Obieg faktur między firmami jest dziś elastyczny i opiera się na ustaleniach między stronami. Ustawa o VAT określa terminy wystawienia dokumentów, natomiast sposób ich przekazania zależy już od przyjętych praktyk. Faktury do firmy trafiają różnymi kanałami. Czasem odbiera je osoba odpowiedzialna za zakup i przekazuje dalej do księgowości. Czasem są kierowane na dedykowane skrzynki mailowe podzielone według dostawców lub działów, co ułatwia weryfikację i późniejszą obsługę płatności. Niebawem sytuacja się zmieni i pojawią się nowe wyzwania po wdrożeniu KSeF, które wymagają odpowiedniego przygotowania.

Jak zmieni się obieg faktur po wdrożeniu KSeF?

Od lutego 2026 roku duże przedsiębiorstwa, a od kwietnia większość pozostałych podmiotów będzie zobowiązana do wysyłania wszystkich faktur do jednego centralnego rejestru. Każdy podmiot otrzyma dostęp do własnego zbioru dokumentów, czyli do faktur wystawionych na jego NIP przez wszystkich dostawców.

Można to porównać do sytuacji, w której cała korespondencja fakturowa trafia do jednego worka. Dokumenty mają unikatowe identyfikatory, lecz są gromadzone we wspólnym miejscu. System nie umożliwia podziału uprawnień i obejmuje pełny dostęp do wszystkich faktur tego podmiotu. To pierwsze z kluczowych wyzwań KSeF, z którym mierzą się firmy.

Główne wyzwania KSeF dla firm – co wymaga nowych rozwiązań?

Wyzwania wynikające z wdrożenia KSeF będą wymagały zastosowania nowych procedur oraz narzędzi wspierających zarządzanie dokumentami w środowisku centralnym, takich jak na przykład SaldeoSMART. W szczególności pojawiają się obszary wymagające dodatkowych rozwiązań.

Kontrola widoczności dokumentów – pierwsze wyzwanie po wdrożeniu KSeF

Jednym z istotnych problemów po wdrożeniu KSeF jest brak możliwości ograniczenia dostępu do wybranych dokumentów. Faktury zarządu, rozliczenia B2B czy dokumenty zawierające wrażliwe dane będą widoczne dla wszystkich użytkowników mających dostęp do systemu. Firmy muszą wdrożyć zewnętrzne rozwiązania, które umożliwią kontrolę nad tym, kto może przeglądać konkretne faktury.

Obsługa struktury organizacyjnej w KSeF

Kolejne wyzwanie to brak rozróżnienia działów i oddziałów w Krajowym Systemie e-Faktur. KSeF traktuje każdy podmiot jako jedną całość, niezależnie od tego, czy firma ma jeden oddział, czy dziesiątki lokalizacji w całym kraju. To utrudnia zarządzanie dokumentami w większych organizacjach, gdzie poszczególne działy powinny mieć dostęp tylko do swoich faktur.

Kontrola faktur błędnych i próby oszustw

Trzecim istotnym wyzwaniem KSeF jest ryzyko pojawienia się w systemie faktur wystawionych przez pomyłkę lub w wyniku próby oszustwa. Każdy podmiot może wystawić fakturę na dowolny NIP – KSeF nie weryfikuje, czy transakcja faktycznie miała miejsce. Firmy muszą wdrożyć procedury kontroli i weryfikacji dokumentów, aby wyłapać błędne lub nieuprawnione faktury.

Korzyści z centralizacji faktur w KSeF – przy dobrym przygotowaniu

Centralizacja przynosi też korzyści. Łatwiejsza archiwizacja, szybsze odszukiwanie dokumentów i pełniejsza kontrola nad wydatkami to tylko część efektów. Jednocześnie firmy będą musiały przemyśleć sposób organizacji procesu księgowego oraz dostosować narzędzia tak, aby efektywnie wykorzystać dane centralnie dostępne w KSeF.

Firmy, które nie przygotują się w odpowiedni sposób, nie skorzystają z potencjalnie dostępnych automatyzacji. Problem widoczności dokumentów i obsługi struktury organizacyjnej spowoduje, że pojawią się dodatkowe trudności związane z KSeF, które mogłyby zostać uniknięte przy właściwym planowaniu.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania o wyzwania KSeF

Jakie są największe wyzwania po wdrożeniu KSeF dla firm?

Największymi wyzwaniami po wdrożeniu KSeF będą: odzwierciedlenie struktury organizacyjnej (system nie rozróżnia działów ani oddziałów), ograniczenie widoczności dokumentów osobom nieuprawnionym (wszystkie faktury są widoczne dla każdego użytkownika z dostępem) oraz kontrola faktur, które pojawią się w systemie (ryzyko dokumentów błędnych lub wystawionych w ramach próby oszustwa). Te problemy wymagają wdrożenia zewnętrznych narzędzi wspierających zarządzanie dokumentami.

Jak zarządzać fakturami w KSeF, jeśli firma ma wiele oddziałów?

W Krajowym Systemie e-Faktur nie można podzielić firmy na oddziały – wszystkie faktury trafiają do jednego wspólnego rejestru. Konieczne będą do tego zewnętrzne narzędzia, takie jak na przykład SaldeoSMART. Wiele firm będzie musiało także stworzyć elektroniczny obieg dokumentów, który pozwoli na przypisanie faktur do konkretnych oddziałów lub działów oraz zapewni odpowiednie ścieżki akceptacji.

Czy KSeF chroni przed błędnymi lub fałszywymi fakturami?

Nie, KSeF nie oferuje mechanizmów ochrony przed błędnymi lub fałszywymi fakturami. Każdy podmiot może wystawić fakturę na dowolny NIP – system nie weryfikuje, czy transakcja faktycznie miała miejsce. Konieczna będzie weryfikacja dokumentów po stronie firmy w celu wyłapania prób wyłudzeń oraz ograniczenia błędów. Warto wdrożyć procedury kontroli i narzędzia, które ułatwią identyfikację podejrzanych dokumentów.

Jakie narzędzia pomogą rozwiązać wyzwania związane z KSeF?

Najlepszym rozwiązaniem będzie wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, który ograniczy widoczność dokumentów do uprawnionych osób, odwzoruje przebieg dokumentów w strukturze organizacyjnej oraz zapewni czytelną ścieżkę akceptacji. Takie systemy pozwalają na zarządzanie uprawnieniami, automatyzację procesów księgowych i lepszą kontrolę nad fakturami w KSeF.

Jak ułatwić sobie pracę z fakturami po wdrożeniu KSeF?

Chcesz dowiedzieć się jak możesz ułatwić sobie pracę po wejściu w życie KSeF?
Mogę w tym pomóc. Wystarczy, że napiszesz do mnie na adam.kazanecki@best-it.pl lub wypełnisz formularz dostępny na dole strony. Umówimy się na krótkie, ok 30 minutowe spotkanie, żebyś mógł dowiedzieć się jak SaldeoSMART może rozwiązać kwestie obiegowania faktur w Twojej firmie.