Wdrożenie KSeF wymusza zmiany w obiegu faktur, ale konkretne rozwiązania zależą od specyfiki firmy i tego, czy księgowość jest w stanie od razu przypisać dokument do odpowiedniego miejsca w strukturze organizacyjnej. W artykule przedstawiam dwa rzeczywiste przypadki wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów po wprowadzeniu KSeF – w firmie budowlanej, gdzie księgowość zna źródło wydatków, oraz w firmie gastronomicznej, gdzie identyfikacja właściciela faktury wymaga zaangażowania kierowników jednostek. Poniższe przykłady pokazują, jak po wdrożeniu KSeF można zaprojektować elektroniczny obieg dokumentów dopasowany do różnych modeli organizacyjnych

Dwa modele zarządzania fakturami po KSeF w elektronicznym obiegu dokumentów

1. Księgowość zna źródło wydatku – może od razu przypisać fakturę do właściwego projektu/działu
2. Księgowość nie zna źródła wydatku – wymaga zaangażowania osób merytorycznych w identyfikację

Case Study 1: Firma budowlana – księgowość zna źródło wydatku

Wyzwanie

Firma budowlana realizowała jednocześnie kilka projektów inwestycyjnych w różnych lokalizacjach. Kierownicy projektów byli rozliczani z efektywności pracy i realizacji budżetu, ich premie zależały bezpośrednio od kontroli kosztów na budowie.

Kluczowym wymogiem przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów było:

• Zapewnienie, że każdy kierownik widzi tylko faktury swojego projektu (ze względu na konkurencyjny charakter pracy)
• Możliwość opisywania i akceptacji zakupów przez osoby odpowiedzialne merytorycznie
• Bieżący dostęp do statusu realizacji budżetu dla każdego projektu
• Szybki obieg dokumentów, opóźnienia w akceptacji mogły wpłynąć na terminy płatności wobec podwykonawców

Księgowość miała wiedzę, które dokumenty należą do konkretnej inwestycji, dzięki znajomości kontrahentów i specyfiki zakupów na poszczególnych budowach.

Rozwiązanie

Zaprojektowaliśmy workflow w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, który działa następująco:

Krok 1: Pobieranie faktur z KSeF

• Księgowość (jako jedyna z pełnym dostępem) pobiera wszystkie faktury z KSeF

Krok 2: Przypisanie do projektów

• System SaldeoSMART na podstawie danych kontrahenta i wcześniejszych wzorców automatycznie przypisuje dokumenty do konkretnych projektów budowlanych
• W przypadkach niejednoznacznych księgowość ręcznie wskazuje właściwy projekt

Krok 3: Kierowanie do akceptacji

• Faktury trafiają bezpośrednio do odpowiednich kierowników projektów
• Każdy kierownik widzi tylko dokumenty swojej inwestycji (ograniczona widoczność)
• System wysyła powiadomienie o nowym dokumencie do opisania

Krok 4: Opis merytoryczny i akceptacja

• Kierownik projektu opisuje fakturę (przypisanie do kategorii kosztowej, opis merytoryczny)
• Akceptuje dokument lub przekazuje do dalszej akceptacji
• Może to zrobić mobilnie, nawet będąc na budowie

Krok 5: Powrót do księgowości

• Po zaakceptowaniu i opisie dokumenty wracają do księgowości
• Księgowość widzi pełną historię: kto opisał, kiedy zaakceptował, jakie komentarze dodał
• Dokument gotowy do zaksięgowania

Krok 6: Etap “Wyjaśnienie”

• Jeśli opis jest niepełny lub niejasny, księgowość może odesłać fakturę do wskazanych osób z konkretnym pytaniem
• To eliminuje chaos mailowy – wszystko odbywa się w systemie z pełną historią

Dodatkowa funkcjonalność: Wdrożyliśmy moduł budżetowania zintegrowany z obiegiem dokumentów. Kierownicy mogą na bieżąco śledzić:

• Aktualny stan realizacji budżetu projektu
• Prognozy wydatków na podstawie faktur w obiegu
• Porównanie plan vs. realizacja w czasie rzeczywistym

Case Study 2: Firma gastronomiczna – księgowość nie zna źródła wydatku

Wyzwanie

Sieć gastronomiczna składała się z kilkunastu punktów w różnych lokalizacjach. Specyfika zakupów była następująca:

• Punkty często kupowały u tych samych dostawców
• Zdarzały się wspólne zamówienia kilku lokalizacji
• Każdy punkt miał dużą autonomię w zakupach operacyjnych

Proces przed KSeF:

1. Faktury papierowe trafiały bezpośrednio do zamawiających
2. Osoba otrzymująca dokument opisywała go i skanowała do księgowości
3. Jeśli zakup dotyczył kilku osób, dokument był wysyłany mailem z dołączeniem pozostałych w DW do akceptacji opisu

Problem po wejściu KSeF: Wszystkie faktury trafiają centralnie do KSeF. Księgowość, która ma dostęp do systemu, nie jest w stanie określić, do którego punktu należy konkretna faktura – zwłaszcza gdy kilka lokalizacji kupuje u tego samego dostawcy tego samego dnia.

Rozwiązanie

Ze względu na fakt, że firma prowadziła również inną działalność (oprócz gastronomii), dostęp do KSeF otrzyma tylko księgowość.

Kluczowa obserwacja: w firmie nie było tajemnic dotyczących zakupów między punktami – kierownicy często współpracowali, wymieniali się doświadczeniami i nie było problemu z transparentnością finansową między lokalizacjami.

Workflow zaprojektowano następująco:

Krok 1: Pobieranie faktur z KSeF

• Księgowość pobiera wszystkie faktury z KSeF
• System EOD automatycznie filtruje dokumenty gastronomiczne (na podstawie kategorii kontrahentów)

Krok 2: Kierowanie do wspólnej grupy

• Wszystkie faktury gastronomiczne trafiają do wspólnej grupy kierowników jednostek
• Każdy kierownik ma podgląd do wszystkich faktur tej kategorii

Krok 3: Identyfikacja i opis przez właściwą osobę

• Kierownicy przeglądają dokumenty i identyfikują te, które ich dotyczą
• Właściwa osoba (lub osoby, jeśli to wspólny zakup) opisuje dokument
• System pozwala na równoległe opisanie przez kilka osób

Krok 4: Powrót do księgowości

• Po opisie przez wszystkie wymagane osoby faktura automatycznie wraca do księgowości
• Księgowość widzi, kto opisał dokument i może zweryfikować poprawność

Krok 5: Etap “Wyjaśnienie”

• Jeśli opis jest niepełny lub niejasny, księgowość może odesłać fakturę do wskazanych osób z konkretnym pytaniem
• To eliminuje chaos mailowy – wszystko odbywa się w systemie z pełną historią

Rezultat

Zachowanie transparentności między jednostkami – kultura współpracy nie została zaburzona

Elastyczność w przypadku wspólnych zamówień – kilka osób może opisać jeden dokument

Eliminacja pytań “czyja to faktura?” – kierownicy sami identyfikują swoje dokumenty

Kontrola prawidłowości – księgowość czuwa nad całym procesem

Szybkość – brak konieczności wyjaśniania przez telefon lub mail, do kogo należy faktura

Przejrzystość – pełna historia w systemie, łatwy audyt

Porównanie obu podejść – która metoda pasuje do Twojej firmy?

Poniższe zestawienie pokazuje, jak różne modele obiegu faktur po KSeF sprawdzają się w zależności od struktury i kultury organizacyjnej firmy.

Kluczowe wnioski dla Twojej firmy

Niezależnie od przyjętego modelu obiegu dokumentów, wdrożenie KSeF znacząco zmienia sposób pracy z fakturami w organizacji. Centralizacja dokumentów wymusza uporządkowanie procesów oraz jasny podział odpowiedzialności między księgowością a pozostałymi działami.

W obu przypadkach kluczową rolę odgrywa księgowość, która przestaje być jedynie rejestratorem dokumentów, a coraz częściej pełni funkcję koordynatora całego procesu obiegu faktur. Różnice między modelami wynikają głównie ze struktury organizacyjnej firmy oraz stopnia decentralizacji odpowiedzialności biznesowej.

Jak wybrać odpowiedni model dla Twojej firmy?

Model 1 (księgowość zna źródło) – wybierz, jeśli:

• Masz jasno wydzielone projekty, działy lub centra kosztów
• Budżety są rozliczane indywidualnie i to wpływa na premie/oceny
• Zależy Ci na ograniczeniu widoczności między jednostkami (konkurencja wewnętrzna)
• Księgowość lub system może automatycznie przypisać fakturę do właściwego miejsca
• Pracujesz w branżach: budowlanej, deweloperskiej, produkcyjnej, agencjach kreatywnych

Model 2 (księgowość nie zna źródła) – wybierz, jeśli:

• Często występują wspólne zakupy między jednostkami
• Kultura organizacyjna sprzyja transparentności i współpracy
• Nie ma obaw o udostępnienie danych finansowych między działami/lokalizacjami
• Ten sam dostawca obsługuje wiele Twoich jednostek
• Pracujesz w branżach: gastronomicznej, handlowej (sieci sklepów), usługowej (salony, gabinety)

Model hybrydowy – rozważ, jeśli:

• Część wydatków można od razu przypisać (np. faktury lokalne), a część wymaga wyjaśnienia (np. zakupy centralne)
• Masz różne typy jednostek o różnym stopniu autonomii
• Część dokumentów jest wrażliwa (np. koszty zarządu), a część może być transparentna

Najważniejsze: Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania

Workflow musi być dopasowany do:

• Specyfiki Twojej branży
• Kultury organizacyjnej
• Struktury odpowiedzialności i budżetowania
• Stopnia centralizacji/autonomii jednostek
• Relacji między działami/oddziałami

W obu modelach krytyczny jest etap “Wyjaśnienie”, który pozwala księgowości odesłać nieprawidłowo lub niepełnie opisany dokument do wskazanych osób. To eliminuje chaos mailowy i zapewnia przejrzystość procesu oraz pełną historię każdej zmiany.

Polecane artykuły

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy po wdrożeniu KSeF każda firma potrzebuje elektronicznego obiegu dokumentów?

Nie jest to formalny obowiązek, ale w praktyce bez elektronicznego obiegu dokumentów trudno efektywnie zarządzać fakturami pobieranymi z KSeF, zwłaszcza w większych organizacjach.

Czy KSeF umożliwia ograniczenie widoczności faktur dla użytkowników?

Nie. KSeF nie oferuje podziału dokumentów ani ograniczeń widoczności, dlatego kontrola dostępu musi być realizowana w systemach zewnętrznych.

Jaka jest rola księgowości po wdrożeniu KSeF?

Rola księgowości często się rozszerza, od rejestracji dokumentów do nadzoru nad procesami, poprawnością danych i współpracy z innymi działami firmy.

Czy każda firma powinna wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Nie każda, ale każda, która ma więcej niż kilka faktur miesięcznie i więcej niż jedną osobę zaangażowaną w ich obsługę. Im większa skala, liczba działów lub wrażliwe dane, tym szybciej brak obiegu zaczyna generować chaos i ryzyka.

Kto powinien mieć pełny dostęp do faktur pobieranych z KSeF?

Tylko wąska grupa, najczęściej księgowość lub wyznaczona, zaufana osoba. Pozostali użytkownicy powinni widzieć wyłącznie te dokumenty, które są im potrzebne do realizacji konkretnych zadań.

Czy wdrożenie obiegu dokumentów to skomplikowany projekt?

Nie musi być. W wielu firmach zaczyna się od jednego prostego procesu: pobrania faktur z KSeF i ich kontrolowanej dystrybucji. Dopiero później obieg jest rozbudowywany o kolejne etapy i automatyzacje.

Bądź na bieżąco z KSeF i elektronicznym obiegiem dokumentów

Chcesz otrzymywać najnowsze informacje o KSeF i praktyczne porady dotyczące elektronicznego obiegu dokumentów?
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj co miesiąc informacje i porady dotyczące KSeF i obiegu faktur lub umów się na indywidualną konsultację z ekspertem – pomożemy przygotować Twoją firmę do zmian!