Jakie parametry serwera są potrzebne do pracy programu księgowego?

Parametry serwera dla programu księgowego dobiera się na podstawie trzech danych: liczby osób pracujących jednocześnie, liczby i wielkości baz danych oraz edycji SQL Server. Dla biura rachunkowego pracującego w Insert Nexo na trzech stanowiskach punktem wyjścia przy serwerze własnym jest 16 GB pamięci RAM, 4 rdzenie procesora i dysk SSD. Przy sześciu osobach to około 24 GB RAM i 6 rdzeni, przy dziewięciu około 32 GB RAM i 8 rdzeni. W chmurze, gdzie zasoby można zwiększyć w dowolnym momencie, sam program księgowy potrzebuje mniejszego zapasu pamięci: około 14, 17 i 23 GB dla tej samej liczby osób.

Pojemność dysku zależy przede wszystkim od baz danych i kopii zapasowych. Liczba użytkowników ma na nią niewielki wpływ. W artykule pokazuję, jak dojść do tych liczb.

Dlaczego wymagania programu księgowego nie wystarczą do doboru serwera?

Każdy producent programu księgowego publikuje wymagania techniczne, zwykle w postaci wartości minimalnych i zalecanych. Kierowanie się wartościami minimalnymi jest ryzykowne, bo przy nich program może pracować wolno. Wymagania są dobrym punktem wyjścia, ale z dwóch powodów nie wystarczą do doboru serwera.

Pierwszy powód to budowa samych programów. Programy różnią się technologią i obciążeniem, jakie generują, dlatego wartości podawane przez producentów znacząco się od siebie różnią. Insert Nexo wymaga na przykład co najmniej 4 rdzeni procesora i 8 GB RAM, a zaleca 6 rdzeni, 16 GB RAM i dysk SSD.

Drugi powód to opisywane środowisko. Jeden producent podaje wymagania dla komputera z programem. Inny podaje je osobno dla stanowiska, serwera bazy danych i serwera terminali albo publikuje przykładowe konfiguracje dla różnej liczby użytkowników. Część producentów nie podaje konkretnych wartości i uzależnia dobór sprzętu od analizy przedwdrożeniowej. Takich danych nie da się wprost porównać.

Prognozując zużycie zasobów, nie należy mnożyć wymagań pojedynczego stanowiska przez liczbę osób. Pięć stanowisk po 8 GB nie oznacza serwera z 40 GB RAM. System operacyjny i SQL Server działają raz dla wszystkich użytkowników, dlatego ich wymagania rosną znacznie wolniej niż liczba stanowisk. Przy pracy terminalowej przez zdalne pulpity działa jeden system operacyjny, a programów księgowych może być kilka. Wymagania producentów odnoszą się zwykle do jednego systemu i jednego programu.

Analizując zasoby, które zużywa program, należy cały czas pamiętać, że parametry serwera dla programu księgowego powinny uwzględniać również potrzeby całego biura. W codziennej pracy w sesji użytkownika działają jednocześnie inne programy, takie jak przeglądarka, pakiet biurowy, Płatnik czy oprogramowanie do podpisu kwalifikowanego.

Dlatego w kolejnych częściach pokazuję, jak dobierać parametry na podstawie danych z serwerów klientów Best-IT: ile pamięci zajmuje sesja użytkownika, ile rdzeni potrzeba przy danej liczbie osób i ile miejsca zajmują bazy różnych podmiotów.

Ile RAM potrzebuje serwer dla programu księgowego?

Pamięć, której potrzebuje program do działania, można podzielić na dwie składowe. Jedną z nich jest część wspólna wykorzystywana przez wszystkich użytkowników. Upraszczając, można powiedzieć, że są to SQL Server i system Windows Server. Zazwyczaj jest to od 8 do 10 GB. Ta część rośnie powoli. Windows Server przy większej liczbie sesji potrzebuje nieco więcej pamięci, dlatego przy dziewięciu osobach przyjmuję dla niego 6 GB zamiast 4 GB. Podane wartości są szacunkowe i zależą od obciążenia systemu.

Drugą częścią jest RAM zużywany na sesję użytkownika. Im więcej podłączonych użytkowników, tym więcej RAM potrzeba. W praktyce sesja osoby pracującej w Insert Nexo wraz z mniejszymi aplikacjami zajmuje około 1 GB. Sesja w Insert GT zajmuje około 0,5 GB. Do sumy dodaję zapas, którego wielkość zależy od rodzaju serwera. Dla serwera własnego przyjmuje się około 50 procent. Sprzęt pracuje w biurze kilka lat, a rozbudowa pamięci wymaga zakupu modułów i przestoju, dlatego zapas musi z góry pokryć wzrost obciążenia w tym czasie. Dla serwera w chmurze wystarcza około 20 procent, bo pamięć można zwiększyć w dowolnym momencie, gdy biuro jej potrzebuje.

RAM = (Windows Server + SQL Server + liczba użytkowników x pamięć na sesję) x zapas

Zapas wynosi 1,5 dla serwera własnego i 1,2 dla serwera w chmurze.

Przykładowe wyliczenia dla Insert Nexo:

Wartości z zapasem zostały zaokrąglone. Przy serwerze własnym przyjąłem najbliższą typową wielkość pamięci, jaką można zamontować. Przy trzech osobach wynik 16,5 GB daje 16 GB, bo przy zapasie rzędu 50 procent różnica 0,5 GB nie ma praktycznego znaczenia. Przy serwerze w chmurze pamięć przydziela się w krokach co 1 GB, więc wynik zaokrągliłem w górę do pełnego gigabajta.

Wyliczenia obejmują program księgowy i lekkie aplikacje uruchamiane obok niego. Jeśli w sesjach działają też cięższe programy, ich zużycie pamięci trzeba doliczyć do wyliczenia bazowego, zanim doda się zapas. Pozostałe czynniki, które zwiększają zapotrzebowanie na zasoby, opisuję w części „Czego nie da się policzyć z góry?”.

Pamięć dla SQL Server policzyłem jako 4 GB także przy wersji Express. Trzeba tu odróżnić dwie wartości. Bufor danych to pamięć, w której SQL Server przechowuje odczytane fragmenty baz. W edycji Express jest ograniczony do około 1,4 GB. Cały proces SQL Server potrzebuje więcej, bo poza buforem korzysta z pamięci na plany zapytań, sortowania i obsługę połączeń. Z obserwacji serwerów klientów Best-IT wynika, że proces SQL Server Express potrafi zająć łącznie do 4,5 GB. W wyliczeniach przyjąłem 4 GB jako wartość typową dla małego biura. W większych biurach, w których jednocześnie pracuje więcej osób na większej liczbie baz, ta wartość może być wyższa.

Wzór sprawdza się dla każdego programu księgowego. Różni się w nim tylko pamięć zajmowana przez jedną sesję. Przy innym programie niż Insert Nexo można ją zmierzyć na obecnym serwerze: w Menedżerze zadań, na karcie Użytkownicy, widać pamięć zajmowaną przez każdą zalogowaną osobę. Wystarczy sprawdzić kilka sesji w zwykły dzień pracy i wstawić średnią do wzoru. Ta metoda ma jednak jedno ograniczenie: pokazuje stan z konkretnej chwili i może nie uchwycić szczytów obciążenia, na przykład gdy kilka osób jednocześnie przygotowuje sprawozdania finansowe z dużymi raportami i zapytaniami. Dokładniejszy obraz daje pomiar prowadzony przez kilka dni, który obejmuje okres największej pracy biura. W biurach rachunkowych przypada on zwykle między 15 a 25 dniem miesiąca.

Ile rdzeni procesora potrzebuje serwer dla programu księgowego?

Liczba potrzebnych rdzeni procesora rośnie razem z liczbą osób pracujących jednocześnie. Insert Nexo wymaga minimum 4 rdzeni i zaleca 6 lub więcej. Z wdrożeń Best-IT wynika, że dla różnej liczby użytkowników można przyjąć wartości przedstawione w poniższej tabeli:

Cztery rdzenie wystarczają jeszcze przy czterech osobach, a osiem przy dziesięciu. Przy pięciu użytkownikach o wyborze między procesorem 4 a 6-rdzeniowym decyduje sposób pracy. Biuro, w którym kilka osób jednocześnie generuje deklaracje dla wielu podmiotów, potrzebuje więcej mocy niż zespół wprowadzający dokumenty.

Drugim parametrem procesora jest taktowanie. Pojedyncza operacja, na przykład przeliczenie dużej listy albo wydruk zestawienia, zwykle korzysta z jednego rdzenia, więc wyższe taktowanie skraca czas jej wykonania. Dlatego część producentów podaje w wymaganiach oba parametry. Przy procesorze warto zwrócić uwagę także na jego generację. Taktowanie wyrażone w GHz określa, ile cykli procesor wykonuje w ciągu sekundy, ale nie mówi, ile pracy wykona w każdym z nich. Dzięki zmianom w budowie układów współczesny procesor przy tym samym taktowaniu wykonuje średnio o 60-70 procent więcej operacji niż model sprzed dziesięciu lat. Dlatego serwer z nowszym procesorem o niższym taktowaniu może pracować szybciej niż starszy z wyższym.

Przy SQL Server Express trzeba pamiętać o jego limicie: baza danych korzysta najwyżej z jednego gniazda procesora lub 4 rdzeni. Kolejne rdzenie serwera obsługują sesje użytkowników, ale nie przyspieszą samej bazy.

Jaki dysk wybrać do serwera programu księgowego? Pojemność i rodzaj nośnika

Aby praktycznie oszacować ilość potrzebnego miejsca na dysku do prawidłowego działania programu księgowego, należy wziąć pod uwagę 4 składowe: system i programy, bazy danych, miejsce na kopie zapasowe oraz zapas na przyrost.

System i programy zajmują stosunkowo niewiele. Microsoft podaje 32 GB jako absolutne minimum dla instalacji Windows Server. Zaznacza też, że serwer z więcej niż 16 GB RAM potrzebuje dodatkowego miejsca na plik stronicowania i zrzuty pamięci.

Same programy księgowe wymagają mniej. Comarch ERP Optima podaje 5 GB wolnego miejsca na dysku systemowym stanowiska, Insert GT około 1,5 GB dla instalacji klienckiej. Insert Nexo nie podaje pojemności, zaleca jedynie dysk SSD. Łącznie system, SQL Server i programy zajmują kilkadziesiąt GB.

Symfonia zaleca, żeby na serwerze było co najmniej dwa razy tyle miejsca, ile zajmują bazy danych, bo Windows i SQL Server potrzebują go do procesów optymalizacyjnych. Tym, co naprawdę decyduje o wielkości dysku, jest liczba i wielkość baz danych, które się przechowuje i kopiuje. Wielkość baz danych zależy przede wszystkim od rodzaju obsługiwanych podmiotów. Spółki generują zazwyczaj więcej dokumentów i wymagają bardziej skomplikowanego księgowania niż JDG. Baza każdego podmiotu rośnie także z wiekiem. W firmach prowadzących księgowość we własnym programie baza rośnie znacznie szybciej, jeśli prowadzony jest magazyn. Najwięcej miejsca zajmują integracje ze sklepami internetowymi i skrzynkami pocztowymi, ze względu na rozmiar załączników.

Na podstawie analizy baz danych klientów Best-IT proponuję przyjęcie uśrednionej wartości do celów kalkulacji zgodnie z poniższą tabelą:

W biurze obsługującym różne rodzaje podmiotów średnia wynosi około 2 GB na bazę. Wiele biur pracuje właśnie w takim modelu mieszanym, na przykład 50 jednoosobowych działalności i 2 duże spółki albo 80 działalności i 10 spółek. Wystarczy wtedy pomnożyć liczbę podmiotów każdego rodzaju przez wartości z tabeli i zsumować wyniki.

Na kopie zapasowe trzeba przewidzieć od 2 do 2,5 raza więcej miejsca, niż zajmują same bazy. Przykładowe wyliczenia:

Jak widać, wiele zależy od specyfiki biura. Biuro obsługujące głównie jednoosobowe działalności, w tym osoby pracujące na kontraktach B2B, potrzebuje znacznie mniej miejsca niż biuro z dużym udziałem spółek. Baza spółki może być od dwóch do ośmiu razy większa niż baza jednoosobowej działalności.

Osobnej uwagi wymagają biura z długą historią i dużą liczbą podmiotów. Przechowują bazy z wielu lat, także klientów, których już nie obsługują. Każdy rok pracy powiększa bazy. Takie biura potrzebują wyraźnie więcej miejsca, niż wynika z liczby obecnych klientów. Przed doborem serwera warto sprawdzić rzeczywistą wielkość wszystkich baz, łącznie z archiwalnymi.

Bardzo duże spółki rzadko trafiają do biur w większej liczbie i często pracują na własnym oprogramowaniu. Firma prowadząca księgowość we własnym zakresie ma zwykle jedną bazę, a w grupie kapitałowej kilka. Rosną one z każdym rokiem działalności.

Rodzaj nośnika to drugi ważny parametr serwera do programu księgowego. Insert Nexo zaleca dysk SSD. Comarch wskazuje, że o szybkości serwera bazy danych decydują przede wszystkim pamięć RAM i szybkość dostępu do dysków, i rekomenduje rozważenie dysków SSD. Dysk SSD traktuję jako minimum, NVMe jako szybszy wariant.

Rodzaj dysku ma bezpośredni wpływ na szybkość pracy programu, bo kluczowy jest czas dostępu do danych. Program często wykonuje serię zapytań, w której każde zależy od wyniku poprzedniego. Dysk musi odpowiedzieć na każde z nich, więc czasy oczekiwania się sumują. W środowisku wirtualnym Best-IT pod obciążeniem zmierzono następujące czasy dostępu:

• HDD: ponad 10 ms,
• SSD: około 0,1 ms (100 µs),
• NVMe: około 0,04 ms (40 µs),
• NVMe klasy enterprise: około 0,03 ms (30 µs).

Pod obciążeniem dysk HDD odpowiada nawet kilkaset razy wolniej niż NVMe. Przy tysiącach zapytań wykonywanych podczas wydruku zestawienia użytkownik odczuwa to jako sekundy lub minuty oczekiwania.

Na kopie zapasowe wystarczy dysk HDD, bo zapis kopii nie wymaga szybkiego dostępu. To obniża koszt, ponieważ kopie zajmują dużo miejsca. Przechowywanie ich na osobnym nośniku zwiększa także bezpieczeństwo: awaria dysku z danymi nie niszczy jednocześnie kopii. Drugi dysk w tym samym serwerze nie chroni jednak przed awarią całego serwera, kradzieżą ani atakiem ransomware, który szyfruje wszystkie podłączone dyski. Dlatego przynajmniej jedna kopia powinna trafiać poza serwer.

Która edycja SQL Server wystarczy: Express czy Standard?

Licencja SQL Server należy do biura lub firmy. Zwykle kupuje się ją razem z programem księgowym. Przy zmianie serwera lub migracji do chmury przenosi się ją. Warto jednak wiedzieć, jaką edycję się ma, bo od niej zależy, ile z parametrów serwera wykorzysta baza. Druga rzecz do sprawdzenia to wsparcie producenta. Po zakończeniu wsparcia rozszerzonego Microsoft przestaje wydawać bezpłatne poprawki bezpieczeństwa, a serwer staje się mniej odporny na ataki. Wsparcie rozszerzone SQL Server 2016 zakończyło się 14 lipca 2026 roku, a SQL Server 2017 kończy się 12 października 2027 roku. Dla wersji 2016 Microsoft prowadzi płatny program Extended Security Updates, który przedłuża dostarczanie poprawek bezpieczeństwa najdłużej do lipca 2029 roku. Biuro pracujące na SQL Server 2016 lub 2017 powinno zaplanować przejście na nowszą wersję, najlepiej poza okresem rozliczeń.

Większość biur pracuje na bezpłatnej edycji SQL Server Express dołączonej do programu. Według dokumentacji Microsoft Express ma następujące ograniczenia:

• bufor danych około 1,4 GB na instancję; limit obejmuje tylko pamięć na dane, a cały proces zajmuje więcej. Sto baz korzysta z tego samego bufora co jedna baza,
• najwyżej 4 rdzenie procesora,
• pojedyncza baza do 10 GB w wersjach do 2022 włącznie, do 50 GB od wersji 2025.

Przy edycji Express dodatkowa pamięć i rdzenie serwera przydadzą się sesjom użytkowników, ale nie przyspieszą bazy. Limit 10 GB dotyczy w praktyce dużych spółek, których bazy mają 5 do 10 GB.

Zmiana edycji staje się zasadna, kiedy biuro rośnie. Comarch pisze, że Express „w zdecydowanej większości przypadków jest wystarczająca do pracy jedno i kilkustanowiskowej”, a od 5 użytkowników wskazuje edycję Workgroup lub Standard. Symfonia przy licencjach wielofirmowych zaleca minimum Standard. Insert przy większej liczbie osób pracujących równocześnie zaleca pełną wersję SQL Server.

Comarch i Symfonia wymagają też sortowania Polish_CI_AS. To ustawienie instalacji SQL Server, które warto sprawdzić przy przenoszeniu baz na nowy serwer.

Czego nie da się policzyć z góry?

Przedstawiony powyżej wzór daje dobry punkt wyjścia, ale parametry serwera dla biura rachunkowego zależą również od kilku czynników, których nie da się oszacować bez znajomości specyfiki konkretnego biura i jego środowiska pracy:

• Dodatkowe programy w sesjach. Biuro pracujące równolegle w dwóch programach księgowych albo korzystające z kilku aplikacji przy każdym kliencie zużywa więcej pamięci na sesję.
• Szczyty obciążenia. Okres rozliczeń miesięcznych i zamknięcie roku zwiększają liczbę operacji wykonywanych jednocześnie. Serwer dobrany na zwykły dzień może być za słaby w ostatnim tygodniu przed terminami.
• Operacje masowe. Generowanie plików JPK i deklaracji dla wielu podmiotów naraz obciąża procesor i bazę bardziej niż bieżące księgowanie.
• Przyrost klientów. Każdy nowy podmiot to kolejna baza i kolejne kopie zapasowe.
• Usługi działające w tle. Integracje pobierające dokumenty lub synchronizujące dane pracują także wtedy, gdy nikt nie jest zalogowany.

Większość tych czynników można zmierzyć, ale wymaga to obserwacji serwera przez dłuższy czas. Taki pomiar Best-IT prowadzi w ramach usługi Analiza Serwera. Przez 5 dni roboczych, w okresie największego obciążenia biura, zbierane są dane o pracy procesora i dysków, zajętości pamięci, statystykach SQL Server, rozmiarach baz i kopiach zapasowych. Program pomiarowy działa w tle i obciąża serwer w stopniu poniżej 1 procenta. Zbiera wyłącznie parametry techniczne, bez dostępu do dokumentów i zawartości baz. Raport jest omawiany z klientem i na jego podstawie dobierane są parametry serwera w chmurze.

Dlatego przy doborze parametrów ważna jest możliwość ich późniejszej zmiany. Przy serwerze lokalnym zapas trzeba kupić z góry, razem ze sprzętem. Przy serwerze w chmurze pamięć, rdzenie i dysk można zwiększyć bez wymiany sprzętu. Szerzej porównuję oba modele w artykule o wyborze między serwerem lokalnym a chmurą.

Jak dobrać parametry serwera do programu księgowego?

Dobór zaczyna się od liczby osób pracujących jednocześnie. Od niej zależą pamięć RAM i liczba rdzeni. Dla biura pracującego w Insert Nexo na serwerze własnym to 16 GB RAM i 4 rdzenie przy trzech osobach, 24 GB i 6 rdzeni przy sześciu oraz 32 GB i 8 rdzeni przy dziewięciu. Zapas pamięci zależy od rodzaju serwera: przy serwerze własnym przyjmuje się około 50 procent, w chmurze około 20 procent. Pojemność dysku wynika z liczby i rodzaju obsługiwanych podmiotów, a kopie zapasowe zajmują 2 do 2,5 raza więcej miejsca niż same bazy. Edycja SQL Server decyduje, ile z tych zasobów wykorzysta baza danych. Wymagania producenta programu są punktem wyjścia, a dodatkowe aplikacje w sesjach i szczyty obciążenia pokrywa zapas.

Polecane artykuły

FAQ

Czy do wyliczeń liczyć wszystkich pracowników, czy tylko tych, którzy pracują jednocześnie?

Liczy się osoby pracujące jednocześnie. Trzeba jednak uwzględnić sesje pozostawione otwarte. Użytkownik, który zamknął okno połączenia bez wylogowania, nadal zajmuje pamięć serwera. W biurach, gdzie to częsta praktyka, realne zużycie pamięci bywa wyższe od wyliczonego.

Czy SQL Server musi działać na osobnym serwerze?

Nie musi. Producenci zalecają to przy instalacjach wielostanowiskowych: Comarch zaleca dedykowany serwer bazy danych, Symfonia instalację SQL Server na osobnej maszynie, a powyżej 10 stanowisk tego wymaga, Insert zaś przy większej liczbie osób pracujących równocześnie zaleca wydzielony serwer baz danych i pełną wersję SQL Server. Zalecenie to upowszechniło się w czasach dysków HDD. Wąskim gardłem był wtedy najczęściej dysk, a odczyty bazy i praca sesji użytkowników wzajemnie się spowalniały. Dyski SSD i NVMe odpowiadają wielokrotnie szybciej. Z doświadczeń Best-IT wynika, że w małych i średnich biurach jeden dobrze dobrany serwer zwykle wystarcza. W biurach pracujących w Insert Nexo baza i sesje użytkowników często działają na jednym serwerze. Osobny serwer bazy danych ma sens w dużych instalacjach, zwłaszcza z pełną wersją SQL Server, która może wykorzystać więcej rdzeni i pamięci.

Jak sprawdzić, ile miejsca zajmują nasze bazy danych?

Najprościej sprawdzić to w SQL Server Management Studio, we właściwościach każdej bazy. Można też sprawdzić wielkość plików .mdf i .ldf w folderze danych SQL Server. Pliki .ldf to dziennik transakcji.

Jak sprawdzić, ile zasobów naprawdę zużywa nasz serwer?

Podstawowy obraz daje Menedżer zadań, na kartach Wydajność i Użytkownicy. Pokazuje on jednak stan z jednej chwili. Rzetelny wynik daje pomiar prowadzony przez kilka dni roboczych w okresie rozliczeń, który rejestruje obciążenie procesora, pamięci i dysków oraz pracę SQL Server. Taki pomiar Best-IT wykonuje w ramach usługi Analiza Serwera.

Czy więcej pamięci RAM przyspieszy bazę na SQL Server Express?

Ponad limit bufora nie. SQL Express wykorzysta na dane około 1,4 GB niezależnie od pamięci serwera. Cały proces SQL Server zajmie więcej, ale pamięć serwera ponad jego potrzeby nie przyspieszy samej bazy. Dodatkowa pamięć przyda się sesjom użytkowników. Gdy bazy nie mieszczą się w buforze, częściej odczytywane są z dysku. Dlatego przy edycji Express szybki dysk ma szczególne znaczenie.

Czy serwer dla firmy liczy się tak samo jak dla biura rachunkowego?

Wzór na pamięć i rdzenie jest ten sam. Różnica dotyczy baz danych. Biuro rachunkowe ma wiele mniejszych baz i dużo kopii zapasowych. Firma ma zwykle jedną lub kilka baz, na których pracuje cały zespół. Taka baza rośnie z każdym rokiem i szybciej zbliża się do limitu 10 GB w SQL Server Express do wersji 2022.

Czy można zacząć od mniejszej konfiguracji i rozbudować ją później?

Tak, ale koszt rozbudowy zależy od modelu. W serwerze lokalnym rozbudowę ograniczają możliwości sprzętu, a czasem kończy się ona wymianą serwera. W chmurze parametry maszyny zmienia się w ramach usługi, zwykle z krótką przerwą na ponowne uruchomienie. W obu przypadkach warto zaplanować zmianę poza okresem rozliczeń.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak serwer w chmurze BEST-IT może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.