KSeF od 1 stycznia 2027 r. Zmiany w wydatkach, zaliczkach i płatnościach

Z początkiem 2027 r. wchodzą kolejne zmiany związane z KSeF. Oznacza to wiele nowości w codziennej pracy z fakturami. Obowiązki związane są głównie z wystawianiem faktur, ale ich odbiorcy również będą musieli dostosować się do nowej rzeczywistości. Zmiany mogą wpłynąć bezpośrednio na procesy związane z zarządzaniem dokumentami. W artykule omówię, jak zmiany, które wejdą od stycznia 2027 r., wpłyną na pracę w firmach oraz co warto sprawdzić przed końcem roku, aby dobrze się do nich przygotować.

Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.?

Od 1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy KSeF: paragon z NIP przestaje być fakturą, faktury od najmniejszych firm i z kas fiskalnych trafiają do KSeF, a przelew za fakturę między firmami wymaga numeru KSeF.

Wydatki pracownicze i zaliczki. Koniec paragonów z NIP jako faktur

Od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną, a faktur z kas fiskalnych nie będzie można wystawiać poza KSeF. W rezultacie prawie każdy krajowy zakup pracownika na firmę będzie udokumentowany fakturą w KSeF.

W dzisiejszej praktyce pracownicy rozliczający zaliczki dostarczają część dokumentów w formie papierowej, zwłaszcza paragony z NIP i faktury z kas fiskalnych. Poza KSeF zostaną tylko nieliczne wydatki, np. opłaty za autostradę. Księgowość po pojawieniu się faktury w systemie nie wie, skąd wydatek pochodzi, a zdarza się, że nie wie też, jak została uregulowana płatność: kartą firmową, prywatną czy gotówką. Skala problemu rośnie wraz z liczbą pracowników i najbardziej dotyczy firm, które mają wielu pracowników w terenie.

Wiele problemów ujawniło się już przy pierwszym terminie KSeF. Część wystawców faktur przekazywała pracownikom wydruk wizualizacji faktury, inni potwierdzenie transakcji, a niektórzy tylko informowali, że dokument został wysłany do KSeF. Księgowość musiała łączyć faktury z systemu z różnymi, nieustandaryzowanymi dokumentami papierowymi. Różne były też sposoby opisywania wydatków.

Wyzwaniem stało się połączenie faktury z pracownikiem i płatnością. Część firm rozwiązała ten problem już przy pierwszym terminie KSeF. Większość wydatków, które można zaplanować wcześniej, np. rezerwacje hoteli czy biletów, przejęła administracja, a przy pracownikach zostały mniejsze, bieżące zakupy. Firmy, które wdrożyły elektroniczny obieg dokumentów i odpowiednio skonfigurowały proces rozliczania wydatków, mogą połączyć fakturę z osobą, która dokonała zakupu, oraz skierować ją do opisu i akceptacji. Jeśli osoba, do której trafiła faktura, nie poniosła tego wydatku, przekazuje ją kolejnej osobie albo zwraca osobie rozdzielającej dokumenty. Dokument spoza KSeF pracownik sam dodaje do systemu i przekazuje dalej tą samą ścieżką. Księgowość ma pełną informację o każdym dokumencie wraz z opisem. W prosty sposób może rozliczyć zaliczkę, jeśli taka była, i zaksięgować dokument. Zmiana od stycznia ten proces uprości, bo dokumentów spoza KSeF będzie niewiele.

Firmy bez obiegu dokumentów też mogą rozwiązać ten problem, ale muszą stworzyć odpowiednią procedurę lub praktykę. Jednym z rozwiązań jest przekazywanie przez kupującego do księgowości informacji o wydatku (kwota, data, sprzedawca, cel i sposób płatności). Jest to bardzo proste, jednak wymaga dużej dyscypliny od kupujących. Głównym zajęciem pracowników w terenie nie jest opisywanie dokumentów, więc w praktyce wymaga to dobrej egzekucji zadań administracyjnych.

Podobny mechanizm dotyczy faktur od najmniejszych dostawców. Od 1 stycznia 2027 r. faktury w KSeF wystawiają też mikroprzedsiębiorcy, więc dokumenty od drobnych podwykonawców czy serwisantów, które dziś przychodzą mailem, pojawią się w KSeF bez informacji, kto je zamówił. Jak postępować z takimi dokumentami, opisuję w artykule Co zrobić z fakturą z KSeF, której nikt w firmie nie rozpoznaje?

Warto też pamiętać, że KSeF obejmuje faktury krajowe. Hotel, paliwo czy usługę wykonaną za granicą dokumentuje faktura spoza systemu, więc przy delegacjach zagranicznych dotychczasowy obieg dokumentów się nie zmienia.

Numer KSeF w przelewie i identyfikator zbiorczy

Kolejną ważną zmianą wchodzącą od 1 stycznia 2027 r. jest obowiązek umieszczania w tytule przelewu numeru KSeF faktury lub identyfikatora zbiorczego (art. 108g ustawy o VAT). Identyfikator zbiorczy będzie numerem generowanym dla co najmniej 2 faktur jednego sprzedawcy. Będzie można go stworzyć zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy, a KSeF pozwoli na jego rozkodowanie, czyli sprawdzenie, jakie faktury obejmuje. Funkcja ma zostać udostępniona przez Ministerstwo Finansów przed wejściem obowiązku.

Kiedy numer KSeF jest wymagany, a kiedy nie?

Numer KSeF lub identyfikator zbiorczy trzeba podać w każdym przelewie za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT, także w MPP. Ustawodawca przewidział jednak wyjątki. Obowiązek podawania numeru KSeF nie dotyczy płatności gotówką ani takich płatności kartą lub innym instrumentem, które nie umożliwiają podania tytułu transferu środków. Przy płatnościach elektronicznych należy sprawdzić, czy dany sposób rozliczenia pozwala na wskazanie wymaganego numeru. Numeru nie podaje się także, gdy faktura nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF, np. została wystawiona offline z powodu awarii. Obowiązek nie dotyczy też płatności, w których sprzedawca lub nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT. Status sprzedawcy sprawdza się na białej liście na dzień płatności, dlatego warto wprowadzić tę weryfikację jako stały krok przed płatnością, jeśli do tej pory tego nie zrobiliśmy. Weryfikacja chroni też przed przelewem na rachunek oszusta, o czym piszemy w artykule o fałszywych fakturach w KSeF.

Ryzyko błędów przy ręcznym przepisywaniu

Numer ma 35 znaków, więc przepisywanie go wiąże się z dużym ryzykiem pomyłki. Lepiej sprawdzi się kopiowanie, jednak przy dużej liczbie transakcji ryzyko błędu i tak rośnie. Wpisanie błędnego numeru utrudnia prawidłowe rozliczenie transakcji zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy, co w konsekwencji wydłuża parowanie płatności z fakturami i uzgadnianie rozrachunków. Najbezpieczniej, gdy program do obsługi faktur lub program księgowy tworzy plik przelewów z numerem KSeF w tytule.

Łatwiejsze rozliczanie rozrachunków

Dobrą stroną tej zmiany jest ujednolicenie opisu przelewu. Opis „za fakturę” albo „za usługę” będzie niewystarczający, bo konieczny będzie numer KSeF lub identyfikator zbiorczy. Zdecydowanie ułatwi to łączenie płatności z fakturami, pozwoli zwiększyć automatyzację tego procesu i ograniczy konieczność uzgadniania rozrachunków.

Jest też jedno zagrożenie: przelewy cykliczne. Płatności powtarzalne realizowane stałym zleceniem będą musiały zawierać numer KSeF opłacanej faktury. Dobrym rozwiązaniem jest podpięcie firmowej karty, o ile odbiorca udostępnia taką możliwość. Ta praktyka jest dziś standardem w modelach subskrypcyjnych. Drugą możliwością jest polecenie zapłaty, przy którym numer KSeF podaje wystawca faktury.

Jak to wygląda w SaldeoSMART?

W systemie, który wdrażamy, czyli w SaldeoSMART, część opisanych zmian jest już obsługiwana, a część czeka na wprowadzenie razem ze zmianą przepisów. Poniżej zestawienie: co działa dziś, co pojawi się wraz z nowymi przepisami i co trzeba jeszcze robić ręcznie.

Szczegółowo obsługę płatności opisujemy w przewodniku Jak zarządzać płatnościami i rozrachunkami w SaldeoSMART?

Podsumowanie

Zmiany, które wejdą od stycznia 2027 r., wpłyną na sposób pracy z dokumentami kosztowymi. Część firm wprowadziła już narzędzia i procedury, które pozwalają lepiej zapanować nad tym obszarem. W 2026 r. nie są stosowane kary pieniężne za wystawianie faktur poza KSeF. Nie oznacza to jednak, że obowiązki można zignorować. Od 2027 r. firmy powinny być gotowe do ich prawidłowej realizacji. Jeśli Twoja firma jeszcze się do nich nie przygotowała, to dobry moment na zmiany. Prawie wszystkie krajowe faktury między firmami trafią do KSeF, a przelewy między czynnymi podatnikami VAT będą zawierały numer wskazujący konkretny dokument. Dzięki temu dużo łatwiej będzie wprowadzić automatyzację, która realnie przyspieszy pracę.

Polecane artykuły

Najczęściej zadawane pytania

Od kiedy w przelewie trzeba podawać numer KSeF?

Od 1 stycznia 2027 r., przy płatnościach przelewem między czynnymi podatnikami VAT za faktury z KSeF, także w MPP. Przy kilku fakturach jednego sprzedawcy można podać jeden identyfikator zbiorczy.

Czy zmiany dotyczą firm zwolnionych z VAT?

Częściowo. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z wystawiania faktur w KSeF. Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewie nie dotyczy jednak płatności, w których sprzedawca lub nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT.

Czy za brak lub błąd numeru KSeF w przelewie grozi kara?

Ustawa o VAT nie przewiduje odrębnej kary pieniężnej za brak lub pomyłkę w numerze KSeF w tytule przelewu. Nie wiadomo jednak, jak organy podatkowe będą oceniać takie przelewy podczas kontroli, dlatego bezpieczniej traktować ten obowiązek tak samo poważnie jak pozostałe. Błędny numer utrudnia też rozliczenie płatności u kontrahenta.

Jakie faktury po 1 stycznia 2027 r. nie trafią do KSeF?

Poza KSeF zostają przede wszystkim:

• faktury dla konsumentów (sprzedawca może je wystawić w KSeF dobrowolnie),
• faktury od firm bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce, np. zagranicznych dostawców oprogramowania w subskrypcji,
• bilety jednorazowe na przejazd koleją, autobusem, promem czy samolotem,
• faktury za przejazd płatną autostradą,
• faktury w procedurach OSS i IOSS,
• dokumenty, które nie są fakturami VAT, np. proformy, noty odsetkowe i obciążeniowe.

Kto generuje identyfikator zbiorczy i czyj NIP zawiera?

Identyfikator zbiorczy może wygenerować zarówno wystawca, jak i odbiorca faktur, w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie połączonym z KSeF. Obejmuje faktury jednego sprzedawcy, a jego pierwsza część to NIP podmiotu, który go wygenerował. Pełny numer ma 35 znaków: NIP, oznaczenie „IZ”, rok i miesiąc wygenerowania, unikalny ciąg 12 znaków i dwie cyfry kontrolne.

Usprawnij swoją pracę już teraz. Sprawdź, jak to możesz zrobić z nami

Chcesz dowiedzieć się, jak możesz usprawnić pracę swojej firmy i zaoszczędzić czas? Napisz do mnie i umów się na krótką rozmowę, podczas której sprawdzimy, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów może pomóc w Twojej pracy. Wystarczy, że wypełnisz formularz pod artykułem. Oddzwonię.