Automatyzacja obiegu faktur w firmie wielooddziałowej – case study SaldeoSMART

Wdrożenie obiegu dokumentów to coś więcej niż konfiguracja programu, to cyfrowe odwzorowanie logiki decyzyjnej firmy. W poniższym studium przypadku rozkładamy na czynniki pierwsze proces wdrożenia SaldeoSMART.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie wielooddziałowej – przykład wdrożenia

Naszym klientem jest firma z branży usług serwisowo-naprawczych, świadcząca pomoc techniczną dla klientów indywidualnych. Organizacja charakteryzuje się specyficznym modelem operacyjnym:

• Struktura oddziałowa: Firma posiada 3 niezależne oddziały. Każdym z nich zarządza kierownik jednostki odpowiedzialny za utrzymanie obiektu, administrację oraz zarządzanie podległym zespołem.
• Zasoby ludzkie i magazyn: W każdym oddziale zatrudnionych jest 3 pracowników serwisowych oraz jeden pracownik odpowiedzialny za magazyn części zamiennych, które są wykorzystywane podczas napraw i odsprzedawane klientom.
• Zarządzanie centralne: Spółka jest częścią większej grupy prowadzącej działalność usługowo-handlową. Cała firma kierowana jest przez dyrektora, który podlega bezpośrednio zarządowi grupy.
• Model zatrudnienia: Część osób na stanowiskach kierowniczych współpracuje ze spółką w oparciu o kontrakty B2B, pozostałych związanych jest umową o pracę.

Problemy przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów

Zanim wdrożyliśmy SaldeoSMART, proces przetwarzania dokumentów opierał się na obiegu fizycznym, co generowało szereg utrudnień operacyjnych:

• Rozproszenie na wejściu: Faktury trafiały bezpośrednio do jednostek lub do sekretariatu centrali. Stamtąd były skanowane i przesyłane mailowo do oddziałów, co mnożyło cyfrowe kopie tego samego dokumentu.
• Obieg papierowy: Każda faktura otrzymana drogą elektroniczną musiała zostać wydrukowana do celów fizycznej archiwizacji i opisu. Dokumenty towarowe były wprowadzane do systemu magazynowego w oddziale, a następnie przesyłane do księgowości w celu ponownego ujęcia w księgach.
• Skomplikowana ścieżka akceptacji:
  • Faktury gotówkowe opisywał i podpisywał kierownik, wysyłając je pocztą do księgowości.
  • Faktury przelewowe wymagały fizycznego podpisu kierownika, dyrektora, a dla kwot powyżej 10 tys. zł – również zarządu.
• Brak centralnego archiwum: Faktury kosztowe trafiały do segregatorów w księgowości dopiero po pełnym procesie akceptacji, co uniemożliwiało szybki wgląd w dokumenty będące w trakcie obiegu.

Jakie problemy miał rozwiązać obieg dokumentów i SaldeoSMART?

Firma zgłosiła się do nas z jasno zdefiniowanymi potrzebami, które były odpowiedzią na wejście w życie przepisów o KSeF oraz potrzebę uporządkowania rozproszonej struktury.

Główne cele postawione przez klienta:

1. Scentralizowanie odbioru faktur: Wykorzystanie KSeF jako głównego źródła dokumentów i automatyczne kierowanie ich do właściwych osób.
2. Zarządzanie uprawnieniami: Wprowadzenie restrykcyjnej widoczności: kierownicy oddziałów widzą tylko swoje dokumenty, natomiast kontrakty B2B oraz koszty ogólnospółkowe są dostępne wyłącznie dla dyrekcji i księgowości.
3. Terminowość płatności: Przyspieszenie przetwarzania faktur przelewowych, aby uniknąć opóźnień w regulowaniu zobowiązań.
4. Cyfrowe archiwum: Rezygnacja z segregatorów na rzecz pełnej archiwizacji elektronicznej.

Wartość dodana (wynik analizy): Podczas wspólnych warsztatów analitycznych zaproponowaliśmy rozszerzenie projektu o funkcjonalności, które znacząco wykraczały poza pierwotne założenia, a okazały się kluczowe dla efektywności firmy:

• Controlling wydatków: Wprowadzenie szczegółowego wymiarowania dokumentów pozwoliło dyrektorowi na bieżące monitorowanie kosztów poszczególnych jednostek w czasie rzeczywistym, bez konieczności czekania na zamknięcie miesiąca przez księgowość.
• Automatyzacja płatności: Dzięki możliwościom SaldeoSMART w pełni zautomatyzowaliśmy proces wysyłania przelewów. Wyeliminowało to potrzebę ręcznego wprowadzania danych do bankowości internetowej. Obecnie paczki przelewów są generowane bezpośrednio z systemu, co drastycznie skróciło czas pracy i wyeliminowało ryzyko błędów.

Realizacja: architektura procesów i konfiguracja systemu

Punktem wyjścia nie było „wdrożenie systemu”, tylko decyzja, jak ma wyglądać logika działania firmy po zmianie. Dopiero na tej podstawie zaprojektowaliśmy strukturę obiegu.

Zamiast tworzyć osobne schematy dla każdego z trzech oddziałów, co naturalnie podbiłoby koszt i skomplikowało zarządzanie, oparliśmy cały model na jednym wspólnym schemacie operacyjnym. Różnice między jednostkami przenieśliśmy do poziomu typów dokumentów i uprawnień. Dzięki temu każdy kierownik widzi wyłącznie swoje dokumenty, a organizacja zachowuje spójny, łatwy do utrzymania proces.

Całość została oparta na grupach użytkowników, nie na konkretnych osobach. Dzięki temu struktura przestaje być zależna od zmian kadrowych, a zarządzanie dostępami sprowadza się do przypisywania ról, a nie przebudowy procesu.

W tak przygotowanym modelu pierwszy schemat obejmuje sześć typów dokumentów. Każdy oddział otrzymał dwa własne typy, osobno dla faktur kosztowych i towarowych. To wystarczyło, żeby rozdzielić widoczność i odpowiedzialność bez mnożenia ścieżek akceptacji. Proces pozostaje jeden, zmienia się tylko jego kontekst, zależnie od tego, z jakim dokumentem pracuje użytkownik.

Ile kosztuje wdrożenie SaldeoSMART i obiegu dokumentów?

Poniżej przedstawiamy szczegółowe zestawienie kosztów wdrożenia dla opisywanego przypadku. Kwoty te wynikają bezpośrednio ze złożoności procesów: 3 oddziały, 2 schematy obiegu, 8 typów dokumentów. Szczegółowo sposób wyceny i wszystkie składowe kosztu opisaliśmy w osobnym artykule o tym, jak wygląda wycena wdrożenia SaldeoSMART.

Inwestycja jednorazowa (wdrożenie): 8 900 zł netto

Na tę wycenę złożyły się:

• Analiza przedwdrożeniowa (2 500 zł): 6-godzinny warsztat, który pozwolił zaprojektować wymiarowanie kosztów i automatyzację płatności.
• Konfiguracja 2 schematów obiegu (4 800 zł): Obieg operacyjny dla oddziałów oraz niezależny, bezpieczny obieg dla Zarządu i kontraktów B2B.
• Dodatkowe typy dokumentów (600 zł): Skonfigurowanie łącznie 8 typów, co pozwoliło na precyzyjne filtrowanie widoczności.
• Szkolenie (1 000 zł) z obsługi programu

Do pełnej wyceny należy doliczyć miesięczny abonament pakietu Ekspert wynoszący 629 zł netto.

Efekty wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Realizacja projektu pozwoliła na pełną transformację cyfrową obiegu dokumentów w firmie. Zamiast papierowych segregatorów i rozproszonej korespondencji mailowej organizacja zyskała inteligentny system, który nie tylko odbiera faktury, ale aktywnie wspiera zarządzanie finansami.

Najważniejsze rezultaty wdrożenia:

• 100% kontroli nad płatnościami: Dzięki automatycznemu generowaniu paczek przelewów bezpośrednio z SaldeoSMART wyeliminowaliśmy błędy przy ręcznym wprowadzaniu danych i zyskaliśmy pewność, że żadna faktura nie zostanie opłacona po terminie.
• Gwarancja poufności danych: Wprowadzenie dwóch niezależnych schematów i filtrowania po kontrahentach sprawiło, że wrażliwe informacje o kontraktach B2B i kosztach zarządu są całkowicie niewidoczne dla osób nieuprawnionych.
• Bieżący controlling oddziałów: Dyrekcja zyskała narzędzie do monitorowania wydatków w czasie rzeczywistym. Dzięki wymiarowaniu „Rodzaj Kosztu” analiza rentowności poszczególnych jednostek jest możliwa w dowolnym momencie miesiąca, bez czekania na raporty z księgowości.
• Optymalizacja czasu pracy: Automatyczne odczytywanie danych (OCR) oraz predefiniowane ścieżki akceptacji skróciły drogę dokumentu od wpływu do zaksięgowania o kilkadziesiąt procent, odciążając zarówno kierowników, jak i dział księgowy.

Czy elektroniczny obieg dokumentów się opłaca?

Opisane wdrożenie pokazuje, że automatyzacja obiegu faktur to nie tylko kwestia wygody, ale realna zmiana sposobu funkcjonowania firmy. Organizacja, która przed wdrożeniem mierzyła się z rozproszonym obiegiem papierowym, nieskoordynowaną archiwizacją i opóźnieniami w płatnościach, zyskała spójny, cyfrowy system zarządzania dokumentami obejmujący wszystkie oddziały.

Kluczowe jest jednak to, że efekty wdrożenia wykraczają poza samą obsługę faktur. Dyrekcja zyskała narzędzie do bieżącego monitorowania kosztów w czasie rzeczywistym. Dział księgowy przestał tracić czas na ręczne przepisywanie danych do bankowości internetowej. Kierownicy oddziałów wykonują swoje zadania w systemie szybciej i bez ryzyka dostępu do informacji, które ich nie dotyczą.

Całkowity koszt wdrożenia wyniósł 7 900 zł netto. Do tego dochodzi miesięczny abonament pakietu Ekspert w wysokości 629 zł netto. To inwestycja, która zwraca się nie w perspektywie lat, lecz miesięcy, poprzez oszczędność czasu pracy, eliminację błędów i skrócenie cyklu akceptacji faktur.

Dobrze zaprojektowany obieg dokumentów nie jest kosztem IT. To fundament, na którym firma buduje kontrolę nad własnymi finansami i zdolność do skalowania działalności bez proporcjonalnego wzrostu pracy administracyjnej.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Ile trwa wdrożenie obiegu dokumentów w SaldeoSMART?

Standardowe wdrożenie trwa około 6 tygodni. Po warsztacie analitycznym przygotowanie raportu zajmuje 2–3 tygodnie, a konfiguracja systemu kolejne 2–3 tygodnie. Czas może się wydłużyć przy bardziej złożonych procesach lub większej liczbie schematów.

Czy SaldeoSMART integruje się z programem księgowym?

Tak. System integruje się z najpopularniejszymi programami finansowo-księgowymi, co pozwala na automatyczny eksport danych z faktur bezpośrednio do ksiąg rachunkowych. Jednorazowy koszt integracji wynosi 999 zł netto i obejmuje 30 dni wsparcia technicznego dla działu księgowego.

Czy system wymaga osobnego wprowadzania faktur towarowych do magazynu?

W opisywanym wdrożeniu dokumenty towarowe są wprowadzane do systemu magazynowego przez pracownika oddziału, natomiast SaldeoSMART obsługuje ich akceptację finansową i automatyczne zaksięgowanie. Takie podejście zapewnia pełną zgodność stanów magazynowych przy jednoczesnej automatyzacji obiegu płatności. Warto zaznaczyć, że SaldeoSMART nie integruje się bezpośrednio z programem magazynowym, oba systemy działają równolegle, każdy w swoim obszarze.

Jak wygląda szkolenie z obsługi systemu?

Szkolenie trwa jeden dzień i odbywa się w podziale na grupy użytkowników: każda z nich poznaje wyłącznie te funkcje, które są potrzebne do wykonywania jej zadań. Najwięcej czasu poświęcamy na szkolenie działu księgowego, który musi opanować zarówno obsługę obiegu, jak i pracę z integracją z programem księgowym, aby w pełni wykorzystać możliwości automatyzacji. W tym przypadku osoba z działu księgowego przejęła również rolę administratora systemu. Dział księgowy otrzymuje dodatkowo 30 dni bezpłatnego wsparcia technicznego po zakończeniu wdrożenia.

Czy podczas wdrożenia pomagacie w zaprojektowaniu procesu akceptacji?

Punktem wyjścia są zawsze zalecenia i oczekiwania klienta. Jeśli firma ma już określony sposób działania, staramy się go jak najdokładniej odwzorować w systemie. Jeśli klient nie ma gotowego planu, pomagamy go stworzyć na podstawie doświadczeń z poprzednich wdrożeń. W sytuacjach, gdy widzimy rozwiązania, które z praktyki rzadko się sprawdzają, sugerujemy zmiany i wyjaśniamy ich konsekwencje. Ostateczna decyzja zawsze należy do klienta.

Co się dzieje z dokumentami, gdy pracownik jest nieobecny (urlop, L4)?

W SaldeoSMART można ustawić zastępstwo dla nieobecnego pracownika. Wskazana osoba przejmuje jego zadania w obiegu dokumentów na czas urlopu lub L4, dzięki czemu proces nie zatrzymuje się i nie wymaga ręcznego przekazywania dokumentów.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.