Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej lub przeczytaj poniższy artykuł:
Artykuł będzie w przyszłości aktualizowany i tutaj pojawią się linki do aktualizacji.
Czym jest KSEF?
KSEF – Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Za jego pomocą można wystawić fakturę w sposób strukturyzowany i odbiorca może tak fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez skutków prawnych) https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home Faktura wysłana do KSeF która otrzymała numer KSeF jest traktowana na równi z fakturą papierową czy fakturą elektroniczną. W stosunku do praktyki rynkowej to największą różnicą jest że takiego dokumentu nie można „podmienić” a więc albo wstrzymujemy się z wystawieniem faktury do ostatniego momentu albo będziemy więcej korygować 🙂
Uprawnienia – kto i jak można uzyskać dostęp do KSEF
Zanim omówimy kwestie wysyłki i odbiór dokumentów z KSEF należy zacząć od nadania uprawnień – kto może i jak można uzyskać dostęp?Przy JDG sprawa jest jasna – właściciel ma „naturalne” prawo i może się logować do systemu przy wykorzystaniu Profilu Zaufanego lub Podpisu Kwalifikowanego na swoje imię i nazwisko.Przy pozostałych podmiotach które mają jakąś formę reprezentacji np. spółka z o.o. z zarządem nie otrzymuje tego uprawnienia – musi zostać ono nadane przez druk urzędowy ZAW-FA. Dopiero po jego złożeniu odpowiednie osoby fizyczne uzyskają dostęp do wskazanego podmiotu. O pieczęci kwalifikowanej nie wspominam ponieważ nie jest zbyt powszechna. Jak już możemy się zalogować do systemu to w sekcji uprawnień możemy przydzielić uprawnienia kolejnym osobą/firmą np. swojemu biurowi rachunkowemu.Jest też dostęp anonimowy do poszczególnych dokumentów ale wymaga dość dużej ilości szczegóły co świadczy że gdzieś je wcześniej uzyskaliśmy. Wymagane jest: numer KSeF, numer nadany przez sprzedawcę, NIP, nazwa nabywcy oraz kwota brutto dokumentu. Może być to przydatne gdzie kilka faktur została wystawionych tylko i wyłączenie przez KSeF.
Jak wygląda wysyłka i odbiór dokumentów z KSEF? (na serwisie testowym ksef-demo.mf.gov.pl)
Zacznijmy od wysyłki. Potrzebujemy tokena który nadajemy z lewej strony w zakładce Tokeny:
Nadajemy opis oraz wskazujemy odpowiednie uprawnienia. Następnie klikamy Generuj. WAŻNE – token pojawi się tutaj tylko 1 raz bez możliwości jego ponownego podejrzenia.
Zapisujemy i wklejamy do SaldeoSMART do ustawień dla KSEF.
Z perspektywy biura rachunkowego:
Z perspektywy firmy:
Wystawiamy fakturę w SaldeoSMART jako firma i na dole jest opcja wysyłki do KSeF. W przypadku błędów system pokaże co należy uzupełnić np. brak wskazania podstawy do zwolnienia VAT. Co istotne system wysyła każdą
Ważne jest że w trakcie wysyłki i po otrzymaniu informacji o prawidłowym zweryfikowanie dokumentu i nadaniu numer KSeF dokument z SaldoeSMART przestaje być edytowalny i nie można go usunąć.
W trakcie wysyłki mamy ikonę zegara:
A po prawidłowym wysłaniu informacje o nadanym numerze KSeF:
I w KSeF mamy ten dokument:
Jak pobrać dokumenty z KSeF?
Wykorzystujemy nadany już token, przechodzimy do zakładki dokumenty i korzystamy z przycisku pobierz dokumenty z KSeF.
Wybieramy zakres dat który nas interesuje i klikamy “Szukaj”. Na liście ukażą się dokumenty z podanego zakresu. A te które już zostały przez nas zaimportowane będą wyszarzone bez możliwości ponownego importu. Zaznaczamy wybrane lub wszystkie dostępne, wskazujemy jaki typ ma zostać nadany i klikamy Pobierz. Import odbędzie się “w tle” i o jego zakończeniu zostaniem poinformowani powiadomieniem pod ikoną dzwoneczka.
Powiadomienia:
I gotowe! Jeśli mieliśmy historię od danego to Automat Księgowy podpowie Kategorie, Opis zdarzenia itd. Co wygodne SaldeoSMART generuje podgląd dokumenty na podstawie danych z KSeF. Dalsza obsługa jest jak zeskanowanego dokumentu.
Po wakacjach 2023 mają pojawić:
- automat do pobierania dokumentów w nocy,
- mini obieg do akceptacji dokumentów przez klienta biura!
Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej:
Zobacz najnowsze wpisy na naszym blogu:
