Jak zarządzać płatnościami i rozrachunkami w SaldeoSMART? Kompletny przewodnik dla firm

Jak sprawnie zarządzać płatnościami i rozrachunkami w firmie, by nie tracić czasu na ręczne przepisywanie danych? Kluczem do sukcesu jest automatyzacja finansów, płatności oraz rozrachunków. SaldeoSMART to narzędzie, które kompleksowo wspiera przedsiębiorców w tym procesie, od wystawienia faktury i obsługi KSeF, przez automatyczne pobieranie transakcji bankowych, aż po wysyłanie przypomnień o zapłacie. W tym artykule opiszę, jak krok po kroku wykorzystać pełen potencjał SaldeoSMART, aby uczynić z tego systemu centrum zarządzania płatnościami, rozrachunkami i przepływem finansów w firmie. Opiszę najważniejsze funkcje wraz z ich praktycznym zastosowaniem.

Jak automatyzować płatności za faktury w SaldeoSMART

Jednym z najważniejszych elementów zarządzania płatnościami i zobowiązaniami w SaldeoSMART są automatyczne przelewy tworzone na podstawie faktur kosztowych. Dzięki automatycznemu zaczytaniu danych z KSeF lub poprzez OCR z dokumentów papierowych system posiada większość informacji potrzebnych do wykonania przelewu. Znajdziemy tu nazwę firmy, kwotę, termin płatności oraz rachunek bankowy.

Jeśli numeru konta brakuje, można przypisać go w danych kontrahenta, a system będzie go zawsze podpowiadał. W razie potrzeby możesz dodać kilka rachunków i wybrać konkretny przed przygotowaniem paczki przelewów do banku.

Jak wygenerować paczkę przelewów do banku na podstawie faktur

Po zaznaczeniu dokumentów na liście wystarczy kliknąć „Wygeneruj przelewy”. SaldeoSMART automatycznie stworzy odpowiedni plik. Dla faktur krajowych będzie to format Elixir, a dla zagranicznych format Multicash. Gotowy plik wystarczy zaczytać do banku. Transakcje pojawią się w koszyku przelewów, które trzeba dodatkowo zatwierdzić w aplikacji bankowej.

To rozwiązanie znacząco przyspiesza realizację płatności, ogranicza ręczne wprowadzanie danych i redukuje do minimum ryzyko pomyłki. W przypadku faktur pobranych z KSeF eliminuje błędy niemal do zera. Dodatkową wartość funkcja ta zyska w momencie wejścia w życie obowiązkowego umieszczania numeru KSeF na przelewach.

Jak kontrolować status płatności i zobowiązań po wysłaniu przelewów

Po wygenerowaniu paczki przelewów przedsiębiorcy najczęściej działają na dwa sposoby:

• Ręczne oznaczanie na liście
  Część użytkowników od razu oznacza faktury jako opłacone, dzięki czemu na liście pojawia się informacja o braku zobowiązania. Dzieje się tak najczęściej w firmach, w których właściciel sam wykonuje przelew lub proces od wprowadzenia dokumentu do jego realizacji jest bardzo krótki.
• Automatyczne rozrachunki
  Pozostali pozostawiają faktury jako nieopłacone. Status płatności zmieniają dopiero po weryfikacji rzeczywistych przelewów.

Ta druga grupa w pełni wykorzystuje potencjał automatyzacji na kolejnym etapie pracy. Samo wysłanie przelewów nie kończy procesu zarządzania płatnościami. Kolejnym krokiem jest ich rozliczenie i powiązanie z odpowiednimi dokumentami. Właśnie do tego celu w SaldeoSMART służy moduł rozrachunków.

Jak działa automatyczne rozliczanie rozrachunków i funkcja Rozlicz Automatycznie?

Automatyczne rozliczanie rozrachunków z banku pozwala znacząco skrócić czas potrzebny na dopasowanie płatności do faktur. Wystarczy zaczytać wyciąg bankowy w formie pliku PDF, aby wszystkie transakcje bankowe były widoczne w systemie. Dzięki temu nie ma konieczności korzystania z płatnego pobierania plików MT940, co pozwala obniżyć koszty obsługi księgowej.

Jeśli chcesz zweryfikować płatność ręcznie, SaldeoSMART automatycznie podpowie dokument, z którym można ją rozliczyć. Cały proces można jednak dodatkowo przyspieszyć dzięki funkcji „Rozlicz Automatycznie”. System samodzielnie analizuje dane, dopasowuje transakcję bankową do odpowiedniego dokumentu i automatycznie wykonuje rozrachunek.

Tak przygotowane rozrachunki można od razu zaimportować do programu księgowego. Firma zyskuje nie tylko oszczędność czasu, ale również jedno wspólne środowisko pracy dla osób odpowiedzialnych za działania operacyjne i księgowe. Ogranicza to ryzyko błędów wynikających z pracy na wielu plikach, zestawieniach i systemach.

Jak działa bezpośrednia integracja z bankiem w SaldeoSMART?

Opisany proces można usprawnić jeszcze bardziej dzięki bezpośredniemu połączeniu SaldeoSMART z bankiem. W takim modelu nie ma już konieczności ręcznego pobierania i wgrywania wyciągów bankowych. System automatycznie pobiera bieżące transakcje bankowe i przygotowuje je do dalszego rozliczania.

Dzięki integracji z bankiem rozrachunki mogą być prowadzone na bieżąco, bez konieczności ręcznej wymiany danych pomiędzy systemami. Pozwala to szybciej identyfikować opłacone faktury, monitorować należności i zobowiązania oraz utrzymywać aktualny obraz sytuacji finansowej firmy.

Bezpieczne połączenie z bankiem realizowane jest za pośrednictwem Banqup. Integracja działa zgodnie z europejskimi regulacjami PSD2 oraz wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa danych i odbywa się pod nadzorem Komisji Nadzoru Finansowego.

Fakturowanie w SaldeoSMART a kontrola należności

Zarządzanie należnościami rozpoczyna się już na etapie wystawienia faktury. W SaldeoSMART można tworzyć faktury sprzedażowe, przygotowywać szkice dokumentów oraz przekazywać je do klientów lub do KSeF. Dzięki temu cały proces, od wystawienia faktury do rozliczenia płatności, odbywa się w jednym systemie.

Automatyczne pobieranie transakcji bankowych pozwala na jednoczesną obsługę obu stron rozliczeń firmy. System SaldeoSMART identyfikuje nie tylko operacje związane z kosztami, ale także wpłaty realizowane przez klientów. Dzięki powiązaniu wyciągów bankowych z modułem sprzedaży możliwe jest bieżące monitorowanie należności oraz szybkie wychwytywanie opóźnień w płatnościach.

Na liście wystawionych faktur automatycznie wyświetlana jest informacja o przeterminowanych płatnościach. System umożliwia wysyłanie bezpośrednio z tego poziomu wiadomości e-mail informujących o zaległościach. W zależności od etapu opóźnienia może to być przypomnienie o płatności lub oficjalne wezwanie do zapłaty.

Po wysłaniu wiadomości SaldeoSMART automatycznie zapisuje informację o wykonanej akcji przy danej fakturze. Dzięki temu użytkownik ma pełną historię kontaktu z kontrahentem i może łatwo monitorować podjęte działania.

W praktyce SaldeoSMART staje się prostym i skutecznym narzędziem wspierającym kontrolę należności oraz proces odzyskiwania płatności. Pozwala szybko identyfikować zaległości i reagować na nie bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi.

Jak SaldeoSMART usprawnia zarządzanie płatnościami i rozrachunkami?

Skuteczne zarządzanie płatnościami i rozrachunkami wymaga kontroli zarówno zobowiązań, jak i należności. SaldeoSMART pozwala obsłużyć cały ten proces w jednym miejscu.

System automatycznie odczytuje dane z faktur kosztowych, umożliwia generowanie przelewów do banku, pobiera transakcje bankowe oraz wspiera automatyczne rozliczanie rozrachunków. Dzięki integracji z bankiem użytkownicy mogą na bieżąco monitorować przepływy finansowe bez konieczności ręcznego przenoszenia danych między systemami.

Po stronie sprzedaży SaldeoSMART wspiera wystawianie faktur, kontrolę terminów płatności oraz monitorowanie należności. W przypadku opóźnień umożliwia szybkie wysyłanie przypomnień o płatności i wezwań do zapłaty bezpośrednio z poziomu systemu.

Połączenie tych funkcji pozwala ograniczyć liczbę ręcznych operacji, zmniejszyć ryzyko błędów i usprawnić codzienną pracę osób odpowiedzialnych za finanse oraz księgowość. Największe korzyści osiągają firmy, które chcą skrócić czas między otrzymaniem dokumentu a jego rozliczeniem oraz wyeliminować konieczność wielokrotnego przepisywania tych samych danych.

Automatyczne przelewy, funkcja Rozlicz Automatycznie oraz bezpośrednia integracja z bankiem pozwalają zbudować spójny proces zarządzania płatnościami, w którym większość powtarzalnych działań odbywa się automatycznie. Efektem jest nie tylko oszczędność czasu, ale również lepsza kontrola nad należnościami, zobowiązaniami i bieżącą sytuacją finansową firmy.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy integracja z bankiem w SaldeoSMART jest bezpieczna?

Tak. Połączenie realizowane jest za pośrednictwem Banqup zgodnie z europejskimi regulacjami PSD2 i pod nadzorem Komisji Nadzoru Finansowego. System automatycznie pobiera transakcje bankowe bez konieczności ręcznego wgrywania wyciągów.

Czy można korzystać z SaldeoSMART bez integracji z bankiem?

Tak. Integracja z bankiem jest opcjonalna. Bez niej użytkownicy mogą ręcznie wgrywać wyciągi bankowe w formacie PDF, na podstawie których system przeprowadza rozrachunki. Bezpośrednia integracja przyspiesza ten proces, eliminując konieczność ręcznej wymiany danych.

Jakie banki można połączyć bezpośrednio z SaldeoSMART?

SaldeoSMART można zintegrować w ramach otwartej bankowości z bankami: Alior Bank, BNP Paribas Bank Polski, ING, mBank SA, Millennium Bank Polska, Erste Bank (wcześniej Santander Bank Polska), PKO BP, Bank Pekao SA, Nest Bank, Credit Agricole, Velo Bank Bank Polska Spółka Akcyjna

Czy funkcje automatyzacji płatności są dostępne we wszystkich pakietach dla firm?

Funkcje automatyzacji płatności, rozrachunków oraz integracji z bankiem nie są dostępne w najniższych planach. Aby z nich korzystać, firma musi posiadać pakiet Specjalista lub Ekspert.

Czy automatyczne rozliczanie wyciągów i integracja z bankiem wiążą się z dodatkowymi kosztami?

Tak, rozliczanie transakcji bankowych opiera się na systemie kredytów wewnątrz SaldeoSMART Stem pobiera 1 kredyt za każde 3 transakcje znajdujące się na wyciągu. Bezpośrednie połączenie z bankiem (integracja): koszt wynosi 10 kredytów miesięcznie za każdy zsynchronizowany rachunek bankowy.

W jaki sposób funkcja „Rozlicz Automatycznie” przyspiesza pracę działu finansowego?

Funkcja „Rozlicz Automatycznie” wykorzystuje algorytmy sztucznej inteligencji do samodzielnej analizy danych z historii konta. System automatycznie dopasowuje pobrane transakcje bankowe do odpowiednich faktur sprzedażowych lub kosztowych i wykonuje rozrachunek bez konieczności ręcznego klikania przez pracownika.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak SaldeSMART może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.