Co zmieni się po wdrożeniu KSeF dla biur rachunkowych?

Najbardziej oczywistą zmianą będzie dostęp do dokumentów już pierwszego dnia miesiąca. Dotychczas umowy z klientami określały termin dostarczenia dokumentów, na przykład 5, 10 lub 15 dzień miesiąca. Przekroczenie tego terminu wiązało się z ryzykiem księgowania w kolejnym okresie lub dodatkową opłatą. KSeF nie zmniejszy liczby dokumentów, lecz przyspieszy ich udostępnienie, co pozwoli biurom lepiej planować pracę.

Stare i nowe obowiązki przy pracy z dokumentami

Cyfrowe dane szansą na automatyzację

Faktury KSeF będą pobierane w formie cyfrowej. Ograniczy to ręczne przepisywanie, choć proces nie będzie funkcjonował bez odpowiedniego oprogramowania. Obecnie korzystanie z rozwiązań komercyjnych wiąże się z opłatami abonamentowymi lub kosztami naliczanymi za każdy pobrany dokument. Dane z faktur nie będą więc przepisywane, ale ich pobranie będzie generować dodatkowe koszty.

Automatyczny odczyt danych może usprawnić także inne etapy księgowania, w tym przypisywanie kont lub kolumn w KPiR. To rozwiązanie sprawdzi się przede wszystkim u klientów z powtarzalnymi dokumentami. W przypadku mikrofirm, które mają niewielką liczbę faktur, automatyzacja nie zawsze przyniesie wymierne korzyści. Warto pamiętać, że to właśnie oni stanowią dużą część klientów biur rachunkowych.

Wiele biur korzysta już z technologii OCR, która automatyzuje znaczną część procesu przetwarzania dokumentów. Dla podmiotów, które pracują wyłącznie w elektronicznym obiegu dokumentów, zmiany w obszarze wprowadzania danych będą ograniczone. Biura rachunkowe, które dzisiaj pracują na SaldeoSMART, oszczędzają 20-40% czasu na automatycznym wprowadzaniu dokumentów. Dla nich poprawa efektywności może wzrosnąć maksymalnie 10-20% w zależności od stopnia wprowadzonych usprawnień.

KSeF koszty – nowe wydatki dla biur rachunkowych

Wprowadzenie automatyzacji w tym zakresie pracy będzie wymagało dodatkowych nakładów, które w największym stopniu odczują biura rachunkowe. Nie wszystkie będą jednorazowe. Należą do nich przede wszystkim:

• Koszty licencji oprogramowania – zakup nowego programu lub dodatkowego modułu w dotychczas używanym systemie. Przykładowo, pakiet pozwalający na pełną obsługę KSeF po stronie biura i klienta zaczyna się od 349 zł netto.

• Jednorazowy koszt przeszkolenia zespołu – uzależniony przede wszystkim od jego wielkości i dotychczasowego poziomu wiedzy o KSeF.

• Koszt szkolenia klientów – szacuję, że jednemu klientowi trzeba będzie poświęcić około godziny czasu na wyjaśnienia dotyczące KSeF i szkolenie z systemu. Drugą godzinę warto zarezerwować na odpowiedzi na pytania, które pojawią się w trakcie pracy.

• Koszty integracji – w zależności od wybranych narzędzi mogą pojawić się jednorazowe wydatki związane z integracją systemów.

Dokumenty to nie wszystko

Trzeba mieć też świadomość, że samo księgowanie dokumentów nie stanowi całej pracy księgowego. Na wycenę usług w dużym stopniu wpływają wiedza, analiza przepisów i ich bieżących interpretacji oraz umiejętność zastosowania ich w praktyce.

KSeF a usługi księgowe – co zmieni się w wycenie?

Krajowy System e-Faktur usprawni realizację wielu powtarzalnych czynności, jednak jego wpływ na wycenę usług księgowych może okazać się ograniczony. Na tym etapie trudno przesądzić, czy czas zaoszczędzony dzięki automatyzacji będzie w stanie zrównoważyć koszty narzędzi niezbędnych do obsługi danych z KSeF. Wycena usług będzie musiała zawierać powyższe aspekty, a biura rachunkowe powinny uwzględnić koszty KSeF w swoich kalkulacjach cenowych.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania o KSeF w biurach rachunkowych

Ile kosztuje wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym?

Koszty wdrożenia KSeF w biurze rachunkowym składają się z kilku elementów. Głównym wydatkiem jest licencja oprogramowania – pakiety SaldeoSMART zaczynają się od 259 zł netto miesięcznie. Do tego dochodzą jednorazowe koszty przeszkolenia zespołu oraz czas poświęcony na szkolenie klientów (szacunkowo 2 godziny na klienta). W zależności od wybranego rozwiązania mogą pojawić się także wydatki na integrację z obecnymi systemami księgowymi.

Czy KSeF obniży ceny usług księgowych dla klientów?

Wprowadzenie KSeF nie musi prowadzić do obniżki cen usług księgowych. Choć system przyspieszy dostęp do dokumentów i może zaoszczędzić czas przy ich przetwarzaniu, to jednocześnie biura rachunkowe poniosą dodatkowe koszty oprogramowania, szkoleń i integracji. Zwłaszcza biura już korzystające z automatyzacji (np. OCR) mogą zanotować jedynie 10-20% poprawę efektywności, co nie zawsze zrekompensuje nowe wydatki. Ostateczna wycena będzie zależeć od indywidualnych kalkulacji każdego biura.

Jakie narzędzia są potrzebne do obsługi KSeF w biurze rachunkowym?

Do obsługi KSeF biuro rachunkowe potrzebuje oprogramowania umożliwiającego pobieranie faktur z systemu, ich weryfikację i integrację z programem księgowym. Rozwiązania takie jak SaldeoSMART oferują kompleksową obsługę KSeF zarówno dla biura, jak i klienta. Należy zwrócić uwagę, aby zastosowane oprogramowanie zawierało narzędzie do weryfikacji i zatwierdzania faktur przez klientów, ponieważ sam system KSeF nie oferuje tej funkcjonalności.

Czy małe biuro rachunkowe musi inwestować w automatyzację po wdrożeniu KSeF?

Każde biuro powinno zainwestować w automatyzację, gdyż sposób pobierania dokumentów i ich forma bardzo ją ułatwiają. Najwięcej korzyści przyniesie tam, gdzie jest duża liczba powtarzalnych dokumentów. Małe biura powinny przeanalizować swój portfel klientów i zdecydować jakie oprogramowanie będzie dla nich najlepsze. Będzie zawierało wszystkie niezbędne funkcje, a koszty KSeF związane z wdrożeniem nowych narzędzi nie będą przeważały nad korzyściami.

Jak ułatwić sobie pracę z fakturami po wdrożeniu KSeF?

Chcesz dowiedzieć się jak możesz ułatwić sobie pracę po wejściu w życie KSeF?
Mogę w tym pomóc. Wystarczy, że napiszesz do mnie na adam.kazanecki@best-it.pl lub wypełnisz formularz dostępny na dole strony. Umówimy się na krótkie, ok 30 minutowe spotkanie, żebyś mógł dowiedzieć się jak SaldeoSMART może rozwiązać kwestie obiegowania faktur w Twojej firmie.