Serwer w chmurze dla biura rachunkowego i firmy. Kiedy warto go wybrać, a kiedy się nie opłaca

Aktualnie na rynku rozwiązania chmurowe zyskują na popularności. Wiele firm i biur rachunkowych, które do tej pory posiadały własny serwer, zastanawia się, czy warto przenieść oprogramowanie do chmury. Rozwiązuje ona wiele problemów, ale ma też swoją cenę i ograniczenia. W artykule pokazuję, jakie realne korzyści płyną z migracji do chmury oraz o czym warto pamiętać, decydując się na takie rozwiązanie.

Czym jest serwer w chmurze i czym różni się od programu w chmurze

Serwer w chmurze to wirtualny komputer z systemem operacyjnym, np. Windows Server, na którym można zainstalować programy księgowe, kadrowe czy ERP. Różnica polega na tym, że zamiast znajdować się w biurze firmy, serwer działa w centrum danych dostawcy. Pracownik łączy się z nim przez pulpit zdalny (RDP) z dowolnego komputera i korzysta ze środowiska pracy podobnego do tego, które wcześniej znajdowało się na lokalnym serwerze.

Warto odróżnić go od programów działających w modelu SaaS, takich jak Symfonia eBiuro czy wFirma. Są one stworzone od podstaw do pracy w internecie i korzysta się z nich zwykle za pomocą przeglądarki. Serwer w chmurze jest rozwiązaniem dla firm i biur rachunkowych, które chcą korzystać z oprogramowania instalowanego lokalnie, takiego jak Insert czy Optima, zachowując dotychczasowy sposób pracy, tylko bez fizycznego serwera stojącego w swojej siedzibie.

Jak to wygląda w praktyce

W zależności od oferty dostawcy środowisko może być zorganizowane na różne sposoby. W typowym rozwiązaniu:

• każdy klient otrzymuje własną, dedykowaną maszynę wirtualną lub wydzielone środowisko przeznaczone do obsługi jego systemów, 
• na serwerze instalowane jest dotychczasowe oprogramowanie, więc pracownicy nie muszą zmieniać sposobu pracy ani swoich nawyków, 
• dostęp odbywa się przez protokół RDP z komputera użytkownika podłączonego do internetu, a pracownik pracuje w ten sam sposób niezależnie od tego, czy łączy się z biura, czy z domu lub innej lokalizacji, 
• użytkownicy mogą mieć indywidualne konta i określone uprawnienia dostępu, 
• baza danych, kopie zapasowe i pliki firmowe są przechowywane w centrum danych dostawcy, a nie na fizycznym serwerze znajdującym się w biurze. 

Szczegóły techniczne zależą od dostawcy, dlatego przed wyborem warto sprawdzić, jak dokładnie zorganizowane jest środowisko i jakie zasoby są przeznaczone dla konkretnej firmy.

Plusy serwera w chmurze

• Brak inwestycji w sprzęt i jego serwis

Korzystający z usługi nie potrzebuje własnej maszyny serwerowej ani miejsca na nią w biurze. Nie musi też martwić się o poprawność jej działania oraz wymianę zużytych podzespołów. Koszt sprzętu, jego utrzymania i części prac administracyjnych jest po stronie dostawcy. Nie oznacza to, że firma całkowicie eliminuje koszty IT, ale przenosi część odpowiedzialności za infrastrukturę na zewnętrznego usługodawcę.

• Praca zdalna i hybrydowa

Pracownik może logować się do tego samego środowiska z domu, z biura klienta czy podczas delegacji. W biurze rachunkowym oznacza to możliwość pracy na tych samych dokumentach i bazach niezależnie od tego, gdzie akurat znajduje się księgowa. Nie trzeba przy tym samodzielnie utrzymywać całej infrastruktury serwerowej w siedzibie firmy.

Sposób zdalnego dostępu zależy od rozwiązania zastosowanego przez dostawcę. Ważne jest, aby przed rozpoczęciem współpracy sprawdzić, jak zabezpieczony jest dostęp użytkowników do serwera.

• Ciągłość działania, gdy coś się stanie w biurze

Awaria dysku, zalanie, pożar czy atak ransomware na komputer w biurze nie muszą oznaczać utraty danych, bo środowisko produkcyjne i kopie zapasowe znajdują się poza fizyczną lokalizacją firmy. To poziom ochrony, który trudno osiągnąć własnym sumptem bez naprawdę dużych nakładów.

Duże znaczenie ma tu sposób wykonywania kopii zapasowych, ich przechowywania oraz możliwość odtworzenia danych po awarii. W Best-IT kopia całego środowiska serwera oraz baz danych SQL wykonywana jest codziennie, z retencją co najmniej 7 dni, na nośnikach odrębnych od środowiska produkcyjnego i z dodatkową replikacją na kolejne urządzenie. Warto porównać te parametry u różnych dostawców, bo backup to osobny i istotny element oceny oferty. Szczególnie istotne są tu dwa parametry. Częstotliwość wykonywania kopii mówi, ile danych można w najgorszym przypadku utracić. Deklarowany czas odtworzenia mówi, jak długo potrwa powrót do pracy po dużej awarii.

• Łatwe skalowanie

Dodanie kolejnego stanowiska pracy albo zwiększenie dostępnych zasobów może oznaczać zmianę parametrów usługi, zamiast zakupu i konfiguracji nowego serwera. Przy zakupie własnego serwera trzeba z góry zaplanować zasoby na przyszłe potrzeby, które mogą się zmienić. W praktyce zakłada się zwykle zapas rzędu 50 procent ponad obecne zapotrzebowanie, więc część zakupionej mocy przez pierwsze lata pozostaje niewykorzystana.

W niektórych rozwiązaniach chmurowych możliwe jest czasowe zwiększenie zasobów, np. na okres intensywnej pracy nad projektem albo na czas spiętrzenia obowiązków sprawozdawczych w biurze rachunkowym. Później można wrócić do wcześniejszych parametrów. W przypadku własnego serwera zwiększenie zasobów zwykle wymaga zakupu nowej maszyny lub modernizacji sprzętu, więc jest mniej elastyczne.

• Jedna odpowiedzialność za całość środowiska

Kiedy coś nie działa, nie zawsze łatwo ustalić, czy problem leży po stronie łącza internetowego, serwera, systemu operacyjnego czy bazy danych programu księgowego. Najlepiej, gdy dostawca jest jednocześnie certyfikowanym serwisantem programu księgowego. Wtedy wszystkie problemy zgłasza się w jednym miejscu. 

W przypadku dobrej usługi chmurowej dostawca może przejąć diagnozę problemu związanego ze środowiskiem serwerowym, zamiast pozostawiać firmę z koniecznością ustalania, którego dostawcę należy zaangażować. Warto sprawdzić, w jakim czasie dostawca deklaruje reakcję na zgłoszenie krytyczne, na przykład całkowity brak dostępu do serwera. Zakres tej odpowiedzialności warto dokładnie sprawdzić w ofercie i umowie.

• Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO

Przeniesienie serwera do centrum danych może ułatwić zabezpieczenie infrastruktury i uporządkowanie kwestii związanych z dostępem do danych, gdyż przekazujemy część odpowiedzialności dostawcy. W przypadku danych osobowych istotne są m.in. zasady dostępu pracowników dostawcy, sposób separacji środowisk klientów, zabezpieczenia techniczne oraz odpowiednie zapisy umowne, w tym umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Istotne jest też, gdzie fizycznie leżą dane. Nasze serwery i kopie zapasowe znajdują się w Polsce, w Poznaniu, a dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Separacja środowisk może działać na kilku poziomach: dedykowana maszyna wirtualna czy fizyczna, wydzielony segment sieci (VLAN) oraz osobna instancja bazy danych SQL dla każdego klienta. Warto zapytać dostawcę, jakie mechanizmy stosuje.

Warto jednak pamiętać, że dostawca serwera nie przejmuje odpowiedzialności za sposób, w jaki firma przetwarza dane. To firma lub biuro rachunkowe korzystające z systemu najczęściej pozostaje administratorem danych, które przetwarza w swoich programach, np. danych pracowników, klientów czy kontrahentów.

O czym warto pamiętać, wybierając serwer w chmurze

Chmura nie jest rozwiązaniem idealnym w każdej sytuacji. Decydując się na nią, należy zwrócić uwagę na kilka aspektów:

• Zależność od internetu. Bez dostępu do internetu pracownik nie zaloguje się do serwera. Warto jednak pamiętać, że bez internetu i tak nie wyśle dziś e-deklaracji ani JPK, nie skorzysta z KSeF czy poczty elektronicznej. Stabilne łącze jest więc warunkiem pracy wielu firm niezależnie od tego, gdzie fizycznie znajduje się serwer. Dostawca może dodatkowo zabezpieczać swoją infrastrukturę za pomocą redundantnych łączy, natomiast po stronie klienta warto rozważyć zapasowe łącze mobilne na wypadek chwilowej awarii. 
• Model abonamentowy zamiast jednorazowego zakupu. Zamiast jednorazowego wydatku na własny sprzęt firma płaci cyklicznie. W dłuższej perspektywie zakup własnego serwera bywa tańszy, wymaga jednak dużej jednorazowej inwestycji. Warto też porównać ją z realnym kosztem utrzymania, łącznie z okresową wymianą elementów, serwisem i czasem pracy administratora. 
• Współpraca ze sprzętem lokalnym. Drukarki, czytniki kart, terminale płatnicze czy token USB do podpisu kwalifikowanego mogą wymagać dodatkowej konfiguracji, żeby poprawnie działały w środowisku zdalnego pulpitu. Dla biura rachunkowego jest to o tyle istotne, że podpis kwalifikowany bywa używany codziennie. Nie musi to być przeszkodą, ale lepiej ustalić takie kwestie z dostawcą przed rozpoczęciem migracji. 
• Zaufanie do dostawcy. Oddajesz dane firmowe i dane klientów w ręce zewnętrznego podmiotu. Warto sprawdzić, gdzie fizycznie znajdują się serwery, kto ma do nich dostęp po stronie dostawcy oraz jakie obowiązki i odpowiedzialności stron określają regulamin i umowa. 
• Ograniczenia użytkowania. Warto sprawdzić, czy dostawca zezwala na instalację własnego oprogramowania poza programem księgowym, gdyż istnieją oferty pozwalające na uruchomienie wyłącznie systemu ERP, co jest dużym ograniczeniem dla wielu firm i biur rachunkowych.

Kiedy chmura się opłaca, a kiedy niekoniecznie

Chmura sprawdza się szczególnie dobrze tam, gdzie:

• pracownicy korzystają z pracy zdalnej, hybrydowej, pracują w terenie albo firma ma kilka lokalizacji, 
• firma lub biuro rachunkowe nie ma własnego działu IT ani administratora zajmującego się serwerem, 
• priorytetem jest ciągłość pracy oraz bezpieczeństwo infrastruktury, 
• obecny serwer ma kilka lat i jest niewydolny, a firma nie chce ponosić dużej jednorazowej inwestycji w nowy sprzęt. 

Niekoniecznie opłaca się w sytuacji, gdy firma ma niedawno kupiony, wydajny serwer, pracuje wyłącznie stacjonarnie z jednej lokalizacji i nie planuje w najbliższym czasie rozwoju zespołu. W takim przypadku migracja do chmury może wyprzedzać realną potrzebę. Warto jednak uwzględnić ją jako rozwiązanie na przyszłość, szczególnie gdy obecny sprzęt zacznie się starzeć lub zmienią się potrzeby firmy.

Chmura nie jest automatycznie lepsza od własnego serwera. Jest innym sposobem organizacji infrastruktury. O tym, które rozwiązanie będzie korzystniejsze, decydują m.in. liczba użytkowników, wykorzystywane oprogramowanie, sposób pracy, wymagania dotyczące bezpieczeństwa oraz całkowity koszt utrzymania infrastruktury.

Ile kosztuje serwer w chmurze

Cena zależy przede wszystkim od liczby użytkowników oraz zasobów potrzebnych do prawidłowego działania konkretnego oprogramowania: pamięci RAM, mocy obliczeniowej, miejsca na dysku i przestrzeni na kopie zapasowe. Do tego może dochodzić jednorazowa opłata za uruchomienie środowiska, migrację danych, instalację oprogramowania lub dodatkową konfigurację.

W Best-IT najtańszy pakiet kosztuje 599 zł netto miesięcznie i obejmuje trzech użytkowników. Do ceny doliczana jest jednorazowa opłata wdrożeniowa 529 zł netto, w ramach której dokonujemy migracji baz danych i instalacji niezbędnego oprogramowania, a usługa rozliczana jest miesięcznie w ramach umowy na 12 miesięcy. Pełne zestawienie pakietów wraz z parametrami znajduje się w ofercie serwera w chmurze dla biur rachunkowych.

Sam koszt miesięcznej usługi nie powinien być jednak jedynym punktem odniesienia. Przy porównywaniu chmury z własnym serwerem warto uwzględnić również koszty sprzętu, jego utrzymania, backupu, administracji i przyszłej wymiany.

Jak wygląda pierwszy krok

Migracja do chmury zaczyna się od analizy obecnego środowiska. Trzeba ustalić, z jakiego oprogramowania korzysta zespół, ile osób pracuje jednocześnie, jakie zasoby są potrzebne oraz czy występują dodatkowe wymagania, np. związane z podpisem kwalifikowanym, bankowością czy Płatnikiem. Na tej podstawie dobiera się odpowiedni pakiet i planuje termin migracji w okienku serwisowym, tak aby nie zakłócić bieżącej pracy zespołu.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy przejście do chmury oznacza zmianę programu księgowego?

Nie. Serwer w chmurze to inna lokalizacja dla dotychczasowego oprogramowania, a nie jego wymiana. Programy instalowane lokalnie, takie jak Insert czy Optima, działają w nim tak samo jak wcześniej, tylko na serwerze znajdującym się poza biurem.

Czy serwer w chmurze jest zgodny z RODO?

Może być, o ile dostawca zapewnia odpowiednią umowę powierzenia przetwarzania danych oraz separację środowisk poszczególnych klientów. Warto to zweryfikować przed podpisaniem umowy, a nie zakładać z góry, że każda chmura spełnia te wymagania w takim samym stopniu.

Kto odpowiada za dane przechowywane na serwerze w chmurze?

Najczęściej firma lub biuro rachunkowe korzystające z systemu pozostaje administratorem danych, które przetwarza w swoich programach. Dostawca serwera odpowiada natomiast za zakres usług określony w umowie i może przetwarzać dane w imieniu klienta w celu świadczenia usługi dostępu do serwera. Dlatego warto jasno określić role obu stron oraz zasady dostępu do danych.

Czy można zrezygnować z chmury i wrócić do własnego serwera?

Tak. Technicznie jest to możliwe, choć w praktyce wiąże się z koniecznością przeniesienia danych i ponownego przygotowania środowiska. Mogą również obowiązywać zasady i okres wypowiedzenia określone w umowie.

Czy to się opłaca małej, jednoosobowej firmie?

Może się opłacać, jeśli zależy jej na pracy z różnych miejsc albo nie chce zajmować się serwisowaniem sprzętu, ale w bardzo prostych, jednostanowiskowych przypadkach warto policzyć, czy korzyści rzeczywiście przewyższają koszt abonamentu.

Czy dane na serwerze w chmurze są bezpieczniejsze niż na własnym serwerze?

Nie można tego stwierdzić automatycznie, bo bezpieczeństwo zależy od konkretnego rozwiązania. Dostawca jest jednak zwykle w stanie utrzymać etatowego administratora, który nadzoruje całą infrastrukturę zgodnie z politykami bezpieczeństwa, a profesjonalne centrum danych zapewnia lepsze warunki techniczne i systemy kopii zapasowych niż niewielki firmowy serwer. Warto sprawdzić m.in. sposób wykonywania backupów, zabezpieczenie dostępu, monitoring oraz procedury na wypadek awarii. 

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.