Jak przygotować pracowników do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów najczęściej rozpoczyna się od decyzji zarządu lub właścicieli firmy. Następnie wybierane jest odpowiednie rozwiązanie, projektowane są ścieżki akceptacji i przygotowywana konfiguracja systemu. To niezbędne elementy każdego projektu, ale same w sobie nie gwarantują sukcesu.

O powodzeniu projektu w dużej mierze decyduje jednak to, jak do zmiany zostaną przygotowani pracownicy. To oni najlepiej znają praktyczne problemy związane z obiegiem dokumentów i od ich akceptacji zależy, czy nowe rozwiązanie stanie się naturalnym elementem codziennej pracy.

Dobrze przygotowani i zaangażowani użytkownicy pomagają zaprojektować lepszy proces, szybciej adaptują się do nowych zasad pracy i znacznie rzadziej wracają do starych przyzwyczajeń. Dlatego przygotowanie pracowników warto rozpocząć jeszcze przed pierwszym szkoleniem, od wyjaśnienia, dlaczego firma w ogóle zdecydowała się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.

Dlaczego warto wyjaśnić pracownikom cel wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?

Dobrą praktyką jest aby przed rozpoczęciem projektu wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów osoby zarządzające zgodnie z drabinką podległości przygotowały wszystkich pracowników zaangażowanych w pracę z dokumentami do nadchodzącej zmiany. Dobrze przygotowana komunikacja przed wdrożeniem EOD pomaga ograniczyć opór pracowników i przyspiesza adaptację do nowego sposobu pracy. Warto pokazać każdemu pracownikowi dwie rzeczy: jak nowy system ułatwi jego codzienną pracę i jaki problem w skali firmy pomaga rozwiązać. Wyjaśnić jakie problemy generuje obecny sposób pracy z dokumentami i dlaczego chcemy go rozwiązać. Pozwoli to osobie zrozumieć przyczyny wprowadzanej zmiany oraz dostrzec osobiste korzyści. Jeśli pracownicy nie rozumieją celu wdrożenia, nowy system będzie postrzegany jako kolejny obowiązek.

Zaangażuj pracowników w projektowanie procesu elektronicznego obiegu dokumentów

Pracownik, który rozumie cel wdrożenia, ale nie widzi w nim nic dla siebie, będzie korzystał z systemu dlatego, że musi, nie dlatego, że chce. To różnica, która po kilku miesiącach staje się widoczna w statystykach korzystania z obiegu.

Dlatego kiedy pracownik zna już przyczyny, dla których firma zdecydowała się na elektroniczny obieg dokumentów, warto zaangażować go w projektowanie samego procesu. Z naszych doświadczeń wynika, że największe usprawnienia bardzo często wynikają właśnie z rozmów z osobami, które na co dzień pracują z dokumentami. Widzą one problemy i uproszczenia, których nie widać na szczeblu decyzyjnym. Część z nich ma indywidualne potrzeby, które można uwzględnić przy projektowaniu opisu faktury czy ścieżki akceptacji. Część dostrzega możliwości, które w papierowym obiegu były niemożliwe do wdrożenia, a w EOD są dostępne od ręki.

Dodatkową wartością takiego podejścia jest fakt, że pracownicy, którzy uczestniczą w projekcie, stają się jego częścią i utożsamiają się z nim. Ich zaangażowanie we wdrożenie jest znacznie większe niż w przypadku osób, którym system zostaje po prostu przekazany do użytkowania.

W naszej praktyce wdrożeniowej staramy się, aby w spotkaniu analitycznym uczestniczyły osoby na co dzień pracujące z dokumentami. W większych firmach prosimy, aby kierownicy działów zebrali wcześniej informacje od podwładnych. Spostrzeżenia z poziomu operacyjnego często mają bezpośredni wpływ na kształt projektowanego procesu.

Jak szkolić pracowników przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów?

Kolejny ważny etap następuje już po zaprojektowaniu elektronicznego obiegu dokumentów. Jest nim szkolenie użytkowników. W naszej praktyce najlepiej sprawdza się organizowanie go w grupach ze względu na role w obiegu. Każdy z użytkowników otrzymuje wtedy odpowiednia ilość informacji potrzebnej mu do codziennej pracy. Każda grupa ma także najczęściej inne pytania dotyczące systemu i w pełni nie wykorzystuje wszystkich jego funkcji, skupiając się na własnych potrzebach. Ważne aby szkolenie dostosowane było do kompetencji pracowników. Dobrze przygotowane szkolenia znacząco skracają czas adaptacji użytkowników po wdrożeniu systemu do obiegu dokumentów.

Istotne jest aby była wyznaczona jedna osoba, która będzie administratorem systemu i będzie czuwać nad całością projektu. Otrzymuje ona wtedy najszerszą wiedzę aby na późniejszych krokach móc efektywnie sprawdzać wykorzystanie systemu oraz być osobą pierwszego kontaktu dla pozostałych uczestników obiegu.

W systemach skupionych na obiegu faktur kosztowych takich jak SaldeoSMART szczególną wagę przykładamy do szkolenia działu księgowego, gdyż to najczęściej na nich kończy się workflow, a dokumenty bezpośrednio importowane są do programu księgowego. Dzięki temu są tam też największe możliwości automatyzacji wielu powtarzalnych czynności.

Należy pamiętać także o onboardingu nowo zatrudnionych pracowników.

Wsparcie pracowników w pierwszych tygodniach pracy z systemem

Pierwsze dni pracy z nowym systemem bardzo często są kluczowe dla powodzenia wdrożenia. Nawet najbardziej zaangażowani pracownicy zaczną go źle oceniać jeśli coś nie będzie działało zgodnie z założeniami lub nie dostaną odpowiedniego wsparcia. Często zdarza się, że efekty nie są widoczne na każdym etapie od pierwszych dni. Wiele osób ma oczekiwania efektu wow od samego początku. Jeśli firma pracowała według określonych procedur przez lata zmiana przyzwyczajeń potrzebuje trochę czasu.

W tym kontekście ważna jest rola administratora lub innej osoby odpowiedzialnej wewnątrz firmy za implementacje. Pracownicy wiedzą do kogo maja się zgłosić z pytaniami. Wie, które grupy najbardziej potrzebują wsparcia. Jeśli pojawią się problemy może pomóc je rozwiązać. Często problemy nie wynikają z systemu ale ze sposobu w jaki sposób się na nim pracuje.

Monitoruj korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów i reaguj na problemy

Warto aby osoba odpowiedzialna za system monitorowała jego używanie. Sprawdzała czy część procesów nie wychodzi poza niego. Często jest tak z komunikacja. Pracownikom często łatwiej ze względu na przyzwyczajenie wykonać telefon lub osobiście porozmawiać z osobą, od której potrzebuje konkretnej informacji. Czasami zdarza się, że dodatkowe arkusze excel funkcjonują mimo iż komplet potrzebnych danych jest dostępna w systemie. Ważne jest też aby sprawdzać też wskaźniki zawarte w obiegu np. czas potrzebny na przejście całej ścieżki akceptacji, monitorować czas poszczególnych etapów w celu eliminacji wąskich gardeł. Dobrą praktyką jest bieżące zbieranie opinie o systemie. Jeśli z czasem pojawia się wartościowe uwagi, które wymagałyby zmiany konfiguracji może rekomendować ich wprowadzenie.

Przygotowanie pracowników do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów to inwestycja w powodzenie całego projektu

Elektroniczny obieg dokumentów zmienia sposób pracy całej organizacji. Dlatego powodzenie wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów zależy nie tylko od konfiguracji systemu, ale również od tego, czy pracownicy rozumieją cel zmiany, widzą w niej korzyść dla siebie, uczestniczą w projektowaniu procesu, otrzymują odpowiednie szkolenia i mają wsparcie po uruchomieniu systemu.

To podejście odpowiada modelowi ADKAR, jednemu z najczęściej wykorzystywanych modeli zarządzania zmianą podczas wdrażania nowych procesów i systemów informatycznych. Opisuje on pięć elementów skutecznej zmiany: świadomość potrzeby zmiany, chęć uczestnictwa w niej, wiedzę, jak działać po zmianie, zdolność do działania w nowych warunkach oraz utrwalenie nowych nawyków. Z naszych doświadczeń wynika, że właśnie te elementy najczęściej decydują o tym, czy elektroniczny obieg dokumentów staje się codziennym narzędziem pracy, a nie uciążliwym obowiązkiem.

Polecane artykuły

FAQ: elektroniczny obieg dokumentów po wdrożeniu

Czy pracownicy powinni uczestniczyć w spotkaniu analitycznym przed wdrożeniem?

Tak, o ile firma pozwala na takie zaangażowanie. Osoby pracujące z dokumentami na co dzień widzą problemy i uproszczenia, których nie widać na poziomie zarządu. Udział w analizie przedwdrożeniowej daje też dodatkowy efekt: pracownicy, którzy współtworzą projekt, szybciej go akceptują i rzadziej wracają do starych przyzwyczajeń.

Jak długo trwa wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów z perspektywy pracowników?

Z naszych doświadczeń wynika, że pierwsze dwa do trzech miesięcy są kluczowe. W tym czasie kształtują się nowe nawyki i wychodzą na jaw miejsca wymagające korekty. Firmy, które w tym okresie aktywnie monitorują korzystanie z systemu i szybko reagują na problemy, rzadziej borykają się z powrotem do starych metod pracy.

Co zrobić, jeśli część pracowników otwarcie sprzeciwia się wdrożeniu?

Warto najpierw sprawdzić, czy opór wynika z braku informacji o celu zmiany, czy z konkretnych obaw dotyczących sposobu pracy. Pracownicy, którzy rozumieją, dlaczego firma wdraża system i widzą w tym osobistą korzyść, zdecydowanie rzadziej go odrzucają. Jeśli opór pochodzi od jednej grupy, często oznacza to, że ich specyfika pracy nie została wystarczająco uwzględniona przy projektowaniu procesu.

Czy warto szkolić wszystkich użytkowników przed uruchomieniem systemu, czy można szkolić etapami?

Zależy od skali wdrożenia i liczby użytkowników. W mniejszych firmach szkolenie wszystkich naraz przed uruchomieniem systemu jest prostsze organizacyjnie. W większych lepiej sprawdza się podejście etapowe: najpierw administratorzy i kluczowi użytkownicy, potem kolejne grupy. Ważne, żeby każda osoba była przeszkolona przed pierwszym kontaktem z systemem w warunkach produkcyjnych, a nie dopiero po tym, jak popełni błąd.

Czy onboarding nowych pracowników powinien wyglądać inaczej niż szkolenie przy wdrożeniu?

Tak. Szkolenie przy wdrożeniu odbywa się w grupie, w specyficznym kontekście zmiany i często przy dużym zaangażowaniu całego zespołu. Nowy pracownik dołącza do systemu, który już działa, i potrzebuje przede wszystkim praktycznego wprowadzenia do swojej roli w obiegu, a nie szerokiego szkolenia ze wszystkich funkcji. Najlepiej gdy onboarding prowadzi wyznaczony administrator systemu lub bezpośredni przełożony, który zna specyfikę danego stanowiska.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.