Co zrobić z fakturą z KSeF, której nikt w firmie nie rozpoznaje?

KSeF rozwiązał jeden problem i odkrył dwa kolejne. Większość, a niebawem wszystkie krajowe faktury trafia w jedno miejsce, więc nie trzeba już ich szukać w mailach, segregatorach czy u różnych pracowników. Tyle że samo dostarczenie faktury do firmy to nie koniec drogi, to jej początek. KSeF nie wie, kto w organizacji powinien się tym dokumentem zajmować, i nie sprawdza, czy dane na fakturze są w ogóle prawidłowe.

To są dwa różne problemy, ale rodzą się z tego samego źródła. System państwowy zajął się dystrybucją dokumentów pomiędzy organizacjami. Nie zajął się ich interpretacją. Tę pracę nadal musi wykonać firma. Jeśli nie ma do tego odpowiedniego mechanizmu, oba problemy zaczynają generować realne koszty operacyjne: telefony, maile, opóźnione płatności i ryzyko, że błędna lub niechciana faktura zostanie po prostu zaksięgowana i opłacona, bo nikt zdążył jej nie zauważyć.

KSeF a weryfikacja dokumentów – najczęstsze problemy z fakturami

Wdrożenie KSeF uporządkowuje problem dostarczania faktur do firmy, ale nie rozwiązuje problemu ich obsługi. Faktura ustrukturyzowana trafia do organizacji szybciej i w bardziej uporządkowany sposób niż wcześniej, jednak nadal trzeba ustalić, kto powinien ją zweryfikować, zaakceptować i przekazać do księgowania.

W praktyce po wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur najczęściej pojawiają się dwa problemy. Pierwszy dotyczy odpowiedzialności za dokument, nie zawsze wiadomo, kto zamówił daną usługę lub towar i kto powinien zająć się fakturą. Drugi dotyczy poprawności dokumentu. KSeF nie sprawdza, czy cena, ilość, rabat albo sam odbiorca faktury są zgodne z rzeczywistą transakcją.

Oba problemy występują niezależnie od wielkości firmy. Różnica polega wyłącznie na skali. Im więcej dokumentów wpływa do organizacji, tym większe znaczenie ma procedura, która pozwala szybko ustalić właściciela dokumentu i wychwycić faktury, które nie powinny zostać zaksięgowane.

Poniżej rozkładam każdy z tych problemów osobno, a potem pokazuję konkretny mechanizm, który pozwala je obsłużyć w elektronicznym obiegu dokumentów.

Problem nr 1. Brak osoby przypisanej do faktury z KSeF

Faktura kosztowa trafia do KSeF i ląduje w jednym wspólnym zbiorze dokumentów przypisanym do firmy. System nie wie, że firma ma kilka projektów albo kilku pracowników odpowiedzialnych za różne kategorie zakupów. Nie odzwierciedla struktury organizacyjnej firmy.

Problem zaczyna się w momencie, gdy ktoś musi tę fakturę odebrać i skierować dalej. Jeśli w firmie jest więcej niż jedna osoba zamawiająca towary czy usługi, osoba obsługująca KSeF nie zawsze wie, kto faktycznie zlecił zakup. Wcześniej, gdy faktura przychodziła mailem prosto do zamawiającego, ten problem nie istniał, bo dokument od razu trafiał do właściwej osoby. Teraz wszystko przechodzi przez jeden centralny punkt, a to oznacza dodatkowy krok: trzeba ustalić, do kogo dokument właściwie należy.

W praktyce bywa to czasochłonne. Osoba odbierająca dokumenty z KSeF musi pytać, dzwonić, czasem rozsyłać fakturę do kilku osób z pytaniem, czy to ich zakup. Przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie to kilka minut strat na każdej fakturze. Przy setkach dokumentów to już realny problem organizacyjny, który odciąga księgowość od pracy merytorycznej.

Problem nr 2. Jak zweryfikować poprawność faktury ustrukturyzowanej?

KSeF sprawdza wyłącznie zgodność struktury faktury z wymaganym formatem, nie weryfikuje poprawności wprowadzonych danych. System dopilnuje, że plik XML ma odpowiednie pola w odpowiednich miejscach. Nie dopilnuje, że liczby w tych polach mają sens.

To otwiera kilka realnych ryzyk. Pierwsze dotyczy błędów w warunkach handlowych: zła cena, nieuwzględniony rabat, niewłaściwa stawka VAT, ilość niezgodna z zamówieniem. Takie błędy zdarzały się zawsze, ale przy obiegu papierowym czy mailowym osoba merytoryczna widziała fakturę zanim trafiła do księgowości i mogła zgłosić zastrzeżenie przed zaksięgowaniem. W KSeF dokument trafia do systemu automatycznie, więc bez dodatkowego etapu weryfikacji błąd może po prostu przejść dalej.

Drugie ryzyko jest poważniejsze. Faktura nie dotyczy zakupu, który firma zrealizowała. Może się zdarzyć, że kontrahent pomylił odbiorcę, że ktoś wystawił fakturę na podstawie błędnych danych, albo że jest to próba wyłudzenia. Firma musi mieć sposób na zweryfikowanie takiego dokumentu, zanim trafi do kosztów, a nie po fakcie.

Brak procedury akceptacji faktur kosztowych – konsekwencje dla firmy

Brak procesu weryfikacji faktur po KSeF rzadko powoduje jeden duży problem. Znacznie częściej generuje wiele drobnych strat operacyjnych. Pracownicy szukają właściciela dokumentu, księgowość wyjaśnia niezgodności, a część faktur trafia do księgowania bez pełnej weryfikacji. W efekcie rośnie liczba korekt, wydłuża się proces akceptacji kosztów i trudniej wykazać podczas kontroli, dlaczego określony dokument został zaksięgowany lub odrzucony.

Jak system EOD rozwiązuje problem z nieznanymi fakturami z KSeF?

Oba problemy mają jedno wspólne rozwiązanie organizacyjne: elektroniczny obieg dokumentów, który tworzy ścieżkę akceptacji. Ważne jest aby umieścić w nim dwa etapy techniczne i nie ma znaczenia, czy mówimy o rozbudowanym workflow z wieloma ścieżkami akceptacji dla dużej, wielooddziałowej firmy, czy o prostszym obiegu dla zespołu kilkuosobowego. Mechanizm działa identycznie w obu skalach, różni się tylko liczba osób uczestniczących w procesie.

Te dwa etapy nazwaliśmy: “Do wyjaśnienia” i “Kosz”. Pierwszy odpowiada na problem przypisania faktury do właściwej osoby oraz wątpliwości pojawiających się podczas akceptacji dokumentu . Drugi odpowiada na problem dokumentów, które nie powinny zostać zaksięgowane.

Status „Do wyjaśnienia” – szybkie przypisanie faktury do pracownika

Dokument trafia z KSeF na ten etap, gdy osoba, do której fakturę przypisano, nie jest właściwym odbiorcą . Zamiast szukać właściciela telefonicznie albo przez maila, osoba otrzymująca błędnie przypisany dokument po prostu wskazuje w systemie kolejną osobę, dodając krótki komentarz wyjaśniający. Dokument trafia dalej, a cała historia tego przekazania zostaje w systemie, więc w każdej chwili widać, kto, kiedy i dlaczego przekierował fakturę. Etap ten służy także do wyjaśnienia wątpliwości wyższym szczeblu akceptacji wydatku związanego z jego zasadnością lub opisem. Można wskazać dowolną osobę do której kierujemy pytanie bez konieczności przechodzenia przez cały workflow.

W organizacjach, które wdrażaliśmy, spotykamy również inny model, sprawdzający się dobrze w organizacjach, gdzie kilka osób kupuje regularnie u tych samych dostawców albo dokonuje wspólnych zamówień. W takim wariancie typ dokumentu jest skonfigurowany z dostępem dla całej grupy osób odpowiedzialnych merytorycznie na danym etapie, a nie dla jednej konkretnej osoby. Każdy z tej grupy widzi dokument i może go opisać, jeśli rzeczywiście go dotyczy.

Ten model ma swoje ryzyko. Gdy dokument widzi kilka osób naraz, może się zdarzyć, że nikt się nie przyzna do faktury, licząc, że zrobi to ktoś inny. Administrator obiegu musi w takiej sytuacji pilnować terminu i, jeśli dokument zalega bez opisu, samodzielnie eskalować sprawę do konkretnej osoby.

Jest jeszcze jeden wariant tego problemu, który dotyczy faktur obejmujących kilka osób naraz, na przykład wspólne zamówienie kilku działów u jednego dostawcy. To inny przypadek niż brak właściciela, bo tu właścicieli jest kilku, a nie zero.

Status „Kosz” – jak zgodnie z prawem nie zaksięgować błędnej faktury?

Ten etap działa jak archiwum wyjątków. Trafiają tu dokumenty, które fizycznie znalazły się w systemie KSeF firmy, ale nie powinny zostać zaksięgowane jako jej koszt. Typowe sytuacje to dokument od nieznanego kontrahenta, którego nikt w firmie nie rozpoznaje, albo sytuacja, w której nikt z osób merytorycznych nie przyznał się do zakupu po przejściu przez etap wyjaśnienia.

Z naszych wdrożeń wynika, że większość takich przypadków rozwiązuje się szybciej, zanim dokument trafi do kosza. Standardową procedurą na pierwszym etapie jest wysłanie do wystawcy maila z prośbą o wyjaśnienie i, jeśli to konieczne, korektę faktury. To rozwiązuje sytuację u większości dokumentów. Mniejszość, która nie zostanie wyjaśniona tą drogą, trafia dalej.

Dostęp do kosza i sama procedura umieszczania dokumentu wymagają jasnych zasad, bo to etap o realnym znaczeniu prawnym.

Kto może umieścić dokument w koszu. Zazwyczaj prawo to mają osoby weryfikujące dokument na pierwszym etapie workflow, czyli osoby merytoryczne odpowiadające za wydatki z danej grupy, na przykład zaopatrzenie dla faktur towarowych albo marketing dla faktur z tej kategorii. W części firm dodatkowo wymaga się, aby taki dokument trafił najpierw do księgowości z akceptacją, i tylko księgowość ma prawo fizycznie przenieść go do kosza.

Jak musi być opisany dokument trafiający do kosza. To jest etap obligatoryjny, nie opcjonalny. Wymagana jest podana przyczyna przeniesienia oraz informacja, czy była podjęta próba kontaktu z wystawcą i jaki był jej wynik. Ten opis nie służy wewnętrznej wygodzie, służy transparentności na wypadek kontroli skarbowej. Jeśli urząd skarbowy zapyta, czemu konkretna faktura nie została zaksięgowana, firma musi mieć gotową, udokumentowaną odpowiedź, a nie tłumaczenie ustne złożone na poczekaniu.

Kto może wyciągnąć dokument z kosza. To prawo powinno być węższe niż prawo do umieszczenia. W praktyce wyciągnięcie dokumentu z kosza zarezerwowane jest wyłącznie dla księgowości. Przywrócenie faktury do obiegu, która wcześniej została uznana za nieprawidłową, to większe ryzyko niż jej odłożenie, więc ta operacja wymaga węższego kręgu uprawnionych osób.

Konsekwencja braku takiej procedury jest prosta do opisania, ale łatwo ją zignorować na etapie wdrożenia: faktura, która nie powinna być zaksięgowana, bez jasnej procedury zostaje gdzieś po drodze usunięta albo zignorowana bez żadnego śladu. W razie kontroli skarbowej to nie jest wygodne uproszczenie, to brak dokumentacji, który firma musi tłumaczyć.

Czy można odrzucić fakturę w KSeF?

To jedno z częstszych pytań pojawiających się po wdrożeniu KSeF. Odpowiedź brzmi: nie. Odbiorca nie może usunąć ani odrzucić faktury z Krajowego Systemu e-Faktur. Jeżeli dokument został poprawnie przyjęty przez system, pozostaje w nim niezależnie od tego, czy dotyczy rzeczywistego zakupu, czy został wystawiony omyłkowo.

Nie oznacza to jednak, że każda faktura znajdująca się w KSeF musi zostać zaksięgowana. Firma nadal ma obowiązek zweryfikować dokument i zdecydować, czy powinien zostać ujęty w kosztach. Kosztem firmy jest faktura odzwierciedlająca transakcję, która rzeczywiście miała miejsce. Jeżeli dokument, dotyczy nieznanego zakupu albo zawiera nieprawidłowe dane, powinna zostać wyjaśniona z wystawcą, a następnie odpowiednio oznaczona w elektronicznym obiegu dokumentów. Sama obecność dokumentu w KSeF nie oznacza jeszcze, że powinien zostać ujęty w księgach. Podstawą księgowania jest rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, które faktura dokumentuje. Podstawą do nieksięgowania dokumentu nie mogą być błędy dotyczące niezgodności z wcześniejszymi ustaleniami z dostawcą. Na przykład zła cena.

Właśnie dlatego sam KSeF nie zastępuje procesu akceptacji faktur. Dostarcza dokument do firmy, ale nie podejmuje decyzji, czy dokument jest prawidłowy i czy powinien zostać zaksięgowany. Za tę część procesu nadal odpowiada organizacja.

Podsumowanie: Elektroniczny obieg faktur to konieczność po wdrożeniu KSeF

Dobrze zaprojektowany elektroniczny obieg dokumentów uwzględnia oba opisane scenariusze, niezależnie od wielkości organizacji. Etap “Do wyjaśnienia” odpowiada na pytanie, kto powinien się zająć dokumentem w razie wątpliwości lub jakich dodatkowych informacji, których potrzebujemy. Etap “Kosz” odpowiada na pytanie, czy dokument powinien w ogóle trafić do kosztów firmy. Razem tworzą mechanizm, który zdejmuje z księgowości i osób merytorycznych konieczność rozwiązywania tych pytań ad hoc, telefonem albo serią maili z pytaniem “czy to twoje”.

Polecane artykuły

Nieznana faktura z KSeF – FAQ (Najczęściej zadawane pytania)

Co robić, gdy w KSeF jest faktura, której nikt w firmie nie rozpoznaje?

Najpierw warto skontaktować się z wystawcą i poprosić o wyjaśnienie, w razie potrzeby z korektą faktury. Jeśli to nie przyniesie rezultatu, dokument powinien trafić do etapu archiwizującego, takiego jak “Kosz”, z opisem przyczyny i informacją o podjętej próbie kontaktu.

Czy KSeF sprawdza, czy faktura jest poprawna?

KSeF weryfikuje wyłącznie zgodność struktury pliku XML z wymaganym schematem. Nie sprawdza, czy kwoty, ceny, rabaty czy stawki VAT na fakturze są prawidłowe. Tę weryfikację musi przeprowadzić firma.

Czy fakturę z etapu “Kosz” trzeba przechowywać, czy można ją całkowicie usunąć z systemu?

Dokument powinien zostać zachowany, nie usunięty. Sam fakt, że firma zdecydowała się nie księgować danej faktury, jest informacją, którą trzeba móc wykazać podczas kontroli skarbowej. Usunięcie dokumentu pozbawia firmę dowodu, że podjęła świadomą i uzasadnioną decyzję, a nie że dokument po prostu zniknął.

Czy mogę usunąć fakturę z KSeF, jeśli trafiła do mojej firmy przez pomyłkę?

Faktura w KSeF pozostaje w systemie rządowym niezależnie od działań firmy. To, co firma kontroluje, to czy dokument zostanie zaksięgowany jako koszt. Etap “Kosz” w elektronicznym obiegu dokumentów pozwala oznaczyć taki dokument jako wyłączony z księgowania, z zachowaniem pełnej dokumentacji decyzji.

Czy prosty system do faktur, a nie pełny EOD, też potrzebuje etapu “Kosz”?

Tak. Mechanizm działa identycznie niezależnie od skali firmy, różni się tylko liczba osób uczestniczących w procesie. Nawet jednoosobowa działalność powinna mieć sposób na oznaczenie faktury jako niewłaściwej, z udokumentowanym powodem, na wypadek pytań ze strony urzędu skarbowego.

Jak udokumentować decyzję o nieksięgowaniu faktury?

Najlepszym rozwiązaniem jest zachowanie ścieżki decyzyjnej w elektronicznym obiegu dokumentów. Powinna ona zawierać informację, kto zweryfikował dokument, z jakiego powodu faktura nie została zaksięgowana oraz jakie działania zostały podjęte wobec wystawcy. Dzięki temu firma może w przyszłości wykazać, dlaczego dokument został odrzucony w procesie księgowym.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.