Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie uwierzytelniające, które pozwoli na bezpieczny dostęp do systemu KSeF z poziomu zewnętrznych aplikacji. Poniżej znajdziesz szczegółową instrukcję, jak krok po kroku przejść przez proces generowania certyfikatu. Generowanie certyfikatu jest bezpłatne w aplikacji podatnika KSeF.
Zmiana ekranu logowania w systemie KSeF
W związku z wprowadzeniem KSeF w wersji 2.0 uległ zmianie adres logowania, gdzie wybieramy sposób uwierzytelnienia. Nowy adres to https://ap.ksef.mf.gov.pl/
Jak wygenerować certyfikat KSeF?
Jeśli chcemy wygenerować certyfikat KSeF, wybieramy logowanie. Po uwierzytelnieniu Profilem Zaufanym lub Podpisem Kwalifikowanym lub Pieczęcią kwalifikowaną w sekcji Certyfikaty możemy wygenerować nowe.
Możemy wygenerować maksymalnie 2 więc najlepiej wygenerować 1 typu uwierzytelniający i 1 typu podpis linku tzw offline.
Krok 1: Nazwanie certyfikatu i ustawienie hasła
Nazywamy według naszego uznania certyfikat i przypisujemy mu hasło. Ważne: Hasło musi spełniać określone warunki bezpieczeństwa i będzie trzeba je podać w momencie wykorzystywania certyfikatu oraz klucza certyfikatu.
Krok 2: Zapisanie klucza prywatnego
Po pomyślnym wygenerowaniu klucza prywatnego system poprosi nas o zapisanie go jako pliku na komputerze. Zapisujemy go w bezpiecznej lokalizacji z rozszerzeniem „.key”.
Krok 3: Wybór rodzaju certyfikatu i daty ważności
Następnie wybieramy rodzaj certyfikatu „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” i określamy datę, od której certyfikat jest ważny. Jeśli będziemy potrzebować odwołać certyfikat, będziemy to mogli zrobić na liście certyfikatów.
Wniosek zajmuje chwilę – możemy odświeżyć stronę, aby sprawdzić, czy został przetworzony.
Krok 4: Zapisanie certyfikatu
Po wygenerowaniu certyfikatu możemy go zapisać teraz lub później.
W efekcie powinniśmy posiadać:
- Hasło do klucza
- Klucz prywatny (plik „.key”)
- Certyfikat (plik „.crt”)
Ważne – jeśli uprawnienia masz nadane przez ZAW-FA musisz nadać sobie prawo odczytu/wystawiania.
Aby dać dostęp do biura należy dać prawo odczytu/wystawiania na inny podmiot -> NIP BR.
Kiedy można używać certyfikatu KSeF?
Ważne: Certyfikaty KSeF można wykorzystać do uwierzytelnienia w systemie Krajowego Systemu e-Faktur dopiero od 1 lutego 2026 roku i jest ważny maksymalnie 2 lata. Równolegle do końca 2026 można korzystać z Tokenów stworzonych w KSeF 1.0
Polecane artykuły
Najczęściej zadawane pytania o certyfikat KSeF
Co to jest certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie kryptograficzne wydawane przez Ministerstwo Finansów, które potwierdza tożsamość użytkownika w systemie Krajowego Systemu e-Faktur. Działa podobnie do podpisu elektronicznego i służy do bezpiecznego uwierzytelniania w zewnętrznych aplikacjach połączonych z KSeF. Certyfikat można używać od 1 lutego 2026 roku.
Kiedy można zacząć generować certyfikaty?
Od 1 lutego 2026 r. w aplikacji podatnika KSeF 2.0 online na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl/.
Kto ma dostęp do KSeF i generowania certyfikatów?
Dostęp mają osoby fizyczne (np. właściciele JDG) logujące się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, osoby wskazane w ZAW-FA do 31 października 2025 r., a także firmy dysponujące uprawnieniami właścicielskimi i pieczęcią kwalifikowaną.
Co stanie się z tokenami po wprowadzeniu certyfikatów KSeF?
Tokeny będą działały do końca 2026 roku. W okresie od lutego do grudnia 2026 r. można korzystać z tokena lub certyfikatu, ale nie jednocześnie.
Jak długo ważny jest certyfikat KSeF?
Certyfikat jest ważny maksymalnie 2 lata. Po tym okresie trzeba wygenerować nowy.
Jakie są typy certyfikatów KSeF?
Dostępne są dwa typy:
- Certyfikat do uwierzytelniania i logowania w KSeF, ważny do 2 lat.
- Certyfikat do oznaczania faktur w trybie offline lub awaryjnym, także ważny do 2 lat. Oba generuje się niezależnie.
Czy każda firma musi posiadać certyfikat KSeF?
Docelowo tak, od 2027 roku. Certyfikat jest jedną z metod uwierzytelniania, a także obowiązkowym narzędziem do wystawiania faktur w trybie offline.
Gdzie można wygenerować certyfikat KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. certyfikat generuje się w aplikacji podatnika KSeF 2.0 dostępnym na stronie KSeF.
Jakie są ryzyka bezpieczeństwa związane z certyfikatami?
Certyfikat umożliwia wystawianie faktur w imieniu firmy, więc należy traktować go jak dane bankowe. Nie wolno przechowywać klucza prywatnego i hasła w jednym miejscu. Warto korzystać z menedżerów haseł i unieważnić certyfikat w razie utraty.
Czy certyfikaty są potrzebne do trybu offline?
Tak, certyfikat do oznaczania faktur offline lub awaryjnych jest wymagany do generowania kodu QR potwierdzającego autentyczność faktury. Używa się go w aplikacjach fakturujących. Po wystawieniu faktury, ale przed otrzymaniem numeru KSeF można wydrukować fakturę z kodem QR certyfikatu offline.
Filip Effenberg – Prezes Zarządu
Dzięki ponad dekadzie doświadczenia we wdrażaniu elektronicznych obiegów dokumentów w biurach rachunkowych i przedsiębiorstwach potrafię wskazać kluczowe procesy i działania, które przynoszą największe efekty. Setki zadowolonych firm wykorzystują tę wiedzę, aby zwiększać swoją efektywność. Chętnie dzielę się swoim doświadczeniem. Czasem bywam bezpośredni, ale zawsze dbam o wspólny cel.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z nami
Zadzwoń 798 795 319
lub
wypełnij formularz, a nasz ekspert skontaktuje się z Tobą w ciągu 24h.
Co się wydarzy po zostawieniu danych?
Konsultant podczas krótkiej 15-20 minutowej rozmowy:
- odpowie na pojawiające się pytania
- przedstawi możliwości wsparcia, jakie oferujemy
- zaproponuje termin dłuższego spotkania, jeżeli będzie takie potrzebne
Nie wysyłamy spamu – cenimy Twój czas i prywatność.
Umów się na rozmowę
