Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej lub przeczytaj poniższy artykuł:
Artykuł będzie w przyszłości aktualizowany i tutaj pojawią się linki do aktualizacji.
Czym jest KSEF?
KSEF – Krajowy System e-Faktur który działa od początku 2023 (w teorii). Jest systemem, pozwalającym na m.in. na wystawianie, przechowywanie i udostępnianie
faktur w sposób ustrukturyzowany dzięki indywidualnemu kontu w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSEF podatnik będzie mógł wystawić e-fakturę. Odbiorca może fakturę podejrzeć oraz pobrać do pliku XML. Faktury są zbierane w systemie Ministerstwa Finansów (MF) dostępnym pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/home a do celów testowych (bez skutków prawnych) https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home. Faktura wysłana do KSeF która otrzymała numer KSeF jest traktowana na równi z fakturą papierową czy fakturą elektroniczną. W stosunku do praktyki rynkowej największą różnicą jest fakt że takiego dokumentu nie można „podmienić”. Oznacza to że w przypadku popełnionego błędu podczas fakturowania jedynym sposobem jego naprawy jest korekta.
Uprawnienia – kto i jak można uzyskać dostęp do KSEF
Zanim omówimy kwestie wysyłki i odbiór dokumentów z KSEF należy zacząć od nadania uprawnień – kto może i jak można uzyskać dostęp? Przy Jednoosobowej Działalności Gospodarczej sprawa jest jasna – właściciel ma „naturalne” prawo i może się logować do systemu przy wykorzystaniu Profilu Zaufanego lub Podpisu Kwalifikowanego na swoje imię i nazwisko. Pozostałe podmioty które mają jakąś formę reprezentacji np. spółka z o.o. z zarządem, nie otrzymują tego uprawnienia – musi zostać ono nadane przez druk urzędowy ZAW-FA. Dopiero po jego złożeniu odpowiednie osoby fizyczne uzyskają dostęp do wskazanego podmiotu. O pieczęci kwalifikowanej nie wspominam ponieważ nie jest zbyt powszechna. Jak już możemy się zalogować do systemu to w sekcji uprawnień możemy przydzielić uprawnienia kolejnym osobą/firmą np. swojemu biuru rachunkowemu. Jest też dostęp anonimowy do poszczególnych dokumentów ale wymaga dość dużej ilości szczegóły co świadczy że gdzieś je wcześniej uzyskaliśmy. Wymagane jest: numer KSeF, numer nadany przez sprzedawcę, NIP, nazwa nabywcy oraz kwota brutto dokumentu. Może być to przydatne gdzie kilka faktur została wystawionych tylko i wyłączenie przez KSeF.
Jak wygląda wysyłka dokumentów do KSEF z programu do wystawiania faktur?
Aby wysłać dokumenty do KSEF, potrzeby będzie token. Wygenerować go możemy poprzez wejście na stronę https://ksef.mf.gov.pl/ po zalogowaniu się, należy wybrać sekcje “Tokeny” następnie klikamy podstronę “Generuj token“.
Nadajemy opis dla siebie np. nazwa biura rachunkowego któremu udostępnimy token oraz wskazujemy odpowiednie uprawnienia (Dostęp do faktur – aby można było pobrać faktury – obowiązkowo, wystawianie faktur – zaznaczamy aby można było wystawiać/wysyłać wystawione faktury – obligatoryjnie, pozostałe uprawnienia nie są zalecane). Następnie klikamy przycisk “Generuj“. WAŻNE – token pojawi się tutaj tylko 1 raz bez możliwości jego ponownego podejrzenia!
W następnym kroku przekazujemy w bezpieczny sposób token naszemu biuru rachunkowemu. SaldeoSMART dba o bezpieczeństwo powierzanych przez ciebie danych, przekazując w ten sposób token możemy uniknąć sytuacji w której token wpadnie w niepowołane ręce i niewłaściwa osoba zacznie wystawiać w naszym imieniu faktury i wyłudzać pieniądze.
Zobacz w jaki sposób możesz bezpiecznie przekazać token przez szyfrowaną platformę SaldeoSMART:
Aby móc to zrobić wystarczy zalogować się na swoje konto administratora na stronie saldeo.brainshare.pl, wybrać w prawym górnym rogu ikonę ustawień, następnie wybrać podkategorię “Ustawienia KSeF”. Uprzednio wygenerowany token wklejamy do SaldeoSMART do ustawień dla KSEF.
- W przypadku wystawiania faktur sprzedaży w SaldeoSMART podajemy token w polu “Token KSeF dla użytkowników firmy”.
- Aby biuro rachunkowe mogło pobierać wystawione faktury i pozostałe dokumenty kosztowe należy wpisać token w polu “Token KSeF dla biura rachunkowego”
Nie masz konta SaldeoSMART od swojego biura? Zapytaj się czy mogą Ci udostępnić.
Chcesz mieć własne konto w SaldeoSMART dla swojej księgowości? Zamów tutaj lub Skontaktuj się tutaj.
Pamiętaj aby nadać uprawnienia użytkownikom!
Wchodzimy w listę użytkowników na platformie SaldeoSMART, klikamy edycję poszczególnego użytkownika i zaznaczamy “prawo do KSeF”
Sprawdź jak w SaldeoSMART działa wysyłanie i pobieranie dokumentów do oraz z KSEF:
Wystawiamy fakturę w SaldeoSMART jako firma i na dole jest opcja wysyłki do KSeF. W przypadku błędów system pokaże co należy uzupełnić np. brak wskazania podstawy do zwolnienia VAT. (Ważne jest że po wysłaniu dokumentu i nadaniu numer KSeF dokument z SaldoeSMART przestaje być edytowalny i nie można go usunąć).
Ważne jest że w trakcie wysyłki i po otrzymaniu informacji o prawidłowym zweryfikowanie dokumentu i nadaniu numer KSeF dokument z SaldoeSMART przestaje być edytowalny i nie można go usunąć.
W trakcie wysyłki mamy ikonę zegara:
A po prawidłowym wysłaniu informacje o nadanym numerze KSeF:
I w KSeF mamy ten dokument:
Jak pobrać dokumenty z KSeF?
Wykorzystujemy nadany już token, przechodzimy do zakładki dokumenty i korzystamy z przycisku pobierz dokumenty z KSeF.
Wybieramy zakres dat który nas interesuje i klikamy “Szukaj”. Na liście ukażą się dokumenty z podanego zakresu. A te które już zostały przez nas zaimportowane będą wyszarzone bez możliwości ponownego importu. Zaznaczamy wybrane lub wszystkie dostępne, wskazujemy jaki typ ma zostać nadany i klikamy Pobierz. Import odbędzie się “w tle” i o jego zakończeniu zostaniem poinformowani powiadomieniem pod ikoną dzwoneczka.
Powiadomienia:
I gotowe! Jeśli mieliśmy historię od danego to Automat Księgowy podpowie Kategorie, Opis zdarzenia itd. Co wygodne SaldeoSMART generuje podgląd dokumenty na podstawie danych z KSeF. Dalsza obsługa jest jak zeskanowanego dokumentu.
Akceptacja pobranych dokumentów – bo nie wszystko co wysłane do KSeF akceptujemy
Każdy wystawca dokomentu może wystawić na dowolnego odbiorce dowolną fakturę. Jakie są tego konsekwencje? Możemy otrzymać fakturę od jakiegoś dostawcy fakturę do zapłaty za usługi/towary których nie zamówiliśmy lub nie akceptujemy.
Jak możemy je zaakceptować? W KSeF nie ma czegoś takiego. Każda wysłana faktura w KSeF z numerem KSeF jest wiążącą i nie można jej usunąć. Ale możemy się nie zgodzić z jej treścią i prosić o korekte lub nie księgować takowej faktury. I tu musimy z naszą ksiegową uzgodnić jak będziemy określać co jest dobre do księgowania a co nie.
Akceptacja lub odrzucanie dokumentów w SaldeoSMART
Dzięki SaldeoSMART właściciel/prezes/pracownik firmy może zaakceptować lub odrzucić dokumentu pobrane z KSeF. Można tego dokonać zbiorczo na wszystkie dokumenty, grupowo poprzez ich zaznaczenie lub pojedynczo przeglądając każdy dokument.
Zbiorczo poprzez zaznaczenie checkbox-a Komplet dokumentów:
Wybrane dokumenty poprzez ich zaznaczenie i seryjne oznaczenie odpowiednio “Zatwierdź” lub “Odrzuć”:
Lub pojedyńczo po wejściu w dokument:
W planach ma pojawić się jeszcze:
- automat do pobierania dokumentów w nocy.
Zobacz to na nagraniu z webinaru w linku poniżej:
Zobacz najnowsze wpisy na naszym blogu:
