykorzystanie KSeF jako głównego źródła dokumentów i automatyczne kierowanie ich do właściwych projektów.
2. Rozdzielenie widoczności dokumentów: kierownicy projektów mają wgląd wyłącznie we własne faktury, natomiast kontrakty B2B oraz koszty zarządu są dostępne tylko dla dyrekcji i księgowości.
3. Szybsza realizacja płatności: skrócenie czasu przetwarzania faktur przelewowych, aby uniknąć opóźnień w regulowaniu zobowiązań wobec dostawców i podwykonawców.
4. Cyfrowe archiwum: zastąpienie segregatorów pełną archiwizacją elektroniczną.
5. Uporządkowanie opisu i akceptacji dokumentów: przyspieszenie zbierania akceptacji oraz nadawania opisów merytorycznych.

Podczas wspólnych warsztatów analitycznych zaproponowaliśmy rozszerzenie zakresu projektu o funkcjonalność, która wykraczała poza pierwotne założenia klienta. Wprowadziliśmy narzędzie do budżetowania oparte na fakturach kosztowych, dzięki któremu kierownicy projektów oraz zarząd mogą na bieżąco kontrolować wykorzystanie budżetu inwestycji, bez czekania na zestawienia z księgowości.

Realizacja – architektura procesów i konfiguracja systemu

Celem wdrożenia nie było jedynie przyspieszenie i uporządkowanie akceptacji dokumentów, ale również wykorzystanie danych z opisów faktur do celów operacyjnych. Dzięki temu osoby zarządzające projektami zyskały szybki dostęp do danych finansowych, a księgowość została odciążona z części zadań.

W tym projekcie okazało się, że największą wartość dla klienta przyniosło nie tylko uporządkowanie procesu akceptacji, ale wykorzystanie danych z obiegu faktur kosztowych do bieżącego zarządzania projektami. Dzięki temu te same informacje zaczęły wspierać zarówno księgowość, jak i osoby odpowiedzialne za realizację inwestycji.

Każdy projekt otrzymał własny typ dokumentu, dzięki czemu każdy kierownik widzi tylko faktury swojej inwestycji. Osobne typy nadaliśmy kosztom centralnym, których nie widzą kierownicy, oraz fakturom zarządu, dostępnym wyłącznie dla Dyrektora i Prezesa. W systemie skonfigurowaliśmy dwa schematy akceptacji.

Obieg podstawowy — projekty, koszty centralne i controlling

Schemat podstawowy odzwierciedla strukturę akceptacji dokumentów funkcjonującą w firmie. Dokument trafia najpierw do sekretariatu, gdzie jest wstępnie weryfikowany pod względem poprawności danych. Dokumenty z projektów kierowane są do kierowników, a koszty centralne bezpośrednio do controllingu.

Na swoim etapie kierownicy opisują dokument merytorycznie. Część danych do opisu przeniesiono z wcześniej stosowanej pieczątki, ponieważ były konieczne do poprawnej klasyfikacji kosztów przez księgowość. Na prośbę kierowników dodaliśmy także dodatkowe wymiary dotyczące szczegółowego opisu kategorii materiałów, do celów analitycznych i kontroli budżetu. Po opisaniu i zatwierdzeniu dokumenty trafiają do controllingu.

Controlling sprawdza na swoim etapie poprawność opisu oraz zgodność z założeniami budżetowymi, a następnie akceptuje dokument i przekazuje go dalej. Faktury poniżej 2 tys. zł trafiają od razu do księgowości, a powyżej tej kwoty do zarządu.

Na etapie zarządu przypisani są Dyrektor i Prezes. Dokument może zaakceptować jedna z tych dwóch osób niezależnie, po czym trafia do księgowości. W praktyce częściej akceptuje go Dyrektor. Prezes bazuje głównie na raportach okresowych z księgowości i zatwierdza budżety wprowadzone do systemu.

Księgowość po otrzymaniu dokumentów generuje przelewy, przypisuje odpowiednie konta księgowe i przekazuje faktury do systemu księgowego.

Mechanizmy bezpieczeństwa w obiegu faktur

Oprócz dwóch głównych schematów obiegu faktur kosztowych wprowadziliśmy dodatkowo dwa etapy zabezpieczające proces w sytuacjach nietypowych, bez przerywania całej ścieżki akceptacji. Etap “Do wyjaśnienia” pozwala zatrzymać dokument, opisać kontekst sprawy i wrócić do niego później, nie rozbijając przy tym reszty procesu. Etap “Kosz” zapewnia kontrolowany sposób postępowania z błędnymi dokumentami pochodzącymi z KSeF, z pełnym ograniczeniem dostępu do takich faktur.

Obieg poufny – kontrakty B2B i koszty zarządu

Drugi schemat obejmuje faktury z kontraktów B2B oraz koszty zarządu. Składa się z dwóch etapów: zarządu i księgowości. Wprowadziliśmy numery NIP firm generujących tego rodzaju koszty, dzięki czemu system automatycznie rozpoznaje, na którą ścieżkę skierować dokument.

Budżetowanie projektów zintegrowane z obiegiem dokumentów

Dodatkowo wdrożyliśmy narzędzie do kontroli budżetów. Dzięki wykorzystaniu danych z obiegu faktur kosztowych kierownicy projektów oraz zarząd mogą na bieżąco kontrolować wykonanie budżetów bez oczekiwania na raporty przygotowywane przez księgowość. Budżety wprowadzane są do systemu przez Prezesa. Składa się to z pełnego budżetu kosztowego firmy, w ramach którego znajdują się mniejsze budżety przypisane do poszczególnych projektów. Dostęp do pełnego budżetu ma Prezes, który zatwierdza poszczególne linie budżetowe. Budżetami projektów zarządza Dyrektor. Kierownicy widzą i kontrolują jedynie linię budżetową swojego projektu.

Koszt wdrożenia obiegu faktur kosztowych w SaldeoSMART dla firmy budowlanej

Do pełnej wyceny należy doliczyć miesięczny abonament pakietu Ekspert w wysokości 629 zł netto.

To przykład dla konkretnego projektu. Zakres i koszt wdrożenia zależą od liczby procesów, poziomu ich złożoności oraz wymaganych integracji. Szczegółowo opisaliśmy to w artykule: „Jak wyceniamy wdrożenie SaldeoSMART?”

Najważniejsze rezultaty wdrożenia:

• Skrócenie czasu akceptacji: po pierwszych trzech miesiącach użytkowania czas akceptacji dokumentów skrócił się o 50%.
• Ochrona danych wrażliwych: rozdzielenie obiegu na dwa niezależne schematy oraz filtrowanie dokumentów po kontrahencie sprawiły, że informacje o kontraktach B2B i kosztach zarządu są widoczne wyłącznie dla uprawnionych osób. Każdy kierownik projektu ma wgląd jedynie w dokumenty swojej inwestycji.
• Mniej pracy administracyjnej: dostęp kierowników do danych finansowych swoich projektów wyeliminował pytania do księgowości o konkretne zakupy i ograniczył liczbę raportów tworzonych na potrzeby bieżącej obsługi inwestycji.
• Wgląd do aktualnych danych: Osoby zarządzające projektami zyskały szybki łatwy dostęp do danych dzieki temu łatwiej kontrolują budżet i szybciej podejmują decyzje. Nie tracą czasu na prowadzenie własnych zestawień.
• Automatyczne rozpoznawanie ścieżki dla kontraktów B2B: wprowadzenie numerów NIP kontrahentów pozwoliło systemowi samodzielnie kierować faktury z kontraktów B2B i koszty zarządu do obiegu poufnego, bez udziału sekretariatu.

Podsumowanie: obieg faktur i budżetowanie w firmie budowlanej

W firmach budowlanych obieg dokumentów rzadko można rozpatrywać w oddzieleniu od budżetowania projektów. Konieczność kontrolowania budżetu sprawia, że dostęp do aktualnych danych finansowych nie jest dodatkiem do procesu akceptacji faktur, lecz jego integralną częścią. Połączenie elektronicznego obiegu dokumentów z narzędziem budżetowym pozwoliło tej firmie zastąpić ręczne zestawienia rzetelnymi danymi dostępnymi na bieżąco, zarówno dla kierowników, jak i dla zarządu.

Jednocześnie rozdzielenie obiegu na dwa niezależne schematy zapewniło, że dane o kontraktach B2B i kosztach zarządu pozostały dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych.

Polecane artykuły

FAQ: obieg faktur w firmie budowlanej

Czy narzędzie do budżetowania wymaga osobnego systemu?

Nie. Budżetowanie zostało zintegrowane bezpośrednio z obiegiem dokumentów w SaldeoSMART. Dane do kontroli budżetu pochodzą z opisów faktur wprowadzanych przez kierowników na etapie akceptacji, bez konieczności korzystania z dodatkowych arkuszy czy zewnętrznych narzędzi.

Czy administrator może dodać kolejne numery NIP, które trafiają do obiegu poufnego?

Tak. Listę numerów NIP kierujących dokumenty do obiegu poufnego można rozszerzać w każdej chwili, na przykład w momencie, gdy firma zaczyna współpracę z nowym kontrahentem objętym kontraktem B2B.

Czy czas, jaki pracownicy poświęcają na akceptację dokumentów, jest monitorowany?

Tak. System udostępnia zestawienia pokazujące, jak długo dokumenty są procesowane oraz jak długo pozostają na każdym etapie lub u konkretnego użytkownika. Dzięki temu łatwo zidentyfikować, gdzie w procesie powstają opóźnienia.

Czy można dodawać komentarze na dokumencie?

Tak. Do każdego dokumentu można niezależnie dodać komentarz, niezależnie od etapu, na którym aktualnie się znajduje.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.