Podczas prowadzenia rozmów dotyczących wprowadzenia SaldeoSMART spotkałem się z sytuacją, kiedy właściciel biura rachunkowego dostrzegał duże korzyści płynące z automatyzacji procesu wprowadzania faktur do programu księgowego, jednak spotykał się z dużym oporem pracowników. Efektem takiej sytuacji była rezygnacja z wprowadzania zmian lub niepełne wykorzystanie możliwości jakie daje program. Początkowe obawy i niechęć pracowników można jednak przełamać.
Pracownicy boją się zmian
Bez wątpienia możemy powiedzieć, że większość ludzi nie lubi zmian. Wolą pracować w otoczeniu znanym, korzystać ze sprawdzonych rozwiązań nawet jeśli są nieefektywne. Wprowadzenie innowacji zawsze budzi niechęć i powoduje stres. Ile razy słyszeliśmy narzekania na dotychczas używane programy lub metody pracy? Kiedy jednak pojawia się propozycja wprowadzenia zmiany mającej ją ułatwić okazuje się nagle, że „to co było do tej pory jest dobre”. Zaczyna pojawiać się opór. Jego bezpośrednie powody można najczęściej zebrać w kilku punktach:
– obawa przed zwolnieniem z pracy – skoro SaldeoSMART przyspiesza pracę, kogoś trzeba będzie zwolnić,
– strach przed porażką – wiele lat pracowałem w ten sam sposób, teraz wchodzi coś nowego nie poradzę sobie z tym,
– lęk przed utratą pozycji i przywilejów – do tej pory najszybciej wprowadzałem dokumenty byłem najlepszy teraz się to może zmienić,
– nie dostrzeganie korzyści płynących z wdrożenia – na pewno zrobię to szybciej, to nic nie zmieni jest nieefektywne,
– nie dostrzeganie celu i sensu wprowadzenia SaldeoSMART, brak szerszego spojrzenia na procesy przebiegające w firmie – po co to jest wprowadzane przecież biuro działa i jakoś się wyrabiamy.
Najważniejsza jest komunikacja
Kiedy informujemy personel o wprowadzaniu usprawnienia w ich głowie pojawia się pytanie: „Dlaczego?” Należy pozwolić im to zrozumieć. Pokazać cele jakie chcemy osiągnąć. Jak wcześniej wspomniałem pracownicy potrzebują poczucia bezpieczeństwa, a to daje im praca w stabilnej firmie. Wprowadzana zmiana nie jest przeciwko nim, ma na celu usprawnić ich pracę by pozwolić całej firmie na utrzymanie się na rynku i dalszy rozwój. Pracownicy nie zastanawiają się jakie jest otoczenie rynkowe, najczęściej interesuje ich to, aby pensja za wykonane obowiązki była odpowiednio wysoka i wypłacona na czas. Wprowadzając SaldeoSMART warto uświadomić im, że z tego rozwiązania korzysta już ponad 3000 biur rachunkowych przez co uzyskują znaczną przewagę. Dlaczego tak się dzieje, bo znacznie szybciej wprowadzają dokumenty papierowe, otrzymują dokumenty drogą elektroniczną a ich klienci mają ciągły do nich dostęp, przez co gdy czegoś potrzebują nie muszą każdorazowo prosić biura o ich odszukanie.
Jeśli teraz wprowadzimy SaldeoSMART będziemy mogli obsłużyć więcej firm, będziemy postrzegani jako bardziej nowocześni. Jeśli będziemy z tym zwlekać możemy wypaść z rynku.
Dodatkowo KSeF pojawiający się na horyzoncie zmusza nas do zmian przyzwyczajeń i odejście od dokumentów papierowych na rzecz dokumentów elektronicznych.
Powiedz jakich rezultatów oczekujesz
Wprowadzanie SaldeoSMART skraca czas pracy potrzebny na wprowadzenie dokumentów od 30% do 50%, gdzie pierwsze efekty przyśpieszenia uzyskuje się po 2-3 miesiącach pracy. Pełną efektywność osiąga przy przejściu z większej ilości klientów na elektroniczną wymianę, co zazwyczaj trwa koło 6-12mc. Musisz zdefiniować jaki chcesz rezultat osiągnąć, czego w związku z tym oczekujesz od pracowników i co zrobisz ze swojej strony aby go osiągnąć.
Zmiany wprowadzaj stopniowo
Ważne aby pracownicy mieli świadomość, że nagle ich świat nie stanie na głowie. SaldeoSMART najlepiej wdrażać stopniowo. Dać każdemu pracownikowi kilka firm, które będzie wprowadzał w nowy sposób, dzięki temu będzie mógł spokojnie zapoznać się z nowym narzędziem. Należy zadbać o to aby każdy otrzymał odpowiednie przeszkolenie, aby wszyscy czuli się w ten sam sposób traktowani i pozwolić zadawać merytoryczne pytania oraz pomóc wszystkim którzy tego potrzebują. Ważne aby nie było osób, które zostają w tyle, gdyż to one najczęściej demotywują pozostałych. Szczególną uwagę należy poświęcić osobom trudniej dostosowującym się do nowych rozwiązań oraz takim, którzy mają dłuższe absencje w pracy. W wielu biurach, w których wprowadzaliśmy SaldeoSMART podczas wdrożeń pojawiał się pracownik, który świetnie radził sobie z programem i dostrzegał wiele jego zalet. Stawał się on największym motorem przyspieszającym zmianę, bo nie dość, że zarażał swoim entuzjazmem współpracowników, podpowiadał jakie usprawnienia można dodatkowo wprowadzić. U jednego z naszych klientów pewna księgowa zauważyła, że dzięki temu, że klienci dostarczają jej dokumenty drogą elektroniczną, otrzymuje je wcześniej i sama zaczęła namawiać firmy, które obsługiwała na taką komunikację (jak wprowadzić elektroniczną wymianę dokumentów znajdziesz pod linkem TUTAJ) Swoje obowiązki wykonywała najszybciej.
Poinformuj o rezultatach
Kiedy minie ustalony czas warto poinformować zespół jakie cele udało się osiągnąć i co dzięki temu biuro zyskało. Warto docenić zaangażowanie pracowników i zapytać ich odczucia. W biurach które od dłuższego czasu pracują na SaldeoSMART, a pracownicy mieli na początku wiele wątpliwości, bardzo często słyszę stwierdzenie „Nie wiem jak kiedyś mogliśmy bez tego pracować”.
Mamy wtedy pewność, że wszystko przebiegło zgodnie z planem. Pracownicy, klienci oraz właściciele biura są zadowoleni.
Zobacz najnowsze wpisy na naszym blogu:
