Jak przyspieszyć księgowanie w SaldeoSMART? AI czy darmowa automatyzacja

W codziennej pracy biur rachunkowych i działów finansowych czas jest jednym z najcenniejszych zasobów. Nic dziwnego, że księgowi stale szukają bezpiecznych automatyzacji, które pozwalają ograniczyć ręczne wykonywanie powtarzalnych zadań i szybciej przetwarzać dokumenty.

Wraz z wejściem KSeF i ustrukturyzowanych plików XML możliwe stało się praktycznie całkowite wyeliminowanie ręcznego przepisywania danych z faktur do systemu. SaldeoSMART rozwija ten proces o kolejny etap dzięki funkcji „Uzupełnij z AI”, w której sztuczna inteligencja nie tylko pobiera dokument, ale również automatycznie uzupełnia parametry księgowe.

Ponieważ funkcja „Uzupełnij z AI” docelowo wykorzystuje kredyty, warto zadać sobie praktyczne pytanie: czy uruchamianie AI ma sens przy każdej fakturze? W wielu przypadkach sztuczna inteligencja realnie przyspiesza pracę księgowości, ale są też sytuacje, w których bardzo podobny efekt można osiągnąć za pomocą darmowych mechanizmów dostępnych w SaldeoSMART.

Jak działa funkcja „Uzupełnij z AI” i czym różni się od OCR?

„Uzupełnij z AI” to funkcja w SaldeoSMART, która rozszerza standardowy import dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) o automatyczne uzupełnianie parametrów księgowych. Jej celem jest maksymalne skrócenie czasu między pobraniem dokumentu a jego przekazaniem do księgowości lub eksportem do programu finansowo-księgowego.

System sam:

• przypisuje typ dokumentu,

• uzupełnia kategorię księgową,

• dobiera odpowiedni rejestr,

• proponuje właściwe wymiary analityczne.

Dzięki temu księgowy zamiast ręcznie opisywać dokument, często ogranicza się jedynie do jego weryfikacji i zatwierdzenia.

Wielu użytkowników traktuje tę funkcję jako kolejną wersję klasycznego OCR. Mechanizm działania jest jednak zupełnie inny.

Klasyczny OCR pracuje na obrazie dokumentu. Najpierw musi prawidłowo odczytać znaki ze skanu lub pliku PDF, a dopiero później przypisać dane do odpowiednich pól. Jeśli jakość dokumentu jest słaba, pojawiają się błędy odczytu, które wymagają ręcznej korekty.

Funkcja „Uzupełnij z AI” działa inaczej, ponieważ korzysta bezpośrednio z ustrukturyzowanych danych XML pobranych z KSeF. System nie analizuje obrazu faktury, ale rzeczywiste dane zapisane w dokumencie, w tym również pozycje towarowe i opisy produktów lub usług.

Dzięki temu mechanizm może analizować znaczenie danych i wyszukiwać podobieństwa między dokumentami. Przykładowo system może zastosować tę samą regułę zarówno dla pozycji „benzyna”, jak i „paliwo”, mimo że nazwy różnią się między fakturami. Takie podejście bardzo dobrze sprawdza się w firmach, które regularnie kupują podobne materiały, komponenty lub usługi, ale pod różnymi nazwami handlowymi.

System nie szuka identycznych dokumentów, ale najbardziej zbliżonych wzorców. Dzięki temu skuteczniej przypisuje odpowiednie kategorie, konta czy wymiary analityczne nawet wtedy, gdy opisy na fakturach nie są powtarzalne.

Co ważne, mechanizm AI nie wymaga budowania dużej bazy dokumentów. Już pierwsza poprawnie opisana i zatwierdzona faktura może stać się wzorcem dla kolejnych podobnych dokumentów.

Kiedy warto korzystać z „Uzupełnij z AI” w SaldeoSMART?

Funkcja „Uzupełnij z AI” wpływa na rozliczanie kredytów w SaldeoSMART, dlatego warto świadomie zdecydować, w której sytuacji rzeczywiście przynosi największą oszczędność czasu. Samo pobieranie faktur z KSeF pozostaje darmowe. Kredyty wykorzystywane są dopiero przy uruchomieniu OCR dla dokumentów papierowych i PDF lub przy zastosowaniu mechanizmu AI dla faktur pobranych z KSeF.

Największe korzyści AI daje tam, gdzie księgowość nie tylko importuje dokumenty, ale również musi uzupełniać rozbudowane dane księgowe, opisy analityczne, MPK, projekty lub dodatkowe wymiary finansowe.

Powtarzalne procesy przy średniej i dużej liczbie faktur

Mechanizm AI najlepiej sprawdza się w firmach, w których pojawia się duża liczba podobnych dokumentów, nawet jeśli pochodzą od różnych dostawców i zawierają różne nazwy produktów lub usług. System analizuje kontekst danych i wyszukuje podobieństwa między dokumentami, dzięki czemu może automatycznie zastosować wcześniej wypracowane schematy księgowe.

W praktyce oznacza to, że księgowy nie musi każdorazowo ręcznie uzupełniać kategorii, rejestrów, wymiarów czy opisów dokumentów. Jego rola często ogranicza się wyłącznie do weryfikacji poprawności danych i zatwierdzenia dokumentu.

Największą oszczędność czasu widać zwykle tam, gdzie dokumenty wymagają rozbudowanego opisu analitycznego. Im więcej wymiarów, MPK, projektów lub dodatkowych parametrów księgowych pojawia się na fakturze, tym większą przewagę nad ręcznym procesem zaczyna dawać AI. Skrócenie czasu obsługi dokumentów może wynosić nawet kilkadziesiąt procent względem ręcznego opisywania faktur.

Kiedy wystarczy darmowa automatyzacja w SaldeoSMART?

Nie każda firma potrzebuje od razu pełnej automatyzacji opartej o AI. W wielu przypadkach bardzo dobre efekty można osiągnąć dzięki prostym funkcjom dostępnym w SaldeoSMART bez dodatkowych kosztów kredytowych. Szczególnie dobrze sprawdzają się one tam, gdzie proces księgowania jest powtarzalny, a osoby obsługujące dokumenty dobrze znają specyfikę klientów lub dostawców.

Część biur rachunkowych i działów księgowych osiąga bardzo dobrą wydajność, łącząc podstawowe mechanizmy automatyzacji z doświadczeniem osób księgujących dokumenty. Najczęściej wykorzystywane są tutaj dwie funkcje.

Kontrahenci niestandardowi w SaldeoSMART

Funkcja kontrahentów niestandardowych pozwala przypisać określony typ dokumentu do wybranego dostawcy. System rozpoznaje kontrahenta już na etapie importu dokumentu i automatycznie nadaje wcześniej zdefiniowany typ faktury.

W praktyce rozwiązanie bardzo dobrze sprawdza się w elektronicznym obiegu dokumentów, ponieważ pozwala od razu skierować dokument do odpowiedniej ścieżki workflow. Dzięki temu ograniczamy czas potrzebny na wstępną segregację dokumentów oraz zmniejszamy ryzyko, że faktury z danymi wrażliwymi trafią do niewłaściwych osób.

Funkcja jest często wykorzystywana również przez biura rachunkowe obsługujące firmy rozliczające się na podstawie KPiR. Jeśli zakupy od konkretnych dostawców zawsze dotyczą towarów lub materiałów, można łatwo odróżnić je od pozostałych wydatków. Dzięki temu późniejsze księgowanie i grupowe przypisywanie parametrów odbywa się znacznie szybciej.

Operacje zbiorcze w SaldeoSMART

To jedna z najprostszych, ale jednocześnie najbardziej praktycznych funkcji przy codziennej pracy z dokumentami. Użytkownik zaznacza wybrane faktury i za pomocą jednej operacji może przypisać im wspólne parametry księgowe, np. kategorię, rejestr czy wymiary analityczne.

Rozwiązanie bardzo dobrze sprawdza się w biurach rachunkowych, gdzie osoby prowadzące konkretnych klientów dobrze znają schemat księgowania ich dokumentów. Zamiast opisywać każdą fakturę osobno, grupują podobne dokumenty i uzupełniają dane jednocześnie dla całej partii.

Mechanizm ten najczęściej wykorzystywany jest przy obsłudze KPiR oraz w firmach o dużej powtarzalności zakupów. W takich przypadkach operacje zbiorcze potrafią znacząco skrócić czas pracy bez konieczności korzystania z dodatkowych kredytów AI.

W praktyce warto porównać czas potrzebny na ręczne grupowanie dokumentów z czasem, jaki oszczędza „Uzupełnij z AI”. W części organizacji prostsze mechanizmy będą całkowicie wystarczające, szczególnie tam, gdzie dokumentów jest mniej lub proces księgowania jest bardzo powtarzalny.

Jak łączyć AI i darmową automatyzację w praktyce?

Biura rachunkowe najczęściej nie wykorzystują jednego modelu automatyzacji, ale łączą kilka mechanizmów jednocześnie. Podczas przygotowań do obowiązkowego KSeF wiele biur, z którymi współpracujemy, analizowało nie tylko możliwości automatyzacji, ale również jej realną opłacalność. W efekcie część klientów obsługiwana jest z wykorzystaniem funkcji „Uzupełnij z AI”, a w prostszych przypadkach wykorzystywane są darmowe funkcje dostępne w systemie.

Duże znaczenie mają tutaj również zasoby kadrowe oraz czas, jakim dysponuje biuro rachunkowe. Im większa liczba dokumentów i bardziej rozbudowany proces opisywania faktur, tym większy sens ma wykorzystanie AI. Z kolei przy prostych schematach księgowania lub wysokiej powtarzalności często wystarczające okazują się darmowe mechanizmy automatyzacji.

W praktyce oba podejścia bardzo często są ze sobą łączone, szczególnie w firmach wykorzystujących Elektroniczny Obieg Dokumentów w SaldeoSMART. Funkcja kontrahentów niestandardowych pozwala już na początku przypisać odpowiedni typ dokumentu, a tym samym określić jego ścieżkę obiegu, widoczność oraz grupę osób odpowiedzialnych za akceptację.

Dopiero w kolejnym kroku wykorzystywana jest funkcja „Uzupełnij z AI”, która automatycznie nadaje kategorie, rejestry, opisy czy część wymiarów analitycznych. Wymiary wymagające decyzji biznesowej lub znajomości konkretnego procesu pozostają puste i są uzupełniane przez użytkowników uczestniczących w obiegu dokumentu. Dzięki temu firma automatyzuje powtarzalne elementy procesu, jednocześnie zachowując kontrolę nad danymi wymagającymi merytorycznej decyzji. Takie podejście pozwala znacząco skrócić czas procesowania dokumentów bez konieczności pełnej automatyzacji każdego etapu pracy.

Najlepsze efekty daje połączenie obu podejść, gdzie AI obsługuje powtarzalne i przewidywalne elementy procesu, a darmowe mechanizmy przejmują proste, regułowe przypadki. Kluczowe jest dobranie poziomu automatyzacji do struktury dokumentów i realnej skali pracy biura czy firmy.

Nie istnieje jedno rozwiązanie idealne dla każdego biura rachunkowego lub firmy. Wybór między „Uzupełnij z AI”, operacjami zbiorczymi i kontrahentami niestandardowymi zależy głównie od liczby dokumentów, stopnia skomplikowania księgowania oraz organizacji obiegu dokumentów.

Poniższe zestawienie pokazuje, które rozwiązania najczęściej sprawdzają się w konkretnych scenariuszach pracy.

Uzupełnij z AI czy operacje zbiorcze – porównanie

Kiedy AI realnie się opłaca w SaldeoSMART?

Największy zwrot z wykorzystania funkcji „Uzupełnij z AI” pojawia się zwykle nie tam, gdzie dokumentów jest najwięcej, ale tam, gdzie ich opis wymaga wielu dodatkowych danych. Im bardziej rozbudowany proces księgowania, większa liczba wymiarów analitycznych, MPK, projektów czy opisów kosztowych, tym więcej czasu automatyzacja jest w stanie realnie odzyskać.

W prostszych organizacjach, gdzie dokumenty księgowane są według kilku stałych schematów, bardzo podobny efekt często można osiągnąć za pomocą operacji zbiorczych lub odpowiednio skonfigurowanych typów dokumentów. Z kolei w firmach o bardziej złożonej strukturze kosztów AI pozwala ograniczyć ręczne działania praktycznie do samej weryfikacji dokumentu.

Decyzję o wykorzystaniu AI warto więc podejmować nie tylko na podstawie liczby faktur, ale przede wszystkim poziomu złożoności procesu księgowania oraz czasu, jaki pracownicy poświęcają na ręczne opisywanie dokumentów.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

W jakich pakietach dostępna jest funkcja „Uzupełnij z AI”?

Funkcja dostępna jest w pakietach dla biur rachunkowych Asystent Księgowego, Specjalista oraz Ekspert, a także w pakietach firmowych Specjalista i Ekspert.

Ile faktur potrzeba, aby system zaczął się uczyć?

Mechanizm AI zaczyna budować wzorce już od pierwszej poprawnie opisanej i zatwierdzonej faktury. Nie ma konieczności tworzenia dużej bazy dokumentów przed rozpoczęciem pracy.

Czy „Uzupełnij z AI” działa również dla dokumentów OCR?

Nie. Funkcja działa wyłącznie dla faktur pobranych z KSeF. Dokumenty papierowe i PDF wykorzystują standardowy mechanizm OCR oraz dotychczasowe algorytmy automatyzacji.

Czy AI działa lepiej niż operacje zbiorcze?

To zależy od sposobu księgowania dokumentów. Funkcja „Uzupełnij z AI” daje największą przewagę przy rozbudowanych opisach księgowych, wielu wymiarach analitycznych i dużej liczbie dokumentów. Operacje zbiorcze często okazują się wystarczające przy prostych i powtarzalnych schematach księgowania, szczególnie w przypadku KPiR.

Czy funkcja „Uzupełnij z AI” sprawdzi się przy małej liczbie faktur?

Nie zawsze. Przy małej liczbie dokumentów i prostych schematach księgowania często wystarczające okazują się darmowe funkcje.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak SaldeSMART może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.